29 ответов на сложные вопросы о воинском учете сотрудников

Важно! Чтобы избежать штрафов и соблюсти требования воинский учет нужно вести и контролировать ежемесячно. Разово проверить документы и забыть не получится. Сроки для подготовки отчетов и уведомлений в военкомат маленькие, а штрафы за их несдачу высокие. Скачайте памятку с постоянными делами по воинскому учету, которую подготовили эксперты сервиса Главбух Ассистент.

Постановка на воинский учет

—  Подскажите, пожалуйста, надо ли вставать на воинский учет организации, где один сотрудник — совместитель генеральный директор?

Да, нужно. Если в организации числится только один директор, он отвечает за воинский учет в организации. Соответственно, если он военнообязанный, то должен подать в военкомат необходимые сведения на себя.

В соответствии с законодательством РФ состоять на воинском учете должны все организации без исключения. Даже если нет военнообязанных. Штрафы за нарушение правил ведения воинского учета резко повышены: с 1 октября 2023: организациям грозят серьезные санкции, вплоть до 500 000 руб. Если вы еще не встали на учет, мы готовы подготовить для вас необходимый пакет документов. Стоимость услуги зависит от количества военнообязанных в вашей организации. Свяжитесь с нами, и мы поможем.

—  В каком военкомате должен состоять сотрудник, не имеющий постоянной регистрации и регистрации по месту пребывания?

Гражданин вправе выбрать любой военкомат. Даже если у гражданина нет регистрации по месту жительства и месту пребывания, он должен состоять на воинском учете. В случае приема и увольнения таких работников, организация должна выдавать им специальный документ для военкомата, который называется — «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, при принятии его на работу или увольнении его с работы». Чтобы встать на воинский учет, работники должны представить в военкомат этот документ вместе с заявлением. 

— Нужно ли сотруднику вставать на воинский учет в новый военкомат при смене места жительства в одном регионе?

Да, в течение двух недель. Подразделение военкомата нужно посещать при любой  смене места жительства. Правило действует, как внутри единого города, так и для нового населенного пункта. Встать на учет по другому адресу прописки в комиссариате можно, если снят с предыдущего места учета. Такой порядок установлен для всех военнообязанных лиц, кто собирается выезжать за границу или с постоянного места жительства длительностью более чем на 90 суток. Также этот принцип действий касается и студентов, чье место учебы находится в новом городе.

Читайте также: Какие отчеты должен сдавать работодатель в военкомат — новые правила с 1 октября 2023 года

—  Скажите, пожалуйста, должен ли сотрудник 40 лет встать на воинский учет, если на руках у него только приписное свидетельство? К какой категории его отнести?

Да, должен. Документами воинского учета являются:

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на службу (приписное свидетельство) — выдается гражданам РФ, первоначально поставленным на воинский учет под личную подпись;
• военный билет — выдается всем мужчинам-гражданам РФ, военнообязанным лицам: пребывающим в запасе, прошедшим альтернативную гражданскую службу, а также женщинам, имеющим военно-учетные специальности.

Военный билет, наряду с другими документами воинского учета, — обязательный документ при приеме сотрудника на работу. Если у работника нет документов воинского учета, и если сотрудник не хочет самостоятельно становиться на учет или регистрироваться по месту пребывания, работодатель должен  сообщить об этом в военкомат в течение 3 рабочих дней.

Воинский учет работников-совместителей

—  Должен ли работодатель вести воинский учет в отношении работников-совместителей?

Да, должен. Среди граждан, которые не подлежат воинскому учету, работников-совместителей нет. Следовательно, работодатель должен вести воинский учет таких работников. Обязанности — такие же, как и у основного работодателя.

Большинство бухгалтеров никогда не вели воинский учет. К новой обязанности они отнесутся формально и наделают ошибок. Передайте задачу сервису аутсорсинга Главбух Ассистент, в команде есть кадровики, которые знают все особенности этой работы. Получите кадровое сопровождение от лидеров отрасли.

Нет военного билета

— Какая ответственность предусмотрена к трудоустраивающемуся мужчине, если он отказывается предоставлять военный билет?

Оформите соискателя на работу без военного билета. Отсутствие военного билета не является основанием для отказа в приеме на работу. Тем не менее требуется незамедлительное уведомление военкомата о приеме такого сотрудника и отсутствии у него военного билета. Передайте соответствующую информацию в военкомат по месту нахождения организации.

— Можно ли принять на работу сотрудника призывного возраста, который не предъявил документы воинского учета?

Да, можно. Такой отказ ограничивает право на труд и не связан с деловыми качествами сотрудника. Отсутствие документов воинского учета не является препятствием к трудоустройству.

Работодатель обязан уведомить военкомат о приеме на работу военнообязанного или призывника. Такая обязанность возникает с момента приема сотрудника на работу независимо от того, представил он документы воинского учета или нет.

Если сотрудник отказывается предоставить военный билет, работодатель в течение трех рабочих дней после трудоустройства обязан уведомить военкомат о выявлении гражданина, который не состоит на воинском учете, хотя обязан состоять. Одновременно с этим нужно вручить сотруднику направление в военкомат для постановки на воинский учет.

Не указана категория годности

— Что делать, если обнаружилось, что в военном билете принимаемого на работу сотрудника нет информации о категории годности к военной службе?

В первую очередь, посоветуйте работнику обратиться в военкомат по данному вопросу. Если сотрудник не может самостоятельно внести информацию в военный билет, запросите в военкомате по месту регистрации сотрудника информацию о дальнейших действиях работодателя.

Читайте также: Ответы на самые частые вопросы по мобилизации сотрудников и руководителей

Уведомление о трудоустройстве

— Подскажите, пожалуйста, куда отправлять уведомление о трудоустройстве, если военкомат, указанный в военном билете расформирован и в Интернете нет никакой информации?

Безопаснее отправить уведомление в головной военкомат того города, к которому относится человек по прописке, т.е. по адресу, указанному в паспорте. Отправьте уведомление вместе с сопроводительным письмом. Если в городе нет военкомата, отправляйте уведомление в субъект РФ, в состав которого входит город.

Медкомиссия

— Сотрудника направили на прохождение медкомисии. Если его признают годным, какой документ он должен предоставить из медицинского учреждения и военкомата работодателю? Как это оформляется документально в кадровом учете?

Перечень документов, которые сотрудник должен представить работодателю для освобождения от работы на время медкомиссии, законом не установлен. Но для подтверждения периода пребывания в медицинском учреждении, военкомате или на военных сборах необходимы определенные документы. К примеру, это могут быть: повестка из военкомата, справка о прохождении медицинского обследования по указанию военного комиссариата и т.д. Данные документы дают право на сохранение за работником среднего заработка на время прохождения медицинского обследования.

Если на момент начала медосмотра работника документального подтверждения его отсутствия нет, в табеле проставьте код «НН». После предоставления документов, о прохождении медосмотра оформите корректирующий табель по работнику и издайте приказ о направлении работника на медицинское освидетельствование.

Нет времени разбираться в ведении воинского учета? Доверьтесь сервису аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты сами следят за новостями по воинскому учету, мобилизации и учитывают все изменения в налоговом, трудовом, кадровом и финансовом законодательстве при подготовке документов. Для всех новых клиентов аутсорсинга — экспресс-аудит бесплатно.

На прошедшем вебинаре «Воинский учет: новые требования, отчеты и штрафы» эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент рассказали какие документы компании должны предоставить в военкоматы до 1 ноября 2023 года, кто в компании заполняет списки военнообязанных, карточки учета и передает повестки сотрудникам. Обсудили ответственность директора за нарушение в документах по воинскому учету, а также что делать, если учет ранее не велся и как делать ежемесячно по воинскому учету.

19 ответов на вопросы о воинском учете для руководителей

Читайте ответы на вопросы, которые прислали участники вебинара.

 — Должен ли ИП вести воинский учёт в отношении себя и работников?

Нет, не должен. Прямой обязанности в законе нет.

— Если у работницы, которая была принята, уже есть военно-учетная специальность — информатика и вычислительная техника, но она не военнообязанная и военного билета не имеет. Необходимо ли работодателю подавать на нее сведения и отправлять ее в военкомат?

Да, нужно подать сведения на сотрудницу.

— Нужен ли приказ о ведении воинского учета, если в организации нет работников?

Да, приказ нужен.

— Какой штраф предусмотрен за то, что организация не встала на воинский учет?

Конкретно за то, что организация не встала на воинский учет, на данный момент, штрафа нет.

— Подскажите, пожалуйста, СНТ должно вставать на воинский учет?

Да, должно. Вести воинский учет своих сотрудников должны все организации независимо от формы собственности.

— До какого возраста сотрудник является военнообязанным?

Военнообязанными сотрудники являются:

• допризывного возраста, поставленные на воинский учет;
• призывного возраста, находящиеся в запас (на 2023 год призывной возраст составляет с 18 до 27 лет, но с 2024 года до 30);
• солдаты, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы до 55 лет; младший офицерский состав — до 60 лет; 
• офицеры в звании до подполковника или капитана 2-го ранга — до 65 лет; 
• полковники и капитаны 1-го ранга — 65 лет; 
• высшие офицеры — 70 лет.

— Надо ли вести воинский учет на внешнего совместителя?

Организация-работодатель обязана вести воинский учет всех военнообязанных работников, включая работников по совместительству. Обосновывается это следующим. Действующее законодательство не предусматривает каких-либо исключений или особых правил для воинского учета работников – внешних совместителей. Воинский учет таких работников ведется как по основному месту работы, так и по месту работы по совместительству.

— Если в компании 3 сотрудника, один только военнообязанный в запасе, один 50 лет, один не годен, нужно отчитываться в военкомат?

Да, нужно.

— Если сотруднику 17 лет, какие формы необходимо передавать в военкомат?

Никаких отчетов по такому сотруднику подавать не нужно.

— Можно ли назначить ответственным за воинский учет Главбух Ассистент (аутсорсинговую компанию)?

Нет, в приказе указывается именно сотрудник организации, личность которого согласовывается с военкоматом.

— Что такое бронирование сотрудников?

Бронирование – это временное освобождение сотрудников от мобилизации и мобилизационной подготовки для обеспечения бесперебойной работы организации. Бронирование освобождает сотрудника от призыва на срок до 12 месяцев. По истечении срока бронирования он при необходимости может быть продлен.

— Если в паспорте вообще ни у кого нет отметки, что военнообязанный, а в плане это есть?

Основным документом, в любом случае, является военный билет или документ, его заменяющий.

— Нужно ли вести воинский учет в гаражно-строительном кооперативе? Есть только председатель. 

Да, нужно. Вести воинский учет своих сотрудников должны все организации независимо от формы собственности. Такое же правило действует, если председатель ГСК трудится на общественных началах.

— Сотрудник сбежал, чтобы не подписывать повестку. У него неявка по неизвестной причине, есть прогулы. Как обезопасить организацию от штрафов?

Работодатель обязан уведомить сотрудника о том, что ему пришла повестка. Повестку сотрудник должен получить лично под подпись. В уведомлении прописывают причины, по которым сотрудник может пропустить явку в военкомат. Составьте акт об отсутствии работника на рабочем месте, направьте уведомление работнику с просьбой дать объяснения о причинах отсутствия. Сообщите в военкомат письменно или по телефону, что вручить сотруднику повестку нет возможности, так как его нет на рабочем месте. В случае невозможности вручить повестку работодатель должен вернуть ее в военный комиссариат.

— Подскажите, пожалуйста, моряки попадают под бронь? Компания частная коммерческая.

Вопрос бронирования решается комиссией по бронированию граждан, пребывающих в запасе в органе местного самоуправления.

— Отчетность можно отправлять ценным письмом в военкомат?

Да, все верно, отправьте письмом с уведомлением.

— Чтобы встать на воинский учет, нужно лично приходить в местный орган самоуправления или достаточно послать документы?

Пока необходимо личное присутствие.

— ООО уже состоит на воинском учете. Единственный работник — директор, женщина не военнообязанная. Нужно ли сдавать какие-то отчёты, писать планы и т.п.?

Если сотрудник не военнообязанный, то отчёты сдавать не нужно.

— Если у сотрудника есть военные билет, это означает, что он состоит на воинском учете и в этом случае ответственность работодателя согласно ст. 21.1. КоАП не наступает?

Да, штрафа не будет. Если у сотрудника есть военный билет, значит он уже стоит на учете и не нуждается в первоначальной постановке на воинский учет.

Наладим воинский учет и защитим бизнес от штрафов. Поставим учет с нуля, если ранее его не вели. Наладим ежемесячный учет и будем готовить 18 обязательных документов. Возьмем на себя общение с военкоматами и администрациями. Оставьте заявку — специалисты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент свяжутся с вами! 

— Поясните, пожалуйста, нужно ли вставать на воинский учет, если в организации нет военнообязанных сотрудников, все пенсионеры. Ведь это легко проверить по персонифицированному учету о физлицах?

Да, нужно вставать на воинский учет. Все ООО, не важно есть ли военнообязанные или нет, должны встать на учет. Из формы 18 будет понятно, что в компании нет военнообязанных. 

— Подскажите, пожалуйста, алгоритм действий при выявлении работников, которые не состоят на воинском учете.

При выявлении граждан, обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете, ответственные за военно-учетную работу должны: 

• направлять в течение трех рабочих дней в военные комиссариаты сведения об этих случаях (до 5 августа 2023 г. не позднее 14 дней).
• вручать данным гражданам направление в военный комиссариат для постановки на воинский учет.

— Нужно ли отправлять отчеты об изменениях по сотруднику по месту учета его по месту проживания. Или все-таки только по месту учета организации?

По месту регистрации сотрудника. 

— Нужно ли вставать на воинский учет, если все сотрудники иностранные граждане?

Нет, не нужно. Иностранные граждане не являются военнообязанными в РФ.

— Если ранее организация не вела воинский учет, только подготавливает документы для постановки. Будет ли сейчас штраф на организацию?

Нет, не будет.

— Сотрудник потерял военный билет, ему 45 лет, принимали на работу не запрашивая военный билет. Как тут поступить, чтобы не оштрафовали?

Отправьте в военкомат по месту регистрации работника за восстановлением документов.

— Сверка с военкоматом проводится по месту регистрации работодателя? Или месту жительства работника?

Сверка проводится по месту регистрации сотрудника.

— До какого момента нужно поставить организацию на учет?

Как можно скорее. Сроки не установлены.

— Если сотрудник при переезде не встал на учет в военкомат по месту регистрации, с каким военкоматом сверяться?

Сверку проводят по месту регистрации сотрудника. Необходимо подать документ — Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять. 

— Весь воинский учет и отчетность ведется на бумаге и сдавать только лично? ЭДО нет?

Да, ЭДО нет. Все отчеты и документы сдаются пока только на бумаге.

— Ответьте, пожалуйста, кто входит в состав освобождённых от воинского учета, кроме женщин и пенсионеров?

Не подлежат воинскому учету:

• Женщины, не имеющие военно-учетной специальности;
• Граждане, лишенные свободы или имеющие условный срок наказания;
• Лица, постоянно проживающие за пределами РФ;
• Лица, проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу;
• Граждане, достигшие предельного возраста пребывания в запасе;
• Граждане, освобожденные от военной службы;
• Офицеры запаса внешней разведки и ФСБ.

— Сотрудница имеет медицинское образование и имеет воинский билет, но также имеет инвалидность. Она военнообязанная?

Ответ зависит, от того, что указано в военном билете. Сотрудница обязана была подать сведения об изменении в состоянии своего здоровья в военкомат.

— Нужно ли заводить карточки формы 10 на снятых по возрасту работников по возрасту и состоянию учета?

Нет, карточки нужны только на военнообязанных.

— По самозанятым надо вести воинский учет?

Нет, не нужно.

— Сотрудник живет у родственников без всякой регистрации. К какой военкомат подавать по нему данные?

По месту регистрации сотрудника, в его паспорте есть штамп, где он зарегистрирован. Эти данные он должен был предоставить компании при трудоустройстве.

— Где посмотреть список специальностей, которые подлежат постановке на воинский учет?

Список можно найти в Приложении № 2 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008).

— Какие машины организации надо ставить на воинский учет?

Проверьте транспортное средство по перечню. Список транспортных средств, которые могут быть предоставлены Вооруженным силам на военное время, утвержден приказом Министра обороны от 14.03.2014 г. № 151. В этом перечне 5 разделов: колёсные транспортные средства, предназначенные для эксплуатации на автомобильных дорогах общего пользования, тракторы, дорожно-строительные машины и механизмы, подъёмно-транспортные машины и механизмы, а также другие машины и механизмы.

— Мы ведем учет, но не передаем никуда данные. Какие наши действия?

Необходимо согласовать План работ с вашим военкоматом и начать отчитываться, если у вас есть военнообязанные.

— Если в компании один сотрудник и женщина, надо вести воинский учет?

Нужно встать на воинский учет. Вести учет нужно будет только, если есть сотрудники военнообязанные.

— Если учет не велся, сейчас при восстановлении воинского учета нужно ли указывать в сверке граждан, которые уже вышли из возраста военнообязанного?

Нет, не нужно.

— Где взять заявление о постановке на воинский учет?

В органе местного самоуправления.

— Можно ли как-то узнать стоит организация на учете или нет?

Необходимо обратиться в военкомат по месту регистрации организации.

— Подскажите, стенд по воинскому учету обязательно должен быть на предприятии?

Лучше, если информация будет в общем доступе, так вы обезопасите и себя и сотрудников от штрафа.

— Если сотрудник зарегистрирован по адресу в другом регионе, то как по нему свериться в его комиссариате? По телефону? По почте?

Алгоритм сверки данных по военнообязанным:

1. Внести/проверить актуальную информацию согласно персональных данных военнообязанного сотрудника. 

2. Сформировать отчет по каждому сотруднику «Список граждан для сверки с военкоматом». 

3. Распечатать, заверить и отправить отчет заказным письмом с описью и уведомлением по каждому сотруднику в военкомат, указанному в военном билете. Второй оригинал и документы об отправке хранить в папке «Переписка с военкоматами».

4. По итогу сверки по всем сотрудникам предоставляется общий список в военкомат по адресу организации при постановке на воинский учет (заказным письмом с описью и уведомлением).

Главбух Ассистент предупреждает: работа по ведению воинского учета становится все более актуальной и нагрузка на штатных кадровиков растет, при этом они не успевают разобраться в нововведениях. Доверьте воинский учет команде Главбух Ассистент, наши специалисты знают этот процесс досконально. Они возьмут на себя общение с военкоматами, а вы можете спокойно заниматься бизнесом. Просто перейдите на сайт и закажите обратный звонок.