Как принять сотрудников на работу в 2026 году: инструкция для ИП и ООО

ИП и ООО — полноправные работодатели, которые вправе нанимать всех без исключения физлиц. Ограничений в законодательстве нет.

Важно соблюдать порядок оформления и приема сотрудника на работу, чтобы избежать штрафов и административной ответственности.

Некомпетентность кадровика может стоить дорого. Ошибку допустит он, а заплатит компания. Лучше передайте кадры и бухгалтерию на аутсорсинг Главбух Ассистент. Компания берет на себя финансовую гарантию: если случится ошибка, штраф заплатит аутсорсер, а не вы. Посмотрите, насколько выгоднее передать все на аутсорсинг, чем держать целый штат.

Как оформить сотрудника в штат

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент подготовили пошаговую инструкцию для работодателей с образцами документов: трудового договора, приказа о приеме на работу и нормативных актов.

Если вы не уверены, что сможете правильно принять сотрудника на работу или отчитаться перед госорганами, обратитесь к специалистам аутсорсинга бухгалтерии и кадров Главбух Ассистент. Эксперты-кадровики оформят сотрудников, а бухгалтеры рассчитают зарплату и отпускные, составят нужные акты и вовремя отчитаются в инспекции и фонды. Оставьте заявку и мы пришлем вам презентацию со всеми услугами и ценами.

1. Запросите у сотрудника документы

При приеме на работу будущий сотрудник предъявляет:

• Паспорт РФ, свидетельство о рождении для лиц младше 14 лет или загранпаспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
• СНИЛС (электронный через ЕФС-1 или бумажный);
• Документы об образовании;
• Документы воинского учета: военный билет или приписное свидетельство.

Дополнительные документы, которые могут понадобиться:

• Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования, если работа не допускает лиц с судимостью — например, педагогическая деятельность;
• Документы о квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или подготовки;
• Результаты предварительного медосмотра, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.

Важно! При приеме иностранных граждан без РВП/ВНЖ обязательна проверка через ЕГИССО для подтверждения статуса.

2. Ознакомьте сотрудника с локальными актами

Это документы, которые регулируют трудовую деятельность у конкретного работодателя. Есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке.

1) Положение о работе с персональными данными

Устанавливает порядок, по которым организация получает, обрабатывает, передает и хранит персональные данные работников, бывших сотрудников и кандидатов на работу.

Важно! Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от трудового договора в письменной форме с возможностью отзыва.

2) Правила внутреннего трудового распорядка

Которые регламентируют:

• порядок приема и увольнения сотрудников,
• время труда и отдыха,
• меры поощрения и взыскания,
• сроки выплаты зарплаты.

Этот документ составляют в произвольной форме.

3) Инструкции по охране труда

Разработайте для каждой должности, профессии или вида работы с учетом:

• условий труда, характерных для должности, профессии или вида работ;
• правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;
• правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;
• ГОСТов и СанПиНов.

За основу возьмите типовую инструкцию по охране труда.

4) Положение об оплате труда

Определяет, какую систему оплаты труда применять в отношении сотрудников. Этот документ составляют в произвольной форме.

Регулярно обновляйте локальные акты, если изменилось законодательство. За устаревшие документы инспекторы ГИТ оштрафуют.

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент напоминают:

Если у вас статус микропредприятия, вы обязаны разрабатывать положение о работе с персональными данными сотрудников и инструкции по охране труда.

Отдельные локальные акты вы вправе не разрабатывать, если все условия и гарантии включаете в трудовые договоры, составленные по типовой форме.

3. Составьте трудовой договор в двух экземплярах

Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное — пропишите обязательные сведения и условия: например, о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Микропредприятия вправе использовать типовую форму трудового договора и частично или полностью отказаться от нормативных актов:

• правил трудового распорядка;
• положений об оплате труда;
• положений о премировании;
• графика сменности;
• графика отпусков.

