Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: что срочно сделать руководителю, чтобы не потерять расходы

Какие документы уходят в цифру, а какие пока остаются на бумаге

С 1 сентября участники автомобильных, железнодорожных и воздушных грузоперевозок должны перейти в цифру (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Переход включает три этапа (см. ниже). Новые правила затрагивают каждого, кто участвует в перевозке наемным транспортом. Если компания хотя бы раз в полгода отправляет или принимает груз, готовьтесь работать в электронном виде.

Что обязательно переводить в электронный вид. Часть привычных документов перестанет существовать на бумаге.

• Транспортные накладные (ТН): автомобильные, железнодорожные и авиационные.
• Заказы и заявки: любые поручения при автоперевозках.
• Поручение экспедитору: подтверждает передачу груза для организации доставки.
• Экспедиторские и складские расписки: фиксируют передачу груза экспедитору и приемку на хранение.

Этапы цифровизации транспортных документов

Риск. Без электронной накладной налоговая снимет расходы и поставит под сомнение реальность сделки.

Что пока можно оставить на бумаге. Не все документы нужно срочно переводить в цифру. Вот что пока работает по старым правилам.

• Путевой лист. Бумажный формат допустим, исключение — перевозки слабоалкогольной продукции: для них только электронный.
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-Т. Если поставщик везет товар своим транспортом и доставка включена в цену, ТТН не нужна, хватит универсального передаточного документа (УПД) или накладной. Но если доставку выделили отдельной строкой, оформляйте электронную транспортную накладную.

Когда бумажная накладная все еще допустима. Для транспортной накладной есть исключения.

• Одна из сторон — иностранная компания не из Евразийского экономического союза (ЕАЭС).
• Каботажные перевозки перевозчиками из ЕАЭС.
• Перевозка для личных нужд физика.
• Для территорий, на которых введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, военного или чрезвычайного положения, правовой режим контртеррористической операции.
• Перевозка воинских грузов.
• Перевозка специальных грузов, которые используют для удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд и обеспечения безопасности государства.
• Перевозка сельхоз продукции, сырья, кормов и т. д. в случае, если грузоотправитель и грузополучатель одно лицо.
• Перевозка сырья, рудных и нерудных материалов от мест добычи до места хранения, если грузоотправитель и грузополучатель одно лицо.
• Перевозка драгоценных металлов и камней.
• В случае, когда нет технической возможности представить документы в электронной форме и подключения к Интернету.

План действий зависит от вашей роли в перевозке

Что сейчас делать бизнесу, зависит от роли компании в процессе. Далее — четыре сценария. Учтите: одна организация зачастую совмещает роли. Сегодня вы отправляете груз, завтра принимаете, послезавтра организуете доставку. Пройдите все блоки, которые к вам относятся.
Общие шаги для всех ролей смотрите в памятке. Приводим уникальные действия для каждого участника поставки.

Грузоотправитель. Вы запускаете цепочку

Ваша компания начинает поставку. Ошибка в накладной — и встанет вся перевозка.

Назначьте подписантов. Определите, кто будет подписывать электронные накладные. Каждому подписанту необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), а также машиночитаемая доверенность (МЧД).
Договоритесь с перевозчиками и получателями. Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — двусторонний. Если ваш перевозчик не подключился к оператору информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), отправить ему накладную не получится.
Проведите тестовую отгрузку. Сформируйте электронную накладную, подпишите, отправьте. Убедитесь, что данные дошли до перевозчика и попали в вашу учетную систему. Порядок — в памятке.

Предотвратите опасную ошибку. Обязательно проверяйте, соблюдают ли новые правила ваши контрагенты. Иначе, если в сентябре выясните, что перевозчик работает «по бумаге», отгрузка зависнет.

Памятка. Кто и как теперь должен работать с электронными перевозочными документами

Рассказываем на реальных кейсах, когда ваш бухгалтер становится опасным для бизнеса, и от его услуг лучше отказаться.

