Помогли с автоматизацией учета и мимоходом спасли компанию от банкротства

Директор хотел автоматизации – но не мог объяснить, что именно нужно

Сервис Главбух Ассистент оказывает бухгалтерские и консультационные услуги в формате аутсорсинга. К нам обратился собственник, он же руководитель небольшой сети стоматологических клиник. Попросил помочь с автоматизацией учета. Сказал, что сейчас все непрозрачно, ненаглядно и сложно, а хочется, чтобы было просто, удобно и понятно. Главная цель — сделать так, чтобы на основании данных бухучета было легко принимать грамотные финансовые решения. Договорились, что мы поможем.

Чтобы автоматизировать бизнес-процессы, прежде всего, нужно определить цели этой автоматизации, иначе ничего не получится

Первым делом стали смотреть, какие программы компания использует для учета. Понятно, что есть обычная база 1С: Бухгалтерия. Но расчеты по медицинским услугам организация первоначально отражает в специальной учетно-медицинской программе. Оттуда данные перекочевывают в 1С через специальные обработки. Только вот эти обработки были криво написаны, из-за чего информация в 1С зачастую попадала некорректно.

Была в этой цепочке еще и третья программа — 1С:Управление торговлей. Связи с медицинской базой у этой программы не было, в ней отражали ту же информацию, что и в медбазе. Но по факту — лишний труд и ненужная трата времени. Посоветовали директору исключить эту программу из цепочки учета. А обработки для 1С:Бухгалтерия переписали так, чтобы была корректная синхронизация с медицинской программой. С этой задачей мы успешно справились: теперь в бухгалтерской базе видно, что происходит с финансами, и этой информации можно доверять. Неожиданные ошибки исключены, плюс компании не нужно тратить время на дублирование информации в двух однотипных программах.

В учете действительно было не все гладко – сначала взялись за зависшую дебиторку

В процессе работы с компанией заметили, что у нее большая зависшая дебиторка – почти 3 млн руб. А организация работает на упрощенке с объектом «Доходы минус расходы», и эта дебиторская задолженность – ее потенциальные затраты, которые можно принять к налоговому учету.

Мы выяснили, что зависшая дебиторка образовалась из-за того, что от многих контрагентов не было первички. Компания товары или услуги оплачивала и получала, но из-за отсутствия документов списать эти оплаты в расходы не могла.

Мы связались с контрагентами организации и настояли, чтобы они как можно скорее передали недостающие бумаги. А чтобы в дальнейшем организации было легче обмениваться с партнерами первичкой, настроили ей ЭДО. Теперь со многими контрагентами решена проблема бумажных документов, которые бывает сложно вытрясти. Кстати, настроить ЭДО мы помогли не только нашей компании, но и ее партнерам.

Итог – компания списала законные расходы и уменьшила налог по УСН на 450 000 руб. 

Изучили прошлогоднюю декларацию и сопоставили с учетом – оказалось, у компании были убытки

Директор попросил нас пересчитать текущие авансы по упрощенке. Говорит, как так, вышла сумма к уплате, а платить-то нечем! Стали разбираться, почему. Оказалось, по итогам предыдущего года у компании на самом деле выходил убыток. Приобрели помещение и дорогостоящее оборудование, серьезно потратились. Бывшая главбух обозначила директору два варианта. Первый – показать в декларации убыток, но тогда есть риск, что затаскают по убыточным комиссиям, как минимум начнут требовать документы и пояснения. Второй вариант – «нарисовать» декларацию с небольшой прибылью, чтобы у налоговиков не было вопросов. Руководитель выбрал второй вариант – не захотел столкновения с инспекторами.

Мы объяснили директору, что результаты предыдущего года могут влиять на текущий год. Если бы заявили убытки, то сейчас за счет прошлогоднего минуса компания могла бы не платить авансы по упрощенке. Эти деньги можно было бы направить на развитие компании и в целом на то, чтобы оказаться «в плюсе».

Теперь директор понимает, насколько работа бухгалтера связана с выработкой различных стратегий на будущее. Сводить дебет с кредитом – это лишь малая часть нашей профессии. Вместе с ним заполнили уточненку по УСН за предыдущий год. Мы были готовы, что из инспекции сразу «прилетит» требование, и заранее подготовили всю необходимую первичку, договоры и регистры, сформулировали пояснения. Налоговикам этого хватило, ни на какую убыточную комиссию никто не вызывал, выездной проверкой не пугали. Так что убыток – это не так страшно, как про него говорят.

Компания вправе заявить в декларации убыток – главное подтвердить его документами

Вам не обязательно самостоятельно самим во всем разбираться. Вы можете отдать ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учета, кадрового на аутсорсинг. Аттестованные специалисты сервиса Главбух Ассистент оформят необходимые документы, грамотно рассчитают суммы выплат, а также возьмут на себя налоговый и бухгалтерский учет. Оставьте заявку, что рассчитать самый выгодный тариф обслуживания для вашей организации.

