Как выбрать компанию для аутсорсинга бухгалтерии
3 месяца назад
Содержание
1. Известность компании, ее репутация
На рынке бухгалтерского аутсорсинга в России работает много компаний разного масштаба. С одной стороны, это усложняет выбор, но из-за конкуренции лидеры отрасли должны оказывать услуги самого высокого качества. Если компания работает уже много лет, расширяется, имеет много клиентов – это причина рассмотреть ее более внимательно. Читайте отзывы в интернете, узнавайте, у кого обслуживаются знакомые компании: довольные клиенты – это важный критерий выбора.
Есть компании, которые работают в более узких секторах: например, со строителями, медицинскими или фармацевтическими компаниями. Такие аутсорсеры глубже знакомы со спецификой отрасли, чем компании широкого профиля.
Еще один критерий доверия – если компания занимает высокие места в рейтингах, получает премии и награды.
Компания Главбух Ассистент работает уже шесть лет: то есть специалисты сдали уже тысячи отчетов и провели тысячи проверок. В 2023 году команда участвовала в Премии Digital Leaders Award 2023 и победила в номинации Сервис года, категория Сервисы бухгалтерского учета. Также сервис входит в топ-25 служб бухгалтерского аутсорсинга в 2023 год по версии RAEX. У нас есть специалисты, работающие по отдельным отраслям, то есть быстро вникнут в специфику конкретной компании.
2. Способы связи с удаленными бухгалтерами
Одно из главных преимуществ штатного бухгалтера – он всегда на рабочем месте и доступен руководителю. Конечно, если не ушел на больничный, в отпуск или не уехал в командировку. Связаться с бухгалтером на аутсорсинге чуть сложнее, и чем больше способов связи предлагает компания – тем лучше. На сегодня стандартные варианты – это телефонная связь, один-два мессенджера, электронная и обычная почта. Крупные компании предлагают личный кабинет на сайте, совместный доступ к документообороту и базам данных, собственное программное обеспечение. Также важно узнать, насколько защищены данные клиентов и способы связи с компанией.
Удаленный эксперт тоже может приезжать в офис клиента – это нужно заранее предусматривать в договоре.
В сервисе аутсорсинга Главбух Ассистент предусмотрены такие каналы связи с клиентами: по почте, по телефону, через мессенджеры. Тариф «Бизнес» включает выезд бухгалтера в офис клиента один раз в год. На этом же тарифе предусмотрены консультации в нерабочее время: это актуально для клиентов, которые перемещаются между часовыми поясами или при срочных ситуациях. Если договор расторгается, клиенту отдадут базу в формате 1С:Предприятие 8.3.
3. Квалификация и умения персонала, специализация
Бухучет – это точно не та область, где можно один раз получить образование, и годами работать, опираясь на эти знания. Новые законы, правила, предписания появляются, без преувеличения, каждый день. И если бухгалтер не следит за нововведениями – он наделает ошибок, а его работодатель получит штраф. Бухгалтеры, которые оказывают услуги аутсорсинга постоянно учатся. Компании, с которыми стоит работать, могут подтвердить квалификацию своих экспертов: показать их дипломы, сертификаты, свидетельства.
Еще один важный момент связан со специализацией: высококвалифицированный бухгалтер в одной области может совсем не разбираться в других. Узнавайте специализацию компании аутсорсера и ее сотрудников. Если фирма занимается сразу всем – должны быть отдельные сотрудники, которые ведут конкретные отрасли. Тогда даже если клиент начнет новую деятельность, в которой ее эксперт не разбирается, в компании найдутся профильные специалисты по этим направлениям.
Главбух Ассистент гордится квалификацией сотрудников, они регулярно проходят обучение, сразу учитывают в работе законодательные новшества. Более того, благодаря постоянной связи с ведомствами, эксперты компании раньше других узнают об изменениях в законах и применяют их в интересах клиента. В штате сервиса Главбух Ассистент— узкоспециализированные специалисты, которые умеют разбираться со сложными задачами, знают вашу отрасль и особенности законодательства вашей сферы деятельности.
