Как перевести бухгалтерию на аутсорс без стресса: подробное руководство

Что такое бухгалтерский аутсорсинг и зачем он нужен

Аутсорсинг бухгалтерии — это передача ведения бухгалтерского учета, налоговой отчетности и кадрового документооборота специализированной внешней компании. Вместо содержания штатных бухгалтеров вы заключаете договор с профессионалами, которые берут на себя ответственность за корректность учета и своевременную сдачу отчетности.

Основные преимущества аутсорсинга:

• Значительная экономия на зарплатах, налогах, обучении и программном обеспечении.
  
• Доступ к квалифицированным специалистам с опытом в разных отраслях.
  
• Снижение рисков ошибок и штрафов, поскольку ответственность за качество учета несет подрядчик.
  
• Гибкость: можно передать полный бухгалтерский учет или отдельные функции (расчет зарплаты, сдача отчетности).
  
• Возможность масштабирования услуг по мере роста бизнеса.

Чтобы самостоятельно не разбираться в тонкостях передачи бухгалтерии на аутсорсинг, доверьте этот процесс экспертам Главбух Ассистент. Наши специалисты возьмут на себя:

• Бесплатный аудит текущего учета
• Организацию плавного перехода на аутсорсинг
• Настройку удобных каналов взаимодействия
• Полное сопровождение 24/7

В Главбух Ассистент ваш бизнес будут обслуживать аттестованные бухгалтеры, бывшие налоговики и аудиторы. Стоимость обслуживания — от 27 480 рублей с включенной страховкой от штрафов на 100 млн рублей. Посмотрите все наши тарифы обслуживания и сразу оставьте заявку, чтобы воспользоваться всеми плюсами аутсорсинга уже сейчас.

Пошаговый план перехода на аутсорсинг бухгалтерии

Шаг 1. Оценка целесообразности и принятие решения

Перед тем как переходить на аутсорсинг, проанализируйте текущие затраты на бухгалтерию, объемы работы и качество учета. Сравните их с предложениями аутсорсеров.

Пример:
Компания из сферы розничной торговли с небольшим бухгалтерским отделом подсчитала, что содержание бухгалтерии обходится дороже, чем услуги аутсорсера. После передачи части функций аутсорсеру удалось сократить издержки на 40%, при этом качество отчетности улучшилось.

Шаг 2. Выбор надежного аутсорсера

Выбор подрядчика — ключевой этап. Обратите внимание на:

• Репутацию и опыт работы (желательно с компаниями вашей отрасли).
  
• Перечень услуг и возможность их адаптации под ваши нужды.
  
• Используемые технологии (например, 1С, электронный документооборот).
  
• Условия договора, включая ответственность и конфиденциальность.
  
• Стоимость услуг — не выбирайте самый дешевый вариант, ориентируйтесь на качество.

Переходите на обслуживание в Главбух Ассистент — лидеру рынка аутсорсинга в России. Уже сегодня заменим вам: бухгалтера, кадровика, юриста, аудитора. Целая команда аттестованных специалистов от 27 480 рублей. Берем на себя риски блокировки счета от банка и ФНС.

• Снижаем ваши платежи по налогам.
• Сокращаем расходы вашего бизнеса.
• Ведем бухгалтерию «под ключ».
• Не уходим в отпуск, не увольняемся и не болеем.
• Даем двойную страховку для бизнеса от штрафов и доначислений ФНС.

Главбух Ассистент признана лучшей компанией года в категории «Дистанционный клиентский сервис» по итогам ежегодной премии Digital Leaders-2024, входит в Группу Актион, лидера отрасли цифровых медиа и сервисов для профессионалов и одну из крупнейших компаний Европы и стран СНГ, которая уже более 30 лет работает в сфере профессиональных медиа. В Главбух Ассистент мы используем передовые технологии в области искусственного интеллекта для обработки первички и роботов RPA. Создаем новые технологии для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета. Посмотрите какие у нас есть тарифы обслуживания и сразу оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение для вашего бизнеса.

Шаг 3. Подготовка документов и данных для передачи

Подготовьте полный пакет документов:

• Учредительные документы (устав, свидетельство о регистрации).
  
• Налоговые отчеты и балансы.
  
• Договоры с контрагентами.
  
