Что выгоднее: своя бухгалтерия или аутсорсинг — расчет расходов

Чтобы снизить расходы и не потерять в эффективности, можно доверить часть рутинных процессов аутсорсинговой компании. Так, бизнес пользуется услугами IT-компаний, маркетинговых агентств, удаленных отделов продаж, сторонних логистов, бухгалтерии. 

Мы подготовили расчеты, выгодны ли сотрудники на аутсорсе, в частности бухгалтеры. 

Важно! Расчеты приведены на компанию в 4-5 сотрудников отдела бухгалтерии.  

Чтобы грамотно оптимизировать расходы с учетом особенностей вашего бизнеса, обратитесь в Главбух Ассистент. Эксперты изучат учет, сделки и договоры с контрагентами, чтобы понять ваши бизнес-процессы и сэкономить на каждом этапе работы. Услуги бухгалтеров, юристов и кадровика входят в каждый тариф. Средний чек — от 38 555 рублей в месяц.

Шаг 1. Посчитайте расходы на содержание отдела бухгалтерии

Вопреки расхожему — и ошибочному — мнению, это не только зарплата. Затраты на штат — это сумма прямых и косвенных расходов.

Отметим также, чтобы создать одно рабочее место, потребуется еще около 100 тысяч рублей: компьютер, стол, офисное кресло и т.д. 

Итого, содержание только одного бухгалтера в штате обойдется примерно в 130 тысяч рублей ежемесячно и в 1,56 млн рублей в год. Соответственно, четырех бухгалтеров — в 520 тысяч рублей в месяц, или 6,24 млн рублей в год. 

В расчет не вошли вероятные убытки, которые организации обычно причиняет неопытный, некомпетентный или просто равнодушный бухгалтер:

• штрафы и пени за не вовремя оплаченные налоги;
• неустойки контрагентов за нарушение платежной дисциплины;
• штрафы за ошибки и неточности в отчетах, за непредставление отчетности;
• неиспользование федеральных и региональных льгот, положенных по закону;
• отсутствие легальной налоговой оптимизации — например, неучет амортизационной премии в расходах.

Вы уже видите цифру 130 000 руб. в месяц на одного штутного бухгалтера. Но это только «на бумаге». Добавьте ошибки, простои и неиспользованные льготы — и бизнес теряет еще больше, просто не фиксирует это в отчетах.
Пока вы платите за одного специалиста, в Главбух Ассистент за сумму от 38 555 руб. работает команда: бухгалтер, кадровик, юрист и налоговый консультант. Без отпусков, сбоев и зависимости от одного человека.
Рассчитайте стоимость обслуживания в Главбух Ассистент на калькуляторе — вы сразу увидите, сколько переплачиваете сейчас.

Шаг 2. Посчитайте затраты на аутсорсинг

Любые тарифы, которые можно увидеть на сайте компании-аутсорсера, будут приблизительными и, как правило, обозначены «от».

Конечный счет за услуги бухгалтерского аутсорсинга в месяц будет зависеть от:

• организационно-правовой формы и системы налогообложения — организации на ОСНО логично заплатят дороже, чем ИП на УСН;
• объема обрабатываемых документов —  нельзя сравнить документальную нагрузку компании в 100 документов в месяц и бизнес с оборотом в несколько тысяч операций;
• количества проводок;
• численности сотрудников;
• оборота компании;
• дополнительных услуг, например оформление документов для ВЭД или воинскому учету;
• ограничений сервиса в рамках тарифа.

Возьмем для примера оптовую компанию по дистрибуции продуктов питания и напитков на УСН, в которой работают 25 человек, включая четырех сотрудников отдела бухгалтерии.

Расходы на аутсорсинг в такой компании составили бы от 38 тыс. до 92 тыс. рублей ежемесячно (цена зависит от оборотов и тарифа услуг) за счет: большого числа проводок и оформленной первички, расчета заработной платы, включая выплату отпускных и больничных, кадрового делопроизводства, юридической поддержки в оформлении договоров с контрагентами.

Кроме того, бухгалтеры на аутсорсе полностью берут на себя общение с налоговыми органами, отвечают на требования и помогают пройти налоговые проверки, если их не избежать.

Чтобы узнать точнее, сколько потратите на аутсорсинг бухгалтерских услуг на примере Главбух Ассистент, воспользуйтесь калькулятором.

Сравним полученные значения в таблице:

Следовательно, расходы на бухгалтерский аутсорсинг в месяц меньше затрат на одного сотрудника отдела бухгалтерии. При этом с каждым клиентом работает команда узкопрофильных специалистов: по расчету зарплаты, по налогам, по учету, кадровик и юрист.

Всего за год после перехода на бухгалтерский аутсорсинг вы сэкономите: 

6 млн рублей. А за три года экономия составит почти 18 млн рублей. Эти деньги можно использовать на замену основных средств, переориентацию на другой внешний рынок, пересмотреть ассортимент выпускаемой продукции, реализовать антикризисные меры и так далее.

Большинство сервисов бухгалтерского аутсорсинга дают гарантию полной финансовой ответственности за ошибки.

То есть если «накосячит» сторонний специалист, начисленные госорганами штрафы и пени заплатит не клиент, а аутсорсинговая компания. Вот пример такой страховки.

Также перед началом работы в компании проведут аудит и узнают, какими льготами не пользуется компания, проведут оптимизацию налогов, наведут порядок в документах.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Перечислим преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга в сравнении с штатом бухгалтеров.

Мы в Главбух Ассистент закрываем большинство страхов бизнеса: 

• дорожим репутацией: компания входит в топ-16 служб бухгалтерского аутсорсинга и топ-7 крупнейших компаний по налоговому консалтингу по версии RAEX ;
• признаны другими лидерами рынка: победа Главбух Ассистент в Премии Digital Leaders Award-2024 в номинации «Дистанционный клиентский сервис», категория Сервисы бухгалтерского учета;
• несем финансовую ответственность за свою работу и предоставляем страховку от штрафов;
• автоматизируем процессы, упрощаем взаимодействие за счет постановки задач в мессенджере;
• в штате — узкоспециализированные специалисты, которые умеют разбираться со сложными задачами, знают вашу отрасль и особенности законодательства вашей сферы деятельности.

Как происходит работа с клиентами в Главбух Ассистент, мы показали в ролике — всего 2 минуты. Рассчитать стоимость услуг можно на сайте.