Бухгалтерский учет на маркетплейсах: пошаговая инструкция для руководителя с примерами

Масштабирование бизнеса на онлайн-площадки — естественная тенденция последних лет. Однако ваш бухгалтер, который раньше работал только «офлайн», может не сразу понять все нюансы учета продаж через маркетплейсы. Стоит использовать поэтапный подход — он помогает сформировать идеальные условия для любого типа бизнеса.

1. Выбираем удобную правовую форму

Физическое лицо не может вести дела с маркетплейсом, бизнесмену придется выбрать:

• ООО;
• ИП;
• самозанятый — плательщик НПД.

Важно! ИП или ООО — универсальные варианты для любого маркетплейса, а вот самозанятость подойдет, если торговать только товарами собственного производства. У плательщика НПД не может быть наемных сотрудников, а годовой доход не должен превышать планку в 2,4 миллиона рублей.

Если вы уже ведете дела как ИП или ООО, то действующая правовая форма не всегда может подойти — предпринимателю необходимо подстроить бизнес под онлайн-продажи. Это поможет сократить сумму отчислений в бюджет, и сделать процесс ведения учета и сдачи отчетности проще.

Пример. Один из учредителей ООО «Альфа» торгует одеждой и захотел открыть свой магазин на Wildberries, так как на этой площадке процент покупателей товаров легкой промышленности выше, чем, например, на Ozon. Он не захотел рисковать на старте — выделил ограниченный бюджет и объемы товара для входа на площадку.

Мы порекомендовали ему оформить ИП — это дает возможность работать самостоятельно на одном из спецрежимов, применять пониженные ставки и сократить количество отчетов.

Услуги аутсорсинга выгоднее, чем держать штатных сотрудников. Эксперты сервиса Главбух Ассистент  возьмут на себя заботы о бухгалтерии для маркетплейса, расчетах с персоналом и налоговой отчетности. Мы успешно ведем компании, которые работают с маркетплейсами с оборотом до 1 млрд. рублей. Рассчитайте стоимость обслуживания для своей компании.

2. Выбираем выгодную систему налогообложения

Индивидуальный предприниматель или юрлицо для торговли на маркетплейсе, может выбрать из двух вариантов:

• ОСНО;
• УСН.

ОСНО — сложная система. Надо вести бухгалтерский учет в полном объеме и платить налоги по высоким ставкам — 20% от прибыли и от 10 до 20% налога на добавленную стоимость плюс другие налоги, не связанные напрямую с продажами. Это хороший вариант для крупного и среднего бизнеса, который не хочет ограничивать себя в количестве сотрудников и объемах прибыли.

Важно! Если при регистрации своего дела вы не подали заявку на использование УСН — налоговая автоматически зарегистрирует ООО или ИП на ОСНО.

Читайте также: Льготы для компаний ОСНО, которые доступны в 2023 году

УСН советуем большинству своих клиентов — минимум отчетности и низкие ставки. Подойдет всем компаниям, которые не будут нанимать больше 100 человек в штат и не выйдут за лимит оборота 150 миллионов рублей в год.

«Упрощенка» — гибкий режим. Можно выбрать налоговую базу в зависимости от вида деятельности и особенностей процесса торговли.

Пример. ИП Кременчуков И.Г. начал торговать картинами и плакатами — затрат было мало, в процессе создания и печати был задействован сам ИП и его родственник. Наш специалист посоветовал применить УСН «Доход» и платить 6%.

Предприниматель задумал расширение — к картинам добавились вазы, светильники, гербарии и другие предметы декора. Он арендовал склад и машины, чтобы лично контролировать хранение и перевозку крупного товара. В результате — штат сотрудников существенно расширился. После масштабирования мы порекомендовали перейти на УСН «Доходы минус расходы», чтобы уменьшать налоговую базу на сумму страховых взносов.

Специалисты аутсорсинга Главбух Ассистент всегда помогут оптимизировать налоги. Например, в некоторых регионах есть льготы для предпринимателей на УСН — ставку можно снизить до 1%. Наши специалисты знают, как правильно и законно оптимизировать налоги, чтобы ваша компания могла развиваться.

