» Документы, которые нужно выдать подрядчику при прекращении договора

Документы, которые нужно выдать подрядчику при прекращении договора

Разобрались, какие именно документы и на каком основании входят в обязательный перечень документов для подрядчиков и исполнителей, а что можно не выдавать. Не только работникам при увольнении нужно выдавать обязательные документы. При прекращении гражданско-правового договора с подрядчиком он тоже имеет право получить ряд документов. Полный список — в статье.

Договор и акт выполненных работ

Отношения с подрядчиком регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс. Поэтому при завершении с ним отношений нет смысла ориентироваться на статьи 84.1 и 62 ТК. Следует применять нормы ГК по конкретному виду договора.

Факт выполнения работ можно подтвердить иными доказательствами или документами помимо акта. ГК обязывает составлять акт только по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК)

Общее требование независимо от вида договора — подрядчик должен иметь свой экземпляр договора, подписанный обеими сторонами. Если договор предусматривает составление двустороннего акта приемки выполненных работ (оказанных услуг), этот документ, подписанный с двух сторон, также должен быть у подрядчика.

Стороны сами вправе решить, какой документ составлять по факту исполнения работ: акт или документ любой другой формы. Например, при сотрудничестве с самозанятым исполнителем акт необязателен совсем. Ведь каждая выплата самозанятому подтверждается чеком, который он формирует в приложении «Мой налог».

Навести порядок в кадровой и первичной документации помогут профильные эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент. В Главбух Ассистент ваш бизнес будут обслуживать эксперты-лидеры отрасли. Все наши специалисты – кадровики, бухгалтеры, бывшие налоговики и аудиторы. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 27 480 рублей. За эти деньги вы получите также полноценное ведение кадров, бухгалтерского учета, налогов и решение юридических проблем. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, и мы вам пришлем презентацию со всеми услугами и ценами. 

Виды договоров гражданско-правового характера с физлицами:

— подряда (ст. 702 ГК);

— возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК);

— перевозки (ст. 784 ГК);

— транспортной экспедиции (ст. 801 ГК);

— хранения (ст. 886 ГК);

— поручения (ст. 971 ГК);

— комиссии (ст. 990 ГК);

— агентирования (ст. 1005 ГК).

Документы, связанные с удержанием НДФЛ

По письменному заявлению подрядчика — физического лица, в отношении которого заказчик работ выступал в роли налогового агента, выдайте справку о доходах и суммах исчисленного и удержанного НДФЛ (п. 1 ст. 226 и п. 3 ст. 230 НК). ИП и самозанятые платят налог сами за себя. По отношению к ним заказчик налоговым агентом не признается, налог не исчисляет, не удерживает, не выдает такие справки (п. 1 ст. 226 НК).

Если подрядчик предоставил заказчику копии и некоторые оригиналы документов для применения стандартных налоговых вычетов, например, копии свидетельства о рождении ребенка, свидетельства о браке, справку с места учебы ребенка и т. п., возвращать их не нужно. Такая обязанность не прописана ни в одном законе. Эту позицию высказал Роструд по поводу уволенных работников в своем ответе на вопрос.

Документы, связанные с начислением страховых взносов

В день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, заказчик должен передать подрядчику сведения, предусмотренные пунктами 2 и 8 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Такая обязанность установлена пунктом 12 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. СФР в письме от 06.03.2023 № 19-20/33754 подтверждает, что заказчик обязан выдавать копии всех сведений, представленных в соответствии с пунктами 2 и 8 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Но не все из этих сведений заказчик обязан представлять на подрядчика и, соответственно, выдавать ему при прекращении договорных отношений.

Чтобы самому не вникать в нюансы оформления отчетности, документов при работе с исполнителями и сотрудниками, передайте эту работу специалистам на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Наши специалисты возьмут на себя все рутинные задачи, связанные с кадрами, а также миграционный и воинский учет. А вы сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса, не беспокоясь о соблюдении законодательства. Рассчитайте на калькуляторе стоимость обслуживания для вашей компании и сразу оставьте заявку, чтобы получить индивидуальное коммерческое предложение.

Заказчик не представляет отчетность, поскольку не обязан платить взносы

Подрядчики со статусом ИП платят взносы за себя самостоятельно, предприниматели на АУСН и самозанятые вообще не платят страховые взносы.

Если самозанятый не предоставит чек, заказчику придется доначислить взносы и включить физлицо в отчетность по взносам

На вознаграждение этих подрядчиков заказчик взносы не начисляет, отчеты по ним не сдает. Поэтому им документы из пунктов 2 и 8 статьи 11 Закона № 27-ФЗ выдавать не нужно.

Заказчик обязан платить взносы, но часть отчетных форм не представляет

Заказчик обязан начислять взносы по единому тарифу на доходы подрядчиков, которые не имеют особого статуса.

При этом он представляет на них отчеты из пунктов 2 и 8 статьи 11 Закона № 27-ФЗ, но не все. Так, заказчик не подает на подрядчиков подраздел 2 формы ЕФС-1 «Сведения о периодах работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии», поскольку в отношении этих застрахованных лиц заказчик не имеет возможности исполнить обязательные условия.

