Как подтвердить налоговую выгоду и доказать ФНС, что ваши сделки не фиктивны

Как ФНС проверяет расходы и вычеты

Налоговая проверяет сделки по статье 54.1 НК, чтобы убедиться, что компании и ИП не получают необоснованную налоговую выгоду. 

Важно! Проверка начинается с момента, когда компания заключила сделку.

На первом, предпроверочном этапе инспекторы анализируют деятельность налогоплательщика: документы из банков и других ведомств, сведения, которые им предоставили контрагенты. Налоговики проверяют:

• реальность сделки;
• деловую цель сделки;
• выбор контрагента.

ФНС проанализирует контрагентов не только первого звена, но и второго, и третьего звеньев. Внимание налоговой привлекут субподрядчики, которых подрядчик привлек для исполнения договора подряда.

Кроме того, налоговики могут проверить обоснованность дробления бизнеса.

Если инспекторы найдут доказательства налоговых нарушений, будет назначена выездная проверка. Тогда кроме документов у компании и ее контрагентов не только истребуют документы, но и инициируют экспертизу с допросом свидетелей. Чтобы этого избежать, лучше заранее позаботиться о подтверждающих документах.

Как подтвердить реальность сделки

Инспекторы анализируют договоры на предмет их мнимости и притворности. На фиктивность сделки указывает то, что она заключена для вида либо с целью прикрыть другую сделку. Например, договорами лизинга и займа компания прикрыла сделку купли-продажи или учредителю под видом займов фактически выплачивают дивиденды. Если налоговики докажут нереальность сделки, они откажут в вычетах по НДС и расходах в полном объеме. 

Чтобы доказать реальность сделки, компания должна документально подтвердить, что контрагент мог ее исполнить и она фактически имела место. 

Что насторожит ФНС	Как подтвердить
Отсутствуют расчеты с контрагентом по сделке	Чтобы подтвердить факт сделки, имейте на руках договоры, первичные документы и счета-фактуры
Стороны договора нарушили стандартную процедуру согласования или в договоре прописаны нетиповые условия, например: длительная отсрочка платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты, штрафные санкции, несопоставимые с последствиями нарушения условий договора	Придерживайтесь корпоративной процедуры согласования и подписания договоров
В счетах-фактурах и первичных документах нет подписей должностных лиц контрагента	Не подписывайте договор без визы юриста
У контрагента нет ресурсов для исполнения сделки: персонала, материальных активов, обязательных разрешений, лицензий, транспортных средств, складов	Соберите доказательства того, что сделку исполнил именно тот, кто указан в договоре:счета, доверенности, протоколы переговоров, фото- и видеоотчеты, презентации, служебные переписки по электронной почте, показания свидетелей. Так, договор поставки подтвердят документы перевозчиков, сообщения на почте о том, что покупатели получили отгруженный товар, сертификаты соответствия товара. Договор подряда подтвердят лицензии, калькуляция стоимости работ и услуг, графики выполнения работ
Контрагент не отчитывается и не платит налоги.  Внимание налоговой привлечет также сделка, которая не соответствуют основной деятельности контрагента	Проверяйте контрагентов перед заключением договора. Не забывайте и о субподрядчиках. Собранное на партнеров досье — одно из доказательств реальности сделки
Ошибки в первичных документах. Например, указанный в договоре поставки водитель не работал в этот день	Проверяйте счета-фактуры, первичную документацию и платежные поручения на опасные и безопасные ошибки

Как подтвердить деловую цель сделки

Рекомендуем взглянуть на сделку с точки зрения налоговых инспекторов. Налоговики проверяют основную цель сделки: был ли деловой мотив и заключила бы ее компания без учета налоговой экономии. 

Важно! Налоговое преимущество может выступать только как эффект, сопутствующий деловой цели сделки.

Если у сделки нет делового мотива, компании откажут в расходах и вычетах по НДС в полном объеме.

