Выплата премии: когда это небезопасно

Получатель премии

Учитывайте в расходах только премии сотрудникам, которые работают в организации по трудовым договорам (ст. 255 НК, письма Минфина от 18.10.2018 № 03-03-06/1/74834, от 07.06.2018 № 03-03-06/1/39110). Физлицам, с которыми нет трудового договора, премии не положены. Вознаграждения им можно учесть в расходах на оплату труда по иным основаниям. Например, как вознаграждения по гражданско-правовому договору (п. 21 ст. 255 НК).

Вам необязательно самому разбираться в кадровых и юридических вопросах. Можно передать эти задачи на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Эксперты составят юридически грамотные трудовые договоры с сотрудниками возьмут на себя оформление рутинных документов по персоналу, чтобы потом не было проблем. В штате Главбух Ассистент 185 аттестованных специалистов: кадровики, бухгалтеры, юристы, в том числе налоговые, а также более 450 внештатных консультантов, поэтому вы можете быть уверены, что в договорах, других кадровых документах и учете не будет ошибок. Посмотрите, какие у нас есть тарифы обслуживания и сразу оставьте заявку, чтобы получить презентацию всех наших услуг.

ИФНС контролирует премии следующим четырем получателям.

Премия руководителю организации. Премию директору в расходах учесть можно. Руководитель организации такой же наемный сотрудник, как и другие работники. На руководителя распространяются положения коллективного договора и других локальных актов.

Директор вправе выплатить сам себе премию, если такой порядок следует из локального акта компании, например положения об оплате труда. Когда условия премирования директора в локальных актах не прописаны, решение о выплате премии должны принять учредители, участники или акционеры. Полномочия на премирование сотрудников имеет работодатель (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК). Для директора работодатель — это учредители, участники или акционеры, поэтому решение о премировании должны принимать они (п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14‑ФЗ, п. 3 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

На каждую премию собственники должны оформлять отдельный распорядительный документ. В ООО это будет, к примеру, протокол общего собрания участников. В акционерном обществе — протокол общего собрания акционеров, решение совета директоров или наблюдательного совета.

Премия уволенному сотруднику. Премии бывшим работникам можно учесть в расходах, если такие выплаты предусмотрены во внутренних документах (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 255 и п. 21 ст. 270 НК, письмо Минфина от 06.09.2018 № 03-03-06/2/63703). Например, годовую премию руководитель должен назначать по итогам года всем, кто работал в организации в истекшем году, в том числе уволенным на дату приказа о премировании. Если установили такой порядок во внутренних документах, то организация обязана его соблюдать (информация Роструда от 10.12.2018).

Если компания не предусмотрела премии уволенным сотрудникам во внутренних документах, то все положенные работнику суммы надо выплатить ему в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК). Если организация не полностью рассчиталась с сотрудником в его последний рабочий день, трудовые инспекторы посчитают это нарушением (письмо Минтруда от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874). Премию, назначенную и выплаченную позже, налоговые инспекторы в таком случае посчитают необоснованным расходом.

Есть судебные решения, в которых судьи посчитали дискриминацией исключение из списка премируемых по итогам года тех, кто не числился в штате на конец года. Расторжение трудового договора с сотрудником — не повод лишать его премии, которую он заработал (апелляционные определения ВС Республики Карелия от 25.09.2018 № 33-3344/2018 и Новосибирского областного суда от 07.08.2018 № 33-7507/2018).

Премия будущему работнику. Премия будущему сотруднику за переход в организацию не относится к расходам на оплату труда. Выплату получает не сотрудник, и она не связана с его работой. Организация вправе учесть премию в расходах, только если сотрудник получил ее за конкретные трудовые результаты. Иначе выплата экономически необоснованна (письмо Минфина от 16.11.2006 № 03-03-04/2/246).

Премии тем, кто отсутствовал на работе. Премии положены за трудовые результаты. Если сотрудник в периоде, за который начислили премию, был на больничном, в отпуске по уходу за ребенком или в ежегодном отпуске, выплата не связана с производственными результатами. Это материальная помощь, которую нельзя учесть в расходах.

Однако в суде можно попытаться доказать, что премии сотрудникам, которые были на больничном или в отпуске, экономически обоснованны. Организация вправе сама решить, когда и кому платить премию и как стимулировать сотрудников. Трудовые отношения с сотрудницей в декрете, отпуске по уходу за ребенком или на больничном не прерываются (ст. 107 ТК). Трудовой кодекс не запрещает платить премии декретницам и болеющим сотрудникам, они тоже вправе получать премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (постановление АС Московской области от 05.12.2014 № Ф05-13874/2014).

