Досье на контрагента: какие документы собрать

Компании при сборе досье на контрагента часто ограничиваются бухгалтерским балансом, выпиской из ЕГРЮЛ, приказами о назначении гендира и праве подписи первички. Но для налоговой этого недостаточно. Нужны документы, которые покажут, где и как компания нашла партнера, чем руководствовалась при выборе, как проверяла деловую репутацию, опыт, наличие ресурсов, конкурентоспособность. Если таких документов не представить, инспекция предъявит претензии, а в случае судебного спора выиграет. Судьи считают, что для проявления коммерческой осмотрительности 1–3 критериев проверки мало. Компания обязана принять все возможные меры контроля (решение АС г. Москвы от 08.02.2023 № А40-244888/2022).

Специалисты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент возьмут на себя проверку контрагентов, а также всю первичку, учет и отчетность. Помимо бухгалтерских функций, эксперты выполняют кадровую и юридическую работу. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штат специалистов.

Документы, которые получите от партнера до заключения договора, сложите в отдельную папку. Это будет досье. Основную информацию из документов укажите в резюме на контрагента, которое также храните в папке. Собирайте сведения по каждому контрагенту (постановление Девятого ААС от 03.02.2023 № А40-169262/22). Рассмотрим, какие документы в досье помогут убедить налоговиков в осмотрительном выборе.

Поиск контрагента

Первым делом понадобятся документы, которые покажут, как вы нашли контрагента. К примеру, увидели сайт компании или ее рекламу в интернете — сделайте скриншоты, распечатайте и положите в папку. Понравился результат работы какой-то фирмы — можно его сфотографировать, а фирму разыскать, запросив затем у нее документы. Рекомендации от партнеров или предложения о сотрудничестве от самого контрагента также сложите в папку и храните.

Запишите сведения в резюме. Смотрите в образце, что указать, если узнали о партнере из рекламы в журнале.

Деловая репутация

Доказать коммерческую осмотрительность помогут документы о том, как компания проверяла деловую репутацию партнера. Если такие сведения не представить, возрастает риск проиграть судебный спор (постановление Девятого ААС от 21.12.2022 № А40-90628/2022).

Деловую репутацию можно оценить по отзывам клиентов, размеру выручки, рейтингам, активности в деловой среде. Например, проверьте, участвует ли организация в ярмарках, есть ли у ее руководителя публикации о внедрении новых технологий на производстве. Скрины, статьи, копии бухотчетности распечатайте и положите в папку. Результаты проверки внесите в резюме (см. образец).

Контрагент, который только что вышел на рынок, деловой репутации не имеет. Если к тому же у него нет материальных ресурсов, то выбирать такого контрагента опасно. Подтверждение — в решении АС г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 09.11.2022 № А56-67369/2022.

Если не хотите самостоятельно проверять контрагентов на добросовестность, обратитесь в сервис аутсорсинга Главбух Ассистент. Они обезопасят бизнес от сомнительных партнеров. Кроме того эксперты на связи с контролерами из ФНС, СФР, Роструда и других контролирующих органов по всей России, поэтому смогут профессионально решить любую вашу проблему. Убедитесь, насколько это выгодно сейчас.

Деловая переписка

Деловая переписка, которую организация вела до заключения договора, — полезное дополнение к досье на контрагента (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 16.06.2020 № А58-2645/2017). Инспекторы и судьи положительно оценят, если вы представите такие документы. А вот отсутствие устных и письменных коммуникаций при совершении крупных сделок укажет на неосторожные действия компании (постановление АС Дальневосточного округа от 08.12.2020 № А51-12343/2019).

В любом случае будьте готовы предъявить деловую переписку с партнером или протоколы встреч. Но поскольку эти документы лишь дополнительные, одних их недостаточно, чтобы подтвердить коммерческую осмотрительность (постановление АС Западно-Сибирского округа от 18.02.2020 № А75-20278/2018).

Платежеспособность

Удостоверьтесь, что контрагент платежеспособный, ведь для налоговиков это тоже ориентир (п. 14 письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@). Платежеспособность важна и для поставщика, и для покупателя.

