Скрытые платежи в компании: 3 источника расходов и инструкция по поиску в банковской выписке

Три частых источника скрытых расходов

Проверьте в банковской выписке в первую очередь три частых источника скрытых платежей.

Источник первый. Плата за ненужные сервисы. Возможна ситуация, когда компания платит за лишние онлайн-сервисы. К примеру, сотрудники используют два-три сервиса, функции которых дублируют друг друга. На практике можно без потерь отказаться от одного или даже от нескольких. Или компания внедряла сервис в экспериментальном порядке, потом перестала использовать, но забыла отменить подписку. Такие расходы сокращаются без проблем.

У списаний за сервисы есть характерные признаки, которые отличаются от других платежей. Сумма обычно в пределах 1 тыс. руб. Назначение платежа начинается со слов «Оплата по тарифу…», «Абонентская плата…», «Подписка на сервис…». Контрагент, которому предназначен платеж, иностранный или со странным названием на английском.

Кроме того, списания за сервисы обычно происходят:

а) ежемесячно;

б) в один и тот же день месяца, без учета выходных и праздничных дней (к примеру, каждое 5‑е число);

в) на фиксированную сумму, которая использует маркетинговый прием и заканчивается на 9 или на 99 (399 руб. в месяц);

г) в адрес сервиса, указанного в назначении платежа (Яндекс, ВТБ).

Необязательно у лишнего платежа будут все характерные признаки сразу. Но чем больше признаков найдете, тем выше вероятность, что это оплата некоего онлайн-сервиса.

Источник второй. Дополнительные программы для рабочих компьютеров. Компании часто оплачивают права на использование программ для рабочих компьютеров, которые в действительности им не нужны. Расход возникает так же, как с лишними онлайн-сервисами: организация пыталась экспериментально внедрить программу, потом отказалась от нее, но забыла отменить подписку на лицензию. Если на время экспериментов компания воспользовалась бесплатным пробным периодом, вовремя вспомнить о платеже еще сложнее.

Другой вариант — программой пользовался уволенный сотрудник. К примеру, дизайнер в одиночку использовал в работе платное приложение для графического дизайна. При увольнении дополнительную программу упустили из виду, и теперь компания продолжает платить за лицензию, хотя приложением никто не пользуется.

Чтобы отследить неактивных пользователей, заручитесь помощью ИТ-специалиста. Попросите проверить, сколько пользователей «залогинивалось» в программе в последние месяцы. Для антивируса под вопросом — сравните объем оплаченного пакета с количеством включенных компьютеров в сети. Если входов нет или меньше, чем оплаченных лицензий, обратите внимание директора на эти расходы.

Источник третий. Забытые счета в банке. Нередкая ситуация — компания перестала пользоваться расчетным счетом, но не закрыла. А позже вовсе забыла о его существовании. При этом банк продолжает списывать плату за обслуживание.

Чтобы убедиться, что у компании нет забытых счетов-«невидимок», запросите справку об открытых банковских счетах. Получить справку можно двумя способами. Во-первых, по запросу справку предоставит налоговая инспекция. Подойдет как личный визит, так и запрос через Госуслуги.

Во-вторых, справку подготовит сам банк — попросите через чат с поддержкой или придите в отделение лично. Этот способ сложнее: если счета в нескольких банках, придется посетить каждый отдельно.

В справке будет перечень счетов с реквизитами: номер, дата открытия, валюта и вид счета. Сверьте перечень из справки со списком используемых открытых счетов, чтобы найти «невидимок», за которых банки продолжают списывать плату за обслуживание.

Выявляем скрытые расходы. Алгоритм по работе с банковской выпиской

Шаг первый. Запросите в банке выписку в формате.csv по счетам компании. Охватите минимум три месяца. Нужен продолжительный промежуток времени, чтобы вычислить повторяющиеся платежи. Как правило, регулярные платежи списываются каждый месяц, а потому трех месяцев хватит, чтобы увидеть систематические списания.

Шаг второй. Очистите выписку от ненужной информации. Уберите из выписки все расходы, которые не вызывают сомнений. Для этого примените фильтр к таблице с выпиской, а потом в колонках с контрагентами и назначениями платежей снимите галочки с понятных выплат:

• основные контрагенты, такие как поставщики сырья;
• заработная плата сотрудникам;
• аренда объектов, в использовании которых уверены, таких как основной офис;
• ИФНС и СФР;
• коммунальные платежи;
• телефония и интернет и т. д.

После этого этапа в выписке останутся только расходы, которые вызывают сомнения и требуют более тщательного анализа. Отфильтрованную таблицу выделите полностью и скопируйте на новый лист.

Шаг третий. Найдите частые списания. Таблицу, получившуюся на новом листе, отфильтруйте по числу списаний. Используйте алгоритм.