Читайте также: Как правильно уменьшить налог на УСН: всё об учёте расходов в 2023 году

Про НПД мы поговорили выше — это вариант для микробизнеса с небольшим объемом продаж без отчетности. При этом некоторые маркетплейсы ограничивают в договоре работу с самозанятыми, например, так делает Lamoda.

Нередко наши клиенты хотят использовать ПСН и АУСН для онлайн-бизнеса на маркетплейсах. Режимы привлекают низкими процентными ставками и отсутствием бухгалтерской отчетности. Однако, их использовать нельзя, и вот почему: 

• ПСН — это только офлайн-торговля. Технически можно создать страничку (магазин) на маркетплейсе, но использовать ее только в рекламных целях — призывать купить товар по физическому адресу. В противном случае — предприниматель нарушит положения статьи 346.43 НК РФ.
• АУСН предполагает некоторые ограничения для компаний, которые применяют этот режим — нельзя работать по агентским и комиссионным договорам. Все крупные онлайн-ритейлеры выступают в роли агента — заключая агентский договор, предприниматель на автоматизированной упрощенке нарушает пп. 1 п. 3 ст. 346.43 НК РФ.

3. Учитываем особенности договора

Ведущие маркетплейсы заключают с продавцом агентский договор. Он имеет свои особенности, которые надо учитывать:

• учет доставки товаров можно оформлять по-разному — со склада маркетплейса или собственного склада;
• размер и порядок выплаты агентского вознаграждения надо выделять из общей выручки.

Вне зависимости от площадки и особенностей договора, маркетплейс выступает в роли посредника. Поэтому у компании, которая продает товары через маркетплейс, будут похожие проводки, но стоит обратить внимание на счет 45 «Товары отгруженные». Именно там нужно отражать товары, которые будут переданы на склад маркетплейса, так как фактически они не будут считаться проданными.

4. Учитываем нюансы бухгалтерии для маркетплейса

Чтобы оформить отгрузку товара со своего склада или на склад маркетплейса — формируем накладную на перемещение товара. Потом необходимо дождаться еженедельного отчета маркетплейса о продажах и провести реализацию товара. При этом важно не забыть отразить агентское вознаграждение и отделить поступившую выручку.

Как это выглядит в проводках:

Шаг 1. Компания передала товар со своего склада на склад маркетплейса. Создаем в программе учета документ «Передача товара на реализацию».

Дт 45 Кт 41

Шаг 2. Покупатель купил товар. Получаем сводный отчет о продажах и создаем документ «Отчет комиссионера».

Дт 62,76 Кт 90.1 — выручка за проданные товары маркетплейс.

Дт 90.2 Кт 45 — списана себестоимость реализованных товаров.

Дт 90.03 Кт 68.02 – начислен НДС к уплате (если он есть).

Шаг 3. Учитываем агентское вознаграждение на основании УПД.
Дт 44 Кт 60

Шаг 4. Выделяем агентское вознаграждение из общей выручки. Проводим документ «Корректировка долга».

Дт 60 Кт 62,76

Шаг 5.  Отражаем выручку, которая поступила от маркетплейса на расчетный счет. Создаем документ «Поступление на расчетный счет» на основании банковской выписки.

Дт 51 Кт 76

Не хотите разбираться в этом? Доверьте работу с бухучетам специалистам сервиса Главбух Ассистент. Рассчитайте на калькуляторе стоимость услуг или сразу оставьте заявку. Менеджер еще и на бесплатный экспресс-аудит вас запишет.

5. Учитываем нюансы бухгалтерии для маркетплейса

Если компания применяет УСН — учет ведется кассовым методом. Дата поступления дохода, которая важна для определения срока уплаты налога — день перевода поступления средств на расчетный счет.

Налоговая база на УСН «Доходы» = (Сумма выручки + Комиссия маркетплейса)*6%

Налоговая база на УСН «Доходы минус расходы» = (Сумма выручки + Комиссия маркетплейса — Стоимость закупки товара — Страховые взносы — Прочие расходы)*15%

Если компания применяет ОСНО — учет ведется по методу начисления. 