Заказчик не организует исполнителям по договору гражданско-правового характера рабочие места, не проводит спецоценку условий труда, не выявляет вредные или опасные факторы. Поэтому не имеет возможности заполнить на исполнителя подраздел 2 раздела 1 ЕФС-1 и выдать его при прекращении договора.

Аналогичная ситуация с подразделом 3 раздела 1 ЕФС-1. Заказчик не уплачивает за подрядчика дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, поэтому у него нет данных для заполнения на него подраздела 3 раздела 1 ЕФС-1.

Важно! К доходам, которые облагаются страховыми взносами, не относятся суммы компенсаций расходов исполнителя (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК).

Соответственно, несмотря на то, что отчеты перечислены в пункте 2 статьи 11 Закона № 27-ФЗ, пустые подразделы 2 и 3 ЕФС-1 не нужно выдавать даже тем подрядчикам, на вознаграждение которым начисляются страховые взносы по единому тарифу. То же самое касается и подраздела 1.2 — в нем отражают сведения только по отдельным категориям работников (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Например, о «вредниках», призывниках, тех, кто был в простое или в отпуске без сохранения зарплаты. Все эти категории относятся к трудовому законодательству. Исключение — если подавали на подрядчика ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС». Подраздел 1.2 с таким типом сведений компании сдают каждый раз, когда кто-то из застрахованных лиц подает заявление на отпуск по беременности и родам или на отпуск по уходу за ребенком. Подрядчики по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг тоже являются застрахованными лицами (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Они не могут оформить отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, но подать на них подраздел 1.2 все равно нужно. Это нам подтвердили в СФР. Его копию нужно выдать подрядчику.

О том, какие документы нужно выдать всем подрядчикам, смотрите в таблице.

Таблица. Документы, которые нужно выдать подрядчикам, на вознаграждения которым начисляются страховые взносы

ДокументОснованиеПояснение
Копия подраздела 1.1 раздела 1 ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»подп. 5 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗПодготовьте выписку только за текущий год. Нет необходимости выдавать выписки за те периоды, за которые уже отчитались
Копии раздела 3 РСВп 4 ст. 11 и ч. 2 ст. 15 Закона № 27-ФЗЗа последние три месяца, которые еще не вошли в отчет
Выписка из персонифицированных сведений о физлицах со сведениями на конкретного подрядчика за последний месяц работыПисьмо СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754Обязанность выдавать не установлена, но СФР настаивает, что сведения, подаваемые в налоговую, должны быть и у физлица. Оформите выписку за тот месяц, за который вы еще не отчитались.
В ФНС разрешают не подавать сведения за каждый третий месяц квартала. Поэтому вы можете не выдавать подрядчику выписку, например, за декабрь. Достаточно будет раздела 3 РСВ, тем более что сведения в этих отчетах абсолютно идентичны

Вам необязательно самому разбираться в кадровых и юридических вопросах. Можно передать эти задачи на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Эксперты составят юридически грамотный трудовой договор, ГПХ, кадровые документы при приеме на работу, увольнению, всевозможные приказы и положения, чтобы потом не было проблем. Стоимость обслуживания в Главбух Ассистент — от 27 480 рублей. За эти деньги вы получите не только решение кадровых, юридических вопросов, но и полноценное ведение бухгалтерского учета и налогов. Закажите бесплатный звонок, и мы расскажем, что конкретно входит в каждый пакет услуг.

Дополнительные документы, которые может запросить подрядчик при прекращении договора

Если подрядчик не оформлен в штат, у него нет права требовать документы, возникающие в рамках трудовых отношений, например, локальные нормативные акты компании, должностные инструкции, табели учета рабочего времени, штатное расписание, расчетные листки, приказ на командировку, путевые листы, товарно-транспортные накладные и т. д. Подписей исполнителя не должно быть нигде, кроме договора и акта, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг в рамках этого договора. Выдача трудовых документов с записями о подрядчике или наличие подписей на документах, указанных выше, может вызвать сомнение у проверяющих органов, не переквалифицировать ли гражданско-правовой договор в трудовой со всеми вытекающими отсюда последствиями: доначислением страховых взносов и НДФЛ, пеней и штрафов за недоимки и непредставление отчетности.

Не отказывайте, если подрядчику понадобилось подтвердить визит на территорию заказчика и он попросил копию разового пропуска. Чтобы избежать спорных ситуаций, стороны вправе заранее при подписании договора подряда указать перечень документов, которые заказчик выдаст подрядчику при его прекращении.

Как подтвердить выдачу документов

Чтобы подтвердить выдачу документов в день расторжения договора, возьмите с подрядчика расписку или составьте опись. Это необязательный документ, но подстраховаться стоит во избежание споров. Документы оформите в произвольной форме.

Вас заинтересуют статьи

Закажите обратный звонок, и мы свяжемся с вами в течение 5 минут

Проконсультируйтесь с нашими специалистами по индивидуальным условиям