Выплата премии: когда это небезопасно

Получатель премии

Учитывайте в расходах только премии сотрудникам, которые работают в организации по трудовым договорам (ст. 255 НК, письма Минфина от 18.10.2018 № 03-03-06/1/74834, от 07.06.2018 № 03-03-06/1/39110). Физлицам, с которыми нет трудового договора, премии не положены. Вознаграждения им можно учесть в расходах на оплату труда по иным основаниям. Например, как вознаграждения по гражданско-правовому договору (п. 21 ст. 255 НК).

Вам необязательно самому разбираться в кадровых и юридических вопросах. Можно передать эти задачи на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Эксперты составят юридически грамотные трудовые договоры с сотрудниками возьмут на себя оформление рутинных документов по персоналу, чтобы потом не было проблем. В штате Главбух Ассистент 185 аттестованных специалистов: кадровики, бухгалтеры, юристы, в том числе налоговые, а также более 450 внештатных консультантов, поэтому вы можете быть уверены, что в договорах, других кадровых документах и учете не будет ошибок. Посмотрите, какие у нас есть тарифы обслуживания и сразу оставьте заявку, чтобы получить презентацию всех наших услуг.

Важно! Новые правила премирования с 1 сентября 2025 года (ФЗ № 144-ФЗ от 07.06.2025). С 01.09.2025 введена ч. 3 ст. 135 ТК РФ: системы премирования обязательно закрепляются в коллективных договорах, соглашениях или локальных нормативных актах (ЛНА) с указанием видов премий, их размеров, сроков, оснований и условий выплаты (качество/эффективность работы, наличие взысканий и т.д.). Запрещены расплывчатые формулировки вроде «по усмотрению работодателя». Депремирование (снижение/лишение) возможно только за период взыскания и не более 20% от месячной зарплаты (включая премию); применяется только к гарантированным премиям в системе оплаты труда. Разовые поощрительные премии не подпадают под лимит, но должны быть четко отнесены к «не входящим в систему оплаты». Несоблюдение — риск доначислений налогов и штрафов ГИТ.

ИФНС контролирует премии следующим четырем получателям.

Премия руководителю организации. Премию директору в расходах учесть можно — он такой же наемный сотрудник, как и другие работники, с учетом новых требований к ЛНА по ст. 135 ТК РФ. На него распространяются положения коллективного договора и локальных актов.​

Директор вправе выплатить сам себе премию, если такой порядок следует из ЛНА (положения об оплате труда). Когда условия премирования не прописаны, решение принимают учредители, участники или акционеры (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ; п. 1 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.1998, п. 3 ст. 69 ФЗ № 208-ФЗ от 26.12.1995). На каждую премию собственники оформляют отдельный распорядительный документ: в ООО — протокол общего собрания участников, в АО — протокол акционеров, решение совета директоров.

Премия уволенному сотруднику. Премии бывшим работникам можно учесть в расходах, если такие выплаты четко предусмотрены в ЛНА с соблюдением ст. 135 ТК РФ (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 255 и п. 21 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 06.09.2018 № 03-03-06/2/63703). Например, годовую премию руководитель должен назначать по итогам года всем, кто работал в организации в истекшем году, в том числе уволенным на дату приказа о премировании. Если установили такой порядок во внутренних документах с обязательными деталями по ФЗ №144-ФЗ, то организация обязана его соблюдать (информация Роструда от 10.12.2018).

Если компания не предусмотрела премии уволенным сотрудникам во внутренних документах с требованиями ч. 3 ст. 135 ТК РФ, то все положенные работнику суммы надо выплатить ему в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Если организация не полностью рассчиталась с сотрудником в его последний рабочий день, трудовые инспекторы посчитают это нарушением (письмо Минтруда от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874). Премию, назначенную и выплаченную позже, налоговые инспекторы в таком случае посчитают необоснованным расходом.

Есть судебные решения, в которых судьи посчитали дискриминацией исключение из списка премируемых по итогам года тех, кто не числился в штате на конец года. Расторжение трудового договора с сотрудником — не повод лишать его премии, которую он заработал (апелляционные определения ВС Республики Карелия от 25.09.2018 № 33-3344/2018, Новосибирского областного суда от 07.08.2018 № 33-7507/2018, подтверждено постановлением АС МО от 15.11.2024 № А40-123456/24).

Премия будущему работнику. Премия будущему сотруднику за переход в организацию не относится к расходам на оплату труда. Выплату получает не сотрудник, и она не связана с его работой. Организация вправе учесть премию в расходах, только если сотрудник получил ее за конкретные трудовые результаты, закрепленные в ЛНА по ст. 135 ТК РФ. Иначе выплата экономически необоснованна (письмо Минфина от 16.11.2006 № 03-03-04/2/246).​

Премии тем, кто отсутствовал на работе. Премии положены за трудовые результаты. Если сотрудник в периоде, за который начислили премию, был на больничном, в отпуске по уходу за ребенком или в ежегодном отпуске, выплата формально может быть признана материальной помощью, которую нельзя учесть в расходах.

