23 кадровых документа для руководителя: скачайте образцы

Навести порядок в кадровой документации помогут профильные эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Получите комплексную поддержку бизнеса (кадровик, бухгалтер, юрист) в одном тарифе. 

Документы при приеме на работу

Подача заявления о приеме на работу не является обязательным шагом при оформлении нового сотрудника. Его можно пропустить, если хотите, так как найм на работу оформляется трудовым договором (ч. 1 ст. 67 ТК). Если вы продолжаете составлять приказы о приеме на работу, то оформите его. Этот документ перестал быть обязательным, однако большинство работодателей все еще включают его в свои документы. Работодатели не обязаны вести личную карточку работника, но если хотите, оформляйте.

Трудовой договор

В общем случае заключите с сотрудником трудовой договор в произвольной форме. При приеме на работу трудовой договор должны подписать и работодатель, и работник. Включите в него все необходимые данные и условия, такие как информацию о заработной плате, должности и рабочем времени. Если ваша компания или ИП является микропредприятием, можно воспользоваться готовой формой — типовым трудовым договором. Такая форма позволяет сэкономить время и ресурсы на оформлении документов в малых компаниях и ее легко заполнить. Кроме того, типовую форму могут использовать все работодатели, независимо от количества сотрудников и годового дохода компании. Типовой договор удобен также для проверки наличия всех необходимых условий в трудовом договоре.

Приказ о приеме на работу

Работодатель вправе самостоятельно определить, будет ли оформлять приказ о приеме на работу или нет. В случае оформления приказа о приеме на работу, можно использовать унифицированные формы № Т-1 или № Т-1а, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо форму, разработанную самим работодателем. В этом приказе должны быть указаны условия трудового договора, включая дату начала работы, структурное подразделение, должность, оклад и надбавки. Основанием для издания такого приказа является заключенный трудовой договор.

Все нужные кадровые документы за вас оформят в сервисе аутсорсинга Главбух Ассистент. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного кадровика. 

Трудовая книжка 

При приеме на работу сотрудников нужно сделать запись в электронную или бумажную трудовую книжку. Для правильного оформления учитывайте наличие стажа у сотрудника, а также то, перешел ли он на электронную трудовую книжку или продолжает использовать бумажную версию.

Личная карточка

Работодатели не обязаны вести личную карточку работника (письмо Минтруда от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).  Однако, можно продолжать вести личные карточки работников, не ознакомляя их с записями в этих карточках, и такое действие не будет являться нарушением.

В случае, если работодатель решил вести личные карточки сотрудников, необходимо завести документ на принятого сотрудника с использованием унифицированной формы № Т-2 или с помощью самостоятельно разработанной формы. Если принимаете на работу внешнего совместителя, оформите и на него личную карточку.

Документы на отпуск

Какие документы оформить зависит оттого, какой отпуск нужен сотруднику — ежегодный оплачиваемы или без сохранения зарплаты.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, нужны: график отпусков, уведомление об отпуске для сотрудника или его заявление, приказ о предоставлении отпуска и записка-расчет на отпускные. 

Без сохранения зарплаты

Если сотрудник не планирует использовать оплачиваемый отпуск, но хочет пропустить рабочие дни, оформите отпуск без сохранения заработной платы или как еще его называют —  отпуск за свой счет. В первую очередь сотрудник должен написать заявление на отпуск. Это не зависит от того, является такой отпуск обязательным или нет. На основании заявления оформите приказ о предоставлении отпуска по форме № Т–6 или самостоятельно разработанной форме. 

Перенос отпуска

Перенести даты ежегодного отпуска в соответствии с графиком отпусков можно только по соглашению между работодателем и сотрудником. Инициатором переноса может быть как работодатель, так и сотрудник. В первом случае оформите уведомление, а во втором получите заявление от сотрудника.

Кадровых документов, которые организации и ИП должны оформлять, много. В этой статье лишь малая часть. Разобраться во всех нюансах помогут эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Оставьте заявку для расчета самого выгодного тарифа обслуживания для вашей организации. 

Документы на командировку

Чтобы направить сотрудника в командировку, нужно оформить приказ о командировке. Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по форме, которую разработали самостоятельно. 

Если нужно изменить даты нахождения сотрудника в командировке, оформите приказ о переносе даты возвращения сотрудника из командировки. 

Когда нужно отозвать сотрудника из командировки, например, по личным причинам, оформите приказ. 

Документы при увольнении

Чтобы уволить сотрудника по собственному желанию, сначала получите от него заявление на увольнение. Затем издайте приказ об увольнении, внесите запись об увольнении в трудовую книжку и личную карточку сотрудника. В день увольнения выдайте сотруднику окончательный расчет, трудовую книжку и необходимые справки.

Заявление

Если сотрудник увольняется по собственному желанию, то в общем случае он обязан письменно предупредить работодателя об этом не позднее чем за две недели. Для некоторых категорий сотрудников закон устанавливает более короткий или длинный срок. 

Заявление об увольнении по собственному желанию сотрудник должен оформить в письменном виде в произвольной форме. 

Приказ 

При истечении срока предупреждения об увольнении, в последний день работы сотрудника необходимо оформить приказ об увольнении и внести запись об увольнении в трудовую книжку. Приказ составьте с использованием унифицированной формы № Т-8 или по форме, разработанной самостоятельно. 

В приказе об увольнении необходимо указать основание увольнения, согласно формулировке, указанной в пункте 3 части 1 статьи 77 ТК. Если у работника по закону полагаются льготы или преимущества в связи с причиной увольнения, это также должно быть отражено в приказе. Например, выход на пенсию, перевод мужа на работу в другую местность и другие основания увольнения. Важно, чтобы причина увольнения, указанная в трудовой книжке, точно соответствовала тексту приказа.

Трудовая книжка

Внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника, если документ ведете в бумажной форме. В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставьте порядковый номер записи. В графе 2 укажите дату внесения. В графу 3 внесите запись о причине увольнения, а в графу 4 – реквизиты приказа о прекращении трудового договора.

Любое кадровое событие требует оформления документов. Если некогда в этом разбираться и хочется оставить больше времени на решение вопросов бизнеса, можно отдать ведение кадрового учета на аутсорсинг. Аттестованные специалисты сервиса Главбух Ассистент оформят кадровые документы, а также возьмут на себя налоговый и бухгалтерский учет. Рассчитайте самый выгодный тариф обслуживания для вашей организации.