Опасные пункты трудового договора: советы, чтобы подстраховаться на случай конфликта с работником

Исключите из договора фразу о том, что должностная инструкция — его часть

В трудовых договорах у новых клиентов часто видим фразу «должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора» или «должностная инструкция является приложением к настоящему трудовому договору». Эти пункты годами переносят из одного шаблона договора в другой, поскольку они никак не противоречат закону и не вызывают претензий ГИТ. Тем не менее такие формулировки использовать не стоит. Они играют в пользу работника, а не работодателя.

Если какие-либо из указанных фраз есть в договоре, каждый раз, когда нужно будет изменить обязанности сотрудника, придется действовать в соответствии с процедурой изменения трудового договора. Правила прописаны в статьях 72 и 74 ТК — это подписывать допсоглашение или ждать два месяца. При этом далеко не факт, что у работодателя будут какие-то организационные или технологические изменения, которые дадут ему основание изменить договор. А значит, останется только вариант договариваться с работником.

Исход будет аналогичным, если все обязанности прописаны непосредственно в самом трудовом договоре. В большинстве случаев изменить их получится только по соглашению.

Важно! Независимо от того, где прописаны обязанности, работодателю каждый раз, когда он их меняет, нужно проверять, осталась ли трудовая функция работника прежней. Если нет, суд посчитает одностороннее изменение обязанностей незаконным. Например, так произойдет, если забрать у работника руководящего звена обязанности, связанные с руководством персоналом (определение Шестого КСОЮ от 31.08.2023 по делу № 88-20233/2023).

Советы, как действовать

Проведите аудит трудовых договоров и их шаблонов. Если обнаружили, что должностные инструкции оформили как приложение к договорам или как их часть, утвердите те же инструкции как ЛНА. Если должностных инструкций вообще нет, а все обязанности прописаны в договорах, составьте и утвердите инструкции как ЛНА, включив в них подробный перечень обязанностей.

Далее исключите подробный перечень обязанностей или положение о том, что инструкция — часть договора или приложение к нему, из шаблонов трудовых договоров, которые планируете использовать. Краткого описания трудовой функции и ссылки на должностную инструкцию в договоре будет достаточно.

Если подобные положения нашли в действующих договорах, все сложнее. Предложите работникам изменить их договоры. Если они согласны, подпишите с каждым допсоглашение, в котором исключите указанные условия и добавьте ссылку на должностную инструкцию, утвержденную как ЛНА. Если какой-то работник будет против изменений, придется с ним согласиться. Оснований менять договор в одностороннем порядке в этом случае нет.

В последующем, если понадобится изменить обязанности, закрепленные в должностной инструкции, оформленной в виде ЛНА, достаточно будет утвердить новую редакцию документа и ознакомить с ней работника. Если хотите, можете предупредить его об изменениях заранее, но подписывать допсоглашение или ждать два месяца не нужно, поскольку содержание договора меняться не будет.

Нет времени разбираться в тонкостях формулировок в трудовых договоров? Отдайте ведение кадрового учета на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Наши эксперты возьмут на себя оформление трудовых договоров, всевозможных положений, приказов, инструкций и других документов, которые могут понадобиться вашей компании. При этом учтут все изменения в трудовом, кадровом, налоговом и финансовом законодательстве при подготовке документов. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 18 720 рублей. За эти деньги вы получите не только решение кадровых, юридических задач, но и полноценное ведение бухгалтерского учета и налогов. Оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение. 

Пропишите в договоре возможность взаимодействия с работником с помощью разных каналов связи

Часто в трудовых договорах не определены способы коммуникации с работником, особенно если он недистанционный. Максимум, что указано: адрес и телефон работника в разделе «Реквизиты сторон». Такой подход может сильно усложнить жизнь работодателя, если работник начнет уклоняться от выполнения заданий, получения документов или вообще перестанет выходить на связь.

В случае какого-либо спора, например по поводу взыскания из-за невыполнения задания, такой работник наивно скажет, что ничего не получал и не знал, что должен был что-то проверять и реагировать на обращения работодателя. Суд же проверит, какой порядок взаимодействия по служебным и кадровым вопросам согласовали стороны. Например, у нас было дело, когда суд два заседания просто выяснял, должен ли был работник проверять электронную почту или нет. Все это сильно затянуло процесс.

Виды каналов связи с работником

Вам необязательно самому разбираться в кадровых и юридических вопросах. Можно передать эти задачи на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Эксперты составят юридически грамотные трудовые договоры с сотрудниками, чтобы потом не было проблем. В штате Главбух Ассистент 185 аттестованных специалистов: кадровики, бухгалтеры, юристы, в том числе налоговые, а также более 450 внештатных консультантов, поэтому вы можете быть уверены, что в договорах, других кадровых документах и учете не будет ошибок. Посмотрите, какие у нас есть тарифы обслуживания и сразу оставьте заявку, чтобы получить презентацию всех наших услуг.

Советы, как действовать

Проверьте, чтобы в трудовых договорах были определены каналы связи. Рекомендуем прописать основной канал взаимодействия и дополнительные.

В качестве основного способа обмена служебной информацией и документами можно предусмотреть корпоративную электронную почту. Она позволяет отслеживать получение сообщений и факт прочтения писем, контролировать их содержание и соблюдение конфиденциальности. Чтобы зафиксировать в договоре такой формат связи, укажите корпоративный e-mail работника, обязанность проверять электронную почту с определенной периодичностью и срок, когда будет считаться, что другая сторона получила письмо.

