Прокуратура, штраф и 100 000 рублей: как эксперты Главбух Ассистента спасли клиента от обвинений по госконтракту

История из жизни: мясо, штрафы и проверка прокуратуры

Логистическая компания решила поучаствовать в госзакупках — выиграла контракт на поставку мяса, но в сделку пошла без подготовки. Разбираться, есть ли особенности учета при госконтрактах и будет ли дополнительная отчетность, организация не стала. Специальные настройки в бухгалтерской программе и раздельный учет отсутствовали. На обслуживание в Главбух Ассистент компания попала позже — уже после того, как начались проблемы из-за госконтракта.

Компанией заинтересовалась прокуратура. Работа по госконтракту пошла, все было нормально, как вдруг директора вызывают в прокуратуру. Каких-либо предупреждений до этого в компанию не приходило. Дальше — внимание! — в прокуратуре от директора потребовали представить бухгалтерскую базу, чтобы проверить, ведется ли раздельный учет по контракту. Пригрозили штрафом в размере 100 000 руб., если информация не будет передана прокурорам (ч. 1 ст. 19.7.2 КоАП). Сказали, что взяли компанию на контроль, и отпустили директора собирать данные учета.

Что за раздельный учет по госконтрактам

Компании, которые получают госконтракты, обязаны вести по ним раздельный учет. То есть учитывать доходы, расходы и финансовый результат отдельно по каждому контракту, чтобы они не смешивались их с результатами от обычной коммерческой деятельности. Пока отдельного штрафа за неведение раздельного учета нет, поэтому прокуратура вправе наказать компанию общим штрафом до 100 000 руб. (ч. 1 ст. 19.7.2 КоАП). Его выписывают в ситуациях, когда контролеры запросили у организации сведения, в том числе данные раздельного учета, а компания их не представила.

В скором времени законодатели собираются ввести новую статью 15.37.1 КоАП и наказывать уже непосредственно за неведение раздельного учета. В таблице видно, как будут штрафовать по этой статье.

Как будут штрафовать за отсутствие раздельного учета по госконтракту

Пример расчета штрафа: если компания получила контракт на 20 млн руб., но не ведет раздельный учет, максимальный штраф для нее составит 1 млн руб. Директора оштрафуют на сумму до 50 000 руб., плюс могут дисквалифицировать на три года. В этот период он не сможет руководить организацией, а значит и вести бизнес.

Как назло, после похода директора в прокуратуру фуры компании стали регулярно проверять сотрудники ГАИ. Посыпались штрафы за перегруз. Хотя, по словам сотрудников компании, это выглядело, скорее, как придирки контролеров, чем действительно нарушения в весе грузов.

Спасение было в лояльности. Предыдущий бухгалтер компании действительно не вел раздельный учет, хотя это было обязательно при работе с госконтрактами. Аргументов для прокуратуры у компании не нашлось, как и каких-либо документов, которые могли бы подтвердить нормальный учет по госконтракту. Поэтому, когда клиент обратился в «Главбух Ассистент», мы решили не пытаться оспорить выводы контролеров, а минимизировать санкции. При этом посоветовали не давать проверяющим бухбазу. Такой обязанности у компании нет, а кто знает, что там еще «нароют» контролеры.

Директор честно признался в некачественном учете и попросил повременить с наказанием. Контролеры пошли навстречу — дали время провести внутренний аудит, восстановить учет, а потом уже решать, как поступить. Эксперты «Главбух Ассистента» помогли компании наладить раздельный учет по госконтракту. Процесс был непростым и небыстрым, но благодаря этому прокуратура сняла вопросы к организации. Директор сэкономил полмиллиона, которые мог заплатить в качестве штрафа.

Пошаговая инструкция: как подготовиться к работе по госконтракту

Тревожит, что истории с игнорированием учета госконтрактов случаются все чаще. Компании идут в такие сделки ради оборота и субсидий, но забывают, что это отдельный, зарегулированный мир с особыми требованиями к работе. Прежде чем начнете исполнять госконтракт, особенно если у вас коммерческий учет и нет опыта в бюджетной сфере, пройдите несколько важных шагов.

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в специальной системе. Все госзакупки проводятся через электронные площадки, которых сотни. Чтобы участвовать в закупках, нужно иметь КЭП, причем для некоторых площадок потребуется оформить расширенную подпись. Дальше нужно пройти регистрацию в единой информационной системе закупок (ЕИС).→zakupki.gov.ru Только после регистрации в ЕИС сможете регистрироваться на площадках госзаказов.

Также понадобится открыть специальный счет в банке. На нем банкиры будут блокировать деньги для обеспечения заявки и списывать с него вознаграждение площадки. Одного такого спецсчета достаточно для работы с любой госзакупочной площадкой.

Шаг 2. Проверьте, нужна ли дополнительная отчетность. По общему правилу исполнители госконтракта не готовят отчеты. Но закон не запрещает госзаказчикам вводить для исполнителей свои отчеты и закреплять эту обязанность в контрактах. Проверьте, что сказано об отчетности в вашем контракте, и убедитесь, что у вас есть необходимые бланки, если отчитываться компания все же должна.

Как показывает практика, прокуроры могут заинтересоваться любой компанией, которая связывается с госконтрактом, вызвать директора и в лоб спросить, как обстоят дела с оформлением сделки. Проявить интерес могут в том числе и к возможной дополнительной отчетностью.

Шаг 3. Настройте раздельный учет. Потребуется разработать и утвердить положение о раздельном учете затрат по госконтрактам. Причем нельзя просто скачать подходящий шаблон в интернете. Подготовка такого документа под конкретную организацию — это объемная и сложная работа, которую безопаснее доверить профессионалам. Не всякий штатный бухгалтер справится. Малейшее несоответствие между тем, что написано в документе и реальной работой компании, может привести к претензиям со стороны контролеров. Также в учетной программе понадобится добавить специальные субсчета, чтобы отдельно проводить затраты по госсделкам, выводить финансовый результат и потом составлять отчетность.

Как видите, работа по госконтракту требует от компании повышенной подготовки, внимательности к деталям и особенного учета.

• Работа с госконтрактами на особом контроле у проверяющих, ведь это бюджетные деньги.
• Любая компания, которая решает связаться с госзакупками, должна обеспечить специфический бухучет.
• Тех, кто формально подходит к учету госконтрактов, штрафуют на суммы до 500 000 руб.

Проще всего обратиться с этими вопросами к профессионалам, чтобы не завалить работу и избежать претензий прокуратуры. Если один раз войти в госсделку с нарушениями, есть риск, что второй раз такой контракт вам никто не отдаст. Эксперты Главбух Ассистента помогут настроить работу так, как того требует законодательство.