Что насторожит ФНС	Как подтвердить
Убыточные операции и сделки, в которых цена покупки равна цене продажи	Пропишите деловую цель в маркетинговой политике, приказе о скидках, служебных записках, экономических расчетах, подтверждающих целесообразность сделки, деловой переписке.  Если продаете товар со скидкой, пропишите, какую выгоду получит компания от этой акции. Например, что скидка предоставляется новым клиентам, благодаря чему растут объемы поставок. Важно! Не указывайте в документах снижение налогов как деловую цель
Сделки с посредниками, если до этого компания закупала аналогичный товар напрямую у поставщика. Особое внимание ФНС привлекут покупки, которые стоят дороже, чем у другого вашего поставщика.	Разницу в цене можно обосновать выгодными условиями, например тем, что в стоимость включены доставка и сборка
Сложные сделки внутри группы компаний. Инспекторы могут проверить деловую цель каждой операции по отдельности без учета конечного результата	Подтверждайте документами рыночность цен во всех сделках с взаимозависимыми лицами. В разовых сделках рыночность можно доказать, предоставив отчет независимого оценщика. Важно! Не занижайте цены многократно

Деловая цель дробления

Иногда компании может также понадобится обосновать деловую цель дробления бизнеса. Внимание налоговой привлекут подконтрольные контрагенты налогоплательщика, которые не ведут реальную деятельность, а существуют только на бумаге и оформляют документы в интересах основной компании. ФНС также посчитает дробление искусственным, если:

• подконтрольная компания ведет аналогичный вид экономической деятельности;
• дробление произошло за короткий промежуток времени перед расширением производственных мощностей и увеличением штата;
• у компании на ОСН снизилась налоговая нагрузка, но появилось несколько новых подконтрольных контрагентов, применяющих налоговые спецрежимы или льготы;
• участники схемы несут расходы друг за друга.

Если инспекторы докажут, что дробление не имело деловой цели и использовалось компанией для налоговой экономии, они пересчитают и доначислят налоги.

Чтобы обосновать дробление, зафиксируйте на бумаге деловую цель, например введение нового вида деятельности. Новые компании должны быть самостоятельными: иметь своих контрагентов и сотрудников, собственные шаблоны внутренних документов. Сократите до минимума количество совместителей в штатах всех компаний, не оформляйте управленческие решения едиными приказами.

Как проверить контрагента

Компания обязана проверять контрагента. Для подтверждения должной осмотрительности рекомендуем зафиксировать порядок проведения проверки контрагента локально-нормативным актом и назначить ответственного. 

Если компания докажет должную осмотрительность и то, что она не знала и не должна была знать, что контрагент — фирма-однодневка, то у налоговой не будет оснований для отказов в вычетах по НДС и расходах.

Если же инспекторы докажут, что компания знала о неблагонадежности и нарушениях контрагента и получала от этого выгоду — в вычетах по НДС и расходах откажут в полном объеме.

Что насторожит ФНС	Как подтвердить
Компания не собрала сведения о партнере перед заключением сделки	Проверьте контрагента через сервисы ФНС.  В открытом доступе вы можете найти выписки из ЕГРЮЛ, сведения о недействующих организациях, дисквалифицированных директорах и массовых адресах. Запросите у партнера сведения, которых нет в открытых источниках: учредительные документы, доверенности, лицензии. Полученные данные внесите в досье на контрагента. В него можно также включить скриншоты интернет-страниц с данными, визитки, рекламные проспекты, фото- и видеоматериалы, переписку, протоколы переговоров
Компания формально собрала данные о контрагенте, но не проанализировала сведения о нем	На основании собранных сведений оцените коммерческую привлекательность партнера, его деловую репутацию, платежеспособность, риски неисполнения обязательств
Сделка заключена с «технической» компанией, которая:не ведет реальную экономическую деятельность, не исполняет налоговые обязательства,не обладает необходимыми активами,выступает в качестве участника сделки по документам, оформленным от ее имени в противоправных целях	Проанализируйте контрагента по критериям ФНС, например:фактическое местонахождение контрагента, его производственных, складских, торговых площадей,наличие у контрагента производственных мощностей, квалифицированных кадров, имущества, лицензий, разрешений, свидетельств о членстве в СРО,контактные данные руководителя контрагента, его ответственных сотрудников;реклама контрагента в СМИ, сайт, рекомендации партнеров. По результатам проверки составьте отчет о благонадежности контрагента

