Как верно учитывать транспортные расходы продавцу и покупателю

Налог на прибыль

Рассмотрим правила учета транспортных расходов у покупателя и продавца.

Покупатель. Затраты на доставку основных средств, сырья, материалов и прочих активов, расходы на которые учитывают как материальные, формируют их стоимость (подп. 1–4 п. 1, п. 2 ст. 254, абз. 2 п. 1 ст. 257 НК). При этом неважно, какой организацией является покупатель — торговой или неторговой. А вот при покупке товаров это имеет значение.

Если покупатель неторговая компания, то расходы на доставку он включает в стоимость товаров. У торговой организации есть выбор: включать транспортные затраты в стоимость товаров или признавать отдельным расходом. Но даже в последнем случае для налогообложения прибыли транспортные расходы нужно признавать пропорционально проданным товарам (подп. 3 п. 1 ст. 268, ст. 320 НК). Выбранный порядок необходимо прописать в налоговой учетной политике.

При покупке имущества, которое мы не перечислили выше, а также работ и услуг затраты на доставку отражайте как самостоятельные расходы. Делайте так, когда заказываете перевозку и когда транспортируете собственными силами (подп. 5, 6 п. 1 ст. 254, ст. 255, подп. 1, 11, 12.1 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 1 ст. 268 НК).

Продавец. У продавца возникают транспортные расходы при реализации товаров, работ, услуг, собственной продукции. Как правило, их учитывают в составе расходов на продажу. Если затраты на доставку покупателю не выделены отдельно, а входят в общую стоимость по договору, то такие расходы относите к косвенным.

Стороны могут оформить доставку товаров как самостоятельную услугу. Тогда покупатель оплачивает ее сверх цены договора. В этом случае отразите выручку от реализации транспортных услуг. Расходы на их оказание — ГСМ, оплату труда, амортизацию — учитывайте в общем порядке. При методе начисления признавайте затраты в день фактического оказания услуг. При кассовом методе учитывайте расходы после оплаты (п. 1 ст. 271, абз. 1, 3 п. 2 ст. 318, п. 2, 3 ст. 273 НК).

Продавец или покупатель выступают посредником. Если доставку организует один из контрагентов, то он может действовать как посредник. Такой вариант подойдет, если по условиям договора поставщик компенсирует затраты покупателя на самовывоз товаров и, наоборот, покупатель — затраты поставщика на доставку. Или, к примеру, подрядчик доставляет результат переработки давальческого сырья либо расходы на перевозку принимает на себя сторона, которая не может самостоятельно организовать транспортировку из-за удаленности (ст. 309.2 ГК).

От своего имени или от имени фактического заказчика посредник заключает договор на перевозку — посреднический или экспедиторский. Условие об организации доставки можно прописать и в основном контракте. В любом случае стоимость услуг выделяют в отгрузочных документах и счетах-фактурах или выставляют на них отдельные документы.

Посредник всегда действует за счет фактического заказчика перевозки, то есть последний возмещает расходы. При расчете налога на прибыль посредник не отражает в доходах сумму компенсации, которую получил от заказчика (подп. 9 п. 1 ст. 251 и п. 9 ст. 270 НК). Доходом он признает только свое вознаграждение, если оно предусмотрено (п. 1 ст. 249 НК).

Посредник должен отчитаться перед заказчиком за доставку. На основании этих документов заказчик принимает транспортные услуги к учету. В частности, на основании отчета или акта об оказанных услугах. Его форма нормативно не утверждена, поэтому стороны могут утвердить в договоре свой вариант или посредник составит документ в произвольном виде. В нем следует указать вид услуги, размер вознаграждения, если оно предусмотрено, сумму расходов, которую заказчик должен возместить (ст. 974, 999, 1008 ГК). В своих расходах заказчик признает сумму вознаграждения посредника.

Обязан ли продавец, который организовал доставку по посредническому договору, компенсировать покупателю убытки при утрате груза из-за форс-мажора

При форс-мажорных обстоятельствах поставщик не отвечает за гибель груза. При этом убытки несет сторона, у которой было право собственности на товары в момент их утраты.

