Кто должен оформить МЧД до 1 сентября и как это сделать

Шаг 1. Определите, что делать, чтобы поменять подпись

С 1 сентября 2024 года бухгалтеры и другие работники, кроме директора, смогут подписывать документы в налоговую только новой электронной подписью физлица. При этом должно выполняться условие, что директор оформил на сотрудника с электронной подписью еще и машиночитаемую доверенность (МЧД).

Прежние электронные подписи с реквизитами компаний удостоверяющие центры перестали выдавать еще 1 сентября 2023 года (п. 2.4 ст. 3 Закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Законодатели ввели переходный период и разрешили физлицам пользоваться сертификатами компании до конца их действия, но не дольше, чем до 31 августа 2024 года (п. 4 ст. 2 Закона № 457-ФЗ). Теперь же переходный период заканчивается.

Речь идет о сотрудниках, которые подписывают документы компании по доверенности. Для подписей руководителей правила не поменялись. Руководители получают в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц квалифицированные электронные подписи с сертификатами юрлица на срок 15 месяцев. Любые документы и отчеты директор заверяет этой подписью без доверенности.

Чтобы не отвлекаться от бизнеса и не отслеживать изменения в законодательстве, по налогам и отчетности, передайте бухгалтерию на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Мы оформим необходимые документы, чтобы перейти на новый порядок, отчетность и заплатим налоги по новым правилам и одновременно проследим за тем, чтобы ваш бизнес получил максимальную пользу от поправок. Стоимость бухгалтерского аутсорсинга в Главбух Ассистент – от 18 720 руб. в месяц. В этот тариф входит обязательный набор услуг, которые необходимы бизнесу ежемесячно: ведение учета и сдача отчетности, подготовка первички, расчет зарплаты, ведение кадров, взаимодействие с госорганами, банками и консультации с экспертами по этим вопросам. В Главбух Ассистент вы получите полный комплекс услуг, с которым сможете спокойно погрузиться в работу и вообще не думать о проблемах с бухгалтерами, юристами и кадровиками. Оставьте заявку — рассчитаем тариф на обслуживание, расскажем, как происходит взаимодействие, на чем бизнес может сэкономить за счет аутсорсинга бухгалтерии.

Проверьте, кто и как подписывает документы. Какие действия предпринять компаниям, чтобы 1 сентября не остаться без электронной подписи, смотрите в таблице.

Отчеты может заверять директор квалифицированной подписью. Проверьте срок сертификата и ознакомьтесь с инструкцией. Возможно, вы решите передать право подписи бухгалтеру. Тогда вам придется пройти все шаги из инструкции.

Другой вариант — отчеты компании подписывает не руководитель, а другой сотрудник. До 31 августа он может работать по прежним правилам. В таком случае нужно поспешить и получить новую электронную подпись физлица и оформить машиночитаемую доверенность.

Шаг 2. Получите или перевыпустите КЭП руководителя

С 1 сентября подписывать электронные отчеты можно либо квалифицированной подписью руководителя, либо электронной подписью физлица с машиночитаемой доверенностью. При этом МЧД должен заверить руководитель квалифицированной электронной подписью. Получите УКЭП руководителя, если ранее этого не сделали, либо перевыпустите сертификат, у которого истекает срок действия.

Оформите сертификат для директора. Получить квалифицированную подпись директора можно в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц. Подпись выдадут лично руководителю компании. Еще подпись можно оформить дистанционно по биометрии. Но для этого нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах и подтвержденная регистрация в ГИС ЕБС. Срок действия подписи руководителя — 15 месяцев.

Перевыпустите сертификат подписи директора. Сертификат нужно продлить, если истекает срок действия. Вы можете это сделать онлайн через личный кабинет организации на nalog.gov.ru. В разделе «Заявления. Запросы» подайте заявление на перевыпуск квалифицированной электронной подписи руководителя. Сделать все без поездок в ИФНС удастся, если:

• срок действия подписи еще не истек;
• с помощью данной КЭП раньше уже заходили в личный кабинет ЮЛ;
• компьютер настроен для работы с имеющимся сертификатом;
• запись перевыпуска подписи будет на флешку, на которую ранее записывали электронную подпись в УЦ ФНС.

Сведения о готовности квалифицированной подписи появятся в личном кабинете.