Узнать всё о контрагенте можно через сервис Главбух Ассистент — для поиска достаточно ИНН, адреса или названия компании. Чтобы сэкономить время и быть уверенными в безопасности сделок, вы можете полностью передать проверку контрагентов на аутсорсинг Главбух Ассистент. Эксперты подготовят для налоговиков подробные отчеты по сделкам и вовремя предупредят, если какие данные партнера изменятся. Услуги бухгалтеров, юристов и кадровика входят в каждый тариф — рассчитайте оптимальный для вашего бизнеса.

Проверка субподрядчика

Внимание налоговой привлекут согласованные действия между заказчиком, подрядчиком и субподрядчиком, а также сделки, в которых заказчик и субподрядчик — взаимозависимые лица или субподрядчик подконтролен заказчику.

Чтобы подтвердить должную осмотрительность, проверьте всех участников сделки: и подрядчика, и субподрядчика. Запросите у подрядчика доказательства того, что сделку исполнил именно тот субподрядчик, которого вы согласовали:

• копии договоров, счетов-фактур и первички; 
• протоколы переговоров между подрядчиком и субподрядчиком; 
• лицензии и сертификаты субподрядчика;
• табели учета рабочего времени и штатное расписание и т.д.

В досье можете также включить рекомендации субподрядчика от организаций, которые работают с ним в аналогичной сфере.

В договоре подряда пропишите, что привлечь субподрядчиков можно только с вашего письменного разрешения. 

Размер штрафа 

ФНС оштрафует компанию и ИП за неуплату или неполную уплату сумм налога: 

• на 20% от неуплаченной суммы налога, если инспекторы не докажут умысел;
• на 40% — если умысел докажут.

Умысел доказывают действия налогоплательщика, направленные на создание искусственных схем, имитирующих реальную экономическую деятельность с помощью подставных фирм-однодневок. Непреднамеренные ошибки в расчетах вследствие низкой квалификации или болезни бухгалтера не свидетельствуют об умысле. 

Чтобы разобраться, в каких случаях неуплата налога считается умышленной, изучите схему последствий нарушения ст. 54.1 НК.

Как избежать штрафа и защитить расходы

Если ваш поставщик оказался однодневкой, или «технической» компанией, штрафа можно избежать, только если вы: 

• заключили реальную сделку 
• проявили должную осмотрительность
• не знали и не должны были знать о том, что контрагент — «техническая» компания

Вас точно оштрафуют, если докажут, что вы: 

• знали, что контрагент — «техническая» компания. Штраф — 40% от неуплаченного налога
• не знали, что сотрудничаете с однодневкой, но могли узнать. Штраф — 20% от неуплаченного налога

Если вы действительно покупаете товары, мы рекомендуем:

1. Составлять реальные накладные и только от тех, кто исполнил сделку. Если покупаете товары у частных лиц за наличные, оформляйте акты на закупку.
2. Брать расписки от физлиц или ИП, которые получили от вас деньги. Так вы точно докажете, откуда у вас товар.
3. Сохранять переписки, в которых есть предварительные договоренности, даже после того, как заключили договор. Так вы сможете доказать, почему выбрали именно этого поставщика.
4. Проявлять должную осмотрительность — проверьте, реальны ли поставщики. Для этого нужно выяснить:

• есть ли у компании лицензия на товары
• достоверный адрес компании
• сколько лет она существует на рынке
• может ли выполнить заказ
• как доставляет товар — сама или перевозчик
• есть ли у компании лицензия на товары

Заказать готовый отчет о должной осмотрительности можно со скидкой в Главбух Ассистент. Средняя стоимость облуживания — 15 000 рублей в месяц.