Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО

ИП и ООО — полноправные работодатели, которые вправе нанимать всех без исключения физлиц. Ограничений в законодательстве нет.

Важно соблюдать порядок оформления и приема сотрудника на работу, чтобы избежать штрафов и административной ответственности.

Доверьте кадровые задачи экспертам сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Аттестованные специалисты возьмут на себя оформление всех необходимых документов, а также помогут сократить расходы в кризис: отправят сотрудников на вынужденный простой или в неоплачиваемый отпуск, переведут на сокращенную ставку, снизят размер окладов и премий.

Как оформить сотрудника в штат

Эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент подготовили пошаговую инструкцию для работодателей с образцами документов: трудового договора, приказа о приеме на работу и нормативных актов.

1. Запросите у сотрудника документы

При приеме на работу будущий сотрудник предъявляет:

• Паспорт РФ, свидетельство о рождении для лиц младше 14 лет или загранпаспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
• Бумажную трудовую книжку, если человек устраивается на работу не впервые, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки. Исключение – совместители и сотрудники, которые впервые поступают на работу;
• СНИЛС;
• Документы об образовании;
• Документы воинского учета: военный билет или удостоверение.

Дополнительные документы, которые могут понадобиться:

• Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования, если работа не допускает лиц с судимостью — например, педагогическая деятельность;
• Документы о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или подготовки;
• Результаты предварительного медосмотра, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.

2. Ознакомьте сотрудника с локальными актами

Это документы, которые регулируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке.

1) Положение о работе с персональными данными

Устанавливает порядок, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.

2) Правила внутреннего трудового распорядка

Которые регламентируют:

• порядок приема и увольнения сотрудников,
• время труда и отдыха,
• меры поощрения и взыскания,
• сроки выплаты зарплаты.

Этот документ составляют в произвольной форме.

3) Инструкции по охране труда

Разработайте для каждой должности, профессии или вида работы с учетом:

• условий труда, характерных для должности, профессии или вида работ;
• правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
• ГОСТов и СанПиНов.

За основу возьмите типовую инструкцию по охране труда.

4) Положение об оплате труда

Определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении сотрудников. Этот документ составляют в произвольной форме.

Регулярно обновляйте локальные акты, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.

Эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент напоминают:

Если у вас статус микропредприятия, вы обязаны разрабатывать положение о работе с персональными данными сотрудников и инструкции по охране труда.

Отдельные локальные акты вы вправе не разрабатывать, если все условия и гарантии включаете в трудовые договоры, составленные по типовой форме.

3. Составьте трудовой договор в двух экземплярах

Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное — пропишите обязательные сведения и условия: например, о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Микропредприятия вправе использовать типовую форму трудового договора и частично или полностью отказаться от нормативных актов:

• правил трудового распорядка;
• положений об оплате труда;
• положений о премировании;
• графика сменности;
• графика отпусков.

Эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент проверят вашу кадровую документацию (положения, должностные инструкции и т.д.) на соответствие законодательству и помогут избежать штрафных санкций от ФНС и трудовой инспекции. Для всех новых клиентов экспресс-аудит бизнеса — бесплатно.

4. Утвердите приказ о приеме на работу

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Вы вправе использовать формы приказа № Т-1 или № Т-1а или собственную — при условии что в ней есть все необходимые реквизиты:

• название и дата составления документа;
• название вашей организации и указание вида деятельности;
• размер зарплаты сотрудника и название его должности;
• подписи указанных лиц с расшифровкой.

Ознакомьте с приказом сотрудника под подпись — сделайте это в течение трех дней с момента, когда сотрудник фактически приступил к работе.

5. Внесите запись в трудовую книжку

Если сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и внести запись в трудовую. Например:

Сотрудники могут перейти на электронные трудовые — у любого работодателя в любое время. Для этого нужно написать заявление с просьбой вести электронную трудовую. Работодатель обязан сделать запись о переходе на электронный формат в трудовой.

Если работник трудоустраивается впервые, то ему нужно оформить только электронный вариант.

Личную карточку работодатели не обязаны, но вправе вести. Работодатель может оформить сотруднику личную карточку по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной. С каждой записью в трудовой книжке работодатель знакомит сотрудника под подпись в его личной карточке.

6. Для ИП: встаньте на учет в СФР

Встать на учет в качестве страхователя нужно по взносам на обязательное соцстрахование и на травматизм при заключении гражданско-правового договора с физлицом

Подайте в территориальное отделение ФСС по месту своего жительства заявление о регистрации и копию трудовой книжки или трудового договора первого из принятых сотрудников.

Документы можно передать лично на бумаге в отделение СФР или отправить по почте. При личном визите в фонд будьте готовы предъявить паспорт.

Есть возможность подать документы электронно через Госуслуги, но их нужно заверять электронной подписью. 

Если у вас еще нет ЭЦП, эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент помогут получить сертификат. 

В СФР при заключении трудовых договоров регистрироваться не нужно.

Юрлицам дополнительно ничего делать не нужно: СФР сами регистрируют организацию, как только получают сведения от налоговой.

Ваших сотрудников оформят на работу по всем правилам эксперты из сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Аттестованные специалисты заменят вам отдел кадров и станут помощниками вашего бухгалтера, возьмут на себя расчет зарплаты с учетом изменений МРОТ и подготовят все необходимые кадровые документы – всего за 18 720 рублей в месяц.

7. Сдайте отчет ЕФС-1 (замена СЗВ-ТД) в СФР

При приеме на работу сдавайте ЕФС-1 не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме на работу.
Заполните подраздел 1.1. подраздела 1 формы ЕФС-1 по каждому сотруднику, которого приняли на работу. Скачайте образец отчета.

Чтобы заполнить отчет, в графе 1 укажите номер по порядку, а в графе 2 – дату приема на работу. В графе 3 укажите сведения о кадровом мероприятии ПРИЕМ. 

В графе 4 укажите код РКС, если сотрудник работает на Крайнем Севере, или код МКС, если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если сотрудник работает в районах, которые не относятся к Крайнему Северу или приравненным к нему местностям, то эту графу не заполняйте. 

В графе 5 укажите наименование должности и наименование подразделения, если условие о работе в конкретном подразделении включили в трудовой договор. Также в этой графе укажите код вида трудового договора. 

В графе 6 укажите код выполняемой функции по ОКЗ и код режима работы, если сотрудника принимаете на дистанционную работу или на работу на дому, либо на неполный рабочий день или неделю. 

В графе 8 укажите документ, который является основанием для приема сотрудника. А в графах 9–10 – дату и номер такого документа. Дату укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер приказа или иного документа – без знака «№».

Если вы не уверены, что сможете правильно принять сотрудника на работу или отчитаться перед госорганами, обратитесь к специалистам сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты-кадровики оформят сотрудников, рассчитают зарплату и отпускные, составят нужные акты и вовремя отчитаются в инспекции и фонды. Оставьте заявку.