Что проверить в первичке контрагентов, чтобы не попасть на доначисления

Убирают нужные реквизиты и добавляют лишнее

Обязательные реквизиты первички установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ч. 2 ст. 9). Всего их семь: наименование и дата документа, факт хозяйственной жизни (наименование товаров, работ, услуг и т. п.), наименование компании, денежные и (или) натуральные измерители, должность сотрудника, который оформил или отвечает за оформление документа, и подпись с Ф. И. О.

Без обязательных реквизитов документ принимать к учету нельзя. Бухгалтерская отчетность, составленная на основании таких бумаг, будет недостоверной. А налоговики вправе снять расходы и вычеты (письмо Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31497). Документы со всеми реквизитами, оформленные по правилам, наоборот, помогают защитить в суде вычеты и расходы по спорным сделкам (постановление Одиннадцатого ААС от 30.08.2023 № А55-35898/2022).

Тем не менее некоторые компании принимают к учету документы без обязательных реквизитов, что помогает налоговикам доначислять на проверке. К примеру, в одном деле в товарных накладных не было суммы НДС. Это стало одной из причин не принять документы для расходов и вычетов (постановление Четырнадцатого ААС от 31.08.2023 № А52-1237/2022). Судьи не признают первичкой таблицы с расчетом расходов, например на ГСМ, без названия и других обязательных реквизитов (постановление Шестнадцатого ААС от 29.08.2023 № А63-5909/2022).

В некоторых случаях помимо обязательных сведений в первичку нужно добавить дополнительные реквизиты. Компания вправе так поступить (п. 12 ФСБУ 27/2021, письмо Минфина от 02.02.2022 № 07-01-09/6894).

Например, если дата оказания услуг и день подписания акта не совпадают, нужно указать обе даты. Другой пример — реквизиты прослеживаемых товаров. Обычно их отражают в счете-фактуре. Но иногда счет-фактуру не составляют, например, когда передают товар на утилизацию. В этом случае реквизиты прослеживаемости должны быть в первичке, чтобы компания перенесла их в отчет об операциях (п. 8 Приложения № 8 к приказу ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645, письмо ФНС от 12.11.2021 № ЕА-4-15/15821).

В кассовых и некоторых других типовых документах номер — обязательный реквизит. В актах и накладных номер необязателен, но без него инспекторы тщательнее проверят расходы и вычеты (постановление АС Северо-Кавказского округа от 22.03.2018 № А63-623/2017).

Лишней информации в первичке не должно быть. Например, были случаи, когда контрагент печатал на обороте накладной письмо руководителю. Так делать не стоит, иначе можете дать налоговикам дополнительный повод для проверки.

Иногда реквизиты находятся в непривычном месте. В таком случае документ все равно соответствует установленным требованиям (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ20-3/96). Но лучше не переносить реквизиты, чтобы не нервировать проверяющих.

Сервис аутсорсинга Главбух Ассистент возьмет на себя всю первичку, учет и отчетность. Эксперты заполнят все документы, отчетность и своевременно передадут проверяющим. Помимо бухгалтерских функций, эксперты выполняют кадровую и юридическую работу. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штат специалистов.

Исправляют первичку новым документом

Некоторые бухгалтеры вносят в бумажную первичку исправления по аналогии со счетами-фактурами. То есть составляют второй документ с верными реквизитами, датой и номером старого документа, а также датой и номером исправления. Действительно, раньше чиновники считали, что бумажную первичку можно исправлять так же, как счета-фактуры, — выставлять новый документ с верными данными и датой корректировки (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235). Но с 1 января 2022 года такой способ можно применять только к электронным документам (информационное сообщение Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33). ФСБУ 27/2021 не предусматривает такой порядок исправления.

Чтобы исправить первичку, зачеркните неверные данные, выше впишите правильные реквизиты и сделайте отметку «Исправлено». Причем сделать это надо так, чтобы можно было прочитать зачеркнутый текст. Далее проставляют дату исправления и подписи лиц, составивших накладную или акт, их должности и Ф. И. О.

Не пользуйтесь корректором, не затирайте записи в документах. К примеру, если в чеках есть лишние покупки, просто не принимайте их к учету. Если убирать данные из первички, такие документы сразу привлекут внимание налоговиков (постановление АС Северо-Кавказского округа от 02.12.2022 № А53-42654/2021).

