Как ответить налоговой на запрос документов и не отдать лишнее

9 месяцев назад

Автор:

Рубрики:

#ИП #налоги #Налоги и отчетность #ООО #проверки бизнеса #учет #штрафы

Узнайте, какие правила обязаны соблюдать инспекторы, когда требуют у вас документы в ходе камеральной проверки. Запросы, в которых есть нарушения, можно не исполнять. После правил для налоговиков мы рассказали, как действовать компании. Читайте, в какой срок выполнить требование, как направить документы и что грозит за нарушения.

Содержание

Когда ИФНС может потребовать документы

Запросить у организации документы налоговая вправе только в случаях, которые названы в НК (см. таблицу 1).

Таблица 1. В каких случаях ИФНС потребует документы при камералке

Ситуация	Что может потребовать ФНС
Налогоплательщик сдал налоговую отчетность без обязательных сопутствующих документов	Сопутствующие документы (п. 7 ст. 88 НК). Например, документы, которые подтверждают правильность применения организацией нулевой ставки НДС (ст. 165 НК)
Налогоплательщик сдал декларацию по НДС с суммой налога к возмещению	Документы, которые подтверждают правильность применения налоговых вычетов, например счета-фактуры поставщиков (п. 8 ст. 88, п. 1 ст. 172 НК)
В декларациях по НДС есть противоречия и расхождения, которые свидетельствуют о занижении налоговой базы или завышении налогового вычета	Счета-фактуры, первичные и другие документы, относящиеся к операциям, которые вызывают сомнения (п. 8.1 ст. 88 НК)
Налогоплательщик сдал отчетность по налогам, которые связаны с использованием природных ресурсов (НДПИ, водный и земельный налог)	Документы, на основании которых организация начислила и заплатила эти налоги
Налогоплательщик сдал уточненную декларацию по истечении двух лет, в которой уменьшена сумма налога к уплате в бюджет или увеличена сумма убытка	Первичные и другие документы, обосновывающие изменение показателей, а также аналитические регистры налогового учета (п. 8.3 ст. 88 НК)
Налогоплательщик заявил льготы в качестве участника регионального инвестиционного проекта	Документы, которые подтверждают, что деятельность организации соответствует условиям регионального инвестиционного проекта (п. 12 ст. 88 НК)
Организация или ИП исполняет обязанности налогового агента по налогу на прибыль в отношении доходов по ценным бумагам, которые выплачивает иностранным организациям, действующим в интересах третьих лиц	Документы, которые подтверждают правильность расчета и уплаты налога (п. 1 ст. 310.2 НК)
В декларации по акцизам заявлены вычеты в связи с возвратом подакцизных товаров покупателями (кроме декларации по алкогольной и спиртосодержащей продукции)	Документы на возврат — товарные накладные, счета-фактуры и т. д. (п. 5 ст. 200, п. 8.4 ст. 88 НК)
В декларации по акцизам заявлены вычеты в связи с возвратом этилового спирта его поставщику	Документы на возврат — акты, накладные, счета-фактуры и т. д. (п. 5 ст. 200, п. 8.4 ст. 88 НК)
Импортер подал декларацию по акцизам с вычетами акциза, уплаченного при ввозе товаров в Россию. Импортные товары использованы для производства подакцизных товаров	Накладные на внутреннее перемещение товаров, акты приема-передачи и списания в производство и т. д. (п. 2 ст. 200, п. 8.4 ст. 88 НК)
Плательщик взносов выплачивает сотрудникам суммы, которые не облагаются страховыми взносами, или применяет пониженные тарифы	Инспекция вправе потребовать документы, которые подтверждают право на освобождение от взносов и на пониженные тарифы
Налогоплательщик применяет льготы по налогам	Пояснения об операциях и имуществе, по которым применены льготы, документы, подтверждающие обоснованность льгот (п. 6 ст. 88 НК)

Сервис аутсорсинга Главбух Ассистент возьмет на себя всю первичку, учет и отчетность. Эксперты заполнят все документы, отчетность и своевременно передадут проверяющим. Помимо бухгалтерских функций, эксперты выполняют кадровую и юридическую работу. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штат специалистов.

Инспекторам запрещено запрашивать в ходе камералки другие документы (п. 7 ст. 88 НК). К ним относят:

первичку, например договоры с покупателями и поставщиками, выписки банка и платежные поручения, подтверждающие оплату поставщикам, акты выполненных работ;
регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, расшифровки отдельных строк декларации;
неофициальные отчеты, аналитические справки и другие материалы, которые не являются первичными бухгалтерскими документами.

Подтверждают это письма ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309, Минфина от 25.07.2012 № 03-02-08/65, постановления Президиума ВАС от 18.09.2012 № 4517/12 и от 11.11.2008 № 7307/08.