4. Что входит в пакеты услуг
Обычно услуги аутсорсинга бухгалтерии обходятся дешевле, чем зарплата штатного бухгалтера, а тем более целого отдела. Чтобы выбрать аутсорсера, сравните, что входит в пакет услуг, будут ли дополнительные оплаты, кроме фиксированной цены.
Выбирайте исходя из потребностей компании: новому или малому бизнесу, который еще не вышел на стабильную прибыль, важно минимизировать расходы. Оцените, какие услуги включены в минимальный пакет, и все ли они требуются. Возможно, на аутсорсинг надо отдать одно-два направления, например, бухучет и подготовку отчетности – и тогда услуги обойдутся еще дешевле.
Крупным компаниям с большим оборотом и множеством операций нужен исполнитель, который предлагает пакеты с большим числом услуг или возможность заказывать дополнительные опции.
Стандартные варианты тарифов в Главбух Ассистент – пакеты «Стандарт», «Эксперт» и «Бизнес».
- «Стандарт» включает бухучет, подготовку и сдачу отчетности, страхование ответственности и работу аутсорсера с банками, а также консультации. По этому тарифу услуги бухгалтера обходятся в сумму меньше МРОТ: от 18 720 рублей в месяц.
- «Эксперт» кроме всего перечисленного включает юридическую поддержку, взаимодействие с налоговой и ФСС, работу по ВЭД, с НКО и ТСЖ. Оптимизация налогов – раз в полгода. Стоимость – от 22 464 рублей в месяц.
- «Бизнес» — то же, что Эксперт, плюс ведение кадрового учета, выезд бухгалтера к клиенту раз в год, сбор с контрагентов дебиторки и документов, связь в нерабочее время. Оптимизация налогов – раз в квартал. Стоимость – от 33 696 рублей в месяц.
5. Договор с аутсорсером, обязанности сторон
В договоре бухгалтерского аутсорсинга указано все, что должны выполнять обе стороны – там не должно быть расхождений с тем, что написано на сайте или рассказал менеджер.
Важно, чтобы там были перечислены все обязанности исполнителя, которые входят в стоимость услуг, сроки их исполнения, гарантии конфиденциальности. Дополнительные (и оплачиваемые отдельно) услуги могут быть указаны отдельно.
Отдельный пункт – финансовая ответственность исполнителя. Выбирайте компанию, которая готова компенсировать штрафы из-за ошибок своих сотрудников. Еще один важный момент – как исполнитель ведет базу отчетности и как он ее передаст после окончания сотрудничества.
Для работы бухгалтеров важно, чтобы заказчик вовремя присылал все нужные документы – эта обязанность заказчика и сроки тоже должны быть прописаны в договоре.
Договор с сервисом Главбух Ассистент можно заранее посмотреть на сайте. Компания несет финансовую ответственность за свою работу и предоставляет страховку от штрафов: если клиента оштрафовали по вине нашего сотрудника – компенсируем всю сумму, начисленную клиенту.
6. Бесплатный экспресс-аудит
Быстрый аудит, который занимает от нескольких часов до нескольких дней, полезен для компании-заказчика и показывает аутсорсеру, есть ли в бухучете ошибки или недочеты, нужно ли восстанавливать отчетность или первичку.
Для проведения аудита аутсорсеру дают доступ к бухгалтерской базе, по которой эксперты проверяют:
- наличие и правильность оформления документов и отчетов;
- ведение бухгалтерских счетов;
- соблюдение сроков сдачи отчетности и уплаты налогов;
- контрольные соотношения по отчетности;
- соответствие данных учета данным в отчетности.
После такой проверки клиент увидит все проблемы, а аутсорсер предложит наиболее подходящий тариф обслуживания.
Сервис аутсорсинга Главбух Ассистент бесплатно проводит экспресс-аудит для всех новых клиентов. Это сразу покажет зоны риска и предотвратит проблемы с налоговой.
