Как сократить штат без рисков для бизнеса и скандала с сотрудниками

Кризис вынуждает компании пересматривать кадровые ресурсы и расходы на них. В новых условиях руководители оценивают эффективность каждого сотрудника, и с теми, кто не приносит вклада в компанию — расстаются. Но уволить работника нужно правильно, чтобы сотрудник не пошел по судам и не обратился с жалобой в ГИТ.

Сократить штат без последствий для вашего бизнеса поможет команда экспертов сервиса аутсорсинга Главбух Асcистент. Опытные кадровики помогут уволить даже самых скандальных сотрудников без последствий. Если вы уже нашли замену — оформят прием новых работников и возьмут на себя еще 15 кадровых задач от 14 400 рублей в месяц.

Четыре способа уволить сотрудника

1. По соглашению сторон 

Этот способ считается самым безопасным для работодателя, поскольку сотрудник не может оспорить такое увольнение (ст. 78 ТК РФ). Доводы о том, что работник заключил соглашение под психологическим давлением, суды, как правило, не воспринимают.

Такой способ подходит для расторжения как срочного, так и бессрочной договора. И по соглашению сторон можно расторгнуть договор даже с теми сотрудниками, которые находятся в отпуске или числятся на испытательном сроке. 

По соглашению сторон можно уволить даже беременную сотрудницу, но нужно учитывать некоторые особенности (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Если женщина узнала о беременности после подписания соглашения и передумала увольняться, работодателю не следует расторгать с ней трудовой договор. Такое увольнение могут признать незаконным (Определение ВС РФ № 18-КГ16-45 от 20.06.2016 № 37-КГ14-4 от 05.09.2014). 

2. По собственному желанию сотрудника

Эта частая причина для увольнения сотрудника. Чтобы расторгнуть трудовой договор, работодателю надо получить заявление на увольнение и правильно определить дату для увольнения (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Работодателю нельзя предлагать сотруднику уволиться по собственному желанию — это незаконно. Такое предложение будет считаться принуждением к увольнению. А за это работодателя могут привлечь к административной ответственности (ч.  1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф для организации за первое нарушение — от 30 000 до 50 000 рублей, за повторное — от 50 000 до 70 000 рублей. 

Кроме того, увольнение по принуждению могут признать незаконным и восстановить сотрудника на работе. Тогда у работодателя наступает материальная ответственность: если сотрудник предъявит требование, придется возместить ему моральный вред и судебные издержки (ч. 1 ст. 21, ст. 234, 237, ч. 1, 2, 9 ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, п. 60, 63 Постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004). 

Специальных критериев, по которым можно выявить принуждение к увольнению, в законе не установлено. Но обычно суды понимают под принуждением действия работодателя, которые направлены на то, чтобы работник подал заявление об увольнении (Апелляционное определение ВС Республики Дагестан № 33-2669/2016 от 16.08.2016):

• оказание физического давления на работника;
• оказание психологического давления, к примеру, создание некомфортных рабочих условий, неправомерные дисциплинарные взыскания;
• угрозы применения методов воздействия на работника и его близких.

А если сотрудник безосновательно предъявил претензии в принуждении к увольнению, докажите свою правоту. К примеру, сошлитесь в суде на то, что работник сам подал заявление, ознакомился с приказом об увольнении под подпись и в дальнейшем не отзывал свое заявление (Апелляционное определение Московского городского суда по делу № 33-12986/2017 от 06.04.2017). Суд встанет на сторону работодателя и в том случае, если были основания для увольнения сотрудника за дисциплинарный проступок, но он захотел этого избежать и уволился по собственному желанию (Определение ВС РФ № 26-КГ12-10 от 21.12.2012).

Если в вашей компании нет квалифицированного специалиста, поручите ведение кадрового, бухгалтерского и воинского учета сотруднику на аутсорсе. Эксперты сервиса Главбух Ассистент помогут сэкономить деньги компании, не жертвуя качеством услуг. Узнайте подробнее о тарифах сервиса.

