Когда бизнес в опасности из-за недобросовестного бухгалтера: реальные кейсы 

Бухгалтер переводит часть средств на свой счет

Безраздельное доверие главному бухгалтеру чревато рисками злоупотреблений. Чтобы обеспечить дополнительный контроль и защитить компанию, передайте бухгалтерское и кадровое сопровождение на аутсорсинг. 

Главбух проработала в компании три года и пользовалась безграничным доверием директора. Для компании стала полной неожиданностью блокировка счета из-за задолженности по налогам в несколько миллионов рублей. Как оказалось, бухгалтер воспользовалась доверием, и всё это время переводила часть средств компании на свой счет, а руководителю предоставляла фиктивные отчеты. Собственник детально не разбирался в документах, поскольку по цифрам дела шли хорошо. 

Последствия для компании

Чтобы снять блокировку счета, директору пришлось нанять аудиторов, которые и разоблачили воровство главного бухгалтера. Но наказать ее не удалось: бухгалтер начала угрожать, что покажет проверяющим обнальные схемы компании. В итоге все убытки компания покрывала самостоятельно. 

Рекомендации экспертов

1. Всегда сами подписывайте платежные поручения. 
2. Периодически сверяйте подписанные вами счета и выписки по расчетному счету. Узнайте у сотрудников и контрагентов, получают ли они те суммы, которые указаны в документах. Если обнаружили несовпадение в суммах, то прямо спрашивайте об этом бухгалтера. 
3. Откажитесь от обнальных схем. В большинстве случаев главбух будет в курсе нелегальных операций, и в случае конфликта сможет шантажировать вас. 

Как законно вывести средства со счета ООО, подскажут специалисты Главбух Ассистент. Получите консультацию по вашей ситуации: просто перейдите на сайт и закажите обратный звонок.

Кейс 2

Бухгалтер в течение года проводила закупки через стороннюю организацию, которой руководил ее родственник. Сотрудница не отражала в отчете, что реальная сумма сделок была ниже на 10%, и оставляла разницу себе. Обман обнаружился, когда служба информационной безопасности сверяла счета с выписками по расчетному счету. 

Последствия для компании

Мошенничество бухгалтера стоило предприятию 2,4 млн рублей. Бухгалтер признала вину и частично компенсировала ущерб, поэтому суд приговорил ее к принудительным работам на два года без ограничения свободы. 

Рекомендации экспертов

В данном кейсе сработала служба безопасности компании, которая и раскрыла мошенническую схему бухгалтера. Если у вас нет ИБ-отдела, следует самостоятельно сверять суммы в счетах и выписках по расчетному счету. Или привлечь сторонних специалистов для бухгалтерского аудита. 

Кейс 3

Частное охранное предприятие обратилось за помощью к аутсорсерам после ухода штатного бухгалтера. При анализе оборотно-сальдовой ведомости выяснилось, что компания выдавала займы, однако у собственника этих договоров не было. Бывшая сотрудница переводила деньги в другие организации, в которых также была бухгалтером.

Последствия для компании

Ущерб составил около 10 млн рублей. На данный момент юристы аутсорсинга помогают клиенту взыскать убыток с бухгалтера через суд.

Рекомендации экспертов

Чтобы контролировать переводы денежных средств компании, не передавайте бухгалтеру право оплачивать счета без вашего письменного согласия. Также можно поручить бухгалтеру составлять еженедельные планы платежей, чтобы быть в курсе всех запланированных переводов.

Кейс 4

У компании заканчивался срок сдачи отчетности, а штатного бухгалтера не было. Из-за спешки и желания сэкономить директор взял на работу непроверенного человека со стороны, с которым даже не заключил договор и не взял паспортных данных. Обговорив условия работы на словах, собственник передал бухгалтеру полный доступ к документам. Через два дня новый сотрудник исчез, прихватив с собой флешки от банка, пароли, ключи от сдачи отчетности и всю базу данных. 

Последствия для компании

За восстановление бухучета и других документов компании пришлось заплатить больше 500 тыс. рублей. Также пришлось менять все пароли. Собственнику повезло, что он быстро среагировал, и бывший бухгалтер не успел вывести деньги со счета компании. 

Рекомендации экспертов

1. Подходите к найму бухгалтера серьезно: запросите отзывы с предыдущих мест работы, подготовьте сложные вопросы для собеседования, например спросите, как специалист справлялся с налоговыми проверками. 
2. Чтобы обезопасить бизнес, заранее позаботьтесь о гарантиях со стороны бухгалтера. Обязательно заключите трудовой договор и пропишите материальную ответственность главбуха. 
3. Проявите осмотрительность: у бухгалтера не должно быть единоличного доступа к базе данных, и в случае его ухода у вас всегда должны оставаться копии. 

Аудит бухгалтерского и налогового учета также поможет увидеть реальную финансовую картину вашей компании — а не ту, которую вам «рисует» недобросовестный бухгалтер.Узнать, не злоупотребляют ли вашим доверием, поможет экспресс-аудит Главбух Ассистент. Эксперты помогут вернуть переплаты, даже если ФНС будет против. Для всех новых клиентов аутсорсинга — экспресс-аудит бесплатно.

