Встречная проверка ФНС: как пройти без последствий для себя и партнёров

Что такое встречная проверка

В современном налоговом кодексе термина «встречная проверка» нет, но есть понятие «истребование документов для проведения налоговой проверки». 

При встречной проверке налоговая изучает тех, с кем работает компания — то есть, контрагентов. Контрагентами могут быть поставщики, клиенты, партнеры. 

Например, компания «Монолит» сотрудничает с сервисом аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент. Главбух Ассистент — контрагент «Монолита». Если налоговая решит проверить «Монолит», она может проверить его через Главбух Ассистент. Это будет встречной проверкой. 

Важно! «Встречка» не является самостоятельным видом проверок. Налоговая ее проводит как одно из мероприятий налогового контроля в рамках выездной или камеральной проверки.

Когда ФНС проводит встречную проверку 

В ходе выездной или камеральной проверки налоговые инспекторы проверяют в том числе сделки организации. Если находят договор или сделку, которая им кажется подозрительной, начинают проверку контрагента. 

Что вызывает подозрение:

• компания скрывает сделку, поэтому налоговая идет контрагенту и ищет данные о сделке;
• нет доказательств, что сделка была на самом деле, а не только на документах;
• в документах разные суммы по сделке.

В ходе встречной проверки инспекторы проверяют:

1. Реальность сделки — проверяют, правда ли вы получили товары, за которые заплатили. При этом срок сделки не имеет значение. Проверяют первичку и платежки, сравнят объем закупок и размер склада, допрашивают свидетелей. 

Если ваш контрагент не предоставит накладные и чеки на закупку, с вас снимут расходы. 

2. Исполнителя — выясняют, кто на самом деле поставлял товары или услуги вашей компании. Сверяют реквизиты в документах, проверяют чеки и квитанции по оплате, опрашивают всех участников сделки, даже кладовщика, анализируют информацию по поставщику: основные средства, сотрудники, лицензии.

Если ваш контрагент не сможет доказать продажу или оказание услуги для вашей компании, вам насчитают расходы расчетным методом.

3. Цель сделки — выясняют, имеет ли отношение сделка к вашей хозяйственной деятельности, не заключили ли ее, чтобы снизить налог. Инспекторы выясняют купили товар напрямую или через посредника. Проверяют документы и опрашивают всех участников сделки. 

Если проверяющие выяснят, что товар вы могли купить дешевле и быстрее без посредников, вам скажут, что с помощью сделки вы хотели уменьшить налоги.

Важно, чтобы ваши контрагенты достоверно и вовремя предоставили документы, иначе инспекторы посчитают вашу сделку с поставщиком необоснованной и снимут расходы по сделке.

Эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент рекомендуют: проводите акты сверки взаиморасчетов с контрагентом. В законодательстве это обязанности нет, но ее можно закрепить в договоре. Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. 

Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним

Как проходит встречная проверка

На практике встречная проверка проходит так: инспекция запрашивает у контрагента проверяемой организации необходимые ей документы — направляет требование о предоставлении документов и прикладывает копия поручения той налоговой, что проверяет контрагента. 

Само поручение об истребовании документов инспекция, которая проводит выездную проверку, направляет не напрямую контрагенту, а в инспекцию по месту учета данного контрагента. 

В поручении должно быть указано, в рамках какой проверки и по какой организации возникла необходимость в их получении. Налоговый кодекс не содержит запрета на включение в одно требование сведений сразу о нескольких сделках, в том числе о сделках с несколькими контрагентами.

Срок представления документов по встречной проверке — 5 рабочих дней.

Какие документы ФНС запрашивает в ходе встречной проверки

По «встречке» налоговики просят документы, которые подтверждают сделки с контрагентом. Запросить могут любые документы по любым налогам за любые периоды: договоры, счета, акты выполненных работ, акты сверок, оборотно-сальдовые ведомости и т.д..Чтобы пройти встречную проверку, нужно предоставить только те документы, которые просит налоговая.

Количество документов, которые может истребовать ФНС по конкретной сделке, ничем не ограничено. Если с контрагентом у вас было мало взаимоотношений, то ответить просто. Если встречка прилетела по ключевому поставщику или покупателю — придется много копировать.

Если инспекторы попросят раскрыть персональные данные сотрудника, представить характеристику и документы с личной подписью, отказать нельзя.

Если не представить документы или пояснения по встречной проверке, штраф составит 10 000 рублей, а при запросе документов о конкретной сделке — 5000 рублей. Если компания дважды отказалась сдавать документы, штраф вырастет до 20 000 рублей.

Если у вас не хватает требуемых документов, то по мнению налоговой, это может свидетельствовать о беспорядке в документообороте компании, чем грозит включением в план выездных проверок. Привести в порядок документы, проверить контрагентов помогут бухгалтеры и налоговые консультанты Главбух Ассистент.

Как пройти встречную проверку: 4 шага

1. Проверьте правомерность встречной проверки

Документы налоговая может запросить только на основании письменного требования. Кроме него должна быть копия поручения об истребовании документов (информации) из налоговой, где зарегистрирован контрагент, если вы из разных налоговых.

Прежде чем отвечать на требования налоговой, проверьте, не допустили ли инспекторы ошибок. 

