Изменения в законах для бизнеса с 1 сентября 2024 года. Как подготовиться

Оплата сверхурочной работы

Документ, который вносит изменения. Федеральный закон от 22.04.2024 № 91-ФЗ.

Что меняется. С 1 сентября сверхурочную работу нужно оплачивать исходя из размера зарплаты с учетом компенсационных и стимулирующих выплат.

Как подготовиться. Следует внести поправки в локальные нормативные акты, которые устанавливают порядок оплаты сверхурочной работы.

Ничего менять не придется, если локальные акты предусматривают оплату сверхурочной работы в более высоком размере, чем размер оплаты, установленный по новым правилам.

Что будет, если проигнорировать изменения. Если сумма оплаты окажется меньше, чем предписывают новые правила, работник вправе обратиться в трудинспекцию или суд.

Штраф для компании составит от 30 тыс. до 50 тыс. руб., для директора — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). И все равно придется начислить доплату до нормы, уплатить штраф и, возможно, погасить судебные издержки.

Чтобы самостоятельно не следить за изменением законов и сравнивать, насколько зарплата сотрудников соответствует МРОТ, решать вопрос с индексацией зарплат, оплатой сверурочных и других компенсаций, передайте ведение кадров на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Вас будут обслуживать лидеры отрасли. Эксперты возьмут на себя оформление всех необходимых кадровых бумаг, а также подскажут, как сократить расходы на штат, аренду и налоги. Услуги кадровика, бухгалтера, юристов включены в каждый тариф — рассчитайте оптимальный для вашего бизнеса и сразу оставьте заявку — пришлем презентацию со всеми услугами и ценами.

Правила расчета квоты рабочих мест для приема на работу инвалидов

Документ, который вносит изменения. Постановление Правительства от 30.05.2024 № 709.

Что меняется. С 1 сентября меняются правила расчета квоты. Квоту нужно считать ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. До 1 сентября 2024 года квоту определяли ежегодно.

По-новому станут определять факт выполнения квоты. С 1 сентября квоту сочтут выполненной, если заключены:

— трудовой договор инвалида с работодателем — при приеме инвалида I группы квоту считают исполненной на два рабочих места;

— трудовой договор инвалида с иной компанией, с которой работодатель оформил соглашение о трудоустройстве инвалидов;

— трудовой договор с ИП, с которым работодатель оформил соглашение о трудоустройстве инвалидов;

— договор возмездного оказания услуг или иной договор с компанией, которая обеспечивает для группы работодателей выполнение квоты. Она это делает по соглашению с иной компанией или ИП, а те заключают трудовые договоры с инвалидами.

Важная деталь

Отчет о квотировании нужно представлять ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным (ч. 7 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). 

Утверждены правила заключения соглашения о трудоустройстве инвалидов и его форма, если работодатель не создает для них рабочие места.

С 1 сентября определен перечень случаев, когда работодатель освобождается от выполнения квоты. В частности, не нужно выполнять квоту при банкротстве, уменьшении числа сотрудников до значения, при котором квота не устанавливается.

Если компания сама не справляется и ей нужна помощь в подборе работников из числа инвалидов, она вправе обратиться в службу занятости.

Ответы на вопросы

Можно ли принимать на работу инвалидов сверх квоты?

Можно. Действующим законодательством не предусмотрен запрет на прием сверх установленной квоты. Работодатель вправе заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые определены ТК и иными федеральными законами (ч. 1 ст. 22 ТК).

Как подготовиться. Соблюдать квоту для приема инвалидов обязаны работодатели с численностью сотрудников от 35 человек. Размер квоты зависит от среднесписочной численности и региона, где она ведет деятельность.

Размер квоты установлен в процентах к среднесписочной численности сотрудников и может составлять не менее 2 и не более 4 процентов. При численности 35 и менее работников квота не предусмотрена.

Каждый регион может устанавливать свои квоты для приема инвалидов, в том числе для разной численности и для разных видов деятельности компаний. Выясните, какая квота установлена в вашем регионе и по вашему виду деятельности, и выполните ее до 1 сентября.

Что будет, если проигнорировать изменения. За нарушение прав инвалидов в области трудоустройства и занятости работодателя могут оштрафовать. Директору грозит штраф в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб. за неисполнение обязанности по созданию или выделению квотируемых рабочих мест или за отказ инвалиду в приеме на работу в пределах установленной квоты (ст. 42 КоАП).

Кроме этого, и директора, и компанию могут оштрафовать за непредставление или несвоевременное (не в полном объеме, искаженное) представление отчета о квотировании в службу занятости. Штраф для директора составит от 300 до 500 руб., для компании — от 3000 до 5000 руб. (ст. 19.7 КоАП).

Новые отчеты для центра занятости

С 1 сентября отчитываться в центр занятости понадобится по новым правилам.

