23 кадровых документа для руководителя: скачайте образцы

Штрафы за неправильно оформленные кадровые документы доходят до 500 000 рублей. Не рискуйте! Чтобы избежать проблем с ФНС и трудовой инспекцией, передайте ведение кадров на аутсорсинг в Главбух Ассистент.

Наша команда возьмет на себя:

• Актуализацию документов под новые правила
• Корректное оформление электронных трудовых книжек
• Приказы на командировки, отпуска и увольнения
• Соблюдение всех требований законодательства

Закажите бесплатный звонок от эксперта, и мы расскажем, какие еще услуги входят в тариф. Клиенты Главбух Ассистент экономят до 200 000 рублей в год на штрафах и пенях.

Документы при приеме на работу

Подача заявления о приеме на работу не является обязательным шагом при оформлении нового сотрудника. Его можно пропустить, если хотите, так как найм на работу оформляется трудовым договором (ч. 1 ст. 67 ТК). Если вы продолжаете составлять приказы о приеме на работу, то оформите его. Этот документ перестал быть обязательным, однако большинство работодателей все еще включают его в свои документы. Работодатели не обязаны вести личную карточку работника, но если хотите, оформляйте.

Трудовой договор

В общем случае заключите с сотрудником трудовой договор в произвольной форме. При приеме на работу трудовой договор должны подписать и работодатель, и работник. Включите в него все необходимые данные и условия, такие как информацию о заработной плате, должности и рабочем времени. Если ваша компания или ИП является микропредприятием, можно воспользоваться готовой формой — типовым трудовым договором. Такая форма позволяет сэкономить время и ресурсы на оформлении документов в малых компаниях и ее легко заполнить. Кроме того, типовую форму могут использовать все работодатели, независимо от количества сотрудников и годового дохода компании. Типовой договор удобен также для проверки наличия всех необходимых условий в трудовом договоре.

Приказ о приеме на работу

Работодатель вправе самостоятельно определить, будет ли оформлять приказ о приеме на работу или нет. В случае оформления приказа о приеме на работу, можно использовать унифицированные формы № Т-1 или № Т-1а, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо форму, разработанную самим работодателем. В этом приказе должны быть указаны условия трудового договора, включая дату начала работы, структурное подразделение, должность, оклад и надбавки. Основанием для издания такого приказа является заключенный трудовой договор.

Важное изменение на 2026 год! При оформлении приказов обновите наименования должностей в соответствии с новым классификатором ОК 016-2025. С 1 января 2026 года действует обновленный Общероссийский классификатор профессий и должностей, который не обновлялся более 30 лет. В новом классификаторе изменены или добавлены названия многих должностей (администратор веб-сайта, аналитик данных, специалист по кибербезопасности и другие). Проверьте, соответствуют ли должности в ваших приказах новому справочнику ОК 016-2025.

Чтобы не ломать голову над новым классификатором профессий и не пересчитывать все свои приказы и карточки, передайте кадровое обслуживание на аутсорсинг в Главбух Ассистент.

В начале 2026 года произошли значительные изменения в трудовом законодательстве: вступил в силу обновленный классификатор ОК 016-2025, завершился переход на электронные трудовые книжки, появились новые требования к оформлению командировок. Наши аттестованные специалисты знают все эти нюансы и возьмут на себя всю рутину.

А вы сосредоточитесь на развитии своего бизнеса и решении стратегических задач, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Кроме того, Главбух Ассистент предоставляет страховку от штрафов на 100 млн рублей: если вы получите штраф из-за ошибок в кадровых документах — мы оплатим его.

Трудовая книжка 

При приеме на работу сотрудников нужно сделать запись в электронную или бумажную трудовую книжку. Для правильного оформления учитывайте наличие стажа у сотрудника, а также то, перешел ли он на электронную трудовую книжку или продолжает использовать бумажную версию.

Обновление на 2026 год! В начале 2026 года завершается переход на электронный формат трудовых книжек. Теперь работодатели не обязаны вести бумажные трудовые книжки для новых сотрудников — весь трудовой стаж и сведения будут отражаться исключительно в электронном формате. Если у работника на руках только бумажная книжка и он впервые устраивается на работу в 2026 году, оформляется только электронная версия. Для сотрудников, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, процедура остается добровольной — они могут продолжать использовать привычный формат.

Электронная трудовая книжка ведется Социальным фондом России (СФР) на основе сведений, которые вы предоставляете в форме ЕФС-1. При приеме или увольнении необходимо отправить сведения на следующий рабочий день после приказа о принятии или прекращении трудового договора.

Личная карточка

Работодатели не обязаны вести личную карточку работника (письмо Минтруда от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).  Однако, можно продолжать вести личные карточки работников, не ознакомляя их с записями в этих карточках, и такое действие не будет являться нарушением.

В случае, если работодатель решил вести личные карточки сотрудников, необходимо завести документ на принятого сотрудника с использованием унифицированной формы № Т-2 или с помощью самостоятельно разработанной формы. Если принимаете на работу внешнего совместителя, оформите и на него личную карточку.

Изменения для 2026 года! При ведении личной карточки Т-2 обновите должности в соответствии с новым классификатором ОК 016-2025. Если вы продолжаете вести карточки, убедитесь, что наименования должностей соответствуют актуальному справочнику. Это важно для правильного отражения информации об условиях труда и пенсионных льготах.

