Новый электронный счет на оплату: как оформлять и использовать

Обязательно ли теперь применять новый электронный формат счета

Электронный формат счета на оплату, который утвердила ФНС приказом от 20.01.2025 № ЕД-7-26/29, не является обязательным к применению. Это значит, к примеру, что, если между вами и вашими контрагентами установлен электронный документооборот, вы можете применять тот формат, который разработали самостоятельно. Но вправе воспользоваться и форматом, рекомендованным ФНС.

Если же ЭДО с партнерами не установлен либо он применяется только в отношении некоторых документов, к примеру счетов-фактур и накладных, и не распространяется на счета — по-прежнему выставляйте и получайте счета на бумаге, никакого запрета на это нет.

Что касается ваших взаимоотношений с налоговой инспекцией, то разработанный налоговой службой формат нужен только для передачи электронного документа в ИФНС по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Если же вы используете «свой» электронный формат, счет нужно будет распечатать, заверить и представить в налоговую на бумаге (ст. 93 НК). Это нам подтвердили в ФНС.

Новый электронный формат счета носит рекомендательный характер и необходим только в случае, если вы передаете документ в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи. То есть если компания использует в работе тот электронный формат счета, который утвержден налоговой службой, его следует направить по ТКС в неизменном виде, когда инспекция затребует документ в рамках проверки (п. 2 ст. 93 НК).

Если же электронный документ компания составляет не по установленным ФНС форматам, сделайте его распечатку на бумаге и представьте в инспекцию в виде заверенной вами копии с отметкой о подписании электронной подписью».

Вам необязательно самому разбираться в изменениях законодательства. Можно передать эти задачи на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Мы сделаем так, чтобы ваш бизнес получил максимальную пользу от поправок. Вас будет обслуживать команда аттестованных специалистов с полным набором услуг для бизнеса: расчет налогов и отчетность, расчет зарплаты и кадровое сопровождение, юридическая поддержка и оптимизация налогов. А еще в рамках обслуживания подключим вам 1С, настроим учет под потребности вашего бизнеса и подарим экспресс-аудит бухгалтерии. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 27 480 рублей. Оставьте заявку – запишем вашу компанию на экспресс-проверку учета и расскажем, как наша компания может помочь вашему бизнесу.

Когда счет на оплату необходим

Есть случаи, когда в силу условий тех или иных сделок или специфики бизнеса счет на оплату необходим. Вот основные из них.

Счет как договор. Счет может выступать в качестве договора или предварительного договора. Это возможно, например, когда речь идет об оферте (ст. 434, 435 и 438 ГК).

Оферта — это предложение заключить договор, адресованное одному или нескольким партнерам или клиентам. Такое предложение должно содержать все существенные условия договора (п. 1 ст. 435 ГК).

Например, если выставили счет на предоплату товаров, то нужно указать: наименование, количество, цену товара, его стоимость, срок поставки.

Если ваш контрагент принял счет-оферту, сделка считается заключенной и счет приравнивается к договору. При этом принять оферту компания может одним из следующих способов:

• оплатить счет — полностью или частично;
• подписать счет и передать его выставившему документ партнеру;
• прислать в ответ на оферту письмо, где она полностью и безоговорочно соглашается с условиями, которые указаны в счете.

Счет как основание для оплаты. Бывает, что срок оплаты в уже заключенном договоре привязан к выставленному счету. Например, при условии «оплата после получения счета» счет обязателен, если в договоре не указали никаких иных сроков оплаты. Это событие, после которого исчисляется срок платежа.

Другое дело, если сроки платежа прописаны в договоре. Тогда счет необязателен. Он выполняет чисто техническую задачу — когда срок оплаты по договору наступил, не платить только из-за отсутствия счета нельзя.

То есть в этом случае счет на оплату — это просто напоминание покупателю или заказчику об оплате с указанием актуальных реквизитов продавца для перечисления денег.

Навести порядок в налоговых, бухгалтерских и кадровых документах могут профильные эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент. В Главбух Ассистент ваш бизнес будут обслуживать эксперты-лидеры отрасли. Все наши специалисты – кадровики, бухгалтеры, бывшие налоговики и аудиторы. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 27 480 рублей. За эти деньги вы получите также полноценное ведение кадров, бухгалтерского учета, налогов и решение юридических проблем. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, и мы вам пришлем презентацию со всеми услугами и ценами. 

Какие еще полезные функции выполняет счет на оплату

Счет на оплату может оказывать помощь в сделках между контрагентами, то есть выполнять «вспомогательные» функции.

Участвует в расчете неустойки. Если дата оплаты в договоре не зафиксирована и указано, что счет устанавливает срок оплаты, расчет неустойки при просрочке платежа исчисляйте начиная с даты, указанной в счете. Если же срок оплаты прописан в договоре, то он имеет приоритет для расчета неустойки — считайте ее от дедлайна из договора.