7. Налоговая оптимизация
Нет, это не значит, что нужно открыть несколько ИП на членов семьи, которые будут работать на УСН, не превышая лимиты. Специалисты по аутсорсингу бухгалтерского учета не только помогут выбрать оптимальный налоговый режим, но и помогут оформить все положенные по закону налоговые льготы и субсидии, вернуть переплаты, возместить НДС, правильно учесть расходы.
Также бухгалтерские компании могут проверить контрагентов: чтобы из-за работы с недобросовестными поставщиками клиента не начала проверять налоговая и не доначислила налоги плюс штрафы и пени.
Специалисты сервиса Главбух Ассистент консультирует своих клиентов по налоговой оптимизации, чтобы законно снизить их расходы. На тарифе «Эксперт» — раз в полгода, на тарифе «Бизнес» — каждый квартал.
Также читайте:
8. Представительство перед налоговой, фондами, судом
Даже если вся отчетность оформлена правильно и сдана вовремя, у налоговиков могут возникнуть вопросы или уточнения. Тогда инспекция пришлет требование о представлении пояснений или документов, а если просрочили налоговый платеж – требование об уплате.
На такие запросы нужно обязательно отвечать вовремя, а иногда еще и по установленной форме. Причем иногда налоговики требуют то, что требовать не имеют права. И именно квалифицированный бухгалтер знает, что делать в каждом конкретном случае – срочно готовить документы или аргументированно ответить налоговикам, почему их требование не будет выполнено.
Также аутсорсер может представлять интересы компании-клиента перед фондами, надзорными органами и в судах.
Эксперты Главбух Ассистент могут взаимодействовать вместо клиента с налоговиками и фондами в рамках стандартных пакетов либо если отдельно заказана такая услуга. Специалисты внимательно относятся ко всем вопросам и требованиям налоговиков, поэтому вероятность проверок и начисления штрафов стремится к нулю.
9. Тестовый период или бонусы на старте
Бухгалтерские компании часто дают новым клиентам возможность протестировать их услуги бесплатно или со скидкой в течение пробного периода. С одной стороны, это возможность поработать с удаленным бухгалтером и понять, подходит ли клиенту такой способ ведения дел, посчитать выгоду. С другой стороны, если компания может часть услуг предоставить бесплатно, это говорит о том, что у нее есть финансовая подушка, достаточно клиентов, при этом сотрудники не перегружены обязанностями.
Главбух Ассистент на старте работы предлагает заказчикам бесплатную консультацию с бухгалтером.
10. Дополнительные услуги
Удобно, если кроме стандартных тарифов компания-аутсорсер дает возможность заказывать отдельные или дополнительные услуги. Это актуально для малого бизнеса, когда хочется тратить как можно меньше, налоговый режим не подразумевает ведение бухучета, а наемных сотрудников нет – можно заказать только подготовку и сдачу отчетности за небольшую цену.
Собственникам, которые открывают новые компании или запускают новую деятельность, тоже могут понадобиться именно отдельные услуги в дополнение к пакету. Например, регистрация обособленного подразделения или сопровождение внешнеэкономической деятельности.
Некоторые услуги нужны разово – например, ликвидация компании, подготовка к проверке налоговыми или надзорными органами, восстановление бухучета за периоды, когда еще не сотрудничали с удаленным бухгалтером – все эти и множество других услуг можно отдельно заказать у Главбух Ассистент.
Также читайте:
11. Ведение воинского учета
Сейчас это важная часть работы для всех компаний, и не всегда штатные специалисты с ней справляются. Выбирая удаленных экспертов, следите, чтобы они брали на себя и эту работу.
Сервис Главбух Ассистент поставит воинский учет с нуля, наладит подготовку отчетности и возьмет на себя контакты с военкоматами.
Также читайте:
Чтобы выбрать самый надежный и подходящий аутсорсинг бухгалтерских услуг, сравните условия компаний по этому чек-листу. Если две-три компании предлагают похожие условия – сравнивайте цены.
Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент можно найти на сайте: это зависит от организационной формы, налогового режима, количества услуг, оборота компании, количества работников.