Дата поступления дохода — день отгрузки товара покупателю со склада маркетплейса. Продажная стоимость товара уже будет включать сумму НДС.

Налоговая база на ОСНО = НДФЛ 13% (если ИП) + Налог на прибыль 20% + НДС 0%,10% или 20% + Налог на имущество до 2,2% (до 2% если ИП)

Читайте также: Оптимизируй налоги и спи спокойно

Есть вопросы по режимам налогообложения? Задайте их специалистам сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Они помогут выбрать самый выгодный тариф для вашего бизнеса.

6. Занимаемся документооборотом продаж

Покажем типовые операции на примере работы в личном кабинете маркетплейса Wildberries.

Как скачать отчет продаж:

Следует выбрать вкладку стартового меню — «Финансовые отчеты»

Выбираем нужный и смотрим детализацию

Для «Детализации» — нажимаем на «три точки» сбоку нужного отчета

Когда откроется подменю «Детализации», нажимаем «Скачать»

Как сформировать и скачать акт поставки товара:

Следует выбрать вкладку стартового меню — «Поставки», в подменю — снова «Поставки»

Выбрать нужную поставку из общего списка «Все поставки»

Двойным щелчком мыши заходим внутрь нужной поставки и нажимаем кнопку «Скачать акт»

Номенклатурный учет

Еще несколько лет назад самым сложным в бухгалтерии считался расчет заработной платы. Сейчас, с развитием продаж в маркетплейсе на первый план выходит складской номенклатурный учет. 

Благодаря складскому учету в любой момент времени можно уточнить, какой товар, где, в каком количестве и на какую сумму есть на складе. 

Вести продажи и получать прибыль без представления о запасах, их местонахождении и стоимости в деньгах невозможно.

Операции складского учета:

• приемка и оприходование товара от поставщиков;
• ввод данных о продукции в базу или учетные документы;
• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещение;
• инвентаризация;
• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
• корректировка характеристик продукции в учетных карточках.

В сервисе аутсорсинга Главбух Ассистент это давно поняли и автоматизировали каждый участок работы:

1. Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.

2. Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.

3. Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.

4. Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе.

Приходите к нам на аутсорсинг — подберем вам команду экспертов с опытом в области онлайн-торговли, чтобы вы не платили штрафы и не дергались перед сдачей отчетности. Оставьте заявку и наши менеджеры быстро с вами свяжутся. 

Почему выгодно передать ведение бухгалтерского учета на аутсорс

Бухгалтерия на маркетплейсов имеет ряд отличий:

Особенности учета и продаж товаров.

Пример. ООО «СпортПит» передало на склад упаковки с БАДами и отразило в учете — «Товары на складе владельца». Это ошибка — до тех пор, пока товары не проданы, надо отражать их на счете «Отгруженные товары/Товары отгруженные».

БАДы довольно быстро раскупили, маркетплейсу нужно перечислить комиссию. Бухгалтер ООО «СпортПит» провела уплату со счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Это ошибка — надо завести два субсчета к счету 76 — отдельно для товаров и агентской комиссии.

Порядок расчета дохода. 

Например, надо выделить из общей суммы выручки, комиссию и оплату услуг фулфилмента от маркетплейса. Если этого не сделать — исказиться налоговая база и сумма налогов.

Электронный документооборот (ЭДО).

Маркетплейсы работают только по ЭДО, для этого придется оформить ЭЦП и научиться работать в соответствующих программах. Опытный аутсорсер уже имеет релевантный опыт — поможет получить цифровую подпись и вести бухгалтерию без ошибок.

Если вы только планируете открыть бизнес, обратитесь сразу к экспертам аутсорсинга Главбух ассистент. Они помогут открыть ООО или ИП и сразу наладят оптимальный и выгодный для вашего бизнеса бухгалтерский учет. Рассчитайте самый выгодный тариф для своей компании.