Как работать с самозанятыми, чтобы не нарваться на крупные штрафы

Не пишите в объявлении о вакансии, что для трудоустройства обязательна регистрация в качестве самозанятого

Почему плохо. Закон против «самозанятости поневоле». Работодатель может только предложить человеку сотрудничать, используя этот налоговый режим. Поэтому нельзя писать в объявлении о вакансии, что компании нужен специалист с обязательной регистрацией в качестве самозанятого. Формально наказания за такого рода требование к кандидату нет. Но это может стать основанием для допроса со стороны ФНС.

Налоговики все чаще проверяют компании, которые сотрудничают с самозанятыми. Если предприниматель откажется от допроса, его заподозрят в сокрытии трудовых отношений, а это уже основание для выездной проверки. Ваше требование быть самозанятым кандидат выполнять не обязан. Даже если он согласился и приступил к работе, после заключения договора у него есть право обратиться в ГИТ с просьбой проверить, являются ли отношения трудовыми.

Как исправить. В объявлении о вакансии лучше использовать безопасную фразу: «Сотрудничество на условиях самозанятости приветствуется». Укажите, что требуется специалист для выполнения разовой или проектной работы, а также по какому договору предстоит сотрудничать (например, по гражданско-правовому).

Навести порядок в кадровой документации помогут профильные эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Получите комплексную поддержку бизнеса (кадровик, бухгалтер, юрист) в одном тарифе.

Проверяйте статус самозанятого

Почему плохо. Исполнитель может не знать, что потерял статус самозанятого. Например, если превысил лимит в 2,4 млн руб. дохода в год или нарушил какое-либо положение Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Неважно, действовал человек по неведению или умышленно скрыл потерю статуса, — в итоге вы работаете с физлицом. Последствия для директора могут быть неприятными. ФНС обяжет заплатить НДФЛ с суммы, перечисленной исполнителю, внести страховые взносы за время сотрудничества и заплатить за несвоевременную оплату налога.

Как исправить. При заключении договора проверьте статус самозанятого. Варианта, как это сделать, два:

• попросите прислать справку о постановке на учет в качестве самозанятого из приложения «Мой налог»;
• можете сами проверить статус исполнителя на сайте ФНС, для этого понадобится ввести его ИНН.

Такую проверку можно проводить перед каждой выплатой. Или сразу пропишите в договоре с исполнителем, какую ответственность он несет, если не сообщит о потере статуса самозанятого.

Нельзя устанавливать для самозанятых режим трудового дня

Почему плохо. Самозанятый работает на себя, а не на вас. Это отношения заказчика и исполнителя, а не руководителя и сотрудника. Поэтому человек сам определяет, когда приступить к работе, когда сделать обеденный перерыв. Если в компании исполнителю устанавливают продолжительность трудового дня или смены, отношения имеют признаки трудовых.

Получается, что самозанятый не вправе работать, например, продавцом, когда надо находиться на рабочем месте с восьми утра до пяти вечера. Но может работать официантом — если вы заключили договор на обслуживание конкретного мероприятия. Переквалифицировать отношения с самозанятым в трудовые могут по его заявлению или по предписанию ГИТ через суд.

Как исправить. В документах и по факту выстроить работу как со сторонним исполнителем, а не как со штатным сотрудником.

Сначала определите, какой человек вам нужен. Самозанятые подойдут для выполнения работы, у которой есть конкретный результат: сделать сайт, отремонтировать станок, отредактировать книгу. Если нужен сотрудник для выполнения определенной функции (например, принимать звонки в рабочие часы, работать пять дней в неделю в магазине), следует оформить трудовые отношения.

Все нужные документы за вас оформят в сервисе аутсорсинга Главбух Ассистент. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного бухгалтера.

Не выплачивайте зарплату два раза в месяц

Почему плохо. Такую ошибку совершают еще на этапе составления вакансии, но опаснее указывать пункт о выдаче зарплаты дважды в месяц в договоре с самозанятым. Аванс и подрасчет — признаки трудовых отношений. Самозанятые же имеют право получать доход только за конкретное выполненное задание. Вознаграждение в те же дни, что и выплата зарплаты штатным сотрудникам, — признак трудовых отношений.

Даже если сам исполнитель не подаст заявление в ГИТ, проверка налоговой легко вычислит этот факт. Поступления денег самозанятым отслеживаются через «Мой налог». Проверка учитывает размеры и регулярность платежей. И в случае нарушений признает отношения трудовыми.