Стали думать, как оптимизировать налоговую нагрузку – обнаружили, что компании выгоднее перейти на общую систему

Работать на спецрежиме не всегда выгоднее, чем на общей системе. Смотрите сами. Компания клиента платила УСН-налог по ставке 15 процентов. Но так как это медицинская организация, у нее есть право на нулевую ставку по налогу на прибыль – это в случае, если бизнес перевести на ОСНО (п. 1 ст. 284 НК). Также медицинские услуги освобождены от НДС (подп. 2 п. 2 ст. 149 НК). То есть таким организациям остается платить лишь страховые взносы и удерживать НДФЛ в качестве налогового агента. Ну, и имущественные налоги, если в собственности есть транспорт, недвижимость или земля.

Решили с директором с 1 января 2024 года переводить компанию на общую систему, чтобы экономить на налогах. За месяц до начала нового налогового периода подали в инспекцию заявление на льготу и копию лицензии на медицинскую деятельность (письмо Минфина от 20.07.2020 № 03‑03‑06/1/62966). А за несколько месяцев до этого поработали над тем, чтобы в компании соблюдались все условия, которые необходимы для перехода на нулевую ставку (п. 1 ст. 284.1 НК). Ведь всем подряд медорганизациям ее не дают.

Пять условий, при которых медкомпании вправе применять нулевую ставку по прибыли

1. У компании есть лицензия, чтобы вести медицинскую деятельность.

2. Доходы организации от медицинской деятельности за налоговый период составляют не менее 90  процентов всех ее доходов, либо у компании нет доходов.

3. В штате работают минимум 50 процентов специалистов-медиков, у которых есть соответствующий сертификат или свидетельство об аккредитации.

4. В течение налогового периода в организации непрерывно числятся не менее 15 работников.

5. Организация не совершает в налоговом периоде операций с векселями и производными финансовыми инструментами.

Все прошло успешно, инспекторы льготу одобрили, и теперь организация не платит налог на прибыль. Главное, чтобы компания поддерживала выполнение условий, от которых зависит льгота. Но проблема пришла, откуда не ждали – организация оказалась на волоске от банкротства. Расскажу, что произошло и как мы спасли ситуацию.

Налоговики запустили банкротство – но нам удалось отстоять компанию

Изначально перед нами поставили задачу автоматизировать учет и навести порядок в бухгалтерии. Мы и не представляли, что в итоге придется вытаскивать компанию из списка потенциальных банкротов. А дело обстояло так.

Как выяснилось, наш директор не платил в бюджет то, что был должен. Когда мы об этом узнали, стали объяснять, что пойдут пени, требования, блокировка денег на счетах. Но наши увещевания не помогли. Помимо стандартных неприятностей, которые я перечислила выше, компания чуть не стала банкротом. Долг нашей небольшой организации составлял более 5 млн руб. Руководителю было сложно сразу вытащить такую сумму из оборота.

Ситуацию с долгом осложнило еще и то, что в условиях ЕНС очень непросто избавиться от задолженности. Представьте ситуацию: долг по требованию заплатили, а расчетный счет все никак не разблокируют. Более того, списывают с него все новые и новые суммы. Так и получается, что компания оказывается в вечных должниках. Чтобы решить проблему, сальдо единого счета нужно «перевести через ноль», как говорят сами налоговики.

Мы оформили заявление об отсрочке уплаты задолженности и подали его в региональное УФНС. Но для такой отсрочки налоговики требуют залог имуществом стоимостью, сопоставимой с размером долга. У компании не было возможности пойти на это. Мы предложили директору съездить в инспекцию и договориться по поводу реструктуризации долга. Но тут уже сами налоговики не захотели реструктурировать задолженность, ведь по сути это та же отсрочка, которую, как мы убедились, проверяющие предоставляют неохотно. Вместо этого они предложили директору… объявить компанию банкротом.

Реструктуризация налогового долга предполагает, что инспекторы меняют компании срок уплаты задолженности (ст. 64 НК).

Директор сразу к нам. Посоветовались с юристами и объяснили руководителю, что по НК компания не обязана инициировать банкротство, даже если имеет крупную налоговую задолженность. Более того, у инспекторов есть возможность запустить банкротство самостоятельно (ст. 7, 11 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ).

В общем, налоговики лично обратились в суд с заявлением о признании компании банкротом. Тут нам неожиданно повезло: первое их заявление содержало ошибки, и его «завернули». Пока инспекторы готовили повторное заявление и выходили с ним в суд, у компании появилась возможность потихоньку гасить образовавшийся долг. В итоге к первому же заседанию суда компания с трудом, но погасила долги. А мы, в свою очередь, собрали все необходимые справки о том, что сальдо ЕНС у организации нулевое. Справку взяли и в налоговой, и в службе судебных приставов. Этого было достаточно, чтобы судьи закрыли дело о банкротстве на первом же заседании. 

Вот такое приключение длиной почти в год у нас получилось с этой компанией. А началось все с безобидной просьбы помочь с автоматизацией учета…

Передайте общение с контролерами и судом экспертам сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Они на связи с ведущими экспертами ФНС, СФР, Роструда и других контролирующих органов по всей России, поэтому смогут профессионально решить любую вашу проблему с налогами, бухгалетрией и кадрами.