Упразднят один отчет в центр занятости. Компании и индивидуальные предприниматели будут сдавать в ЦЗН на один отчет меньше (приказ Минтруда от 16.04.2024 № 195н). С сентября вам больше не нужно будет представлять в центр занятости информацию об отпусках без сохранения зарплаты. Закон о занятости прямо не обязывает представлять такую информацию, но перечень передаваемых сведений открытый. Отчет попадал под формулировку «иные действия и события, влияющие на рынок труда» (письмо Минтруда от 20.04.2023 № 16-3/10/В-5982). В итоге от отчета решили вовсе отказаться.

Введут новый отчет. Организации и индивидуальные предприниматели будут сдавать в центр занятости населения новую форму — информацию о свободных местах и вакансиях, в том числе о потребности в их замещении. Проинформировать службу занятости населения нужно в течение пяти рабочих дней, как появились вакансии, в этот же срок нужно сообщить об изменениях таких сведений. Вы можете поставить отметку, что потребности в замещении нет или есть, но вы не хотите, чтобы ЦЗН содействовал в поисках. Тогда данные о вакансии в отчете можно не заполнять. В противном случае придется указать сведения о вакансии и требования к кандидату. Если вакансий нет, то отчет не сдавайте.

Обновят отчеты в центр занятости. Отчитывайтесь в центр занятости на новых бланках. С 1 сентября вступят в силу новые бланки:

— о ликвидации компании или закрытии ИП и о сокращении штата (форма № 1);
— режиме неполного рабочего времени, простое (формы № 2 и № 3);
— временной дистанционке по инициативе работодателя (форма № 4);
— банкротстве работодателя (форма № 5), вакансиях (форма № 6);
— выполнении квот для инвалидов (форма № 7).

Компенсация расходов на проезд в отпуск северян, с которыми трудовой договор приостановлен из-за мобилизации или службы по контракту

Документ, который вносит изменения. Постановление Правительства от 21.02.2024 № 200.

Что меняется. С 1 сентября меняется порядок компенсации расходов на проезд в отпуск работникам Крайнего Севера и приравненных к нему местностей. Уточнили порядок для сотрудников, которым из-за мобилизации или службы по контракту приостанавливали трудовой договор.

Как подготовиться. Если мобилизованный или контрактник в связи с приостановлением трудового договора не смог воспользоваться правом на оплату проезда в отпуск раз в два года, запланируйте эти суммы на период после возобновления действия трудового договора из расчета один раз в два года за период приостановления.

Что будет, если проигнорировать изменения. За защитой своих прав работник может обратиться в трудинспекцию или суд. Трудинспекция посчитает отказ в оплате работнику стоимости проезда и провоза багажа нарушением трудового законодательства. Штраф для компании составит от 30 тыс. до 50 тыс. руб., для директора — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Компании придется внести штраф, оплатить работнику стоимость проезда и провоза багажа, а возможно, и понести судебные расходы.

Правила расследования несчастных случаев на производстве

Документ, который вносит изменения. Приказ Минтруда от 25.04.2024 № 237н.

Что меняется. Меняются правила расследования несчастных случаев на производстве, когда такое расследование продлевается, а также меняются формы документов. Действующая форма № 4 (Н-1ЧС) акта о несчастном случае на производстве будет называться формой № Н-1С. Новые правила будут действовать до 1 сентября 2028 года.

Как подготовиться. Изучите изменения и будьте готовы использовать их в работе. Новый акт Н-1С нужно будет оформлять при продлении расследования несчастного случая на производстве. Речь идет о продлении, когда расследование невозможно завершить вовремя из-за того, что обстоятельства рассматривают экспертные организации, органы дознания, следствия или суд.

Акт не нужно оформлять, к примеру, если несчастный случай квалифицировали как не связанный с производством.

Составлять и утверждать новый акт работодатель будет по письменному единогласному решению комиссии или инспектора труда, если он проводит расследование. В любом случае его нужно согласовать с руководителем трудовой инспекции.

В акте Н-1С придется указать дату, время и место происшествия, сведения о пострадавшем и обстоятельства несчастного случая. Составлять его станут по форме № 4 из приложения № 2 к приказу Минтруда от 25.04.2024 № 237.

Акт Н-1С вместе с документами, которые, в частности, подтверждают связь травмы с работой, следует направить в территориальное отделение СФР в течение трех календарных дней со дня утверждения. Также его нужно приложить к итоговым актам после завершения расследования.

Что будет, если проигнорировать изменения. Если работодатель отказывается расследовать происшествие по жалобе работника, штраф может составить для компании от 30 тыс. до 50 тыс. руб., для директора — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Если компания не представит в госорганы необходимое уведомление или акт в связи с несчастным случаем на производстве, ее оштрафуют на сумму от 3 тыс. до 5 тыс. руб., а директора — от 300 до 500 руб. (ст. 19.7 КоАП).