1. Выделите отфильтрованную таблицу полностью. На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Сводная таблица». Проверьте, что для анализа выбран правильный диапазон и сводная таблица будет на новом листе. Нажмите кнопку «ОК».

2. Excel откроет новый лист с шаблоном сводной таблицы. Настройте новую таблицу через область справа «Поля сводной таблицы». В область «Строки» перетащите поле с названием контрагента, под него — поле с описанием платежа.

3. В область «Значения» перетащите поле с суммами расходов. Excel автоматически просуммирует все расходы. Нажмите в окне значений стрелочку рядом со значением «Сумма по полю». В выпадающем меню выберите «Параметры поля значений». В открывшемся окне вместо операции «Сумма» выберите «Количество».

4. Теперь снова перетащите поле с суммами расходов в область «Значения». На этот раз позвольте Excel автоматически просуммировать значения. В итоге получится сводная таблица с тремя основными столбцами: контрагент — количество выплат — сумма выплат.

5. Поставьте курсор на столбец с количеством выплат и щелкните правой кнопкой мыши. В выпадающем меню выберите пункт «Сортировка по убыванию». После этого наверху таблицы окажутся контрагенты, которым платите чаще всего.

Рассказываем на реальных кейсах, когда ваш бухгалтер становится опасным для бизнеса, и от его услуг лучше отказаться.

• Как проверить работу бухгалтера –  инструкция, которая поможет выявить основные ошибки и риски, используя простые шаги и практические приемы. Получить инструкцию >>>
• 5 признаков того, что ваша бухгалтерия работает против бизнеса – если ваш бизнес подпадает хотя бы под один из сценариев – значит, ваша бухгалтерия неэффективна, а вы теряете деньги. Получить все сценарии >>>
• 5 признаков, что вам пора увольнять штатного бухгалтера – наличие этих опасных признаков прямо угрожает вашему бизнесу, с бухгалтером надо расстаться немедленно. Узнать все признаки >>>
• Как перевести бухгалтерию на аутсорс без стресса — подробное руководство о том, как проходит реальный, легкий и бесшовный переезд бухгалтерии на аутсорсинг: что подготовить, какие шаги сделать и как избежать типичных ошибок без стресса для бизнеса. Получить руководство >>> 

На заметку

Для дополнительной проверки попросите помощи у ИИ

Если хотите лишний раз убедиться, что ничего не пропустили, загрузите файл с выпиской в нейросеть. Попросите ИИ найти в выписке и показать регулярные платежи, которые кажутся подозрительными, похожи на оплату сервисов или на дублирующие. Нейросеть в ответ выдаст список контрагентов, которых считает спорными, сведет в таблицу все платежи в адрес этих контрагентов и приведет аргументы. Дополнительно проанализируйте те выплаты по списку ИИ, которые не выделили при ручном анализе.

Шаг четвертый. Выделите платежи, которые вызывают вопросы. В первую очередь обратите внимание на операции с частотой платежей, равной числу месяцев в выписке. Например, 12 для выписки за год. Это признак регулярных ежемесячных списаний. Если видите частоту на единицу больше или меньше, тоже добавьте такие операции в анализ. Погрешность получается потому, что банк захватил или упустил лишний платеж в выбранном промежутке для выписки.

Отметьте цветом регулярные платежи с постоянной суммой списания, назначение которых вызывает вопросы. Проверьте, не прячутся ли за ними сервисы, от которых стоит отказаться.

Следующая точка внимания — повторяющиеся списания раз в месяц или чаще с меняющейся суммой. Это не платеж за сервис, но регулярная услуга или товар. Отметьте и такие выплаты тоже.

Шаг пятый. От частоты перейдите к сути. Чтобы не просматривать вручную весь пул операций, проведите проверку по ключевым словам. Откройте фильтр столбца «Названия строк». Выберите поле с назначением платежа, а ниже в строку поиска поочередно вводите ключевые слова и смотрите, есть ли в таблице подобные операции.

Найти скрытую оплату сервиса помогут ключевые слова «подписк», «тариф», «ежемес», «продлен», «абонент», «пакет», «subscription» и т. д. Лишние списания от банка — «комисс», «обслуживан», «поддержан», «веден», «счет». Программы на рабочих компьютерах — «лиценз», «тариф», «пакет», «план».

Окончания лучше не дописывать, чтобы не гадать, как банк сформулировал назначение платежа. Фильтр найдет операцию и по части ключевого слова.

Шаг шестой. Выявите «расхитителей». Оцените с экономической точки зрения, нужна ли компании та или иная услуга. Опросите сотрудников, чтобы узнать, пользуются ли они сервисами и программами, которые вызывают вопросы о целесообразности. С учетом результатов откажитесь от обременительных платных подписок и сервисов, которые не несут компании никакой пользы и выгоды.