Что инспекторы должны указать в требовании

В требовании налоговики обязаны указать:

статью, в соответствии с которой запрашивают информацию;
срок, в который нужно представить документацию;
сведения о документах — наименования, реквизиты, период, к которому они относятся;
полное и сокращенное наименование проверяемой организации, ее ИНН, КПП;
конкретное мероприятие налогового контроля, в ходе которого понадобились документы, например камеральная проверка по НДС за I квартал 2023 года;
дата, подпись и Ф. И. О. лица, получившего бумажное требование, или дата и реквизиты электронной подписи, указанные в квитанции о приеме электронного требования.

Это следует из приложения 17 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628.

Подписывает требование инспектор, который проводит камеральную проверку (п. 1 ст. 93 НК). Печать инспекции не обязательна — в НК нет такого условия, в форме требования она тоже не предусмотрена (ст. 93 НК, приложение 17 к приказу ФНС № ММВ-7-2/628).

Форма требования о представлении документов утверждена приказом ФНС № ММВ-7-2/628. Запрашивать документы устно, к примеру по телефону, нельзя (п. 1 ст. 93 НК).

Какие требования можно не исполнять

Запросы, в которых инспекторы нарушили нормы НК, можно не исполнять (п. 11 ст. 21 НК). Познакомьтесь с распространенными нарушениями, чтобы уметь их распознавать.

Документы не относятся к проверяемому периоду. Хотя Минфин считает, что запросить документы можно за любой период, суды с этим не согласны. Они подчеркивают: инспекция должна обосновать свое требование (письмо Минфина от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519, постановление ФАС Центрального округа от 09.08.2010 № А68-13557/09).

Документы запросили по истечении трех месяцев со дня сдачи отчетности. Если дата требования выходит за пределы трехмесячного срока, то оно незаконно. Дело в том, что камеральная проверка ограничена тремя месяцами с момента, когда вы представили отчетность (п. 2 ст. 88 НК). Требовать дополнительные документы можно только в пределах срока проверки.

Если налоговая инспекция направила требование в последние дни камералки, а организация получила его после окончания проверки, документы все равно нужно представить. Это подтверждает определение ВС от 19.11.2021 № А27-24135/2020.

Повторный запрос. Если копии запрошенных бумаг вы уже представляли, повторно их запрашивать инспекторы не вправе (п. 5 ст. 93 НК).

Запрос по телефону. По устным запросам документы не представляйте. Компания обязана представлять инспекторам документы, пояснения и сведения только на основании письменных требований.

Требуют составить план налоговых платежей. Бывает, что инспекторы просят сообщить суммы НДС, налога на прибыль, страховых взносов и других платежей, которые компания планирует заплатить. ФНС запретила инспекциям требовать у компаний отчеты или аналитические справки, которые не являются первичными бухгалтерскими документами (п. 4 письма ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309). Поэтому составлять для контролеров план налоговых платежей не нужно.

Из требования неясно, какие документы представить. Компанию нельзя оштрафовать, если она не исполнила запрос, из которого непонятно, какие именно документы нужны инспекции. Правомерность такого подхода подтверждает арбитражная практика (постановления ФАС Московского от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575, Поволжского от 18.02.2015 № А65-10883/2014, от 17.06.2013 № А55-32435/2012 округов).

Как минимум требование должно содержать два реквизита: наименования документов и периоды, к которым они относятся. Если эти сведения указаны, требование надо выполнить (определение ВС от 14.06.2017 № 305-КГ17-6715).

Запрошены документы, которые не относятся к камералке. Документы, которые просит налоговая, должны иметь непосредственное отношение к предмету камеральной проверки. То есть они должны подтверждать те или иные положения проверяемой декларации. Требовать у организации дополнительные документы или сведения инспекторам запрещено (п. 7 ст. 88 НК).

Наказать компанию за то, что она не выполнила подобный запрос, инспекция не вправе (постановления Президиума ВАС от 08.04.2008 № 15333/07, ФАС Волго-Вятского от 24.08.2009 № А82-15261/2008-27, Дальневосточного от 01.06.2009 № Ф03-2283/2009 округов).

В ответ на незаконное требование направьте мотивированное уведомление о том, что представить документы невозможно. Оформите свой отказ в произвольном виде.

Если компания уже подавала документы, но ИФНС требует их снова, используйте бланк, утвержденный приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204. Он подойдет и для случаев, не связанных с незаконным запросом, например, если документы утеряны.

Если не хотите разбираться в тонкостях общения с ФНС, обратитесь в сервис аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты разъяснят все нюансы, подготовят необходимые документы и отчетность. Убедитесь, насколько это выгодно сейчас.