Право собственности к покупателю может перейти при отгрузке, на каком-то этапе пути, например, на границе или при получении. Если собственником товара стал покупатель, то все убытки, связанные с утратой продукции, несет он. Если владельцем груза на момент его гибели был продавец, то это его убытки. Соответственно, поставщик должен повторно отгрузить покупателю продукцию в согласованных объемах или вернуть аванс (ст. 211, 223 и 458 ГК). Аналогичный порядок содержит Инкотермс (международные правила торговли), положения которого можно применять и ко внутренним сделкам.

Обязан ли продавец, который организовал доставку по посредническому договору, компенсировать покупателю убытки при утрате груза из-за форс-мажора

При форс-мажорных обстоятельствах поставщик не отвечает за гибель груза. При этом убытки несет сторона, у которой было право собственности на товары в момент их утраты.

Право собственности к покупателю может перейти при отгрузке, на каком-то этапе пути, например, на границе или при получении. Если собственником товара стал покупатель, то все убытки, связанные с утратой продукции, несет он. Если владельцем груза на момент его гибели был продавец, то это его убытки. Соответственно, поставщик должен повторно отгрузить покупателю продукцию в согласованных объемах или вернуть аванс (ст. 211, 223 и 458 ГК). Аналогичный порядок содержит Инкотермс (международные правила торговли), положения которого можно применять и ко внутренним сделкам.

Если не хотите разбираться в тонкостях учета расходов, обратитесь в сервис аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты разъяснят все нюансы, подготовят необходимые документы и отчетность. Убедитесь, насколько это выгодно сейчас.

НДС

Теперь разберемся с НДС: в каком случае на стоимость транспортировки нужно начислить налог, а когда этого делать не надо, какие документы потребуются для вычета.

Доставка силами продавца или покупателя. Доставку не облагают НДС, если расходы на нее входят в стоимость договора. Продавец начисляет налог на общую сумму сделки.

Отдельно налоговая база по НДС возникает, если перевозку оформляют по отдельному договору или в рамках того же договора, но сверх цены. В зависимости от сделки применяют общую ставку или нулевую, например, при международной перевозке.

Если товар доставляет покупатель, к примеру, при возврате бракованной продукции, то он и начисляет НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 5 ст. 168, ст. 169 НК).

Доставка транспортной компанией. Заказать перевозку у транспортной компании может как покупатель, так и продавец. Начисляет НДС и выставляет заказчику счет-фактуру именно транспортная организация. Ее услуги облагают НДС в общем порядке (п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 156 НК).

Возможна ситуация, когда организует доставку одно лицо, например поставщик, а приобретает и оплачивает другое — покупатель. Тогда организатор действует как агент. На налогообложение это не влияет, только на документооборот. Чтобы избежать споров с проверяющими, в этом случае лучше оформить посреднический договор.

Документы для вычета. Покупатель услуг вправе принять к вычету предъявленный НДС на основании счета-фактуры. Срок для вычета — три года, начиная с квартала, в котором услуги приняты к учету. Исполнитель должен выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента завершения перевозки. Вместо счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ со статусом 1 (п. 5 ст. 168, ст. 169 НК).

Часто у компаний возникает вопрос, нужна ли дополнительно товаротранспортная или транспортная накладная. Финансовое ведомство указывает, что в НК ничего не говорится об этих документах (письмо от 20.12.2022 № 03-07-11/125081). Из чего можно сделать вывод, что отсутствие накладных не должно влиять на вычет по расходам на доставку. Однако, чтобы снизить риск претензий налоговиков, безопаснее иметь полный комплект документов.

Когда вычета не будет. Если доставка связана с операциями, не подпадающими под НДС, налог к вычету не принимайте. Если перевозка относится к облагаемым и необлагаемым операциям, входной НДС поделите. В стоимость транспортировки включите часть налога, которую нельзя принять к вычету (п. 2, 4 ст. 170 НК).

Поставщик организует доставку товара покупателю. Может ли покупатель не выплачивать вознаграждение за организацию транспортировки?

Передайте часть работы специалистам сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент и освободите время для более важных дел. Эксперты сервиса Главбух Ассистент проверят учет и документы, чтобы налоговая не придралась. Работа специалистов застрахована: в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы.