Как правильно уволить главбуха, чтобы обезопасить компанию от долгов и претензий проверяющих

Проведите инвентаризацию

Если в трудовом договоре главного бухгалтера предусмотрели условие о полной материальной ответственности, компания обязана провести инвентаризацию, так как происходит смена материально ответственного лица, ч. 2 ст. 243 ТК, ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В остальных случаях проводить инвентаризацию не обязательно. Но лучше это делать.

Инвентаризация нужна, чтобы проверить товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами и т. д. Без нее доказать, что недостача или утрата материальных ценностей произошла в период полномочий конкретного главного бухгалтера, и взыскать с него ущерб будет сложно. Если главбух не является материально ответственным лицом по трудовому договору, пропишите необходимость проведения инвентаризации в локальном акте.

Как организовать. При проведении инвентаризации руководствуйтесь Методическими указаниями, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, далее — Методические указания. Процедуру начните с приказа о проведении инвентаризации. Издайте его в произвольной форме или используйте форму № ИНВ-22 из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — Постановление № 88. В приказе укажите состав инвентаризационной комиссии, предмет проверки, сроки и причины ее проведения. В комиссию включите представителей администрации организации, работников бухгалтерии и других специалистов, а также представителей службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

Если комиссия в компании уже есть и в нее включили главного бухгалтера, утвердите новый состав. Главбух, как заинтересованное лицо, не может входить в комиссию. Новый состав утвердите и в том случае, если член комиссии в отпуске, заболел или отсутствует по другой причине. Отсутствие при инвентаризации хотя бы одного члена комиссии — основание для признания ее результатов недействительными. Если объем работы небольшой и в компании есть ревизионная комиссия, проверку можно поручить ей, п. 2.2, 2.3 Методических указаний.

Приказ об инвентаризации вручите председателю комиссии и зарегистрируйте в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации, п. 2.3 Методических указаний. Форму журнала разработайте сами или используйте форму № ИНВ-23 из Постановления № 88. До начала инвентаризации возьмите у главного бухгалтера расписку. Она подтвердит, что он сдал все приходно-расходные документы, а также ценности, которые были у них в пользовании или на хранении. Расписку визирует председатель инвентаризационной комиссии, п. 2.4 Методических указаний.

Обеспечьте присутствие главного бухгалтера на инвентаризации. Это обязательное требование, п. 2.8 Методических указаний. Если от участия в мероприятии он уклоняется или отсутствует по уважительной причине, например болеет, оформите акт. Заверьте его подписями всех членов комиссии. 

Как оформить. Результаты инвентаризации комиссия фиксирует в описях или актах. Формы возьмите из Постановления № 88 или разработайте свои. Документы составьте минимум в двух экземплярах. Один оставьте в компании, другой выдайте главбуху, п. 2.5 Методических указаний. Ознакомьте его со всеми материалами проверки под подпись. Если с результатами он не согласен, откажется знакомиться с документами или не может это сделать, так как отсутствует на работе, оформите акт.

Если комиссия выявила ущерб, требуйте у главного бухгалтера письменные объяснения, чтобы выяснить причину. Процедура обязательная, без нее взыскать ущерб не получится. Если сотрудник проигнорирует просьбу или откажется предоставить объяснения, оформите акт. Правило о полной матответственности действует, только если такое условие предусмотрели в трудовом договоре главного бухгалтера или есть другие основания для такой ответственности. В остальных случаях взыскать ущерб сможете лишь в пределах среднего месячного заработка сотрудника, ч. 2 ст. 243 ТК, п. 10 постановления Верховного суда от 16.11.2006 № 52.

Организуйте передачу дел

Порядок передачи дел при увольнении сотрудника установите в локальном акте. В законе его нет. Издайте приказ о приеме-передаче дел. Одновременно два главных бухгалтера в компании работать не могут. Поэтому, если планируете перевести на эту должность сотрудника компании, например заместителя главного бухгалтера, организуйте передачу дел ему. На должность главбуха переведите его после увольнения прежнего. Если нанимаете сотрудника со стороны, предложите временно занять другую вакантную должность, чтобы он смог участвовать в инвентаризации и принять дела.

Если подходящего кандидата не нашли или он не хочет, чтобы в трудовой была запись о работе не в должности главного бухгалтера, дела может принять руководитель компании или другой сотрудник. С новичком на это время можно заключить гражданско-правовой договор. Он может сам принять дела, если заключите с ним договор на ведение бухгалтерского учета. Также он может присутствовать при инвентаризации и приемке дел сотрудником компании, а после оформления в штат принять их сам.

Не обязательно нанимать следующего бухгалтера по трудовому договору, можно передать ведение бухгалтерии другой организации. Компания Главбух Ассистент — лидер рынка аутсорсинга в России. Уже сегодня заменим вам: бухгалтера, кадровика, юриста, аудитора. Целая команда аттестованных специалистов от 18 720 рублей.
Берем на себя риски блокировки счета от банка и ФНС.
Снижаем ваши платежи по налогам.
Сокращаем расходы вашего бизнеса.
Ведем бухгалтерию «под ключ».
Не уходим в отпуск, не увольняемся и не болеем.
Даем двойную страховку для бизнеса от штрафов и доначислений ФНС.
Главбух Ассистент признана лучшей компанией года в категории «Дистанционный клиентский сервис» по итогам ежегодной премии Digital Leaders-2024, входит в Группу Актион, лидера отрасли цифровых медиа и сервисов для профессионалов и одну из крупнейших компаний Европы и стран СНГ, которая уже более 30 лет работает в сфере профессиональных медиа. В Главбух Ассистент мы используем передовые технологии в области искусственного интеллекта для обработки первички и роботов RPA. Создаем новые технологии для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета.
Оставьте заявку — рассчитаем тариф на обслуживание, расскажем, как происходит взаимодействие, на чем бизнес может сэкономить за счет аутсорсинга бухгалтерии.

Что передать. Какие документы и материальные ценности главный бухгалтер должен передать своему преемнику, решайте сами. Как правило, это документы, денежные средства и материальные ценности, например печати, ключи от офиса и сейфа и т. д., за которые отвечает главный бухгалтер. К документам, которые подлежат передаче, в частности, относят:

o   регистрационные документы, например, свидетельство о государственной регистрации компании, о постановке на учет в налоговом органе;

o   документы бухгалтерского и налогового учета — учетная политика, налоговая и финансовая отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и пр.;

o   локальные акты, которые хранятся в бухгалтерии, например, Положение об оплате труда;

o   сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;

o   акты проверок контрольных, надзорных органов и переписка с ними и т. д.

Попросите главного бухгалтера составить пояснения о ведении бухгалтерского и налогового учета, предоставлении отчетности, порядке взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, контрагентами и контролирующими органами. Так новый сотрудник или эксперт аутсорсинга сможет быстрее войти в курс дела и снимет вопросы, которые могут возникнуть в начале работы.

Как оформить. Передачу дел оформите актом в произвольной форме в двух экземплярах. Укажите в нем:

o   Ф. И. О., должности тех, кто передает и принимает документы;

o   сроки передачи дел, наименование и количество переданных документов и материальных ценностей и период времени, за который передаются дела;

o   состояние бухгалтерии на дату составления акта;

o   сведения об утерянных документах и ошибках, если их обнаружили;

o   количество печатей и штампов, ключей и паролей от сейфов;

o   характеристику бухгалтерского и налогового учета, при необходимости, и др.

Если передаваемых документов и материальных ценностей много, составьте опись и приложите ее к акту. После того как акт подпишут все, кто принимал участие в процедуре приема-передачи, утвердите его у руководителя организации. Один экземпляр выдайте главному бухгалтеру, второй храните в организации.

Отмените доверенности

Отмените доверенности, которые выдавали главному бухгалтеру на представительство интересов компании, чтобы предотвратить злоупотребления, ст. 188 ГК, письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56783-6-1. Начните процедуру с приказа. Документ не обязательный, но полезный — определите порядок действий и назначьте ответственных лиц. Сообщите об отмене доверенности главному бухгалтеру. Простую доверенность можно отменить как через нотариуса, так и самостоятельно, нотариальную — только через нотариуса, ст. 189 ГК.

Если у главного бухгалтера простая доверенность на представительство от имени компании перед конкретными лицами, например налоговой, СФР, ФМС, направьте в эти органы персональные уведомления об отмене доверенности. Доверенность считается отмененной с момента доставки такого уведомления, п. 1 ст. 165.1 ГК.

Если доверенность выдали на представительство перед неопределенным кругом лиц и невозможно уведомить их персонально, информацию об отмене доверенности можно опубликовать в газете «Коммерсантъ», п. 1 ст. 189 ГК. При таком способе третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности через месяц со дня опубликования объявления, п. 1 ст. 189 ГК. Для доверенности на представительство перед конкретными лицами этот способ не подойдет, п. 132 постановления Пленума Верховного суда от 23.06.2015 № 25.

Еще один вариант отменить простую доверенность — направить распоряжение о ее отмене через ЕИС нотариата. Это можно сделать с помощью Единого портала госуслуг. В распоряжении нужно указать сведения о компании, сотруднике, которому выдали доверенность, ее реквизиты. Доверенность считается отмененной на следующий день после внесения сведений в реестр распоряжений об отмене доверенностей, п. 1 ст. 189 ГК.

Чтобы отменить нотариальную доверенность, нужно обратиться к любому нотариусу. Он удостоверит распоряжение об отмене доверенности и внесет сведения об этом в реестр нотариальных действий. Как и в предыдущем случае, доверенность считается отмененной на следующий день после того, как нотариус внесет сведения об этом в реестр нотариальных действий.

Уведомите о смене главбуха банк и налоговую

Главный бухгалтер подписывает платежные документы, поэтому после его увольнения нужно переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиском печати, заменить сертификат ключа электронной подписи в системе «Клиент-банк», п. 5.1, 5.8 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И, письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56783-6-1.

Уведомлять налоговую о смене главного бухгалтера закон не требует. Но информация о нем есть в регистрационном деле компании в ИФНС, поэтому инспекторы просят сообщать им о смене главного бухгалтера. Кроме того, в этом же уведомлении вы можете сообщить об отзыве доверенности главбуха на представление интересов компании в налоговой. Уведомление составьте в произвольной форме. Если приняли нового сотрудника, укажите его паспортные данные и контактный телефон, приложите копию приказа о приеме на работу. Конкретных сроков для подачи уведомления нет. Можете отправить его в любое время, но затягивать с этим не стоит.