Как исправить. Не обещайте самозанятому зарплату как штатному специалисту. Пропишите в договоре сроки выполнения работы и срок выплаты вознаграждения.

Важно! Должность в договоре, как и квалификация с разрядом, прописывается только для штатных специалистов.

Пропишите в договоре должность самозанятого

Почему плохо. Должность в договоре, как и квалификация с разрядом, прописывается только для штатных специалистов. Поэтому не стоит указывать должность для самозанятого исполнителя в соглашении, которое подписываете. В случае возникновения спорной ситуации налоговики и трудинспекция проверят штатное расписание организации. Если обнаружат в нем аналогичную должность, то данный факт будет аргументом для признания договора трудовым.

Как исправить. В договоре с самозанятым не прописывайте должность, а также функции и обязанности, которые могут совпадать с обязанностями штатных специалистов.

Самозанятый не должен работать в офисе

Почему плохо. В объявлениях о работе требование к кандидату быть самозанятым иногда соседствует с другим: «работа в офисе». Вакансия обещает дружный коллектив, уютные кабинеты. Только это описание для штатного специалиста. Все, что касается обустройства рабочего пространства, материалов, самозанятый должен обеспечивать сам. В противном случае это признак, что человек работник, а не исполнитель. Установить, что самозанятость работников — фикция, а сами они выполняют штатные функции в офисе, проверка сможет при первом же оперативном выезде и допросе коллектива.

Как исправить. В гражданско-правовом договоре пропишите, что рабочее место для самозанятого исполнителя не создается. Если необходимо, чтобы человек оказывал услуги на территории компании, это условие со всеми нюансами следует отразить в договоре.

Не привлекайте бывших работников в качестве самозанятых

Почему плохо. Взять и перевести штатных специалистов на самозанятость нельзя. Причин несколько: переход на режим НПД должен быть выбором самого человека; доходы, которые он получает от бывшего работодателя, в течение двух лет не могут облагаться НПД (п. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ). И здесь не важно, по срочному или бессрочному договору работал уволенный штатный сотрудник.

Скрыть факт, что человек — бывший работник, не получится. ИНН заказчика указан в чеке, который формирует самозанятый после получения оплаты. По нему налоговики легко определят, состоял человек ранее в трудовых отношениях с компанией или нет. Пойти на хитрость и заключить договор с самозанятым от имени другого юрлица тоже рискованно. У налоговой есть программа, которая отслеживает привлечение бывших работников в качестве самозанятых даже по таким серым схемам. Если появятся подозрения, налоговики передадут информацию в ГИТ. Тогда в компанию придет проверка сразу из двух ведомств.

Как исправить. Не заставляйте сотрудников переходить на самозанятость. Массовое увольнение работников, а затем прием тех же людей, но уже другим юридическим лицом обязательно вызовет вопросы у налоговиков. Доказать фиктивность увольнения сотрудников с целью их перевода на самозанятость проверяющим будет нетрудно.

Сотрудничать с бывшим штатным работником возможно как с физлицом. Но тогда обязанность по уплате за него налогов и страховых взносов ляжет на вас. Двухлетний запрет на сотрудничество с самозанятым не действует, если с бывшим работником раньше был заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор. Тогда после перехода человека на самозанятость с ним можно сотрудничать, учитывая его новый статус.

Что грозит, если отношения с самозанятым признают трудовыми

Придется заплатить НДФЛ в размере 13 процентов и страховые взносы по трем видам обязательного страхования за весь период работы человека (письмо ФНС от 27.12.2019 № БС-3-11/11131). Плюс штраф за несвоевременную уплату НДФЛ (п. 1 ст. 119 НК) и пени за просрочку — до 40 процентов от невыплаченной суммы.

Также грозит штраф за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП) — до 100 тыс. руб. для организации и до 20 тыс. руб. для директора за каждого фиктивного самозанятого.

Если дело дойдет до суда, компанию обяжут выплатить исполнителю зарплату со всеми причитающимися надбавками за работу в выходные и праздники. Кроме того, придется компенсировать моральный вред, если самозанятый будет на этом настаивать. 

Остались еще вопросы? Задайте их экспертам сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Они на связи с ведущими экспертами ФНС, СФР, Роструда и других контролирующих органов по всей России, поэтому смогут профессионально решить любую вашу проблему с бухгалтерией и кадровыми документами.