Три инструкции для работы по новым правилам по НДС с 2026 года

Инструкция № 1. Как работать с НДС на УСН

С 1 января 2026 года ваша компания обязана платить НДС, если доход по УСН за 2025 год превысил 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК). Поручите главному бухгалтеру и его команде подвести итоги в книге учета за прошлый год и подготовить план действий в зависимости от суммы.​

Если доходы за 2025 год в пределах 20 млн руб., никаких обязанностей по НДС не возникает. Но дайте задание финансовому отделу следить за доходами 2026 года, чтобы не потерять освобождение. Передайте подчиненным подраздел с ежеквартальными обязанностями, чтобы они узнали, как это организовать. Если освобождения в 2026 году нет, пусть бухгалтерия сразу перейдет к обязанностям плательщиков.
Проверьте, что выбрали верную ставку НДС. При УСН компания вправе выбрать, по пониженным или общим ставкам платить НДС — назначьте специалиста проанализировать варианты. С 1 января действуют пониженные ставки — 5 и 7 процентов. Также можно выбрать общие ставки: 10, 22 и 0 процентов. Ставка 20 процентов с 1 января выросла до 22. Ставка 10 процентов осталась, но с 2026

При пониженной ставке 5 процентов платите налог со всей реализации, так как нет права на вычеты по входному налогу (п. 8 ст. 164 НК). При общих ставках подчиненные вправе поставить входной налог к зачету, а заплатить в бюджет разницу — дайте задание рассчитать, что выгоднее.
Решите будете оформлять счета-фактуры или УПД со статусом 1. При втором варианте не придется дополнительно выставлять покупателям или заказчикам накладные или акты, поскольку УПД совмещает в себе данные первичного документа и счета-фактуры. Если планируете ЭДО с партнерами, удобнее оформлять УПД — проследите, чтобы команда обновила процессы, поскольку с 1 января ФНС отменила форматы для накладных и актов (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@).

Проследите, что подчиненные обновили настройки в программе и формы счетов-фактур. Должно быть отмечено, что компания теперь плательщик НДС и выбранная ставка. Обновите также форму счета-фактуры, если программа уже готова печатать документы с новыми строками. С 1 января 2026 года формат счета-фактуры должен измениться (ст. 169 НК). Что именно меняется, информация во врезке ниже — поручите изучить и внедрить.
Что меняется в счетах-фактурах с 1 января

С 1 января в отгрузочном счете-фактуре должна быть новая строка 5б, в которой требуется указывать порядковый номер и дату авансового счета-фактуры. ИП потребуется отражать в счетах-фактурах ОГРН и дату его присвоения вместо реквизитов свидетельства о госрегистрации (п. 10 ст. 2 Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Но пока Правительство не утвердило новую форму, она есть лишь в некоторых программах. Как только утвердят новые форматы, мы сообщим и приведем образцы заполнения. Пока форматы не утвердили, вы можете бумажные счета-фактуры изменить сами, дополнить новые строки, либо использовать новые формы из вашей программы. ФНС довела изменения письмом от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336. В электронных счетах-фактурах добавлять новые строки нельзя, нужно дождаться обновленных форматов. Это подтвердили нам специалисты ФНС. Также налоговики обещают выпустить письмо с рекомендованной формой счетов-фактур до конца года и сообщают, что новое постановление Правительства появится не раньше 1 апреля.
Разберитесь с переходными доходами. Переходные доходы возникают, если начали выполнять договор в 2025 году, когда еще не платили НДС, а закончили в 2026-м, когда стали плательщиком. Например, аванс получили при УСН в 2025 году, а товары реализовали в 2026-м. Тогда начислите НДС на дату отгрузки (см. таблицу 1) — дайте задание команде подготовить инструкцию по таким случаям.

Дайте указание начислять НДС на каждую реализацию. Если нет освобождения от НДС на 2026 год, с начала года включайте налог в цену товаров, работ и услуг, выставляйте счета-фактуры или УПД и выполняйте другие обязанности плательщиков НДС — проследите за контролем.​

Поручите оформлять счета-фактуры и регистры по НДС. Счет-фактуру выставляйте на каждую отгрузку или полученный аванс в течение пяти календарных дней. Если оформляете УПД со статусом 1, дополнительно выставлять счета-фактуры не нужно. Исключение — авансы. На полученные авансы УПД не выставляются, потребуется оформить счета-фактуры. Счета-фактуры и УПД регистрируйте в книгах продаж и покупок. Как вести книги, пусть бухгалтерия разберется заранее — подробно расскажем в следующем номере.​

Убедитесь, что не потеряли право на освобождение. Вы теряете право на освобождение в 2026 году, если получите доходы свыше 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 НК). В этом случае придется платить НДС с начала следующего месяца. Что при этом делать, передайте подраздел с ежедневными обязанностями. Если освобождения по НДС не было с начала года, переходите к следующему подразделу.​

Попросите проверить ставку НДС. Проанализируйте, не прогадали ли со ставкой. Если пониженная ставка оказалась невыгодной из-за невозможности принять входной НДС к вычету, то можно все переиграть и перейти на общий тариф НДС. Законодатели разрешили до истечения трех лет отказываться от пониженных ставок НДС упрощенцам, которые впервые начали платить НДС в 2026 году (п. 9 ст. 164 НК). Это можно сделать только один раз и только в первый год уплаты НДС на УСН. Те, кто уже платил НДС с 2025 года, сменить досрочно пониженную ставку на общую не смогут, подтвердил специалист ФНС. А если невыгодными оказались общие ставки НДС, со следующего квартала сможете перейти на пониженные без ограничений — дайте задание финансовому директору оценить риски.​

Какие упрощенцы не могут передумать со ставкой НДС

С 2026 года компании и ИП на УСН вправе однократно поменять пониженную ставку НДС на общую, не дожидаясь окончания трех лет (п. 9 ст. 164 в ред. Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Новое правило касается только упрощенцев, которые впервые стали плательщиками НДС с 2026 года. Если платите НДС по пониженной ставке уже с 2025 года, новая норма не распространяется. Придется применять эту ставку еще в 2026 и 2027 годах — проследите, чтобы команда учла это в планах.
Подготовьтесь к сдаче электронной отчетности — поручите подключить ЭДО, если еще не сделали. Декларацию по НДС можно сдавать только в электронном виде через оператора ЭДО (п. 5 ст. 174 НК). Сдавайте отчетность не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Бумажная декларация считается непредставленной — дайте строгий контроль сроков.

Инструкция № 2. Как по-новому вести учет на упрощенке

С 1 января 2026 года учет при УСН поменялся из-за нового лимита НДС. Но есть и другие поправки, которые повлияли на доходы и расходы.

Поручите собрать переходные расходы.  Перечень расходов на УСН с 2026 года стал открытым, так как в нем появился подпункт «иные расходы» (подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК). Теперь можно списать все расходы, которые учитывают плательщики налога на прибыль. А в начале года нужно собрать те не учитываемые в 2025 году расходы, которые относятся частично к 2025-му, частично — к 2026 году. Например, компания оплатила услуги по спецоценке в 2025 году, а получила акт на услуги в 2026 году. Или наоборот. Правила следующие. Если расходы оплатили в 2025 году, учесть траты в этом году нельзя, их не было в перечне. Расходы, которые осуществили в 2025 году, но оплатили в 2026-м, спишите на дату уплаты.

Как учитывать переходные расходы в 2026 году

На упрощенке расходы признаются после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК). Если компания или ИП на УСН оплатили расходы авансом в 2025 году, то списать их в 2026 году нельзя, если этих расходов не было в закрытом перечне в 2025 году (п. 1 ст. 346.16 НК). Если же компания оплатила расходы в 2026 году, их можно учесть на дату оплаты, если выполнили прочие условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК). Например, расходы по проведению спецоценки в 2025 году, оплаченные в 2026 году, учитываются в 2026 году.

Поручите учитывать доходы без НДС.  Выручку включайте без НДС, если потеряли освобождение от НДС на 2026 год из-за дохода больше 20 млн руб. (п. 1 ст. 145 и п. 1 ст. 248 НК, письмо Минфина от 21.04.2016 № 03-11-11/22923). Входной НДС включайте в расходы при УСН, только если платите НДС по пониженной ставке 5 или 7 процентов и у вас нет права на вычет входного налога. Если вы исчисляете НДС по обычным ставкам 10 и 22 процента, входной НДС вы принимаете к вычету и в расходах не учитываете. Если в 2026 году у вас действует освобождение от НДС, включайте в доходы всю выручку. Входной НДС списывайте в расходы, если применяете УСН «доходы минус расходы».
Дайте указание снижать базу на новые расходы, а налог — на вычеты. Законодатели разрешили включать в базу все траты, как по налогу на прибыль (подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК). При этом кассовый метод не отменяется, вы списываете только оплаченные расходы. Какие новые расходы можно учесть, смотрите в памятке. Снижайте налог по УСН «доходы» на взносы за работников только после того, как оплатили взносы и подали уведомление либо РСВ. На взносы ИП, как и ранее, можно уменьшить налог независимо от даты уплаты взносов. В 2026 году можно уменьшить налог на фиксированные взносы за этот год, а также на допвзносы за 2025 и 2026 годы, если раньше вы эти взносы не учитывали. При этом работодатели вправе снизить налог по УСН только наполовину (п. 3.1 ст. 346.21 НК).

