Выбросите эти документы из личных дел сотрудников, пока вас не оштрафовали
1 год назад
При передаче личных дел в архив на хранение на срок до 75 лет все копии документов с персданными работников, должны быть уничтожены.
Содержание
Как оформить личные дела, чтобы облегчить их поиск
Срок хранения личных дел работников, законченных делопроизводством до 01.01.2003, составляет 75 лет, а законченных после 01.01.2003, — 50 лет.
Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов компания вправе установить самостоятельно. Обычно это отдельная папка, в которой хранят документы, связанные с работником. В личные дела не включайте документы, срок хранения которых составляет менее пяти лет, например заявления и приказы на ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д. Какие документы включить в личное дело работника, смотрите в табл. 1.
Таблица 1. Что включить в личное дело работника
| Документы, которые сотрудник принес при приеме на работу |
| 1. Заявление о приеме на работу |
| 2. Трудовой договор |
| 3. Приказ о приеме на работу, если работодатель его издавал |
| 4. Договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц) |
| 5. Личная карточка по унифицированной форме № Т-2 или самостоятельно разработанной форме |
| 6. Анкета работника |
| 7. Соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной, подписанное работником |
| 8. Согласие на обработку персональных данных |
| Документы, которые относятся к трудовой деятельности работника |
| 1. Дополнительные соглашения к трудовому договору |
| 2. Приказы работодателя, которые имеют отношение к трудовой деятельности работника |
| 3. Документы о профессиональных, деловых и личных качествах работника — отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и т. д. |
| Документы при увольнении работника |
| 1. Заявление об увольнении |
| 2. Приказ об увольнении работника |
На все документы личного дела составляйте внутреннюю опись. Каждый документ личного дела занесите в опись отдельно в хронологической последовательности.
Вам не обязательно в этом разбираться. Вы можете отдать ведение кадрового и бухгалтерского учета на аутсорсинг. Аттестованные специалисты сервиса Главбух Ассистент грамотно рассчитают суммы выплат, оформят необходимые документы, а также возьмут на себя налоговый и бухгалтерский учет. Рассчитайте самый выгодный тариф обслуживания для вашей организации.
Какие документы можно хранить только с согласия работника
Есть документы, которые можно включить в личное дело работника, только когда получите от него согласие на обработку персональных данных (п. 1 и 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Например, можно хранить копии личных документов работника — паспорта, СНИЛС, трудовой книжки — в его личном деле, если он дал письменное согласие на хранение и обработку своих персональных данных. Какие документы хранить в личном деле работника с его согласия, смотрите в табл. 2.
Таблица 2. Что включать в личное дело работника с его согласия
| Документы, которые можно хранить только с согласия работника на обработку его персональных данных |
| 1. Медицинская книжка на бумаге |
| 2. Копии документов об образовании |
| 3. Аттестационные листы и документы о повышении квалификации |
| 4. Справки об отсутствии или наличии судимости |
| 5. Характеристики или рекомендательные письма из образовательных учреждений, с прошлых мест работы |
Согласие на обработку персональных данных храните в течение трех лет после истечения срока его действия
Что опасно хранить в личном деле работника
По закону обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Так, хранение копий некоторых документов и Роструд и суды признают избыточным (ответ на вопрос № 153390 от 25.08.2021 на сайте онлайнинспекция.рф, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013).
Хранение каких документов считается избыточным, смотрите в табл. 3 ниже. Все необходимые данные из документов, перечисленных в табл. 3 ниже, внесите в личную карточку работника.
Таблица 3. Эти документы не храните в личном деле работника
| Документы, которые опасно хранить в личном деле работника даже при получении согласия на обработку персональных данных |
| 1. Копия паспорта |
| 2. Копия СНИЛС |
| 3. Копия свидетельства о присвоении ИНН |
| 4. Копия свидетельства о браке |
| 5. Копия свидетельства о рождении ребенка |
| 6. Копия военного билета |
Если храните в личном деле работника лишние личные документы, проверяющие могут признать это нарушением законодательства в области персональных данных. Компанию оштрафуют на сумму от 60 тыс. до 100 тыс. руб., а ее директора — от 10 тыс. до 20 тыс. руб. (ч. 1, 1.1 ст. 13.11 КоАП). За повторное нарушение штрафы выше: для компании — до 300 тыс. руб., для директора — до 50 тыс. руб.
Правильно составить кадровые документы и навести порядок в бухгалтерских делах компании вам помогут специалисты аутсорсинга Главбух Ассистент. Воспользуйтесь их поддержкой, если у вас нет штатных специалистов, а самостоятельно вести бумажные дела компании нет ни сил, ни времени. Выберите подходящий тариф для своей компании.
Как оформить личные дела, чтобы облегчить их поиск
Обложку личного дела работника оформите по утвержденной форме из приложения № 28 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 № 526 или разработайте собственную. На обложке отразите сведения, которые помогут быстро найти и идентифицировать работника.
Обложку заполните от руки чернилами. Наименование компании укажите полностью в именительном падеже. Если есть сокращенное наименование, укажите его в скобках после полного наименования. При изменении наименования компании допишите новое наименование, а прежнее заключите в скобки.
Укажите дату, когда завели личное дело, — это дата оформления трудового договора или дата издания приказа о приеме на работу. И дату окончания — это дата издания приказа об увольнении (ч. 1 ст. 68 ТК). Номер дела спишите из журнала регистрации личных дел работников. На корешке папки личного дела проставьте индекс и номер дела.
Какие данные указать на обложке личного дела работника
- 1. Наименование организации.
- 2. Наименование структурного подразделения.
- 3. Индекс дела.
- 4. Номер тома (части).
- 5. Заголовок дела (тома, части).
- 6. Крайние даты дела (тома, части).
- 7. Количество листов в деле (томе, части).
- 8. Срок хранения дела.
- 9. Архивный шифр дела.
- 10. Дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Доверьте кадровые задачи экспертам Главбух Ассистент. Аттестованые специалисты возьмут на себя оформление всех необходимых документов, а также помогут сократить расходы в кризис: отправят сотрудников на вынужденный простой или в неоплачиваемый отпуск, переведут на сокращенную ставку, снизят размер окладов и премий.
