Какие документы нужно оформить при увольнении сотрудника

Документы, которые нужно выдать при увольнении или прекращении ГПД

Основные документы, которые нужно выдавать при прекращении трудового или гражданского договора, связаны с отчетом ЕФС-1. Отдельные его разделы оформите выписками и выдайте их сотруднику или договорнику. Однако это не все. Вот еще документы, которые в любом случае нужно выдать в последний день работы работника или договорника. 

Навести порядок в кадровой документации помогут профильные эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент. В Главбух Ассистент ваш бизнес будут обслуживать эксперты-лидеры отрасли. Все наши специалисты – кадровики, бухгалтеры, бывшие налоговики и аудиторы. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 27 480 рублей. За эти деньги вы получите также полноценное ведение кадров, бухгалтерского учета, налогов и решение юридических проблем. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, и мы вам пришлем презентацию со всеми услугами и ценами. 

Какие документы выдавать сотруднику при увольнении

Документы, которые нужно выдать работникам и исполнителям по ГПД. Выдавайте и работникам, и договорникам выписку из раздела Подраздел 1.2 отчета ЕФС-1. В этом разделе указывают сведения о страховом стаже работников и исполнителей по договорам ГПХ, кроме самозанятых, подп. 3 п. 2, п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Разбор двух способов продлевать срочные трудовые договоры. Как обезопасить работодателя от претензий ГИТ и проигрыша в суде

При увольнении или прекращении договора ГПХ оформите выписку из подраздела 3 отчета ЕФС-1 и выдайте работнику или исполнителю по договору ГПХ, подп. 6 п. 2, п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Это информация о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию. Раньше ее включали в отчет ДСВ-3, который отменили с 2023 года. Но информацию из него перенесли в подраздел 3 отчета ЕФС-1.

Следующий документ — персонифицированные сведения о физических лицах. Выдавайте такую выписку работникам и исполнителям. Форма сведений утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Новый отчет содержит персональные данные физлиц и сведения о сумме выплат за отчетный месяц.

При увольнении и прекращении договоров ГПХ выдавайте выписку из раздела 3 отчета РСВ. Если раньше в этом разделе вы указывали базу для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, то теперь надо указывать базу взносов в составе единого тарифа, приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Документы, которые нужно выдать только работникам. В день увольнения выдайте работнику трудовую книжку. Документ ведут на бланке образца 2004 года, если еще не израсходовали их запас, или 2023 года. Работникам, которые впервые устраиваются на работу, бумажные книжки не заводят, ч. 4 ст. 84.1 ТК, п. 3 постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250, приказы Минтруда от 19.05.2021 № 320н, Минфина от 11.04.2022 № 55н. Этот документ выдают только работникам.

Работникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки, выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Важно, что направить такой документ по почте в случае отсутствия работника в день увольнения на работе нужно, не дожидаясь его согласия на это, ст. 84.1 ТК.

Выдавайте подраздел 2 раздела 1 отчета ЕФС-1 работнику, если он выполнял определенный вид работы, который предоставлял право на досрочную пенсию, п. 2 и 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. В нем работодатель указывает сведения об основаниях для отражения данных о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочную пенсию.

Если у сотрудника есть ребенок-инвалид, выдайте ему в день увольнения справку о том, что на дату увольнения дополнительные выходные в этом календарном году он не использовал или использовал их частично. Если сотрудник использовал допвыходные, укажите в справке общее количество использованных дней отдыха и даты, когда он их использовал. Если сотрудник не использовал допвыходные, также укажите на это в справке, подп. «д», «е» п. 4 Правил, утв. постановлением Правительства от 06.05.2023 № 714.

Документы, которые нужно выдать только исполнителям по ГПД. Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 работодатели выдают только исполнителям, в нем — сведения о договоре ГПХ. Они включают в себя реквизиты договора и периоды выполнения работ или оказания услуги по такому договору. Чтобы выдать исполнителю такие сведения при прекращении договора ГПХ, оформите выписку из подразделов 1 и 1.1 отчета ЕФС-1. Самозанятым такой документ не выдавайте. На вознаграждения по договорам с ними вы не платите страховые взносы, поэтому включать их в подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 не нужно, подп. 5 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Работникам тоже такую выписку выдавать не нужно, письмо Минтруда от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-266.

Документы, которые необходимо выдать по заявлению работника

Как доказать, что работодатель не давил на сотрудника при увольнении

По заявлению сотрудника нужно выдать ему документы, связанные с работой. На подготовку копий у вас есть три рабочих дня, ст. 62 ТК. То есть даже если работник запросит сведения в день своего увольнения, выдавать их сразу вы не обязаны. Но попросите работника письменно обозначить, как он хочет получить документы: лично в руки или по почте. Помимо документов, прямо названных в законе, судьи считают обязательным выдавать и некоторые другие.

Справка по форме № 182н. Выдавайте справку по форме № 182н только в случае, когда работник запросил ее о заработке за периоды до 2022 года включительно, информация Роструда от 23.01.2023. В остальных случаях больше не нужно выдавать такую справку при увольнении работникам, Минтруд ее отменил. Также не требуйте документ от работников, чтобы оплатить первые три дня временной нетрудоспособности. Сведения о заработной плате для расчета пособия работнику запросите в СФР, ч. 4 ст. 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н.