Определитесь со ставкой налога по УСН. Посмотрите закон региона по пониженным ставкам. С 2026 года появились новые условия для пониженных ставок налога по УСН, которые устанавливают субъекты.
Ранее субъекты сами могли решать, для каких категорий упрощенцев устанавливать пониженные ставки. Некоторые регионы вводили пониженные ставки для всех зарегистрированных упрощенцев. Теперь регионы вправе устанавливать пониженные ставки только для тех, кто занят в определенных видах деятельности и отвечает критериям. Перечень видов деятельности и критерии должно установить Правительство (абз. 2 п. 1 и абз. 2 п. 2 ст. 346.20 НК в ред. Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Пока такой список еще не утвердили.

Инструкция № 3. Как платить взносы на УСН с 2026 года

С 2026 года пониженный тариф не смогут применять большинство упрощенцев, поскольку правила изменились. А еще законодатели ввели новые взносы с выплат директору.

Определитесь с тарифом взносов. Первым делом поручите проверить, вправе ли организация или ИП применять пониженный тариф по взносам в 2026 году или придется начислять по общим (см. таблицу 2). Размер общего тарифа в 2026 году — 30 процентов с выплат в пределах базы 2,979 млн руб., свыше этой суммы — 15,1 процента. Также действуют пониженные тарифы 15 и 7,6 процента. Проверьте, выполняются ли у вас условия для пониженного тарифа.

Тариф 15 процентов применяйте к выплатам, которые превышают 1,5 МРОТ, но только если ваша компания или ИП состоит в реестре МСП, основная деятельность входит в список Правительства, а доля доходов составляет не меньше 70 процентов (подп. 13.3 ст. 427 НК). Список не утвердили, но редакция смогла узнать, что в перечне будут производственные виды деятельности, образование, ЖКХ и прочие услуги, оказываемые населению, а торговли и общепита не будет. МРОТ в 2026 году составляет 27 093 руб. (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ).
Тариф 7,6 процента в 2026 году по-прежнему вправе применять малые предприятия, чей основной вид деятельности входит в перечень обрабатывающего производства, а доля дохода от него не менее 70 процентов. Перечень видов деятельности есть в распоряжении Правительства от 11.12.2024 № 3689-р. Также пониженный тариф по взносам остается для НКО и благотворительных организаций на УСН.

Поручите начислить взносы за работников и директора.. В базу по взносам включите все облагаемые суммы, которые начислили работнику за месяц (п. 1 ст. 424 НК). Посчитайте сумму взносов по тарифам, на которые имеет право ваша компания и ИП.
Начисляйте фиксированные взносы за директора, если выплаты меньше МРОТ. Если в месяце директору не начисляли зарплату или она была меньше МРОТ, определите сумму взносов с МРОТ. База для начисления — федеральный МРОТ на начало 2026 года — 27 093 руб. Тариф — общий или пониженный в зависимости от того, какую ставку ваша компания вправе применять. При общем тарифе минимальные взносы за директора за месяц составят 8128 руб. (27 093 руб. × 30%). Платить взносы с МРОТ нужно, даже если руководитель работает неполный месяц, находится в отпуске или на больничном и при этом получает меньше минималки.

Контролируйте долю доходов для пониженной ставки. Чтобы применять пониженный тариф 15 или 7,6 процента, доля доходов от льготного вида деятельности должна быть не меньше 70 процентов. Для ИТ-компаний еще важна аккредитация. Считать доходы для доли нужно кассовым методом (письмо Минфина от 19.07.2024 № 03-15-05/67942). Для расчета доли используйте формулу:

Если доля доходов оказалась меньше 70 процентов, вы теряете право на пониженный тариф. Тогда придется пересчитать взносы с начала года.