Сотрудник должен письменно предупредить работодателя о своем желании уволиться не позднее чем за две недели до ухода (ч. 1 ст. 80 НК РФ). Есть категории сотрудников, для которых установлен иной срок уведомления:

• для работников на испытательном сроке — не позднее чем за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ);
• для руководителя — не менее одного месяца (ст. 280 ТК РФ);
• для работников, которые заключили трудовой договор на срок до двух месяцев, — за три календарных дня (ч. 1 ст. 292 ТК РФ);
• для сезонных работников — за три календарных дня (ч. 1 ст. 296 ТК РФ). 

Важно! Этот срок может быть сокращен только по согласованию с работодателем.

Срок предупреждения об увольнении считайте со следующего дня после того, как к вам поступит заявление работника об увольнении. Чтобы не нарушить сроки, зафиксируйте дату получения заявления, к примеру, в журнале регистрации заявлений работников. 

Время отпуска или болезни не прерывает течение этих сроков. На данное время может приходиться А дата увольнения тоже может приходиться на отпуск или больничный (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 80 ТК РФ, письмо Роструда № 1551-6 от 05.09.2006). Как только срок предупреждения закончится, работник вправе прекратить работу — его отсутствие в офисе не будет являться нарушением трудовой дисциплины. 

Кадровики напоминают: если написано «прошу уволить 10 марта», это и должен быть последний рабочий день. Когда написано «с 10 марта», лучше уточнить у сотрудника, когда именно он хочет уволиться — 9 или 10 числа, и попросить переписать заявление. Навести порядок в кадровой документации помогут профильные эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Получите комплексную поддержку бизнеса (кадровик, бухгалтер, юрист) в одном тарифе.

3. По сокращению 

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Компании сокращают штат при снижении объема работ, переходе на новую деятельность или же если исчезла необходимость в определенных должностях. Сокращение сотрудников — один из вариантов оптимизации расходов бизнеса. 

Единого перечня оснований для сокращения численности в законах нет. Каждая компания сама решает, есть ли у нее потребность сокращать штат. Распоряжение о сокращении — это право и компетенция работодателя (ч. 1 ст. 22 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004, Определение КС РФ № 413-О-О от 15.07.2008).

Важно! Чтобы дело не дошло до вопросов о причинах сокращения от судьи, будьте готовы сами обосновать свое решение. Иногда суды  действительно запрашивают такую информацию (Определение ВС РФ № 19-В07-34 от 03.12.2007). 

Оформить увольнение с соблюдение всех требований законодательства — помогут эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент.Оставьте заявку на подключение к сервису.

Процедура сокращения более сложная и включает в себя 7 этапов:

1. Издайте приказ о сокращении.
2. Определите, кого нельзя сокращать (ч. 6 ст. 81, ст. 179, ч. 1, 4 ст. 261, ст. 264, ч. 11 ст. 351.7 ТК РФ, 15, 28 Постановления Пленума ВС РФ № 1 от 28.01.2014). К примеру, беременных и женщин с детьми до 3 лет. 
3. Оцените преимущественное право работников остаться на работе.
4. Уведомите увольняемых работников, службу занятости и профсоюз, если в компании есть такой орган.
5. Предложите сокращаемым сотрудникам подходящие вакансии, а если их нет или работник отказался от перевода, его придется уволить.
6. Оформите документы при увольнении — приказ об увольнении, трудовую книжку (если ее ведут для работника) и сведения о трудовой деятельности.
7. Выплатите работнику все положенные суммы — зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие, средний месячный заработок на период трудоустройства. 

Если хотя бы один этап будет пропущен, сокращение будет признано незаконным в суде. В таком случае работодателю придется восстановить сотрудников в должности и компенсировать время вынужденного простоя.