Приказ о приеме на работу. Если работник запросил копию этого документа, отказать ему не можете. Исключение только одно — если работник трудоустроился к вам после того, как приказ о приеме стал необязательным и вы отказались от его издания. Дело в том, что с конца 2021 года работодатели сами решают, издавать ли приказ о приеме, ст. 68 ТК. Если решили этого не делать, письменно сообщите работнику, что выдать копию документа невозможно.

Чтобы самому не вникать в нюансы оформления приказов и других документов, передайте кадровую работу специалистам на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Мы подготовим любой приказ, который будет нужен. Наши специалисты возьмут на себя все рутинные задачи, связанные с кадрами, а также миграционный и воинский учет. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение.

.

Должностная инструкция. Судьи считают этот документ связанным с работой, определение Второго КСОЮ от 29.02.2024 № 88-4464/2024. Если же вы переводили работника на другую работу, выдайте должностные по позициям, которые он занимал, актуальные на соответствующий период.

Расчетные листки. По требованию работника выдайте ему расчетные листки за весь период работы в компании, определение Верховного суда от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9. Не отказывайте, даже если ранее эти документы уже выдавали.

Документы о расходах, которые понес работник. Судьи считают, что по требованию сотрудников им нужно выдавать документы о расходах, которые принимал к зачету или возмещал работодатель. Например, авансовые отчеты или квитанции на проезд к месту отпуска и обратно, определение Девятого КСОЮ от 22.08.2024 № 88-6778/2024.

Выписка из штатного расписания. Если работник требует штатное расписание целиком, можно ему отказать. Но вот выписку из штатного расписания со сведениями по его должности предоставить нужно. В ней отражают данные о зарплате и возможных надбавках в конкретный период времени, а эти сведения касаются работы сотрудника, определение Первого КСОЮ от 13.08.2024 по делу № 88-26459/2024.

Документы, в выдаче которых можно отказать

Работники при увольнении запрашивают самые разные документы. Например, для того, чтобы не проходить заново медосмотр для трудоустройства к следующему работодателю, сотрудник может попросить оригинал медзаключения. А если увольняете работника, с которым возникла конфликтная ситуация, он может запросить копии документов о дисциплинарном взыскании, ЛНА и т. д. Как аргументировать отказ выдать эти документы — дальше в статье.

Оригиналы документов по медосмотрам. Сотруднику можно выдать копию медицинского заключения, но оригинал — нельзя. Объясните работнику, что при устройстве в другую организацию он должен будет пройти медицинский осмотр заново. Если дело дойдет до суда, судьи в споре поддержат работодателя, определение Второго КСОЮ от 30.05.2024 № 88-12666/2024 по делу № 2-1407/2023. При этом документы по медосмотрам должны храниться в организации три года, причем даже те, которые касаются уволившихся сотрудников, ст. 635 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. А заключительные акты медицинских осмотров работников, которые выполняют работы с вредными, опасными условиями труда, нужно хранить 50/75 лет: не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года, и не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года.

Вам необязательно самому разбираться в кадровых и юридических вопросах. Можно передать эти задачи на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Эксперты составят юридически грамотный трудовой договор, кадровые документы при приеме на работу, увольнению, всевозможные приказы и положения, чтобы потом не было проблем. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 27 480 рублей. За эти деньги вы получите не только решение кадровых, юридических вопросов, но и полноценное ведение бухгалтерского учета и налогов. Закажите бесплатный звонок, и мы расскажем, что конкретно входит в каждый пакет услуг.

Копии локальных актов. Если работник при увольнении запросил копии ЛНА, которые непосредственно не связаны с его работой, можете ему отказать. Ссылайтесь на то, что такие документы являются внутренними документами организации, и поскольку они не связаны с его работой, выдавать их ему вы не обязаны, определение Четвертого КСОЮ от 08.12.2022 по делу № 88-33163/2022.

По закону работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Но к таким документам не относятся копии локальных нормативных актов, с ними работодатель обязан только ознакомить работника под подпись. При этом некоторые суды считают, что работодатель обязан предоставить работнику по его запросу копии ЛНА, которые непосредственно затрагивают его права и обязанности и связаны с его работой. Поэтому учитывайте обстоятельства. Если понимаете, что работник требует копию локального акта, чтобы убедиться, например, что ему законно не выплатили премию или установили требования к стилю одежды на работе, копию документа или выписку из него лучше предоставить.

Копии актов и служебных записок по дисциплинарным взысканиям. Работник, которого уволили за проступок, может решить оспорить свое увольнение и потребовать выдать ему копии документов, на основании которых издали приказ о привлечении его к дисциплинарной ответственности. Судьи поддерживают работодателей, которые в выдаче такого документа работнику отказывают, определение Девятого КСОЮ от 24.09.2020 № 88-7016/2020, 2-718/2020. Аргумент — выдавать внутренние документы организации, которыми оформили дисциплинарное взыскание, работодатель не обязан. Материалы служебной проверки нужны, чтобы принять решение о привлечении сотрудника к ответственности, и не имеют отношения к трудовой деятельности.