Документы на отпуск

Какие документы оформить зависит оттого, какой отпуск нужен сотруднику — ежегодный оплачиваемы или без сохранения зарплаты.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, нужны: график отпусков, уведомление об отпуске для сотрудника или его заявление, приказ о предоставлении отпуска и записка-расчет на отпускные.

Без сохранения зарплаты

Если сотрудник не планирует использовать оплачиваемый отпуск, но хочет пропустить рабочие дни, оформите отпуск без сохранения заработной платы или как еще его называют —  отпуск за свой счет. В первую очередь сотрудник должен написать заявление на отпуск. Это не зависит от того, является такой отпуск обязательным или нет. На основании заявления оформите приказ о предоставлении отпуска по форме № Т–6 или самостоятельно разработанной форме. 

Перенос отпуска

Перенести даты ежегодного отпуска в соответствии с графиком отпусков можно только по соглашению между работодателем и сотрудником. Инициатором переноса может быть как работодатель, так и сотрудник. В первом случае оформите уведомление, а во втором получите заявление от сотрудника.

Вы тратите часы на составление приказов, отслеживание изменений в законодательстве и переделываете документы каждый раз, когда что-то меняется? Пора делегировать эту задачу профессионалам!

Главбух Ассистент — это аутсорсинговая компания, которая возьмет на себя все, что касается кадровых документов. Начиная с актуализации классификаций должностей под новый ОК 016-2025 и заканчивая оформлением увольнений с учетом всех нюансов. Наши эксперты постоянно следят за изменениями в трудовом праве, поэтому вы всегда получаете актуальные документы и консультации.

При переходе на обслуживание мы проведем экспресс-аудит вашего документооборота, выявим участки с высоким риском штрафов и внесем необходимые коррективы. А дальше подхватим ваш учет и не допустим нарушений.

Посчитайте на калькуляторе, насколько это выгоднее, чем держать штатного кадровика, — результат вас удивит! Оставьте заявку, и мы отправим вам подробную презентацию со всеми услугами и ценами.

Документы на командировку

Чтобы направить сотрудника в командировку, нужно оформить приказ о командировке. Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по форме, которую разработали самостоятельно. 

Если нужно изменить даты нахождения сотрудника в командировке, оформите приказ о переносе даты возвращения сотрудника из командировки. 

Когда нужно отозвать сотрудника из командировки, например, по личным причинам, оформите приказ. 

Документы при увольнении

Чтобы уволить сотрудника по собственному желанию, сначала получите от него заявление на увольнение. Затем издайте приказ об увольнении, внесите запись об увольнении в трудовую книжку и личную карточку сотрудника. В день увольнения выдайте сотруднику окончательный расчет, трудовую книжку и необходимые справки.

Заявление

Если сотрудник увольняется по собственному желанию, то в общем случае он обязан письменно предупредить работодателя об этом не позднее чем за две недели. Для некоторых категорий сотрудников закон устанавливает более короткий или длинный срок. 

Заявление об увольнении по собственному желанию сотрудник должен оформить в письменном виде в произвольной форме. 

Приказ 

При истечении срока предупреждения об увольнении, в последний день работы сотрудника необходимо оформить приказ об увольнении и внести запись об увольнении в трудовую книжку. Приказ составьте с использованием унифицированной формы № Т-8 или по форме, разработанной самостоятельно. 

В приказе об увольнении необходимо указать основание увольнения, согласно формулировке, указанной в пункте 3 части 1 статьи 77 ТК. Если у работника по закону полагаются льготы или преимущества в связи с причиной увольнения, это также должно быть отражено в приказе. Например, выход на пенсию, перевод мужа на работу в другую местность и другие основания увольнения. Важно, чтобы причина увольнения, указанная в трудовой книжке, точно соответствовала тексту приказа.

Трудовая книжка

Внесите запись об увольнении в трудовую книжку сотрудника, если документ ведете в бумажной форме. В графе 1 раздела «Сведения о работе» проставьте порядковый номер записи. В графе 2 укажите дату внесения. В графу 3 внесите запись о причине увольнения, а в графу 4 – реквизиты приказа о прекращении трудового договора.

Важное изменение 2026 года! Если сотрудник работал на должности, наименование которой изменилось согласно новому классификатору ОК 016-2025, убедитесь, что в трудовой книжке корректно отражена историческая информация. При ведении электронной трудовой книжки необходимо передать сведения об увольнении в СФР в установленный срок (на следующий рабочий день после приказа об увольнении) для правильного формирования электронной записи.

Особенности для иностранных работников с 1 марта 2026 года

С этой даты вступает в силу новое основание для увольнения иностранных граждан и лиц без гражданства. Работодатель получает право увольнять иностранцев для приведения их численности в соответствие не только с федеральными ограничениями, но и с региональными нормативными актами. Это повышает прозрачность трудовых отношений и минимизирует судебные риски при соблюдении региональных требований.

Любое кадровое событие требует оформления документов. Если некогда в этом разбираться и хочется оставить больше времени на решение вопросов бизнеса, можно отдать ведение кадрового учета на аутсорсинг. Аттестованные специалисты аутсориснг Главбух Ассистент оформят кадровые документы, а также возьмут на себя налоговый и бухгалтерский учет. Рассчитайте самый выгодный тариф обслуживания для вашей организации.