Читайте также: 5 способов сократить зарплаты в кризис

4. За неисполнение трудовых обязанностей  

Отдел кадров вместе с руководством часто используют кризис, как повод «почистить» штат, сократив в первую очередь неэффективных работников, которые не приносят компании прибыль. Если же в штате есть сотрудники, которые не исполняют обязанности, нарушают должностную инструкцию и уже получали выговор, то именно их коснется сокращение в первую очередь. 

За что можно уволить:

• за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, 
• разглашение коммерческой тайны, 
• хищение или умышленное повреждение имущества, 
• пьянство,
• нарушения требований охраны труда и т.д.

Перечень грубых нарушений и порядок расторжения трудового договора по инициативе работодателя прописан в ст. 81 ТК РФ. 

Важно! Нельзя уволить работника за неисполнение обязанностей, которые нигде не прописаны. Ответственность за неисполнение или плохое исполнение рабочих обязанностей надо закреплять в трудовом и коллективном договорах, в должностной инструкции. А работник должен быть ознакомлен с ними под подпись. Если этого нет, сотрудник может обжаловать замечание или выговор.

Эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент не рекомендуют увольнять за одно замечание или выговор: суд может восстановить сотрудника на работе. Если боитесь ошибиться в кадровых вопросах, оставьте заявку и подключайтесь к сервису. Получите комплексную поддержку бизнеса (кадровик, бухгалтер, юрист) в одном тарифе.

По каждому основанию будет свой порядок действия и пакет документов, который необходимо оформить. Общее для всех — перед увольнением сотрудника необходимо собрать доказательную базу. Если в суде не окажется документов, то увольнение могут обжаловать: сотрудника придется восстановить на работе и выплатить ему компенсацию.

Основание	Документы, которые доказывают ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей
Прогул — отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины больше 4 часов подряд	отметка в табеле учета рабочего времени;акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте;уведомление с просьбой явиться на работу.письменное объяснение причин отсутствия от сотрудника
Разглашение коммерческой или служебной тайны — только если есть запись в трудовом договоре с обязанностью не разглашать информацию, отнесенную к коммерческой тайне	трудовой договор и положение о коммерческой (служебной) тайны, который включает в себя перечень секретных сведений;письменная фиксация факта разглашения коммерческой — например, в виде служебной записки от отдела безопасности либо в виде решения специальной комиссии, которую создали для проведения внутреннего расследования;уведомление работника о том, что в течение двух рабочих дней он должен дать письменное объяснение
Пьянство — состояние алкогольного, наркотического и иного токсического опьянения	акт о дисциплинарном проступке;сотрудник находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения;медицинское заключение или свидетельские показания сослуживцев
Хищение — кража чужого имущества на рабочем месте	приговор суда по уголовному делу;постановление по делу об административном правонарушении
Нарушение правил охраны труда, которое привело к несчастному случаю на производстве, аварии, катастрофе, создало угрозу для их наступления	акт о нарушении правил охраны труда — их фиксирует комиссия или специалист по охране труда
Аморальный поступок — поступок не связан  с трудовыми обязанностями. Только для сотрудников, которые выполняют воспитательные функции	письменные объяснения свидетелей; жалобы пострадавших;печатные материалы СМИ;служебная записка или акт — если проступок был совершен на территории организации;объяснительная записка или акт, если работник отказывается давать пояснения

Частые вопросы работодателей про увольнение сотрудников

Кого нельзя увольнять по инициативе работодателя?

Существует категория сотрудников, которых запрещено увольнять по инициативе работодателя. Поэтому при планировании сокращения штата стоит сразу выделить в отдельную группу:

• беременных женщин;
• женщин, у которых есть дети в возрасте до трех лет;
• одиноких матерей, которые воспитывают ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• других лиц, которые воспитывают без матери ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• единственных кормильцев ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или ребенка в возрасте до трех лет в семье, где трое или больше малолетних детей, если второй родитель/законный представитель не работает;
• работников, которых нельзя увольнять по итогам оценки преимущественного права — его оценивает специально созданная комиссия по критериям из ст. 179 ТК РФ;
• сотрудников, которые находятся на больничном или в отпуске на день увольнения — в этом случае дату увольнения переносят;
• работника в период приостановления действия трудового договора. 