Чтобы оценить платежеспособность, возьмите бухотчетность возможного партнера и рассчитайте коэффициент текущей ликвидности. Его вычисляют так:

где К_тл — коэффициент текущей ликвидности;
ОА — оборотные активы;
К_Обяз — краткосрочные обязательства.

Как трактовать значения коэффициента текущей ликвидности

Коэффициент текущей ликвидности	Что означает
1 < Ктл < 2	Контрагент платежеспособный
Ктл < 1	Контрагент неплатежеспособный
Ктл > 2	У контрагента дисбаланс в управлении активами

В оборотные активы входят наиболее ликвидные, быстро реализуемые и медленно реализуемые активы. В краткосрочные обязательства включите срочные обязательства и краткосрочные пассивы.

Как оценить полученный результат, посмотрите в таблице. Лучше всего, чтобы коэффициент был от 1 до 2.

В досье контрагента положите баланс, по которому рассчитывали коэффициент ликвидности, и сами вычисления.

Налоговые риски

При проверке инспекторы выясняют уровень налоговой нагрузки контрагента, его налоговые расходы и долю вычетов. Сведения получают от территориальных отделений, где контрагент состоит на учете (решение АС г. Москвы от 28.12.2022 № А40-189173/2022).

Судьи считают, что компании должны оценивать, добросовестно контрагент платит налоги или нет (постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.06.2022 № А63-16131/2020). Провести такую проверку помогут следующие шаги.

Изучите налоговые декларации. Нулевые отчеты контрагента или декларации с минимальными показателями должны насторожить, поскольку сигнализируют о сомнительной компании (решение АС Костромской области от 22.08.2022 № А31-10456/2021). В то же время полагаться только на налоговую отчетность нельзя. Ведь узнать, достоверна она или нет, можно лишь по итогам выездной проверки (письмо ФНС от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124).

Оцените налоговую нагрузку. Для этого сравните ее со средними отраслевыми показателями с помощью сервиса ФНС «Прозрачный бизнес». Скрины результатов проверки приложите к досье.

Запросите сведения о расчетах по налогам. Как вариант можно обратиться к контрагенту и попросить у него сведения о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам и процентам. Обратите внимание на дату документа. Она должна быть недавней и до того, как подписали договор. Полученную информацию добавьте к досье. Эти действия вместе с другими контрольными мероприятиями докажут, что компания была осторожна при выборе (постановление АС Московской области от 25.04.2019 № А40-13288/2018).

Ресурсы

Проверить материальные и трудовые ресурсы контрагента помогут бухгалтерская отчетность, сведения о среднесписочной численности работников, отчеты аналитических сервисов. Можно посетить офис и склады поставщика, попросить сделать фотографии производственного процесса.

Инспекторам проще — у них есть сведения из федеральных информационных ресурсов, которые постоянно обновляют ГИБДД и Росреестр (ст. 85 НК). Поэтому налоговики знают, имеет ли контрагент основные средства, производственные активы, автомобили, складские помещения. Инспекторы сравнят информацию, которой располагают, с той, которую представила компания.

Конкурентоспособность

Чтобы объяснить налоговикам, почему среди компаний, которые оказывают одни и те же услуги, вы выбрали именно эту, покажите оценку конкурентоспособности. Здесь помогут прайсы, буклеты, сведения об участии контрагента в ярмарках и конкурсах. Бухгалтерская отчетность докажет стабильные продажи и наличие выручки.

Конкурентоспособность партнера подтвердят его цены. Если поставщик продает деталь за 900 руб., а на рынке аналогичных изделий она стоит 50 руб., то его нельзя назвать конкурентоспособным. Поэтому возьмите несколько фирм, с которыми хотели бы работать, и сравните цены, качество, ассортимент их товаров, работ и услуг, условия продаж — сроки исполнения обязательств, бонусы и др. Сравнительный анализ зафиксируйте в резюме на контрагента — смотрите образец.

Приложите подтверждающие документы — буклеты, прайс-листы, скрины рекламных объявлений. Если контрагент проводит тендер, то необходимы документы, в которых указан порядок его проведения. Они также помогут обосновать перед ИФНС выбор делового партнера.

Передайте часть работы специалистам сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент и освободите время для более важных дел. Эксперты сервиса Главбух Ассистент проверят контрагентов и помогут оформить необходимые документы. Работа специалистов застрахована: в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы.