Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО - Главбух Ассистент

Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО

Если вы собираетесь принять нового сотрудника в команду или впервые набираете штат — эта статья для вас. Вместе с моими экспертами подготовили пошаговую инструкцию и все необходимые образцы документов.

ИП и ООО — полноправные работодатели, которые вправе нанимать всех без исключения физлиц. Ограничений в законодательстве нет.

Важно соблюдать порядок оформления и приема сотрудника на работу, чтобы избежать штрафов и административной ответственности.

Как оформить сотрудника в штат

Мои эксперты подготовили пошаговую инструкцию для работодателей с образцами документов: трудового договора, приказа о приеме на работу и нормативных актов.

1. Запросите у сотрудника документы

При приеме на работу будущий сотрудник предъявляет:

  • Паспорт РФ, свидетельство о рождении для лиц младше 14 лет или загранпаспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
  • Трудовую книжку, если человек устраивается на работу не впервые;
  • СНИЛС;
  • Документы об образовании;
  • Документы воинского учета: военный билет или удостоверение.

Дополнительные документы, которые могут понадобиться:

  • Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования, если работа не допускает лиц с судимостью — например, педагогическая деятельность;
  • Документы о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или подготовки;
  • Результаты предварительного медосмотра, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.

2. Ознакомьте сотрудника с локальными актами

Это документы, которые регулируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке.

1) Положение о работе с персональными данными

Устанавливает порядок, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.

2) Правила внутреннего трудового распорядка

Которые регламентируют:

  • порядок приема и увольнения сотрудников,
  • время труда и отдыха,
  • меры поощрения и взыскания,
  • сроки выплаты зарплаты.

Этот документ составляют в произвольной форме.

3) Инструкции по охране труда

Разработайте для каждой должности, профессии или вида работы с учетом:

  • условий труда, характерных для должности, профессии или вида работ;
  • правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
  • правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
  • ГОСТов и СанПиНов.

За основу возьмите типовую инструкцию по охране труда.

4) Положение об оплате труда

Определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении сотрудников. Этот документ составляют в произвольной форме.

Регулярно обновляйте локальные акты, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.

Мои эксперты напоминают:

Если у вас статус микропредприятия, вы обязаны разрабатывать положение о работе с персональными данными сотрудников и инструкции по охране труда.

Отдельные локальные акты вы вправе не разрабатывать, если все условия и гарантии включаете в трудовые договоры, составленные по типовой форме.

3. Составьте трудовой договор в двух экземплярах

Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное — пропишите обязательные сведения и условия: например, о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Микропредприятия вправе использовать типовую форму трудового договора и частично или полностью отказаться от нормативных актов:

  • правил трудового распорядка;
  • положений об оплате труда;
  • положений о премировании;
  • графика сменности;
  • графика отпусков.

4. Утвердите приказ о приеме на работу

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Вы вправе использовать формы приказа № Т-1 или № Т-1а или собственную — при условии что в ней есть все необходимые реквизиты:

  • название и дата составления документа;
  • название вашей организации и указание вида деятельности;
  • размер зарплаты сотрудника и название его должности;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой.

Ознакомьте с приказом сотрудника под подпись — сделайте это в течение трех дней с момента, когда сотрудник фактически приступил к работе.

5. Внесите запись в трудовую книжку

Если сотрудник впервые устраивается на работу, работодатель должен выдать ему трудовую книжку и внести запись в трудовую. Например:

Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО

В 2021 году сотрудники могут перейти на электронные трудовые — у любого работодателя в любое время. Для этого нужно написать заявление с просьбой вести электронную трудовую. Работодатель обязан сделать запись о переходе на электронный формат в трудовой.

Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО

Если работник трудоустраивается впервые, то ему нужно оформить только электронный вариант.

Работодатель должен оформить сотруднику личную карточку по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной. С каждой записью в трудовой книжке работодатель знакомит сотрудника под подпись в его личной карточке.

Мои эксперты напоминают: бумажные трудовые с 1 сентября заполнять нужно по новым правилам. Что изменилось, узнайте здесь.

6. Для ИП: встаньте на учет в ФСС

Встать на учет в качестве страхователя нужно по взносам на обязательное соцстрахование и на травматизм. 

Подайте в территориальное отделение ФСС по месту своего жительства заявление о регистрации и копию трудовой книжки или трудового договора первого из принятых сотрудников.

Документы можно передать лично на бумаге в отделение ФСС или отправить по почте. При личном визите в фонд будьте готовы предъявить паспорт.

Есть возможность подать документы электронно через Госуслуги, но их нужно заверять электронной подписью. 

Если у вас еще нет ЭЦП, мои эксперты помогут получить сертификат. 

В ПФР регистрироваться не нужно. ИП-работодателям не присваивают отдельный регистрационный номер страхователя в ПФР. Для отчетности по страховым взносам за сотрудников возьмите регистрационный номер из выписки из ЕГРИП. Как получить выписку из ЕГРИП онлайн узнайте здесь

В ФОМС вас зарегистрирует ПФР в момент постановки на налоговый учет на основании данных ФНС. Отдельно вставать на учет в ФОМС при оформлении сотрудников ИП не нужно.

Юрлицам дополнительно ничего делать не нужно: ПФР и ФСС сами регистрируют организацию, как только получают сведения от налоговой.

7. Сдайте отчет СЗВ-ТД в ПФР

При приеме на работу сдавайте СЗВ-ТД не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме на работу.

В графах 1–6 укажите данные о приеме на работу.

В графах 8–10 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите запись.

Пример заполнения СЗВ-ТД:

Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО

Скачать кадровые документы одним архивом

Какие отчеты нужно сдавать работодателям, как часто и куда

Как часто сдавать

Какой отчет

Куда

Ежемесячно

СЗВ-М

ПФР

При изменениях (перевод, прием, увольнение)

СЗВ-ТД

Ежеквартально

РСВ

ИФНС

6-НДФЛ

4-ФСС

ФСС

Ежегодно

2-НДФЛ

ИФНС

СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1

ПФР

Скачать бланки отчетности:

Если вы не уверены, что сможете правильно принять сотрудника на работу, обратитесь к моим специалистам. Эксперты-кадровики из моей команды оформят сотрудников, рассчитают зарплату и отпускные, составят нужные акты и вовремя отчитаются в инспекции и фонды.

.

Вас заинтересуют статьи