От первички до налоговой оптимизации: что минимально должен уметь бухгалтер, чтобы ваш бизнес был на плаву

Когда бизнес небольшой, один квалифицированный бухгалтер может справляться с базовыми операциями: начислением зарплаты, ведением первички, подготовкой отчетности и уплатой налогов. Однако даже в малом бизнесе его обязанности гораздо шире — он должен разбираться в договорах с поставщиками, контролировать кассовые операции, взаимодействовать с банками и надзорными органами, а также оперативно реагировать на изменения законодательства.

Но реальность такова, что один человек физически не может качественно выполнять все эти задачи одновременно. Чаще всего штатный бухгалтер превращается в «счетовода», который едва успевает закрывать текущие вопросы, а стратегические задачи (налоговая оптимизация, финансовый анализ, прогнозирование) остаются без внимания.

Конкретные обязанности бухгалтера: полный список по участкам учета

Вот неполный перечень того, что входит в зону ответственности бухгалтера:

1. Работа с первичной документацией

• Проверка, прием и обработка первичных документов (накладные, акты, счета-фактуры, УПД, кассовые чеки).
• Контроль корректности заполнения: наличие всех реквизитов, подписей, печатей.
• Отражение операций в учетной системе (1С, БухСофт и др.).
• Архивация и хранение документов в соответствии с законом (не менее 5 лет).

2. Учет денежных средств и расчетов

• Ведение кассовых операций (оформление ПКО, РКО, сверка лимита кассы).
• Контроль расчетного счета: платежи, поступления, сверка с банком.
• Работа с дебиторской и кредиторской задолженностью: напоминание контрагентам, претензионная работа.
• Проведение инвентаризации расчетов.

3. Начисление зарплаты и кадровый учет

• Расчет зарплаты, отпускных, больничных, премий.
• Удержание НДФЛ, заполнение 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.
• Взаимодействие с ПФР, ФСС, ведение СЗВ-ТД и других отчетов.
• Оформление трудовых договоров, приказов, личных карточек.

4. Налоговый учет и отчетность

• Расчет налогов (НДС, налог на прибыль, УСН, ЕНС).
• Подготовка и сдача деклараций в ИФНС, ФНС, ПФР, ФСС, Росстат.
• Контроль сроков уплаты налогов, подачи отчетности.
• Работа с налоговыми уведомлениями, требованиями, претензиями.

5. Учет активов и обязательств

• Оформление поступления и выбытия ОС, начисление амортизации.
• Учет ТМЦ: списание, инвентаризация, переоценка.
• Отражение кредитов, займов, лизинговых операций.

6. Взаимодействие с госорганами и контрагентами

• Подготовка документов для проверок (камеральных, выездных).
• Сверки с налоговой, внебюджетными фондами.
• Ответы на запросы ИФНС, судов, контрагентов.

7. Аналитика и управленческая отчетность

• Формирование баланса, ОФР, отчетов о движении денежных средств.
• Анализ расходов/доходов, расчет рентабельности.
• Подготовка данных для руководства (KPI, бюджетирование).

8. Соблюдение цифровых требований

• Работа с ЭДО (Диадок, СБИС, Такснет).
• Подача отчетности через спецоператоров или личный кабинет налогоплательщика.
• Использование ЭЦП для подписания документов.

Важно! Существует риск — единственный бухгалтер может стать незаменимым для компании. Если он уйдет в отпуск или заболеет, то финансовая деятельность организации остановится, а это приведет к серьезным проблемам, например, кассовым разрывам или штрафам за просрочку подачи отчетности.

По мере роста бизнеса и усложнения его финансовых операций, стоит задуматься о создании отдельного бухгалтерского отдела во главе с главным бухгалтером. В среднем и крупном бизнесе существуют финансовые отделы, в которых каждый сотрудник отвечает за выполнение определенных задач. Такое разделение обязанностей обеспечивает взаимозаменяемость работников и непрерывность процесса бухгалтерского учета.

Должностные обязанности бухгалтера

Для профессии бухгалтера существует профессиональный стандарт 08.002 «Бухгалтер», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 февраля 2019 г. №103н. Данный стандарт детально описывает функции работника, требования к квалификации и условия допуска к выполнению работы.

Согласно этому документу, бухгалтер обязан:

• Вести бухгалтерский учет. Это включает прием и обработку первичных учетных документов, конвертацию их в денежные значения и формирование сводных показателей по деятельности организации.
• Отвечать за составление и сдачу бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и расчетов по страховым взносам.
• Заниматься финансовым анализом, бюджетированием, управлением денежными потоками и финансовым аудитом.

Работа бухгалтера может значительно различаться в зависимости от размера и типа деятельности компании. Например, ведение бухгалтерии индивидуального предпринимателя значительно проще, чем составление консолидированной отчетности холдинга.

