Какие отчеты должен сдавать работодатель в военкомат — новые правила с 1 октября 2023 года

Важно! Чтобы избежать штрафов и соблюсти требования воинский учет нужно вести и контролировать ежемесячно. Разово проверить документы и забыть не получится. Сроки для подготовки отчетов и уведомлений в военкомат маленькие, а штрафы за их несдачу высокие. Скачайте памятку с постоянными делами по воинскому учету, которую подготовили эксперты сервиса Главбух Ассистент.

Воинский учет должны вести военкоматы — гражданин должен подавать сведения по месту пребывания или постоянного жительства. Но в текущих условиях военнообязанные не всегда приходят в военкомат, чтобы обновить сведения о себе. 

Государство переложило часть ответственности на работодателей, например, руководитель или ответственный за ведение воинского учета в компании обязан сам передать ведения в комиссариат. Например, если не уведомить об оформлении трудового договора или его прекращении с военнообязанным — можно получить штраф от 40 до 50 тысяч рублей уже с 1 октября 2023 года.

Как построить воинский учет в организации

Если упорядочить ведение документации, то следить за всеми отчетами и сроками подачи станет легче. Что для этого сделать:

1. Когда надо принять нового сотрудника на работу — проверить наличие военного билета. Там не должно быть исправлений и помарок, записи внесены по порядку, черными или синими чернилами. В новых образцах обязательно должно быть фото, а в старых советских — нет.
2. Информировать сотрудников о военных обязанностях. Например, если пришла повестка — уведомить о вызове в комиссариат в течение 3 дней. Можно завести внутренний журнал для вручения повесток — это убережет от штрафов.
3. Оформлять и выдавать направление для постановки на учет в военкомат.

Вместе с направлением можно давать сотруднику памятку с перечнем нужных документов:

• копия паспорта, свидетельства о рождении;
• свидетельство о регистрации по месту жительства, если оно есть, выписка из домовой книги;
• справка из отдела кадров — подтвердит, что сотрудник действительно работает в компании;
• диплом или другой документ об образовании, квалификации;
• медицинская справка о состоянии здоровья;
• прикладные документы: сертификаты, справки, удостоверения о спортивных разрядах, воинской подготовке, курсах туризма или военного дела, если они есть;
• фотографии 3х4 — 6 штук.
  
  Для учета направлений тоже можно завести внутренний журнал в свободной форме и графой «Ознакомлен, дата, подпись». Это дополнительный маркер контроля учета.

4. Информировать военкоматы о нарушениях. Например, если сотрудник уклоняется от вручения повестки, если в отчете допущены ошибки или данные в военном билете подделаны.

Если вам нужна консультация опытного кадровика или требуется наладить воинский учет с нуля — обратитесь к специалистам сервиса аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент. Они в курсе последних изменений, окажут консультационные услуги и сопровождение по воинскому учету. Оставьте заявку на консультацию>>>

Какие отчеты нужно сдавать в военкомат

Прежде чем формировать отчеты, надо определиться с количеством военнообязанных сотрудников. Учету подлежат все мужчины призывного возраста, но есть два исключения:

• мужчина освобожден от воинской службы на законных основаниях;
• в организации есть женщины, которые имеют военную специальность — они также подлежат учету.

Собрали таблицу, в которой перечислили отчеты, сроки и подложили примеры заполнения различных форм и приложений.

Важно! Если компания хочет забронировать ценных сотрудников, то надо сдать две формы сразу во внеочередном порядке — №6 и №19. Иногда комиссариат может дополнительно запросить форму №18, чтобы сверить свои данные с информацией организации. 

Рутинные кадровые и бухгалтерские задачи можно передать на аутсорсинг. Квалифицированные бухгалтеры и кадровики сервиса Главбух Ассистент не только подхватят ваш учет, отчетность и работу с сотрудниками, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы. Средний чек — от 14 400 рублей в месяц.

Что важно учесть при взаимодействии с военным комиссариатом

Перечислили нюансы, которые помогут успешно сдавать отчетность и избежать штрафов.

1. Отправлять отчеты в военкомат стоит по почте с описью вложения и уведомлением о вручении. Если будет проверка, то можно подтвердить, что руководитель компании или лицо, ответственное за военно-учетную специальность, полностью выполнили свои обязанности. Организация не получит штраф до 50 тысяч рублей за сбои в почтовой системе.
2. Если кадровик или руководитель предприятия принимает на работу нового сотрудника, а он отказывается предъявлять документы воинского учета, нельзя отказывать в трудоустройстве. Трудовой Кодекс не запрещает оформлять трудовой договор с такими гражданами, а еще можно нарушить трудовые права гражданина — об этом говорят статьи 3 и 64 ТК.
   
   В данном случае можно поступить так — принять нового сотрудника, уведомить его о правилах воинского учета и мерах ответственности. Если он не предъявит документы, то послать уведомление в военкомат, чтобы избежать административной ответственности и штрафа «за несодействие».
3. Военкомат может сам приехать в организацию, чтобы провести выездную проверку. Сотрудники комиссариата будут сверять учетные документы со своими данными. Если они выявят, что в штате есть сотрудники, которых у них нет, то запросят сведения из формы №5. 

Ответственность и штрафы за ошибки в отчетах в военкомат

С 1 октября 2023 года в силу вступают новые штрафы — государство рассчитывает, что работодатели повысят качество воинского учета и будут активнее содействовать военными комиссариатами.

Если не подать список граждан для первоначальной постановки, то штраф:

• для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей;
• для организаций – от 350 000 до 400 000 рублей.

Основание — изменения статьи 21.1 КоАП.

Если не сдать другие отчеты, которые помешают комиссариату вести воинский учет в полном объеме, то штраф получит только должностное лицо — от 40 000 до 50 000 рублей.

Основание — изменения статьи  21.4 КоАП.

Если «укрывать» сотрудника от мобилизации или не оказывать содействие военкомату, то штраф:

• для должностных лиц — от 60 000 до 80 000 рублей;,
• для юридических лиц – от 400 000 до 500 000 рублей.

Основание — новая статья 19.38 КоАП.

Если в вашей компании нет квалифицированного специалиста, поручите ведение кадрового, бухгалтерского и воинского учета сотруднику на аутсорсе. Эксперты сервиса Главбух Ассистент помогут сэкономить деньги компании, не жертвуя качеством услуг. Подробнее о том, как работает сервис, мы рассказываем здесь.