Ваши данные учета — ваша собственность: на что обратить внимание при выборе бухгалтерского аутсорсинга

Риск, о котором редко говорят в начале сотрудничества

Когда компания передает учет на аутсорсинг, она ожидает не только корректного ведения отчетности, но и сохранности своей информационной базы. Однако при расторжении договора некоторые подрядчики:

• не предоставляют выгрузку данных;
• дают только просмотровый доступ без возможности работать с учетом;
• ссылаются на внутренние регламенты или технические ограничения своих систем.

Особенно высок риск, если аутсорсер ведет учет в собственной закрытой программе, а не в стандартной 1С. Такие системы часто несовместимы с внешними решениями: нет синхронизации с банками и ЭДО, отсутствует возможность выгрузить базу в общепринятом формате, а бухгалтеры работают в непривычной среде. В результате клиент оказывается заложником подрядчика: уйти можно, но свои данные забрать практически нереально.

Похожая проблема возникает и с частными бухгалтерами, которые используют одну лицензию 1С на несколько компаний. Формально база существует, но получить ее в читаемом виде без потерь получается не всегда.

Переход на аутсорсинг возможен в любое время — не откладывайте

Иногда можно услышать совет: «Менять бухгалтера лучше с начала года, так проще». Формально в этом есть доля истины: при переходе в январе можно начать учет с ввода остатков по оборотно-сальдовой ведомости. Но это совершенно не значит, что в мае или сентябре переход превращается в проблему. С профессиональным аутсорсером сменить подрядчика можно безболезненно в любой месяц.

Как это работает на практике:

Данные по зарплате для расчета среднего заработка требуют сведений за 12 месяцев — эксперты Главбух Ассистент запрашивают их у предыдущего бухгалтера или восстанавливают по расчетным листкам. Эта задача также ложится на нас.

Если ваш учет уже велся в 1С, мы просто получаем выгрузку базы, проводим сверку и продолжаем работу с того же места. Это занимает 1–2 дня.

Если учет велся в другой системе или у частного бухгалтера, мы восстанавливаем данные на основе имеющихся документов: оборотно-сальдовых ведомостей, банковских выписок, реестров налогов, сверок с контрагентами. Да, это чуть более трудоемко, но эту работу выполняем мы, а не вы.

Пример из практики

К нам обратилась компания, которая планировала расторгнуть договор с предыдущим исполнителем. В договоре было условие о необходимости оплаты аренды программы еще на три месяца после расторжения, и только после этого предоставлялась выгрузка базы. Мы проанализировали договор, нашли вариант корректного досрочного завершения сотрудничества и помогли клиенту получить выгрузку в разумные сроки без дополнительных платежей.

Ситуация также показала, что отсутствие четкого порядка передачи данных может приводить к неоправданным расходам: клиент уже приобрел пустые конфигурации 1С, ожидая, что иначе не сможет начать работу с новым подрядчиком. На деле это не потребовалось — мы восстановили учет из ведомостей и выписок, и уже через три дня компания работала в полноценной базе 1С у нас.

Подход в Главбух Ассистент

В аутсорсинговой компании Глабух Ассистент считают, что учетные данные компании — это ее собственность. Наша внутренняя политика строится на следующих принципах:

• Прозрачность и стандартный инструментарий. Мы ведем учет исключительно в 1С, что гарантирует совместимость с любыми банками, системами ЭДО и последующую выгрузку без потерь.
• Безусловная передача базы. При расторжении договора мы всегда предоставляем выгрузку базы 1С. Это не зависит от причин прекращения сотрудничества.
• Прием клиента без готовой выгрузки. Если вы переходите к нам из системы, не интегрируемой с 1С, мы используем документы, подтверждающие состояние учета: оборотно-сальдовые ведомости, балансы, регистры, реестры налогов.
• Годовая архивная поддержка. Мы сохраняем базу клиента в течение года после расторжения договора, чтобы иметь возможность оперативно отвечать на возможные запросы налоговых органов за период нашего сопровождения.

Что можно сделать, если вы столкнулись с удержанием данных

Если подрядчик отказывается передать учетную базу, порядок действий зависит от условий договора и формы собственности на программное обеспечение.

• Проверьте договор: есть ли в нем положения о сроках и условиях передачи данных. В некоторых случаях формулировки позволяют завершить сотрудничество быстрее, чем предполагает стандартный регламент.
• Уточните, на чьей лицензии 1С велся учет. Если лицензия принадлежит вашей компании, база данных является вашим имуществом, и ее удержание может рассматриваться как нарушение.
• Если переговоры не приводят к результату, может потребоваться официальное обращение. В нашей практике были случаи, когда аргументированное письмо с указанием на правовые последствия позволяло решить вопрос без судебных разбирательств.

Выбор подрядчика для ведения учета — это не только вопрос квалификации бухгалтеров, но и прозрачности процессов, включая завершение сотрудничества. Надежный партнер не создает препятствий для передачи данных, потому что понимает: учётная база принадлежит бизнесу, а не исполнителю.

Если вы рассматриваете переход на 1С или хотите уточнить, как организована работа с данными в вашей текущей схеме обслуживания, мы готовы вас проконсультировать. В Главбух Ассистент вы получаете не только профессиональный учет, но и гарантию, что ваша информационная база всегда останется в ваших руках. Переходите в любое время, без оглядки на календарь. Узнайте, подробнее о наших услугах.