Устанавливает размер скидки. Счет на оплату может устанавливать размер скидки в зависимости от срока платежа. Например, продавец может зафиксировать в договоре максимальную цену и крайний срок. Но в счете проставить более раннюю дату и указать, что при оплате счета в течение определенного времени покупатель вправе получить скидку в каком-либо размере.

Фиксирует цены и ассортимент. Если счет — основание для заключения договора, то продавец может ограничить срок предложения. Например, в счете будет предупреждение, что он действует в течение определенного времени, после которого в случае неоплаты аннулируется. В этом случае цена и ассортимент гарантированы покупателю только в период действия счета.

Возможная формулировка счета на оплату: «Счет на оплату действителен в течение 24 (двадцати четырех) часов. На время действия счета стоимость товара фиксируется и товар резервируется. По окончании срока действия счета продавец не гарантирует наличие товаров в предложенном ассортименте и по цене, указанной в данном счете».

Если покупатель не оплатил счет вовремя, то для заключения договора нужно будет оформить еще один счет. Например, такая практика распространена при розничной торговле через интернет.

Можно ли считать счет на оплату первичным документом

Счет на оплату в общем случае не выполняет функции первичного документа. Ведь первичка фиксирует тот или иной факт хозяйственной жизни.

Первичные документы положено составлять при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ФСБУ 27/2021).

Счет же на оплату, как правило, не подтверждает факт хозяйственной деятельности — он лишь сообщает контрагенту реквизиты для оплаты (см., например, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 23.01.2023 № 05АП-7828/2022 по делу № А51-8821/2022) либо выступает в качестве оферты.

Это значит, к примеру, что счет на оплату, который вам выставил контрагент, не может обосновать ваши расходы и вычеты НДС. Бухгалтерские проводки на основании одного лишь счета тоже делать не следует.

Чтобы самому не вникать в нюансы оформления налоговых документов и отчетности, передайте эту работу специалистам на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Наши специалисты возьмут на себя все рутинные задачи, связанные с налогами, бухгалтерией, кадрами, а также миграционный и воинский учет. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение.

Зачем ФНС разработала электронный формат счета

Налоговая служба давно лоббирует переход компаний на электронный документооборот. На сайте ФНС есть специальный раздел «База знаний», полностью посвященный ЭДО. Недавно опубликованы «Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации», утвержденные ФНС 12.09.2024 (https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/knowledge_base/).

По словам Юлии Белкиной, начальника отдела методологии организации и развития электронного документооборота между хозяйствующими субъектами ФНС, налоговая служба считает важным, чтобы у бизнеса была возможность большинство сделок оформить полностью в электронной форме. Счет на оплату является одним из таких распространенных в сделках документов

Можно ли по-прежнему составлять бумажный счет в произвольной форме

Составьте бумажный счет в произвольной форме, которая разработана и утверждена в вашей компании. Кстати, поскольку счет не отражает факт хозяйственной деятельности и не является первичкой, то он не обязан соответствовать требованиям к первичке из пунктов 8 и 9 ФСБУ 27/2021. А также не должен содержать и все обязательные реквизиты первичного документа, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• наименование и дату составления документа;
• наименование компании;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• натуральные или денежные показатели, единицы измерения;
• должности ответственных за сделку сотрудников, их фамилии и инициалы, подписи.

Вы вправе убрать из счета один или несколько из перечисленных реквизитов. Но чтобы показатели счета на оплату были сопоставимы с первичкой и счетами-фактурами, эти реквизиты лучше использовать и в счете.

Более того, удобнее, чтобы счет по возможности дублировал всю информацию, которая есть или будет в первичных документах и счетах-фактурах. К примеру, НК требует, чтобы в первичке, платежных поручениях, счетах-фактурах НДС был указан отдельной строкой (п. 4 ст. 168 НК). Соответственно, и в счете налог тоже укажите отдельной строкой. Если вы не являетесь плательщиком налога, освобождены от исполнения обязанностей налогоплательщика по статье 145 НК или реализуете товары, которые освобождены от НДС, в счете так и указывайте: «Без НДС».

Сколько хранить счета на оплату

Поскольку счета не являются первичными бухгалтерскими и налоговыми документами, то и хранить их необязательно. Значит, нет и законодательно установленных сроков хранения.

Однако многие компании все же предпочитают хранить счета — как входящие, так и исходящие.

Чаще всего счета на оплату хранят, если они заменяют договор. То есть когда самого бланка договора нет, но покупатель счет акцептовал и заплатил по нему.

Иногда выставленные счета нужны для управленческих отчетов — например, для контроля отдела продаж