10 способов обезопасить себя и компанию от бухгалтерских ошибок

Крупная торговая компания в спешке приняла на работу бухгалтера по рекомендации. Через полгода выяснилось, что бухгалтер все документы складывала в стол и даже не завела базу. Для компании это обернулось штрафами, дополнительными затратами на восстановление учета. 

Такие ситуации чаще всего объясняются тем, что бухгалтеру не хватило опыта и знаний, чтобы вести учет. Чтобы не платить дважды за ведение учета, обязательно проверяйте своего бухгалтера. Наши эксперты подготовили советы, на что обратить внимание в работе сотрудника и как собственнику подстраховаться на случай внезапного ухода главбуха.

Ошибки в бухучете могут обойтись очень дорого: от полной перепроверки данных — до расходов на восстановление данных. Но главному бухгалтеру не обязательно самому отвечать за эти риски. Часть рутинных бухгалтерских задач можно передать на аутсорсинг. Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит страховая, а не вы. Средний чек — от 14 490 рублей в месяц.

10 способов контролировать бухгалтера: чек-лист для руководителя

1. Попросите бухгалтера отчитываться по каждой задаче

Чтобы понимать, что отчет вовремя отправился, принялся, сдался, обяжите бухгалтерию отчитываться за каждый отчет. Бухгалтер может лично предоставлять отчеты вам под подпись или отправлять в рабочий чат. Для каждого отчета должен быть составлен протоколы приемки и отправки. 

2. Проводите еженедельные встречи с бухгалтерами

На встречах они смогут озвучивать проблемы и держать вас в курсе дел. Попросите готовить к встречам отчеты: сколько было реализаций, поставок, что с отчетностью, налогами, контрагентами. 

3. Контролируйте переводы денежных средств 

Лично подписывайте платежные поручения. Не все руководители это делают, но это ваша обязанность — налоговая при проверке обращает на это внимание.

Можно поручить бухгалтеру составлять еженедельный план платежей. Тогда у вас на руках будет утвержденный документ, с которым будете сверять текущие переводы. 

4. Не отдавайте свою ЭЦП бухгалтеру

Бухгалтер может подготовить неправильный отчет, не вовремя отправить декларацию, заплатить штраф, а вы об этом даже не будете знать. Чтобы контролировать процесс, не передавайте свой ключ от своей электронно-цифровой подписи.  

5. Разделите бухгалтерский и управленческий учет, если позволяет масштаб бизнеса 

Поручите их вести разным людям. Эффективнее всего, если бухучетом занимается бухгалтерия, а управленческим учетом — экономический отдел. 

6. Контролируйте документооборот

Утвердите регламент сдачи накладных, актов и счетов-фактур в бухгалтерию, а также инструкции о том, как и где должны храниться документы. Важно все документацию хранить в офисе — приходящие бухгалтеры любят забирать документы и заполнять их дома.

Важно! Согласно закону о персональных данных документы по заработной плате не должны храниться в общем доступе.

Попробуйте самостоятельно найти документ за прошлый период, чтобы понять ситуацию с документами в компании. Спросите у партнеров по бизнесу, получают ли они экземпляры, подписанные от вас. Простые вопросы помогут оценить состояние документооборота и усилить контроль.

Если же хотите основательно узнать реальную финансовую картину компании, рекомендуем экспресс-аудит. Чтобы вы точно знали, что происходит с вашей бухгалтерией и не рисковали деньгами, эксперты Главбух Ассистент проверят ваш учет, оценив налоговые риски по 48 пунктам. В команде — экс-сотрудники ФНС и бывшие аудиторы. Всем новым клиентам аутсорсинга бухгалтерии экспресс-аудит в подарок.

7. Сделайте так, чтобы у вас был доступ к системе электронной отчетности

Чтобы увольнение или исчезновение бухгалтера не стало неприятным сюрпризом, у вас должен быть доступ ко всем документам учета. Вы можете организовать электронный архив документации на облачном хранилище и загружать туда все входящие документы, налоговые декларации, документы от контрагентов, договоры. Так вы сможете убедиться, что данные нарастающим итогом были заполнены верно, предоставить необходимые документы поставщикам, сдать отчетность в налоговую.

8. Периодически проверяйте отчетность

Прежде чем отчитаться в ФНС, проверьте декларации и расчеты по контрольным соотношениям — они есть на сайте налоговой. Такая проверка позволит не допустить отказа в приеме отчетности и устранить ошибки, которые вызывают вопросы инспекторов при камеральной проверке. 

Для проверки отчетности в электронном формате используйте также программу Tester, которую можно скачать на сайте ФНС. С ее помощью можно проверить отчетность так, как если бы это сделала налоговая. Программу регулярно обновляют, поэтому не забывайте скачивать актуальную версию.

9.Проверяйте, выставляются ли вам требования, штрафы, пени, неустойки

Так вы убедитесь, что у вашей компании нет проблем с налоговой, а значит, не будет незапланированных расходов. Этот способ поможет при заключении новой сделки: ведь контрагенты стараются заключать договоры с бизнесом, у которого нет долгов.

10. А можно проще: поручите заботу о своем бизнесе специалистам 

Эксперты «Главбух Ассистент» позаботится о том, чтобы у вас не было проблем с ФНС. Лицензированные специалисты бесплатно выпустят вам электронную подпись и возьмут на себя ответственность за своевременную сдачу отчетности, исполнение требований ФНС, а также защиту ваших счетов от блокировки. Оставьте заявку.

9 документов, чтобы избежать рисков и ошибок в бухгалтерии 

Скачайте документы, которые помогут предупредить налоговые правонарушения в компании.

Документ	Чем поможет
Налоговая и бухгалтерская отчетность
Положение по оценке рисков искажения отчетности  компаний	Выявить риски искажения финансовой отчетности и убедиться в ее достоверности
Регламент налоговой экспертизы договоров	Снизить налоговые риски договоров компании и избежать штрафов от налоговой инспекции
Инструкция о порядке обжалования решений налоговой инспекции	Оспорить результаты камеральной или выездной налоговой проверки. Разъяснить сотрудникам компании, как действовать, если их вызвали в налоговую инспекцию для дачи свидетельских показаний
Документооборот
Должностная инструкция бухгалтера	Закрепить права, обязанности и ответственность бухгалтера
Инструкция по делопроизводству	Организовать документооборот в компании: устанавливает порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учета, хранения, изготовления, копирования и тиражирования служебных документов
Контрагенты
Инструкция по проверке УПД контрагента	Проверить на ошибки универсальный передаточный документ контрагента на отгрузку по форме, рекомендованной ФНС
Регламент проверки договоров на предмет налоговых рисков	Оценить налоговые риски договора и не допустить признания сделок с контрагентами экономически нецелесообразными или мнимыми
Положение о порядке отбора контрагентов компании	Избежать финансовых потерь из-за недобросовестности контрагентов
Анкета для проверки новых партнеров компании	Провести экспресс-анализ потенциального контрагента по нескольким критериям – сведениям о регистрации, руководителях и участниках, банкротстве, арбитражных делах

Избежать ошибок с налогами, кадрами и учетом бухгалтеры аутсорсинга Главбух Ассистент. Они изучат вашу налоговую базу и посмотрят, соответствует ли она нормативным документам, проверяют, как отражаются операции в налоговом и бухучете, проанализируют отчетность, сделают сверки с контрагентами, а также с ФНС и фондами. Ответят на претензии налоговой, добьются послаблений для бизнеса. Оптимизируют налоги с учетом вашего бизнеса. Оставить заявку.