Какие отчеты должен сдавать работодатель в военкомат — новые правила с 2024 года

Воинский учет ведут военные комиссариаты: военнообязанные граждане должны подавать личные сведения по месту пребывания или постоянного жительства. Но в текущих условиях военнообязанные не всегда приходят в военкомат, чтобы обновить сведения о себе. 
Государство переложило часть ответственности на работодателей. Руководитель или ответственный за ведение воинского учета в компании обязан сам передать ведения в комиссариат. Например, если не уведомить об оформлении трудового договора или его прекращении с военнообязанным, можно получить штраф от 40 до 50 тысяч рублей.

Как построить воинский учет в организации

1. Разработайте положение по воинскому учету организации. Заведите карточки военнообязанных сотрудников и оформите картотеку. Ведите воинский учет по всем работникам, даже совместителям. Исключение — исполнители по ГПД и иностранцы.
2. Назначьте ответственного сотрудника за ведение воинского учета. Это может быть замдиректора по работе с персоналом или кадровик. Закрепите его основные обязанности по вионскому учету в приказе, трудовом договоре и должностной инструкции. 
3. Проверяйте военные билеты у всех новых сотрудников. Смотрите, чтобы в билете не было исправлений и помарок, записи вносились по порядку — черными или синими чернилами. В новых образцах обязательно должно быть фото, а в старых советских — нет.
4. Информируйте сотрудников о военных обязанностях. Например, если на работу пришла повестка, уведомьте о вызове в комиссариат в течение 3 дней. Можно завести внутренний журнал для вручения повесток, это убережет от штрафов.
5. Оформляйте и выдавайте работникам направление для постановки на учет в военкомат. Вместе с направлением можно давать сотруднику памятку с перечнем нужных документов:

• копия паспорта, свидетельства о рождении;
• свидетельство о регистрации по месту жительства, если оно есть, выписка из домовой книги;
• справка из отдела кадров — подтвердит, что сотрудник действительно работает в компании;
• диплом или другой документ об образовании, квалификации;
• медицинская справка о состоянии здоровья;
• прикладные документы: сертификаты, справки, удостоверения о спортивных разрядах, воинской подготовке, курсах туризма или военного дела, если они есть;
• фотографии 3х4 — 6 штук.

Для учета направлений заведите внутренний журнал в свободной форме и графой «Ознакомлен, дата, подпись». Это дополнительный маркер контроля учета.

6. Информируйте военкоматы о нарушениях. Например, если сотрудник уклоняется от вручения повестки, если в отчете допущены ошибки или данные в военном билете подделаны.
7. Заведите журнал проверок воинского учета. Скачайте бланк в приказе Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021. Заполненный журнал прошнуруйте, опечатайте и заверьте подписью руководителя. Это обязательное требование военкоматов. Если нет такого журнала, будут штрафы. 

Если вам нужно наладить воинский учет в организации с нуля или провести аудит учета, обратитесь в аутсорсинг бухгалтерии и кадров Главбух Ассистент. Наши эксперты будут ежемесячно вести учет и заполнять 18 обязательных документов по воинскому учету. Также мы возьмем на себя общение с военкоматами и администрациями. Оставьте заявку, чтобы узнать подробнее о ценах и услугах, которые может предложить Главбух Ассистент.

Какие отчеты нужно сдавать в военкомат

Прежде чем формировать отчеты, надо определиться с количеством военнообязанных сотрудников. Учету подлежат все мужчины призывного возраста, кроме тех, что освобождены от воинской службы на законных основаниях. Напоминаем, что иностранцев и исполнителей по договорам ГПХ учитывать не надо.

Важно! Если в организации есть женщины, которые имеют военную специальность, они также подлежат воинскому учету.

Собрали таблицу, в которой перечислили отчеты, сроки и подложили примеры заполнения различных форм и приложений.

По новым правилам, которые действуют с августа 2024 года, ответственные за воинский учет организаций направляют учетные сведения о гражданах и сведения о выявлении работников-нарушителей могут не только через порталы государственных и муниципальных услуг, но и в других информационных системах и ресурсах. При условии, что их допускает 53-ФЗ от 28.03.1998. Направлять сведения по воинскому учету оператору государственного информ ресурса через Госуслуги больше не надо (Закон 270-ФЗ от 08.08.2024).

Есть еще один отчет, который организации должны сдавать в комиссариат — о наличии и техническом состоянии транспорта. Он не относится к воинскому учету напрямую, но компании обязаны предоставить такую информацию по запросу военкомата. 

