Сколько лет хранить документы, которые могут потребовать ФНС

Для каждого вида документа есть свой срок хранения, и он может быть установлен одновременно в разных нормативных актах. Когда для одного вида документов определены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

Срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен — в электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, письмо ФНС от 04.04.2022 № ЕА-3-26/3068). Для многих документов сроки хранения закреплены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).

Навести порядок в налоговых, бухгалтерских и кадровых документах могут профильные эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент. В Главбух Ассистент ваш бизнес будут обслуживать эксперты-лидеры отрасли. Все наши специалисты – кадровики, бухгалтеры, бывшие налоговики и аудиторы. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 27 480 рублей. За эти деньги вы получите также полноценное ведение кадров, бухгалтерского учета, налогов и решение юридических проблем. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, и мы вам пришлем презентацию со всеми услугами и ценами. 

Налоговые документы

Документы, необходимые для расчета, удержания и уплаты налогов, в общем случае нужно хранить пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Хотя в НК нет четкого перечня таких документов, по логике к ним можно отнести:

• декларации и расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• документы об освобождении от налогов, о льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
• сведения о доходах физических лиц;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты;
• книги учета доходов и расходов по УСН;
• документы по покупке, амортизации и выбытию ОС и НМА;
• акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, путевые листы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам ГПХ;
• кассовые и банковские документы, если расчет налогов зависит от даты платежей;
• бухгалтерская отчетность, регистры бухучета;
• инвентаризационные описи, акты и ведомости.

Этот перечень, конечно, неполный. Документами для расчета и уплаты налогов проверяющие могут посчитать любые бумаги, которые они вправе потребовать при выездной, камеральной или другой проверке, а также в ходе дополнительных мероприятий налогового контроля.

Чтобы самому не вникать в нюансы оформления налоговых документов и отчетности, передайте эту работу специалистам на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Наши специалисты возьмут на себя все рутинные задачи, связанные с налогами, бухгалтерией, кадрами, а также миграционный и воинский учет. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение.

Помимо общего срока хранения для отдельных документов существуют другие сроки, которые установлены в различных нормативных актах. Чтобы не запутаться и обезопасить себя от штрафов, храните документы в течение максимального периода.

Если более длинные сроки для конкретных документов по зарплате установлены в Перечне, ориентируйтесь на них. Например, если нет лицевых счетов, то сведения о доходах физических лиц следует хранить:

• 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года;
• 75 лет, если оформлены до 2003 года.

Такие правила — в строке 312 Перечня.

Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов храните шесть лет (п. 3 ст. 89.2 НК). Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет (стр. 310 Перечня, утв. приказом Росархива № 236).

Документы по налоговому убытку

Первичные документы за годы, в которые компания получила убыток, храните в течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль, плюс пять лет (п. 4 ст. 283, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Минфин подтверждает данное правило (письма от 25.03.2024 № 03-03-06/2/26403, от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632, от 25.08.2017 № 03‑03-06/2/54617).

Налоговые регистры или декларации сами по себе не докажут убыток (постановление АС Северо-Кавказского округа от 31.10.2018 № А32-4358/2018). Без первички контролеры откажут организации в переносе убытка на будущее (постановление Президиума ВАС от 24.07.2012 № 3546/12).

Документы по основным средствам

НК требует хранить документы по амортизируемому имуществу пять лет после завершения амортизации в налоговом учете, продажи имущества, списания или иного выбытия (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, письмо Минфина от 13.06.2023 № 03‑03‑06/1/54118). При продаже амортизируемого имущества с убытком хранить документы надо пять лет после полного признания убытка в налоговом учете, то есть после истечения его оставшегося срока полезного использования (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 268 НК).

В Перечне Росархив установил для основных средств разные сроки хранения. В зависимости от ситуации они составляют от пяти лет и до ликвидации компании. Храните документы в течение максимального из сроков, упомянутых в нормативных актах. Пять лет после выбытия основных средств Росархив рекомендует не выбрасывать:

• документы по переоценке, амортизации и списанию объектов (стр. 323 Перечня);
• передаточные акты по недвижимости (стр. 325 Перечня);
• договоры аренды, субаренды, безвозмездного пользования (стр. 94, 99 Перечня);
• договоры лизинга имущества организации (стр. 96, 97 Перечня);
• переписку о приеме на баланс, сдаче, списании движимого имущества (стр. 326 Перечня);
• документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда (стр. 328 Перечня);
• журналы, карточки, базы данных учета материальных ценностей и иного имущества (стр. 329 Перечня).

10 лет после выбытия объекта или прекращения обязательств по договору надо хранить:

• документы по продаже движимого имущества (стр. 89 Перечня);
• договоры доверительного управления имуществом (стр. 91, 92 Перечня);
• договоры аренды, субаренды, безвозмездного пользования недвижимостью (стр. 94, 95 Перечня);
• договоры залога и документы к ним (стр. 98 Перечня);
• договоры поручения по движимому имуществу (стр. 101 Перечня).

Договор поручения по недвижимости храните 15 лет после прекращения обязательств по нему (стр. 101 Перечня).

До ликвидации компании храните:

• отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации (стр. 324 Перечня);
• журналы, карточки, базы данных учета зданий и сооружений (стр. 329 Перечня);
• документы по оформлению земли в собственность (стр. 85 Перечня);
• договоры купли-продажи земли, зданий, строений, сооружений и документы к ним (стр. 87 Перечня);
• договоры купли-продажи имущественного комплекса (стр. 88 Перечня);
• договоры дарения/пожертвования недвижимого и движимого имущества (стр. 90 Перечня);
• документы о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации (стр. 93 Перечня);
• договоры мены недвижимости (стр. 99 Перечня).