Важно! Запрет на увольнение этих сотрудников не действует в случае ликвидации фирмы или прекращения деятельности ИП. Кроме того, эти категории работников можно уволить за неоднократное неисполнение обязанностей без уважительных причин или за одно грубое нарушение. Однако доказательная база должна быть неоспоримой.

Также есть ограничения по увольнению членов профсоюзов — необходимо мотивированное мнение этого органа. Уволить представителя коллектива можно только после согласования с его подразделением.  

Какие документы нужно подготовить для увольнения? 

Для каждого случая увольнения — свои требования к процедуре и к составу документов. 

Но есть и общее — все увольнения оформляются приказом и по всем уволенным сотрудникам отправляют сведения о трудовой деятельности в СФР. Сведения нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

Вам не обязательно в этом разбираться. Вы можете отдать ведение кадрового и бухгалтерского учета на аутсорсинг. Аттестованные специалисты сервиса Главбух Ассистент оформят необходимые документы, грамотно рассчитают суммы выплат при увольнении, а также возьмут на себя налоговый и бухгалтерский учет. Рассчитайте самый выгодный тариф обслуживания для вашей организации.

Работодателю обязательно надо сделать:

1. Приказ об увольнении. Укажите в нем основание для увольнения строго в соответствии с Трудовым кодексом: формулировка,  номер, часть и пункт статьи из ТК РФ. Если этого не сделать — решение об увольнении сотрудник может оспорить в суде.
2. Ознакомить работника с приказом. Покажите распоряжение сотруднику и попросите в нем расписаться. На это у вас есть три рабочих дня с даты его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если работник не хочет подписывать приказ, составьте акт об отказе.
3. Сделать записи об увольнении. Их надо внести в личную карточку работника по форме Т-2 (или по форме работодателя) и в трудовую книжку, если ее ведут в бумажном виде. Сотруднику необходимо расписаться в личной карточке.
4. Заполнить сведения о трудовой деятельности. Их заполняют в составе отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1) и отправляют в СФР. Если для сотрудника не ведут бумажную трудовую, надо заполнить и сведения СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ). В этой форме указывают сведения о трудовой деятельности работника в вашей компании. СТД-Р при увольнении надо выдать в последний день работы. 

Что должен выдать работодатель сотруднику в последний день работы?

• Трудовую книжку — если для работника ведут бумажную трудовую
• Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — если для работника ведут электронную трудовую
• Справку о зарплате 
• Окончательный расчет и компенсацию за неиспользованный отпуск

За задержку выдачи трудовой книжки или СТД-Р штраф будет таким:

• для малых и микропредприятий — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для остальных организаций — от 30 000 до 50 000 рублей;
• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.

Еще за весь период задержки работнику придется выплатить средний заработок (ст. 4.1.2, 5.27 КоАП РФ, ст. 234 ТК РФ).

А за задержку выплаты работнику заработной платы при увольнении предусмотрена:

1. Административная ответственность (ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ). Для организации — это штрафы от 30 000 до 100 000 рублей. К административке привлекают, если задержка выплаты не содержит уголовно наказуемого деяния (п. п. 14-17 Постановления Пленума ВС РФ № 45 от 23.12.2021).
2. Уголовная ответственность (ст. 145.1 УК РФ). Если всю зарплату не выплачивают больше двух месяцев (или часть зарплаты — больше трех месяцев) или если такие нарушения повлекли тяжкие последствия.
3. Материальная ответственность (ст. 236 ТК РФ). Работодателю придется выплатить работнику все причитающиеся суммы с процентами. Причем выплатить ее надо независимо от того, виновны вы в задержке или нет (ч. 2 ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, работник может потребовать возмещения морального вреда и судебных издержек.

Реорганизовать штат помогут опытные кадровики: оформят увольнение и прием новых работников + возьмут на себя еще 15 кадровых задач от 14 400 рублей в месяц.