Обычно комиссариаты собирают информацию о наличии и техническом состоянии транспортных средств от ГИБДД или Технадзора и не просят данные у компаний-владельцах (порядок, утв. приказом Минобороны № 151 от 14.03.2014). Более того, если у вас в собственности есть транспорт, он уже стоит на учете в военкомате — даже если вы ничего и никуда не направляли. 

Но несмотря на автоматизированный сбор сведений военкоматы могут направить запрос по транспорту непосредственно в компанию. И вы обязаны на него ответить — в тот срок, который комиссар указал в запросе (п. 26 Положения, утв. Указом Президента № 1175 от 02.10.1998). Если проигнорируйте требование, директору грозит штраф до 50 000 рублей, компании — до 400 000 рублей.

Унифицированного бланка отчета в военкомат по транспорту нет. Вы можете разработать его сами, указав в ответе те сведения, которые запросил военкомат. Или можно воспользоваться рекомендованной формой отчета, при необходимости добавив туда нужные информационные колонки. 

Скачать отчет в военкомат о наличии и техническом состоянии транспортных средств

Передайте ведение воинского учета специалистам Главбух Ассистент, чтобы спокойно заниматься бизнесом, а не разбираться во всех бюрократических тонкостях этого участка и отчетности. Оставьте заявку – проведем аудит сотрудников, поставим воинский учет с нуля, отладим сдачу всех отчетов в военкомат, чтобы уберечь вас от штрафов.

Что важно учесть при взаимодействии с военным комиссариатом

Перечислили нюансы, которые помогут успешно сдавать отчетность и избежать штрафов.

1. Отчеты в военкомат теперь отправляют в электронном виде. Чтобы подтвердить факт сдачи на случай проверки, сделайте скриншот, где будут дата и время отправки отчетности. А если вдруг в момент отправки возникнут технические сбои — в сети или на вашем ПК, отправьте отчеты в военкомат по почте — письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Если будет проверка, то можно подтвердить, что руководитель компании или ответственный за ВУ сотрудник полностью выполнили свои обязанности. Организация не получит штраф до 50 тысяч рублей за несдачу отчетности.
2. Если кадровик или руководитель организации принимает на работу нового сотрудника, а он отказывается предъявлять документы воинского учета, нельзя отказывать в трудоустройстве. Трудовой Кодекс не запрещает оформлять трудовой договор с тем, кто не предоставит военный билет. А вот отказом можно нарушить трудовые права гражданина — об этом говорят статьи 3 и 64 ТК.
   
   В данном случае можно поступить так — принять нового сотрудника, уведомив его о правилах воинского учета и мерах ответственности. Если он не предъявит документы, то послать уведомление в военкомат, чтобы избежать административной ответственности и штрафа «за несодействие».
3. Военкомат может сам приехать в организацию, чтобы провести выездную проверку. Сотрудники комиссариата будут сверять учетные документы со своими данными. Если они обнаружат, что у вас есть сотрудники, по которым у комиссариата нет данных, то запросят сведения по форме № 5.

Ответственность и штрафы за ошибки в отчетах в военкомат

Штрафы за нарушения в организации воинского учета и несодействие военным комиссариатам существенные. Причем наказывают как ответственных должностных лиц (обычно это руководитель), так и сам организацию.

Если не подать список граждан для первоначальной постановки, то штраф:

• для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей;
• для организаций – от 350 000 до 400 000 рублей.

Основание — статья 21.1 КоАП.

Если не сдать другие отчеты, которые нужны военкомату, чтобы вести воинский учет в полном объеме, то штраф получит только должностное лицо — от 40 000 до 50 000 рублей.

Основание — статья 21.4 КоАП.

Если «укрывать» сотрудника от мобилизации или не оказывать содействие военкомату, то штраф:

• для должностных лиц — от 60 000 до 80 000 рублей;
• для юридических лиц – от 400 000 до 500 000 рублей.

А если не предоставить транспорт и другую технику на сборные пункты и в воинские части по требованию военкомата, штраф составит:

• для должностных лиц — от 60 000 до 80 000 рублей;
• для юридических лиц – от 400 000 до 500 000 рублей.

Основание — новая статья 19.38 КоАП.

Важно! Если в вашей организации нет военнообязанных сотрудников, вы не должны отчитываться в военкомат. Но чтобы наверняка избежать штрафов по воинскому учета, напишите военкому письмо в произвольной форме. В тексте укажите, что в штате вашей компании на конкретную дату отсутствуют сотрудники, подлежащие воинскому учету. Но как только военнообязанные работники появятся, придется организовать воинский учет и отправить все необходимые отчеты в военкомат.

Читайте еще по теме:

29 ответов на сложные вопросы о воинском учете сотрудников