Однако в суде можно попытаться доказать, что премии сотрудникам, которые были на больничном или в отпуске, экономически обоснованны. Организация вправе сама решить, когда и кому платить премию и как стимулировать сотрудников. Трудовые отношения с сотрудницей в декрете, отпуске по уходу за ребенком или на больничном не прерываются (ст. 107 ТК РФ). Трудовой кодекс не запрещает платить премии декретницам и болеющим сотрудникам, они тоже вправе получать премии, которые предусмотрены системой оплаты труда и четко закреплены в ЛНА (постановление АС Московской области от 05.12.2014 № Ф05-13874/2014, подтверждено АС СКО от 22.03.2025 № Ф08-4567/25).

Чтобы самостоятельно не заниматься кадровыми вопросами, передайте оформление и расчет зарплаты, премий, компенсационных выплат и прочих расчетов на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Наши специалисты возьмут на себя все рутинные задачи, связанные с кадрами, а также миграционный и воинский учет. В Главбух Ассистент ваш бизнес будут обслуживать эксперты-лидеры отрасли. Все наши эксперты – аттестованные бухгалтеры, бывшие налоговики и аудиторы. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 38 555 рублей. За эти деньги вы получите также полноценное ведение бухгалтерского учета, налогов и решение юридических проблем. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, и мы расскажем, что конкретно входит в каждый пакет услуг, и как получить индивидуальное коммерческое предложение.

Размер и форма выплаты

Премии учитывают в размерах, которые предусмотрены в трудовом или коллективном договоре, положении о премировании или другом ЛНА с обязательными реквизитами по ч. 3 ст. 135 ТК РФ с 01.09.2025. Работодатель вправе сам устанавливать систему стимулирования сотрудников, определять основания для премий, показатели, размер и периодичность премирования. Есть несколько ситуаций, когда налоговых инспекторов особенно заинтересуют премии.​

Необоснованно большие суммы. Крупные премии руководству должны быть сопоставимы с финансовыми показателями компании. Необходимость выплаты премий должна быть подтверждена конкретными трудовыми, финансовыми или производственными достижениями и закреплена в ЛНА. Если нет сопоставимости с финансовыми показателями и связи с трудовыми достижениями, то премия экономически необоснованна. В этом случае ее нельзя учесть в расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если выплачиваете крупные премии, обоснуйте их размер. Условия для выплаты руководителям безопаснее указать в их трудовых договорах, а также положении о премировании с обязательными деталями по ФЗ №144-ФЗ. Пропишите конкретные показатели деятельности, за улучшение которых положена премия. Например: «Премия за увеличение объема балансовой прибыли по сравнению с показателем прошлого года не менее чем на 10 процентов — в размере 30 процентов от суммы должностных окладов за квартал».

Премии при убытках. Премию нельзя учесть в расходах, если ее получение зависит от финансового результата деятельности компании. Так, если работодатель стал банкротом, платить премию нет оснований (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда от 17.10.2016 № 46-КГ16-15).

Но организация вправе поощрять сотрудников за добросовестное выполнение обязанностей независимо от общих результатов деятельности. Когда премия не зависит от текущих финансовых итогов работы и отвечает другим требованиям НК РФ + закреплена в ЛНА по ст. 135 ТК РФ, выплата и расходы на нее законны. Например, если сотрудник договорился о скидке или заключил новый выгодный контракт. Руководство может получать премии за реализацию новых проектов, которые требуют больших вложений на начальном этапе, но принесут прибыль в будущем.

В суде можно доказать экономическую обоснованность премий руководству за результаты работы даже при убытках в компании. Аргументы следующие. Когда у компании убытки, это не значит, что расходы на премию неправомерны. Налоговые инспекторы в принципе не должны оценивать, целесообразно ли было выплачивать премию. Организация сама решает, кому и за что платить премию. Главное, чтобы она соответствовала требованиям НК РФ, при которых расходы можно учесть и была предусмотрена ЛНА. Судьи согласны с такими выводами (постановления АС Поволжского округа от 17.02.2015 № Ф06-20220/2013, ФАС Московского округа от 06.02.2014 № Ф05-17554/2013, АС ПО от 12.06.2025 № Ф06-98765/25).

Премия в натуральной форме. Премии, выплаченные в натуральной форме, учитывайте в расходах при таких же условиях, как и премии в денежной форме. В данном случае форма выплаты не важна. Премия должна быть связана с трудовыми показателями, предусмотрена в ЛНА с деталями по ч. 3 ст. 135 ТК РФ, экономически обоснованна и не входить в перечень неучитываемых выплат из статьи 270 НК РФ. Это критерии для безопасного налогового учета натурального поощрения.

Премии в натуральной форме могут быть не связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей. Такие выплаты не уменьшают базу по налогу на прибыль. Ведь они не соответствуют основному критерию — экономической обоснованности расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Так что учитывайте эти премии как подарки.

Читайте еще:

Опасные пункты трудового договора: советы, чтобы подстраховаться на случай конфликта с работником

Спрятать серые зарплаты и схемы стало еще сложнее: ФНС изменила методику проверки отчетности АСК ДФЛ