Дополнительными каналами могут быть телефонная связь, личная электронная почта, мессенджеры, курьерская доставка, обычная почта, телеграммы (см. таблицу). Если планируете использовать телефонную связь, личный e-mail или мессенджеры, определите порядок взаимодействия.

Пример формулировки для трудового договора

«8. Работнику предоставляется адрес корпоративной электронной почты (i.Ivanov@company.com), который должен использоваться Работником исключительно в целях исполнения трудовых обязанностей и/или в связи с трудовыми отношениями. Работник обязан в рабочие дни каждые три часа проверять указанную электронную почту.
9. Взаимодействие сторон Договора, включая направление документов, заявлений и иных юридически значимых сообщений (далее — „Сообщения“), может осуществляться в том числе посредством:
1) корпоративной электронной почты, указанной в п. 8 Договора, а также личной электронной почты (pochta123@mail.net).
Сообщения, направленные таким способом, считаются достоверно исходящими от соответствующей стороны Договора. Сторона считается получившей Сообщение в день, следующий за днем отправки Сообщения;
2) почтовых/курьерских/иных отправлений по адресу регистрации по месту жительства и/или по адресу для корреспонденции.
Сообщение считается доставленным в том числе в случаях, если оно поступило Стороне, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было ей вручено или Сторона не ознакомилась с ним.
В случае изменения личной электронной почты и/или адреса Работник обязуется уведомить об этом Работодателя в течение 5 (пяти) дней с момента такого изменения».

Дополните подобными условиями шаблоны ваших договоров, чтобы использовать их в будущем. По действующим договорам предложите работникам заключить допсоглашения с уточнением порядка коммуникации. Также дополните ПВТР или иной ЛНА, который регулирует коммуникации в компании. В том числе предусмотрите порядок действий на случай, если тот или иной канал связи не работает, порядок и срок ответа на сообщения, а также что делать, если ответа нет. Ознакомьте работников с дополнениями. При желании те же подробности можно прописать прямо в договоре.

Если у вас дистанционные работники, то, скорее всего, в их отношении эти вопросы уже урегулированы. Но нужно сделать это и в отношении недистанционных сотрудников. Если вопрос коммуникаций не урегулирован, будет сложно объяснить суду, почему работник должен был читать сообщения работодателя или отвечать ему.

Предусмотрите возможность и порядок электронного ознакомления с кадровыми документами

Знакомить работника в электронном виде с кадровыми документами можно, если он дистанционный или если взаимодействие с ним осуществляется в рамках электронного документооборота. При этом важно отдельно закрепить порядок такого ознакомления, чтобы ни у работника, ни у суда это не вызвало вопросов. Отсутствие порядка не означает, что суд примет сторону работника, но это может существенно затянуть рассмотрение дела и потребует подробного разъяснения суду порядка ознакомления с кадровыми документами, который действует у работодателя.

Если работник недистанционный и в ЭКДО не участвует, формально его нужно знакомить с ЛНА под роспись на бумаге. Если отправить ЛНА на e-mail работника или выложить его на корпоративном портале, никак предварительно не урегулировав вопрос в ЛНА или в договоре, шансов убедить суд в том, что работника ознакомили с документом, будет мало.

Важно! Со стороны работодателя любой локальный акт, который направляется работникам для ознакомления в электронном виде, должен быть подписан УКЭП или УНЭП.

Специалисты аутсорсинга Главбух Ассистент возьмут на себя все рутинные задачи, связанные с кадрами, а также миграционный и воинский учет. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Оставьте заявку — рассчитаем тариф на обслуживание, расскажем, как происходит взаимодействие, на чем бизнес может сэкономить за счет аутсорсинга бухгалтерии.

Советы, как действовать

Разработайте для сотрудников подробный алгоритм действий, как знакомиться с ЛНА, которые составлены в электронном виде. Закрепите порядок в ЛНА, а главное из этого порядка продублируйте в договорах.

Пример формулировки

«8.4. Ознакомление Работника с локальными нормативными актами, приказами Работодателя и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними Работника в письменной форме, в том числе под подпись, осуществляется путем обмена электронными сообщениями и электронными образами документов между Работодателем и Работником с использованием корпоративной электронной почты.
Подписание документов осуществляется простой электронной подписью. При помощи простой электронной подписи со стороны Работника подписываются любые виды документов, за исключением документов, предусмотренных ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ».

Если намерены выкладывать ЛНА на корпоративном портале, зафиксируйте это и укажите, что работник должен заходить на портал с определенной периодичностью и проверять, появились ли новые документы.

Рекомендуем также включить аналогичную формулировку в договоры с работниками, с которыми формально нужно подписывать документы на бумаге. Это даст юристам шанс убедить суд в том, что работник знакомился с документом, если получал письмо с ним или открывал его на портале.

Если работник использует простую электронную подпись, не забудьте заключить соответствующее соглашение, закрепить правила определения лица, которое подписывает электронный документ, и обязанность работника соблюдать конфиденциальность ключа такой информации (абз. 5 ч. 5 ст. 22.3 ТК, ст. 6, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Ключом может быть логин и пароль. В случае спора надо будет предоставить суду информацию из IT-службы, подтверждающую, что работник вошел в систему с логином и паролем и подписал документ.

Читайте еще:

Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО

23 кадровых документа для руководителя: скачайте образцы

Как пересмотреть зарплату сотрудника, если в компании изменились бизнес-процессы