Бухгалтер крадет коммерческие данные

Кейс 1

Главбух устраивалась в новые компании, чтобы собирать инсайдерскую информацию. Она использовала служебное положение, чтобы узнать подробности того, как построена деятельность организации. Копировала данные из коммерческих предложений, выписывала потребительские сегменты, каналы сбыта, контакты основных партнеров и поставщиков. Получив детальную схему, продавала ее как готовый бизнес. 

Последствия для компании

Фирма, чьи данные украли, теряли прибыль: из-за того, что на рынке появились компании, работающие по той же схеме, выросла конкуренция. 

Бухгалтера не смогли привлечь к ответственности, поскольку на предприятиях, где она работала, отсутствовал режим коммерческой тайны. 

Рекомендации экспертов

Чтобы защитить вашу модель ведения бизнеса, введите режим коммерческой тайны:

1. Создайте локальный акт, например положение о коммерческой тайне, в котором укажите перечень информации, которая будет составлять коммерческую тайну. 
2. Ознакомьте с перечнем под роспись тех сотрудников, которые имеют доступ к этим данным. 
3. В должностной инструкции зафиксируйте обязанности по обеспечению коммерческой тайны. 

Положение о коммерческой тайне поможет в случае кражи информации взыскать с работника убытки. 

Кейс 2

Увольняясь, главбух скопировала на флешку всю информацию компании, в том числе данные клиентов, сведения по объектам продаж, стоимость оборудования. 

Последствия для компании

Сотрудницу задержали, флешку с данными изъяли. Стоимость одной клиентской базы эксперты оценили в 40 млн рублей. Компания не стала обращаться в суд. В противном случае бухгалтеру грозила бы уголовная ответственность по статье 183 УК. 

Рекомендации экспертов

Собственник смог отследить действия бухгалтера с помощью DLP-системы. Если в компании нет ИБ-отдела и специальных программ, застраховаться от кражи сложно. Предупредительные меры, которые помогут избежать или снизить убытки:

• строгий отбор персонала;
• действующий ЛНА о коммерческой тайне;  
• периодические проверки.

Экспресс-аудит бухгалтерии поможет оценить:

• актуальность и соответствие законодательству документации на предприятии; 
• риск блокировки счета;
• налоговые риски.

Если вовремя выявить слабые места учета, можно избежать неприятного общения с налоговой и штрафов. Эксперты Главбух Ассистент быстро проверят вашу компанию на наличие опасных операций по критериям банков и налоговой и найдут все проблемные места в учете и отчетности, а также подскажут, как исправить ошибки. Даже если вы не клиент аутсорсинга, вы можете получить экспресс-аудит бесплатно. Осталось три места — успейте оставить заявку прямо сейчас.

Бухгалтер хочет отомстить

Кейс 1

Иногда мотивом к правонарушения служит не материальная выгода, а личные обиды. После того, как крупная кондитерская фабрика отказала бухгалтеру в повышении, сотрудница решила отомстить. Она начала подделывать финансовые документы на файловом сервере компании. 

Последствия для компании

Поскольку у директора сразу возникли подозрения, он поручил службе безопасности контроль за сотрудницей. В итоге сотрудницу просто уволили, а документы восстановили.

Если бы DLP-система вовремя не отследила нарушения бухгалтера, компании пришлось бы заплатить штраф в сумме до 500 тыс. рублей за подачу неправдивых сведений в налоговую. 

Рекомендации экспертов

Чтобы избежать неприятных инцидентов, учитывайте личные мотивы, и в конфликтных ситуациях проявите бдительность. Вы можете самостоятельно контролировать действия сотрудников, проводить выборочные проверки документации. Если у вас крупная компания, лучше поручить контроль службе безопасности или передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Как директору избежать рисков 

1. Пропишите в трудовом договоре с бухгалтером пункт о материальной ответственности. 
2. Обеспечьте необходимые условия для хранения данных, за которые отвечает бухгалтер. Тогда в случае форс-мажора он не сможет сослаться на неподходящие условия. 
3. После выявления нарушения незамедлительно проведите проверку и определите размер ущерба. Помните: чтобы издать распоряжение о взыскании среднемесячного заработка, у вас есть месяц, чтобы обратиться в суд — год. 
4. Запросите у бухгалтера письменное объяснение, почему он совершил ошибку. Если бухгалтер откажется — составьте акт с подписью двух свидетелей. 
5. Соберите документы, которые доказывают связь между действиями бухгалтера и причиненным ущербом. Это могут быть выписки по расчетному счету и подписанные бухгалтером отчеты. 

Чтобы снизить финансовые и судебные риски, рекомендуем регулярно проверять своего бухгалтера. 

Читайте также: 10 способов обезопасить себя и компанию от бухгалтерских ошибок

Чтобы освободить время для бизнеса и не тратить его на проверку счетов, отчетности и документооборота, передайте бухгалтерию на аутсорсинг Главбух Ассистент. Вы получите прозрачную систему ведения бухгалтерии: статистику по операциям и всю необходимую отчетность удобно посмотреть в приложении. Вместо одного штатного сотрудника на вас работает команда экспертов. Каждый отвечает за свой участок работы: зарплата, кадры, налоги, отчетность, учет. Бухгалтерия для ООО и ИП с личным главбухом, юристом и кадровиком от 14 400 ₽ — рассчитайте на калькуляторе тариф для вашего бизнеса..