Вы вправе не зачеркивать сведения в первичке:

• если ошибки несущественные — не мешают определить продавца и покупателя, наименование товаров, стоимость (письмо ФНС от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321);
•  покупатель выявил недопоставку товаров — составьте акт о расхождениях и корректировочный счет-фактуру либо универсальный корректировочный документ;
• продавец предоставляет скидку — составьте акт или уведомление о скидке и корректировочный счет-фактуру.

Заменять новым документом можно бумаги, которые не относятся к первичке. К примеру, счет на оплату. Если в нем нет всех обязательных реквизитов первички, вместо счета с ошибкой можно выставить новый.

Если не хотите разбираться в тонкостях заполнения первички, обратитесь в сервис аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты разъяснят все нюансы, помогут подготовить отчетность. Убедитесь, насколько это выгодно сейчас.

Выдумывают свои названия иностранным товарам

У компаний возникают сложности с наименованиями иностранных брендовых товаров в первичке. Если перевод наименований на русский язык будет неточным или неправильным, компания нарушит права правообладателя. Кроме того, она рискует потерять расходы и вычеты, ведь налоговики могут не понять, о какой продукции речь.

Избежать проблемы просто, фирменные названия на иностранном языке можно не переводить (письмо Минфина от 18.05.2017 № 03-01-15/30422). Но это касается только названий, которые невозможно перевести. Для остальных наименований перевод необходим.

Не обязательно платить профессиональному переводчику. Сделать и заверить перевод может любой сотрудник (письмо Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801).

Если не знаете языков, воспользуйтесь интернет-переводчиками. Весь текст документа не переводите, лишь в части показателей, которые важны для расходов. Если на документе достаточно места, перевод можно сделать прямо внутри первички. Можно составить перевод на отдельном листе и приложить его к иностранному документу.

Если вы часто получаете однотипные иностранные документы, подготовьте шаблон перевода для реквизитов, которые не меняются. Тогда в следующий раз потребуется перевести только оставшиеся показатели.

Заполняют документы ручкой с исчезающими чернилами

Ручки пиши-стирай — то что нужно, чтобы не перепечатывать по сто раз документы и с легкостью исправлять ошибки, думают некоторые коллеги. Но такое заполнение бумаг — нарушение закона. Пользоваться ручкой, которую можно легко стереть ластиком, все равно что использовать простой карандаш. Это запрещено — заполнять первичку нужно средством, которое позволит надолго сохранить записи (п. 13 ФСБУ 27/2021).

Если получаете от контрагентов первичку со стираемыми чернилами, опасность в том, что в документ могут вносить исправления без вашего ведома. Документ не пройдет встречку или вы можете проиграть спор с контрагентом.

Когда получаете бумаги от контрагента, проверьте, чем их заполняли. На первый взгляд исчезающие чернила не отличаются от обычных, но можно заметить, что они практически не впитываются в бумагу. Если есть подозрения, слегка потрите запись ластиком.

Печатают цветные копии вместо оригиналов

Коллеги копируют оригинал документа с подписями и печатают на цветном принтере. Даже если качество печати отменное, такой документ не становится оригиналом первички. Распечатанный скан — копия документа. А замену оригинала копией закон не допускает (письмо ФНС от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166). Если контрагент вышлет вам документ, распечатанный на цветном принтере, потребуйте его замены.

Если сделка крупная и есть возможность оговорить все детали, пропишите в договоре, какие документы планируете получить от контрагента. Укажите, что бумаги должны быть оригиналами, подписанными собственноручно. За нарушение условий можно предусмотреть штрафы или компенсацию убытков.

Меняют формы, обязательные к применению

Первичка, которую утвердили ведомства на основании законов, по-прежнему остается обязательной к применению. Ее нельзя править, дополнять, менять название. Речь идет, в частности, о платежных и кассовых документах (письмо Минфина от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

Компания не вправе самостоятельно менять форму платежки (утв. Положением ЦБ от 29.06.2021 № 762-П). Также обязательными остались кассовые документы — приходный кассовый ордер (форма КО-1) и расходный кассовый ордер (форма КО-2). Кассовые бланки утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Все реквизиты в этих формах обязательные. Исправлять ошибки в кассовых документах запрещено (п. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Взамен оформляют новый документ. Документы с ошибками могут приравнять к отсутствующим и оштрафовать по статье 15.11 КоАП. 

Нюансов по первичке всегда много, часто ситуации требуют подробного разбора. Запишитесь на консультацию в сервис аутсорсинга Главбух Ассистент. Оставьте заявку и профессионалы проверят документы и решат самые сложные проблемы.