Ошибки	На что обратить внимание
Безосновательное требование документов.	В требовании должна быть точно сформулирована причина, по которой запрашиваются документы для налоговой проверки. Если конкретная сделка не обозначена, а основанием его направления названо «осуществление иных целей и задач налогового контроля», то обязанность исполнять это требование отсутствует.
Запрашивают сведения, которые не касаются ваших сделок с контрагентом	Инспектор может затребовать данные, которые относятся исключительно к вашей фирме. Например, интересуются, откуда у вашей компании появился товар, который вы потом продали контрагенту. На подобные требования можно отвечать отказом —  налоговая не вправе в рамках встречной проверки контрагента требовать данные, которые имеют отношение к партнерам проверяемого контрагента.
В требовании и поручении запрашивают разные документы	Местная налоговая может составить свой список документов, которые нужны на проверку, и добавить их в требования. Это нарушение. Компания обязана предоставить те документы, которые описаны в поручении. Если в требовании есть другие, можно отказаться их присылать.
Требуемые документы не вписываются в сроки	При камеральной проверке вашего контрагента инспекция может запросить счета-фактуры за период, который превышает проверяемый. Это может быть два или три года. За это время у вас накопилось сотни договоров, счетов-фактур, тысячи проведенных операций по счетам. Чтобы скопировать такой объем, нужно больше 10 дней. В таком случае можно не предоставлять документы до внеплановой проверки партнера с запросом по периоду, но не по конкретному договору, которые касаются сделки.
Требуют документы, которые вы уже предоставили	Инспекция не вправе повторно требовать документы, которые компания ей уже один раз представляла в рамках камеральной или выездной проверки. Советуем написать ответ в ФНС о том, что документы уже отправили и приложить подтверждение, например опись документов. Если этого не сделать, налоговая посчитает, что документы не предоставили, и оштрафует.

Если считаете требования необоснованными, направьте инспекторам мотивированный отказ. Образец ответа ниже.

2. Подготовьте документы к проверке

Проблема в том, что в требовании инспекторы обычно не называют конкретные номера и даты документов, которые запрашивают. Ваша задача — решить, что именно представить в ФНС, чтобы не подвести ни себя, ни партнера. 

Эксперты Главбух Ассистент рекомендуют: проверяйте информацию, которую даете налоговикам. Иначе можно навредить фирме и сообщить данные, которые инспекторы используют против компании. Чтобы не попасть в ловушку 

1. Проверьте, совпадает ли сальдо расчетов с контрагентом.
2. Если не совпадают — внесите правки в учет, замените документы с ошибками.
3. Если бухгалтер контрагента уже подал в ФНС документы для проверки, предоставьте те же бумаги. 
4. В свою очередь, расскажите контрагенту какие документы вы предоставляли.
5. Сверьте номера даты и суммы в документах, которые попадете на проверку.

3. Подготовьте ответ по встречной проверке

Передать документы можно:

• на бумаге — лично или по почте заказным письмом;
• электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика, если (для пояснений по НДС — единственный способ).

Заверьте бумажные копии документов. Электронные документы при отправке подпишите документы усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя.

Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер. Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему.

По итогам встречной проверки никаких документов налоговая не вручает и не сообщает об окончании проверки и ее результате, потому что контрагент в данной проверке — косвенное лицо.

4. Попросите отсрочку, если не успеваете сдать документы

Если не успеваете предоставить запрашиваемые документы или главбух уехал в отпуск, рекомендуем отправить уведомление в налоговую об отсрочки. Оно поможет продлить срок подготовки документов, которые налоговики просят на проверках, или сообщить, что документов нет. 

Уведомление подайте по утвержденной форме

Если обратиться с письмом в свободной форме, инспекторы проигнорируют запрос. Отправляйте уведомление электронно или на бумаге.

Укажите причины, почему не можете подготовить вовремя информацию

Например: 

• «главный бухгалтер находится в ежегодном оплачиваемом отпуске»,
•  «главный бухгалтер заболел», 
•  «объем истребуемых документов значительный и составляет более ___ листов», 
• «документы хранятся в удаленном архиве, который находится в другом регионе». 

Если у вас нет запрошенных документов, также сообщите почему. Например, вы не составляли документы или они сгорели, не получали бумаги от контрагентов и т. п.. Примерная формулировка: «Компания не ведет документы, бланки не предусмотрены учетной политикой».

Сдайте уведомление об отсрочке не позже следующего рабочего дня после того, как получили требование. 

Если просят документы по контрагенту, у вас есть пять рабочих дней на уведомление.

Налоговики в течение двух рабочих дней продлят срок или откажут в этом, если найдут причины неуважительными. О решении сообщат по телефону или электронной почте, которые вы указали в уведомлении.

Что делать, если контрагент оказался фиктивным

Главная опасность при проверке вашего контрагента, если налоговая признает его  фиктивным — поставщик окажется однодневкой или «технической» компанией. Вам грозит штраф 40% от неуплаты налогов — если инспектор докажет, что вы знали о фиктивности компании.

Штраф 20% от неуплаты налогов — если не знали, что фирма однодневка. Чтобы избежать штрафа рекомендуем проявлять должную осмотрительность — проверьте, реальны ли поставщики. Для этого нужно выяснить: 

• есть ли у компании лицензия на товары,
• достоверный адрес компании 
• сколько лет существует на рынке
• способна ли выполнить заказ 
• как доставляет товар — сама или перевозчик.

Чтобы обезопасить себя от таких контрагентов при покупке товара рекомендуем составлять реальные накладные и только от тех, кто исполнил сделку. Если покупаете товары у частных лиц за наличные, оформляйте акты на закупку. Сохраняйте переписки, в которых есть предварительные договоренности, даже после того, как заключили договор — так докажите, почему выбрали именно этого поставщика. 

Прежде чем заключать сделку, проверьте контрагента. Передайте эти заботы специалистам сервиса  Главбух Ассистент. Эксперты помогут получить банковские гарантии, предоставят юридическую защиту сделок, а также проверят ваших контрагентов на благонадежность. Услуги бухгалтеров, юристов и кадровика входят в каждый тариф — рассчитайте оптимальный для вашего бизнеса.