Как налоговики направляют требование

У налоговиков есть четыре способа вручить компании требование — передать лично, направить по ТКС, заказным письмом по почте или через личный кабинет налогоплательщика.

При отправке почтой запрос считается полученным по истечении шести рабочих дней с даты отправления заказного письма (п. 1 ст. 93, абз. 2 п. 4 ст. 31 НК).

Порядок направления требования в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448.

Как правило, при камеральной проверке инспектор, который запрашивает документы, находится на территории инспекции, а не компании. Поэтому на него не распространяется правило о приоритете личного способа вручения требования. Однако, если инспектор во время проверки находится в организации, он вручает требование ее законному или уполномоченному представителю под подпись.

Если организация не реагирует на требования, ИФНС может дополнительно направить письмо по домашнему адресу директора или учредителя. Например, когда компания не отправила квитанцию о приеме требования по ТКС.

В какой срок нужно выполнить требование

Документы, которые инспекция запросила при камеральной проверке, нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня, когда компания получила требование. День получения зависит от того, как инспекция направила запрос.

Заказным письмом по почте. В этом случае считают, что налогоплательщик получил требование через шесть дней.

По ТКС. Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10 дней со следующего дня после получения электронного требования. Поскольку такие компании обязаны не реже одного раза в сутки проверять, не присылала ли ИФНС запросы, дата отправки и дата получения должны совпасть (п. 5, 9, 10 Порядка, утв. приказом ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448). При этом не позднее чем на шестой рабочий день после того, как инспекция отправила требование, компания должна подтвердить получение электронной квитанцией о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК).

Если пропустите шестидневный срок, который установлен для отправки квитанции, это может повлечь серьезные последствия. В течение 10 рабочих дней после того, как шестидневный срок истечет, инспекция вправе заблокировать банковский счет компании (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК).

Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от компании электронной квитанции, инспекция направит требование на бумаге (п. 20 Порядка, утв. приказом ФНС № ЕД-7-2/448).

Как передать документы в ИФНС и что будет, если этого не сделать

В инспекцию документы можно представить в бумажном или электронном виде (п. 2 ст. 93 НК).

Бумажные копии заверьте подписью руководителя или другого уполномоченного лица. Ставить печать на копиях необязательно. ИФНС обязана принимать документы без печати, если у организации ее нет (письма ФНС от 04.03.2020 № КВ-4-14/3735, Минфина от 30.08.2018 № 03-01-10/61983).

Электронные документы составьте по установленным форматам и заверьте электронной подписью. Используйте ту, которой обычно подписываете декларации и отчеты в ИФНС, отдельная подпись не нужна.

Подлинники документов на бумаге инспекторы могут потребовать для ознакомления (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК). Организация обязана исполнить это требование. Заменять подлинники их скан-образами с усиленной квалифицированной подписью нельзя. Об этом сообщила ФНС в письме от 17.05.2016 № АС-4-15/8657.

Сдавайте документы по описи, указывая наименование и реквизиты каждого. Попросите налоговиков проставить на бумажной описи отметку о принятии. По общему правилу, если инспекция повторно запросит те же самые бумаги, ей можно отказать (п. 5 ст. 93 НК). Опись с отметкой поможет доказать, что компания уже сдавала документы.

Если не выполнить требование налоговиков о представлении документов, компании и руководству грозят штрафы (см. таблицу 2).

Таблица 2. Штрафы за неисполнение запроса при камеральной проверке

Нарушение	Ответственность
Неисполнение и несвоевременное исполнение требования о представлении документов	Штраф 200 руб. за каждый непредставленный или несвоевременно представленный документ. За повторное нарушение — штраф 400 руб. за каждый непредставленный, несвоевременно представленный документ (ст. 126, п. 2, 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК). Штраф от 300 до 500 руб. для должностных лиц организации, например для руководителя (ч. 1 ст. 15.6 КоАП)
Неисполнение или несвоевременное исполнение требования о представлении документов контрагентом или представление документов с заведомо недостоверными сведениями	Штраф от 5000 до 10 000 руб. За повторное нарушение — до 20 000 руб. (п. 2 ст. 126, п. 2 ст. 129.1 НК). Штраф от 300 до 500 руб. для должностных лиц организации, например для руководителя (ч. 1 ст. 15.6 КоАП)

Если не хотите самостоятельно следить за новыми требованиями госорганов, обратитесь в сервис аутсорсинга Главбух Ассистент. Они обезопасят бизнес от возможных штрафов. Эксперты на связи с контролерами из ФНС, СФР, Роструда и других контролирующих органов по всей России, поэтому смогут профессионально решить любую вашу проблему. Убедитесь, насколько это выгодно сейчас.