Машиночитаемая доверенность становится обязательной

Документ, который вносит изменения. Части 2.4–2.6 статьи 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ, часть 3.1 статьи 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ.

Что меняется. 31 августа 2024 года заканчивается переходный период, когда использовать машиночитаемую доверенность было необязательно, если представитель компании использовал квалифицированную электронную подпись.

С 1 сентября 2024 года машиночитаемая доверенность станет обязательной. Визировать электронные документы с помощью сертификата сотрудника будет невозможно. Уполномоченному лицу придется получить личную КЭП физлица. А компании нужно будет оформить на такое лицо МЧД.

Как подготовиться. Следует обратиться в коммерческий удостоверяющий центр и оформить электронную подпись физлица, выпустить машиночитаемую доверенность.

Разные госструктуры предъявляют свои требования к оформлению машиночитаемой доверенности и работе с ней. Доверенность для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности можно создать на специальном портале ФНС. Там реализована версия 002 и отдельно версия для обмена документами с ИФНС. Также сервис позволяет проверить МЧД и направить ее в налоговую инспекцию.

Подписать доверенность нужно усиленной КЭП директора. Директор компании получает УКЭП в налоговой инспекции. При отправке отчетности бухгалтер заверяет файлы личной УКЭП физлица и прикладывает к ним машиночитаемую доверенность. Каждый раз прикладывать МЧД к налоговой и бухгалтерской отчетности не нужно. Достаточно один раз загрузить доверенность в реестр на специальном портале ФНС и в дальнейшем отправлять не саму МЧД, а только ее реквизиты.

Что будет, если проигнорировать изменения. Без машиночитаемой доверенности не получится подписывать электронные документы и отвечать на запросы ФНС или СФР.

Гарантии наставникам

Документ, который вносит изменения. Законопроект № 575296-8.

Что меняется. На федеральном уровне собираются закрепить гарантии для сотрудников, которые выступают в роли наставников. Выполнение таких функций приравняют к дополнительной работе, за которую положена доплата. Определят и порядок привлечения к наставничеству. Планируют, что изменения заработают с 1 сентября 2024 года.

Как подготовиться. Если законопроект примут, работодателю придется установить:

— список функций наставника;

— сроки их выполнения;

— гарантии наставникам;

— порядок расчета доплаты за наставничество.

Что будет, если проигнорировать изменения. За отказ в доплате наставнику штраф для компании составит от 30 тыс. до 50 тыс. руб., для директора — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Компании придется заплатить штраф, доплатить работнику за наставничество и, возможно, понести судебные расходы.

Новый состав аптечки для оказания первой помощи работникам

Документ, который вносит изменения. Приказ Минздрава от 24.05.2024 № 262н.

Что меняется. Всех работодателей обяжут оборудовать пост для оказания первой помощи работникам. Он должен быть доступен для всех работников в любое время и укомплектован аптечками (ч. 1 ст. 216.3 ТК).

С 1 сентября меняются требования к составу аптечек. Новые требования утверждены приказом Минздрава от 24.05.2024 № 262н. Кроме медизделий, в аптечку нужно добавить хотя бы один блокнот формата не менее А7 и один маркер — черный или синий или один карандаш.

Образец. Приказ о комплектации аптечек для оказания первой помощи

Как подготовиться. Если у вас есть аптечки, проверьте срок годности их содержимого. Минздрав разрешил использовать аптечки с непросроченными медизделиями до истечения срока их годности. Но ограничил использование 1 сентября 2027 года.

Если аптечек в компании нет или срок годности медизделий истек, приобретите аптечки для оказания первой помощи работникам в комплектации из приказа Минздрава от 24.05.2024 № 262н. Для этого издайте приказ, назначьте ответственных лиц.

Нет времени разбираться в оформлении кадровых положений и приказов? Отдайте ведение кадрового учета на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Наши эксперты возьмут на себя оформление положений, трудовых договоров, всевозможных приказов, инструкций и других документов, которые могут понадобиться вашей компании. При этом учтут все изменения в трудовом, кадровом, налоговом и финансовом законодательстве при подготовке документов. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 18 720 рублей. За эти деньги вы получите не только решение кадровых, юридических задач, но и полноценное ведение бухгалтерского учета и налогов. Оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение.

Что будет, если проигнорировать изменения. Штраф за отсутствие или неукомплектованность аптечек для оказания работниками первой помощи зависит от размера компании. Для малых и микропредприятий он составит от 2 тыс. до 5 тыс. руб. Для остальных компаний — от 50 тыс. до 80 тыс. руб. Директора тоже могут оштрафовать на сумму от 2 тыс. до 5 тыс. руб. (ст. 4.1.2, ст. 5.27.1 КоАП).

Расходы на аптечки можно возместить из СФР

Для возмещения расходов на приобретение аптечек для оказания первой помощи нужно не позднее 1 августа подать в территориальное отделение Соцфонда заявление, план финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и документы, подтверждающие расходы.