Как руководителю получить квалифицированную подпись

Шаг 3. Получите новый сертификат физлица

Сертификат для электронной подписи физлица выдают все аккредитованные удостоверяющие центры. При наличии у сотрудника действующей подписи, оформленной на компанию, процедура получения сертификата упростится. Сотрудники УЦ возьмут все данные из прежнего сертификата.

Выберите центр и попросите сотрудника получить подпись. Чтобы получить электронную подпись, потребуются паспорт, СНИЛС и ИНН сотрудника. Электронную цифровую подпись выдадут на физическом носителе, который похож на флешку. За подпись придется заплатить.

Чтобы использовать электронную подпись на Госуслугах, предупредите сотрудников удостоверяющего центра, которые будут оформлять подпись. Дело в том, что Госуслуги работают не со всеми видами носителей ключей УКЭП и удостоверяющий центр должен записать сертификат на нужном носителе.

Сертификаты для подписей физлиц отличаются от прежних сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации. В личном сертификате приводятся только данные физлица. С новым сертификатом сотрудник сможет подписывать все личные документы, скажем, договоры купли-продажи в электронном виде либо декларацию 3-НДФЛ для отправки в инспекцию. При увольнении сотрудник заберет сертификат физлица с собой, а компания не сможет его отозвать.

Шаг 4. Оформите машиночитаемую доверенность

Чтобы подписывать документы от имени компании, квалифицированная электронная подпись физлица должна идти в связке с машиночитаемой доверенностью. Оформить МЧД можно через сервис на сайте ФНС, системы отправки отчетности или на Госуслугах. 

Чтобы не ошибиться с оформлением доверенностей, подписей и других документов, необходимых для ведения бизнеса, обратитесь к специалистам. Эксперты бухгалтерского аутсорсинга Главбух Ассистент помогут вам на каждом этапе оформления или возьмут полностью на себя весь процесс. В Главбух Ассистент вас будет обслуживать команда аттестованных специалистов с полным набором услуг для бизнеса: расчет налогов и заполнение отчетности, расчет зарплаты и кадровое сопровождение, юридическая поддержка и оптимизация налогов. А еще в рамках обслуживания подключим вам 1С, настроим учет под потребности вашего бизнеса. Оставьте заявку сейчас и узнайте больше о выгодах сотрудничества с Главбух Ассистент. 

Далее подробно расскажем, как создать машиночитаемую доверенность на сайте nalog.gov.ru.

Как оформить машиночитаемую доверенность

На сайте nalog.gov.ru откройте сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Ознакомьтесь с вводной информацией и нажмите «Продолжить». Далее согласитесь на обработку персональных данных, выберите «Создать доверенность» и отметьте тот формат доверенности, который вам нужен. Покажем, как сформировать МЧД для налоговой (формат 5.01). Также с помощью сервиса вы можете создать МЧД для хозяйственных сделок между компаниями (версии 002 и 003).

Заполните необходимые сведения, которые предложит сервис. Номер доверенности сервис поставит автоматически, но вы можете его изменить. Далее укажите дату создания доверенности и дату окончания. Также вы можете поставить галочку в ячейке «Без срока действия». Тогда доверенность будет действовать в течение одного года со дня ее создания (п. 1 ст. 186 ГК).

В сведениях о доверителе выберите категорию из списка, например юридическое лицо. Заполните ИНН, КПП и ОГРН вашей организации. Далее на экране должно появиться наименование и адрес компании. Проверьте данные.

Сервис предложит выбрать из списка единый исполнительный орган. Это, как правило, руководитель компании, то есть лицо, которое вправе действовать без доверенности от организации. Также вы можете ввести Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС и ИНН директора организации вручную. Затем укажите сведения о представителе.

Выберите полномочия, которыми хотите наделить работника. И укажите ИФНС, на которые будут распространяться полномочия. Когда заполните все данные, перейдите на предпросмотр и проверьте, все ли верно. Затем нажмите «Сформировать ХМL».

Подпишите доверенность усиленной квалифицированной подписью руководителя компании или самого индивидуального предпринимателя и загрузите файл с МЧД в распределенный реестр на сайте ФНС. Для этого в левом меню сервиса ФНС выберите раздел МЧД, а затем «Загрузить в реестр».