Читайте также:

Бухгалтерия для ИП: что лучше выбрать

Что выгоднее: своя бухгалтерия или аутсорсинг — расчет расходов

Должностная инструкция бухгалтера

Единого нормативного документа, регулирующего содержание должностной инструкции бухгалтера, не существует. Кроме того, Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит упоминания о должностных инструкциях, такая информация есть в письме Роструда № ПГ/13204-6-1 от 27 мая 2022 года.

Однако наличие должностной инструкции в организации может помочь:

• Определить обязанности, права и ответственность работника.
• Обеспечить понимание работником своих функций и требований, предъявляемых к его работе.
• Создать основу для оценки работы сотрудника и определения его соответствия занимаемой должности.
• Служить руководством для адаптации новых сотрудников в организации.
• Помочь в разрешении трудовых споров и конфликтов.

Должностная инструкция бухгалтера разрабатывается каждой организацией или предпринимателем самостоятельно. Содержание должностной инструкции зависит от различных факторов: 

• сферы деятельности организации; 
• организационной структуры;
• структуры бухгалтерии и финансово-экономического отдела; 
• количества и специфики участков работы, закрепленных за конкретными специалистами.

Для создания должностной инструкции можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих — он утвержден Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Альтернативный вариант — скачать готовые типовые образцы.

Должностная инструкция может или быть приложением к трудовому договору или утверждаться, как самостоятельный документ.

Основание — письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1.

Бухгалтер должен ознакомиться с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора, согласно статье 68 ТК РФ.

Важно! В 2025 году опытный бухгалтер должен владеть сервисами электронного документооборота, разбираться в создании и регистрации электронной цифровой подписи и знать, как подавать декларации и отчетность удаленно. Например, с использованием функционала портала ФНС nalog.ru или портала «Госуслуги».

Читайте также: 

Выбираем кого выгоднее нанять: штатного работника или исполнителя

Можно ли руководителю самостоятельно вести бухучет

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», руководитель организации несет ответственность за организацию бухучета на предприятии.

Руководителю важно понимать, что грамотное ведение бухгалтерского и кадрового учета является неотъемлемой частью успешного бизнеса. К штрафам, трудовым спорам и судебным разбирательствам приводят различные ошибки в области бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства, что негативно сказывается на репутации компании как в глазах государственных органов, так и среди партнеров.

Закон не запрещает руководителям малого и среднего бизнеса вести бухгалтерский учет самостоятельно, но более разумно обеспечить ведение бухгалтерского учета другим способом:

• Создать собственную бухгалтерию под руководством главного бухгалтера.
• Нанять внештатного бухгалтера.
• Делегировать ведение налогового, бухгалтерского учета и кадрового учета (или отдельных участков) аутсорсинговой компании.

Аутсорсинг — оптимальное и экономически выгодное решение. Делегирование учета команде профессионалов позволит экономить средства на зарплате бухгалтера, оперативно выполнять задачи, снизить риск перерывов в финансовой деятельности, например, по причине болезни бухгалтера и получить помощь в случае изменений в законе или проверках контрольных органов.

Почему штатный бухгалтер не справляется

По статистике Росстата, 68% малых предприятий сталкиваются с ошибками в отчетности из-за перегруженности бухгалтера. Каждая пятая проверка выявляет нарушения, которые можно было избежать при распределении нагрузки.

1. Объем работы слишком велик — даже опытный специалист не может одинаково хорошо вести все участки. В результате страдает либо качество, либо сроки.
2. Риск «человеческого фактора» — ошибки в расчетах, пропущенные сроки, усталость.
3. Незаменимость — если бухгалтер заболеет или уволится, бизнес столкнется с кассовыми разрывами и штрафами.
4. Отсутствие стратегического подхода — у штатного бухгалтера нет времени на оптимизацию налогов или финансовый анализ.

Ошибки в бухгалтерии могут привести к негативным последствиям как для компании, так и для ответственных лиц:

• Штрафам за искажение учета, которые могут достигать 20 000 рублей (статья 15.11 КоАП). Если бухгалтер самостоятельно обнаружил ошибку до утверждения отчета, он не будет наказан.
• Налоговым штрафам, предусмотренным статьей 120 Налогового кодекса РФ. За искажение учетных данных предусмотрен штраф от 10 000 до 30 000 рублей. Если ошибки привели к занижению облагаемой базы, взыскивается 20% от суммы недоимки — не менее 40 000 рублей.
• Штрафам за нарушения трудового законодательства по статье 5.27 КоАП. Недоплата заработной платы из-за учетных ошибок может привести к штрафам до 20 000 рублей для должностных лиц, до 5 000 рублей — для ИП и до 50 000 рублей — для организаций.

Штатный бухгалтер — это «лотерея»: даже хороший специалист не гарантирует отсутствие штрафов и пропущенных сроков. Аутсорсинг — это:

• Экономия до 70% на содержании бухгалтерии,
• Минимизация рисков за счет команды экспертов,
• Фокус на бизнес, а не на контроль учета.

Навести порядок в учете, налогах и кадрах помогут профильные эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент. Получите комплексную поддержку бизнеса (кадровик, бухгалтер, юрист) в одном тарифе.