• Как проверить работу бухгалтера –  инструкция, которая поможет выявить основные ошибки и риски, используя простые шаги и практические приемы. Получить инструкцию >>>
• 5 признаков того, что ваша бухгалтерия работает против бизнеса – если ваш бизнес подпадает хотя бы под один из сценариев – значит, ваша бухгалтерия неэффективна, а вы теряете деньги. Получить все сценарии >>>
• 5 признаков, что вам пора увольнять штатного бухгалтера – наличие этих опасных признаков прямо угрожает вашему бизнесу, с бухгалтером надо расстаться немедленно. Узнать все признаки >>>
• Как перевести бухгалтерию на аутсорс без стресса — подробное руководство о том, как проходит реальный, легкий и бесшовный переезд бухгалтерии на аутсорсинг: что подготовить, какие шаги сделать и как избежать типичных ошибок без стресса для бизнеса. Получить руководство >>> 

Грузополучатель. Без вашей подписи поставка не закрыта

Пока не подпишете приемку в системе — отгрузка не считается завершенной. Налоговая увидит незакрытый документ при проверке.

Назначьте тех, кто подписывает приемку. Обычно это кладовщик или бухгалтер. Оформите для них КЭП и МЧД.
Подключитесь к оператору ИС ЭПД. Без договора с оператором вы не сможете подписать файл приемки в электронной накладной.
Проверьте поставщиков. Убедитесь, что каждый контрагент готов отправлять электронные документы. Один поставщик «на бумаге» — и цепочка рвется.
Протестируйте приемку. Убедитесь, что учетная система принимает ЭПД и позволяет их подписать.
Нюанс. Зачастую получатели думают, что ЭПД — забота отправителя, но это не так. Без вашей электронной подписи документ висит незакрытым.

Перевозчик. Если сбоит у вас — страдают все

Документы проходят через вас от отправителя к получателю. У перевозчиков самая сложная интеграция: надо связать оператора ИС ЭПД, учетную систему и мобильные устройства водителей. Закладывайте на это минимум два месяца.

Выпустите КЭП и МЧД. Подпись и доверенность нужны всем, кто работает с документами: диспетчерам, логистам, водителям.
Настройте интеграцию с учетной программой. Свяжите систему оператора с 1С или другой программой, чтобы бухгалтерия видела документы сразу, а не собирала их вручную.
Начните тестировать уже сейчас. ФНС прямо просит перевозчиков не ждать сентября. Если отложите — в первые недели после старта рискуете получить незакрытые накладные и вопросы от инспекторов. Контрагенты начнут заваливать вас вопросами, как подтвердить реальность поставки. Кроме того, возможны и штрафы от проверяющих.

Экспедитор. На вас двойная задача — реестр и документооборот

Зарегистрируйтесь в реестре «ГосЛог» через Госуслуги. С 1 марта вы обязаны состоять в реестре «ГосЛог». Без регистрации оказывать экспедиторские услуги запрещено.
Изучите новые форматы. ФНС утверждает форматы электронных экспедиторских документов (постановление Правительства от 27.04.2026 № 469). Это файлы XML, которые формирует экспедитор или клиент. После отправки исправить файл нельзя — только создать новый. Первичную проверку проводит оператор, итоговую — ГИС ЭПД.
Настройте учетную систему на работу с новыми форматами. Кто и как теперь должен работать с электронными перевозочными документами, смотрите в памятке.

 Важно! С 1 марта 2027 года заработает реестр перевозчиков с транспортом от 3,5 т. Если совмещаете роли экспедитора и перевозчика, готовьтесь работать в обеих системах.

Протестировать электронные перевозочные документы на транспортных накладных можно уже сейчас — система работает (приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065). Предложите всем участникам поставки отказаться от бумаги и перейти в цифру. Но обратите внимание: оформлять документы в электронном виде обязательно не всегда (приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115). Исключительных случаев шесть:
— компании перевозят груз для нужд госорганов, обороны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, специальных и воинских грузов;
— оказание услуг в местностях, где ввели режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения, правовой режим контртеррористической операции;
— у клиента или экспедитора нет технической возможности сформировать электронный документ в связи с обстоятельствами непреодолимой силы;
— услуги получает «физик» для нужд, которые не связаны с ведением предпринимательской деятельности;
— клиент по договору — иностранная компания или «физик».

Чек-лист. Что сделать до 1 сентября