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент проверят вашу кадровую документацию (положения, должностные инструкции и т.д.) на соответствие законодательству и помогут избежать штрафных санкций от ФНС и трудовой инспекции. Вы получите не только решение кадровых, юридических задач, но и полноценное ведение бухгалтерского учета и налогов. Узнайте, сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии в вашем случае.

4. Утвердите приказ о приеме на работу

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Вы вправе использовать формы приказа № Т-1 или № Т-1а или собственную — при условии что в ней есть все необходимые реквизиты:

• название и дата составления документа;
• название вашей организации и указание вида деятельности;
• размер зарплаты сотрудника и название его должности;
• подписи указанных лиц с расшифровкой.

Ознакомьте с приказом сотрудника под подпись — сделайте это в течение трех дней с момента, когда сотрудник фактически приступил к работе.

5. Зарегистрируйте трудовую деятельность в СФР через ЕФС-1

В 2026 году все новые сотрудники оформляются только с электронными трудовыми книжками (ЭТК). При приеме внесите сведения о приеме на работу в форму ЕФС-1 (подраздел 1.1), подав ее в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа или начала работы. Это автоматически создаст ЭТК в СФР с данными о ФИО, СНИЛС, должности, дате приема.

Личную карточку по форме Т-2 вести необязательно, но рекомендуется для учета; ознакомьте сотрудника с записями под подпись. Работник может получить выписку ЭТК через Госуслуги или личный кабинет СФР.

6. Для ИП: встаньте на учет в СФР

При найме первого сотрудника по трудовому договору ИП автоматически регистрируется в СФР как страхователь после подачи первой формы ЕФС-1 (в течение 1 рабочего дня после приказа о приеме). Никаких дополнительных заявлений или документов подавать не требуется — СФР присвоит регистрационный номер и внесет данные в реестр.

Исключение: если заключен гражданско-правовой договор (ГПХ) с физлицом, по которому ИП платит взносы на травматизм (обязательное социальное страхование от несчастных случаев), то встаньте на учет вручную в течение 30 дней. Подайте в территориальное отделение СФР:

• Заявление о регистрации страхователя (форма по Приказу ФСС № 214 от 22.04.2019, Приложение № 1);
• Копии ГПХ-договоров;
• Паспорт и ИНН ИП.

Способы подачи: лично, через МФЦ, почтой или онлайн через Госуслуги с ЭЦП. Штраф за просрочку — до 10 000 руб..

Если у вас еще нет ЭЦП, эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент помогут получить сертификат. 

Ваших сотрудников оформят на работу по всем правилам эксперты аутсорсинга кадрового сопровождения и бухгалтерии Главбух Ассистент. Аттестованные специалисты заменят вам отдел кадров и станут помощниками вашего бухгалтера, возьмут на себя расчет зарплаты с учетом изменений МРОТ и подготовят все необходимые кадровые документы – всего за 38 555 рублей в месяц.

7. Сдайте отчет ЕФС-1 (замена СЗВ-ТД) в СФР

При приеме на работу сдайте ЕФС-1 не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу.​

Заполните подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 по каждому сотруднику. В графе 1 укажите номер по порядку, в графе 2 — дату приема на работу. В графе 3 отметьте кадровое мероприятие «ПРИЕМ».

В графе 4 укажите код РКС (для Крайнего Севера) или МКС (для приравненных местностей); в остальных случаях графа пустая. В графе 5 — должность, подразделение (если в ТД) и код вида договора (01 — основной, 02 — срочный). В графе 6 — код по ОКЗ и режиму работы (дистанционка — 21, неполный день — 31 и т.д., если применимо).​

В графе 8 укажите основание приема (приказ), в графах 9–10 — дату (ДД.ММ.ГГГГ) и номер без «№». Подавайте через ЛК СФР с ЭЦП или на бумаге; штраф за несдачу — 500 руб.​

Читайте еще:

Ошибки работодателя, из-за которых не получится взыскать ущерб даже с виновного работника

Инструкция, если принимаете на работу сотрудника с инвалидностью

Как пересмотреть зарплату сотрудника, если в компании изменились бизнес-процессы