• Первичные учетные документы (акты, накладные, счета-фактуры).
  
• Кадровые данные (для расчета зарплаты).
  
• Оборотно-сальдовые ведомости с остатками на дату передачи.
  
• Ключи электронной подписи.

Проведите инвентаризацию и убедитесь в актуальности и полноте документов.

Пример:
В одном из случаев компания передала аутсорсеру неполный пакет документов, что привело к задержкам в сдаче отчетности. После инвентаризации и доработки пакета работы пошли гладко.

Шаг 4. Организация передачи данных и документов

• Назначьте ответственного сотрудника для координации процесса.
  
• Обсудите с аутсорсером формат передачи документов (электронный или бумажный).
  
• Передайте архив первичных документов, базы данных бухгалтерской программы (например, 1С), оборотно-сальдовые ведомости.
  
• Подпишите акт приема-передачи с подробным описанием переданных материалов.
  
• Передайте ключи электронной подписи и другие необходимые носители.
  

Важно: С момента подписания договора ответственность за бухгалтерский учет и уплату налогов переходит к аутсорсеру.

Шаг 5. Настройка процессов взаимодействия

Обсудите с подрядчиком:

• Частоту и формат отчетности.
  
• Каналы связи (электронная почта, мессенджеры, телефон).
  
• Контактное лицо с обеих сторон.
  
• Порядок передачи первичных документов для обработки.
  
• Место и способы хранения документов и данных.
  
• Порядок электронного документооборота и использования ЭЦП.

Шаг 6. Проведение экспресс-аудита и сверка данных

Перед началом работы аутсорсер проводит аудит текущего состояния учета, чтобы выявить ошибки и несоответствия.

Пример:
В организации, где предыдущий бухгалтер не передал документы, аутсорсер восстановил учет с нуля, используя банковские выписки и сверки с контрагентами, что позволило избежать штрафов и претензий со стороны налоговой.

Шаг 7. Миграция данных и запуск работы

Если у вас и аутсорсера разные учетные системы, необходимо выполнить перенос данных:

• Выгрузка данных из вашей системы.
  
• Проверка и сверка информации.
  
• Загрузка данных в систему аутсорсера.

После этого начинается полноценная работа по ведению учета.

Шаг 8. Контроль качества и регулярный мониторинг

Даже после передачи бухгалтерии важно контролировать качество услуг:

• Регулярно проверяйте отчеты.
  
• Запрашивайте пояснения по сложным вопросам.
  
• Следите за сроками сдачи отчетности.
  
• Обсуждайте возникающие проблемы с подрядчиком.

Шаг 9. Оценка результатов и корректировка сотрудничества

Через 3–6 месяцев проанализируйте результаты:

• Снизились ли затраты на бухгалтерию?
  
• Улучшилось ли качество учета и отчетности?
  
• Удобно ли взаимодействовать с подрядчиком?

При необходимости скорректируйте объем услуг или смените подрядчика.

Несколько важных нюансов при переходе на аутсорсинг

Ответственность за учет лежит на руководителе компании, даже если бухгалтерия передана на аутсорсинг. Поэтому нужно поддерживать контроль и взаимодействие с подрядчиком.

Договор с аутсорсером должен быть юридически грамотным, с четким описанием обязанностей, ответственности, условий конфиденциальности и защиты данных.
Передача права электронной подписи должна быть ограничена необходимым минимумом документов для минимизации рисков злоупотреблений.

Психологический аспект: проведите разъяснительную работу с персоналом, особенно если штатные бухгалтеры увольняются или переводятся на другие позиции.

Частые ошибки при переходе и как их избежать

• Недостаточная подготовка документов и данных.
  
• Выбор подрядчика только по цене без оценки качества.
  
• Отсутствие контроля и взаимодействия с аутсорсером.
  
• Несогласованность процессов передачи и коммуникации.

Практические советы для комфортного перехода

• Начинайте с тестового периода (1–3 месяца), чтобы оценить качество услуг.
  
• Назначьте ответственного сотрудника внутри компании для взаимодействия с аутсорсером.
  
• Ведите регулярные совещания и отчеты для контроля.
  
• Используйте современные технологии электронного документооборота и обмена данными.
  

Обсуждайте и фиксируйте все договоренности письменно.