Размер и форма выплаты

Премии учитывают в размерах, которые предусмотрены в трудовом или коллективном договоре, положении о премировании или другом локальном акте. Работодатель вправе сам устанавливать систему стимулирования сотрудников, определять основания для премий, показатели, размер и периодичность премирования. Есть несколько ситуаций, когда налоговых инспекторов особенно заинтересуют премии.

Чтобы самостоятельно не заниматься кадровыми вопросами, передайте оформление и расчет зарплаты, премий, компенсационных выплат и прочих расчетов на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Наши специалисты возьмут на себя все рутинные задачи, связанные с кадрами, а также миграционный и воинский учет. В Главбух Ассистент ваш бизнес будут обслуживать эксперты-лидеры отрасли. Все наши эксперты – аттестованные бухгалтеры, бывшие налоговики и аудиторы. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 18 720 рублей. За эти деньги вы получите также полноценное ведение бухгалтерского учета, налогов и решение юридических проблем. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, и мы расскажем, что конкретно входит в каждый пакет услуг, и как получить индивидуальное коммерческое предложение.

Необоснованно большие суммы. Крупные премии руководству должны быть сопоставимы с финансовыми показателями компании. Необходимость выплаты премий должна быть подтверждена конкретными трудовыми, финансовыми или производственными достижениями. Если нет сопоставимости с финансовыми показателями и связи с трудовыми достижениями, то премия экономически необоснованна. В этом случае ее нельзя учесть в расходах (п. 1 ст. 252 НК).

Если выплачиваете крупные премии, обоснуйте их размер. Условия для выплаты руководителям безопаснее указать в их трудовых договорах, а также положении о премировании. Пропишите конкретные показатели деятельности, за улучшение которых положена премия. Например: «Премия за увеличение объема балансовой прибыли по сравнению с показателем прошлого года не менее чем на 10 процентов — в размере 30 процентов от суммы должностных окладов за квартал».

Премии при убытках. Премию нельзя учесть в расходах, если ее получение зависит от финансового результата деятельности компании. Так, если работодатель стал банкротом, платить премию нет оснований (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда от 17.10.2016 № 46-КГ16-15).

Но организация вправе поощрять сотрудников за добросовестное выполнение обязанностей независимо от общих результатов деятельности. Когда премия не зависит от текущих финансовых итогов работы и отвечает другим требованиям НК, выплата и расходы на нее законны. Например, если сотрудник договорился о скидке или заключил новый выгодный контракт. Руководство может получать премии за реализацию новых проектов, которые требуют больших вложений на начальном этапе, но принесут прибыль в будущем.

В суде можно доказать экономическую обоснованность премий руководству за результаты работы даже при убытках в компании. Аргументы следующие. Когда у компании убытки, это не значит, что расходы на премию неправомерны. Налоговые инспекторы в принципе не должны оценивать, целесообразно ли было выплачивать премию. Организация сама решает, кому и за что платить премию. Главное, чтобы она соответствовала требованиям НК, при которых расходы можно учесть. Судьи согласны с такими выводами (постановления АС Поволжского округа от 17.02.2015 № Ф06-20220/2013 и ФАС Московского округа от 06.02.2014 № Ф05-17554/2013).

Премия в натуральной форме. Премии, выплаченные в натуральной форме, учитывайте в расходах при таких же условиях, как и премии в денежной форме. В данном случае форма выплаты не важна. Премия должна быть связана с трудовыми показателями, предусмотрена в трудовом или коллективном договоре или локальном акте, экономически обоснованна и не входить в перечень неучитываемых выплат из статьи 270 НК. Это критерии для безопасного налогового учета натурального поощрения.

Премии в натуральной форме могут быть не связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей. Такие выплаты не уменьшают базу по налогу на прибыль. Ведь они не соответствуют основному критерию — экономической обоснованности расходов (п. 1 ст. 252 НК). Так что учитывайте эти премии как подарки.

Читайте еще:

Опасные пункты трудового договора: советы, чтобы подстраховаться на случай конфликта с работником

Спрятать серые зарплаты и схемы стало еще сложнее: ФНС изменила методику проверки отчетности АСК ДФЛ