Как руководителю проверить работу бухгалтера: подробная инструкция с практическими примерами

Почему важно проверять бухгалтера: реальные кейсы

Пример 1. Переплата налогов из-за ошибок бухгалтера

Предприниматель несколько лет не контролировал бухгалтера, доверяя ему полностью. В итоге, когда возникли вопросы по налогам, выяснилось: бухгалтер не учел часть расходов, и компания переплатила налоги на сотни тысяч рублей. Кроме того, были обнаружены штрафы за несвоевременную сдачу отчетности в налоговую и Росстат. После проверки и смены бухгалтера удалось вернуть часть переплаченных средств, наладить учет и снизить штрафы.

Если штатный специалист регулярно ошибается в расчетах или отчетности, риски для бизнеса растут, как снежный ком. Штрафы, блокировка счетов, проверки — всё это можно избежать, передав бухгалтерию на аутсорсинг в Главбух Ассистент. Наши эксперты — аттестованные бухгалтеры и бывшие налоговики — возьмут на себя все учетные процессы: от первички до налоговой оптимизации. Стоимость обслуживания — от 27 480 рублей в месяц, включая страховку от штрафов до 100 млн рублей. Оставьте заявку, и мы проведем бесплатный аудит вашего учета, чтобы сразу выявить опасные ошибки.

Пример 2. Блокировка счета из-за несданной отчетности

Владелец малого бизнеса не проверял своевременность сдачи отчетности. Однажды налоговая заблокировала расчетный счет из-за просроченной декларации. Оказалось, бухгалтер «забыл» отправить отчет и не уведомил об этом руководителя. Бизнес простоял три дня, пока не разобрались с проблемой и не оплатили штраф.

Подробная инструкция: как проверить бухгалтера на практике

1. Получите доступ к учетной базе
Оформите себе доступ к  1С или другой учетной системы. Если бухгалтер сопротивляется или ссылается на «секретность», это тревожный сигнал. Руководитель обязан иметь доступ к учетной базе — это ваша гарантия контроля и возможность быстро передать дела другому специалисту при необходимости.

2. Проведите экспресс-проверку в 1С

Как сделать:

• В 1С зайдите в раздел «Отчеты» → «Экспресс-проверка».
• Установите период (например, текущий год).
• Отметьте все возможные проверки: учетная политика, касса, книги покупок/продаж, состояние бухучета.
• Запустите проверку и посмотрите результаты.

Такая проверка поможет задать правильные вопросы вашему бухгалтеру. Если в учете все хорошо, грамотный бухгалтер сможет пояснить неясности. 

Пример
Вы увидели ошибку: «Не заполнен счет учета по одной из операций». Это может привести к неправильному расчету налогов. Попросите бухгалтера объяснить и устранить ошибку. Если ошибок много и они не исправляются — повод задуматься о смене специалиста.

Читайте еще:

Как мы спасли бизнес от опытного главбуха, а собственник про это даже не узнал

3. Проверьте сдачу отчетности и наличие квитанций

Что делать:

• Попросите бухгалтера показать квитанции о сдаче всех отчетов за последние 2–3 года.
• Зайдите в личный кабинет ФНС по ИНН компании и проверьте, нет ли просроченных или отклоненных отчетов, которые не перекрылись сданными.

Пример
В личном кабинете вы видите уведомление: «Не сдана декларация по НДС за 1 квартал». Срочно выясняйте причину и требуйте сдачи отчета. Если отчетность не сдается вовремя — это прямой путь к штрафам и блокировке счета.

4. Проверьте расчеты с бюджетом и задолженности

• Попросите бухгалтера предоставить справку о состоянии расчетов с бюджетом (можно запросить в ФНС).
• Проверьте, нет ли задолженностей, пеней, штрафов.

Пример
В справке из ФНС обнаружена задолженность по страховым взносам за прошлый квартал. Требуйте объяснений и немедленного решения вопроса с долгом или подачи уточненки, чтобы избежать начисления лишних пеней.

Читайте еще:

За какие схемы директору грозит уголовка

5. Проверьте первичные документы по крупным контрагентам

• Выберите 3–5 самых крупных поставщиков или клиентов.
• Попросите показать акты, счета-фактуры, накладные по этим контрагентам за последние периоды.
• Попросите предоставить подписанные акты сверки с этими контрагентами. 

Пример
Вы запросили документы по поставщику на 1 млн рублей, а бухгалтер не может их предоставить или документы оформлены с ошибками. Это риск не только для налогов, но и для судебных споров с контрагентами.

Читайте еще:

Налоговики требовали более 3 млн руб. по опоздавшему акту, но компания отбилась

6. Сравните ключевые показатели в отчетах

• Сложите выручку по декларациям по НДС за год.
• Сравните с выручкой по декларации по прибыли и с Отчетом о финансовых результатах.

Хорошо, если суммы совпадут, но такое на практике бывают расхождения, поэтому просите бухгалтера пояснить расхождения и предоставить документы, например про льготы. 

Пример
В декларации по НДС выручка за год — 10 млн руб., а в декларации по прибыли — 7 млн руб. Разница не объясняется возвратами или скидками. Требуйте пояснений — такие расхождения привлекут внимание налоговой.

Доверие к бухгалтеру невозможно восстановить, если оно подорвано. Но бизнес не может ждать — учет должен работать как часы. В Главбух Ассистент вас будет вести команда специалистов: каждый этап контролируют 2–3 эксперта, а все действия фиксируются в системе. Это исключает злоупотребления и ошибки. Мы также предоставляем:

• Ежедневные консультации по налогам и кадрам;
• Страховку от штрафов;
• Автоматизацию рутинных процессов.

Переход займет несколько дней — мы подхватим учет даже в аварийном режиме. Узнайте, как сэкономить до 70 000 ₽ в год на налогах с нашей помощью.

7. Проверьте учетную политику

• Запросите документ «Учетная политика» за текущий год.
• Убедитесь, что он подписан и содержит актуальные данные.

Пример
В учетной политике не отражены новые требования по ПБУ или ФСБУ, вступившие в силу в 2025 году. Это значит, что учет ведется по устаревшим правилам, что может привести к ошибкам и штрафам.

8. Контроль операций по расчетному счету

• Попросите выписку по расчетному счету за последние 3 месяца.
• Проверьте, все ли операции отражены в учете, нет ли подозрительных платежей. В первую очередь сравните остаток денег в выписке с данными в 1С, если они не бьются, попросите бухгалтера объяснить.

Пример
Выписка показывает перевод 200 тыс. руб. на неизвестный счет, а в учете эта операция не отражена. Требуйте объяснений и подтверждающие документы — это может быть ошибкой или мошенничеством.

9. Проверка кассовых операций

• Проверьте, ведется ли кассовая книга, все ли поступления и выдачи оформлены правильно.
• Сравните остаток в кассе с фактической наличностью.

Пример
В кассовой книге остаток — 50 тыс. руб., а в сейфе — 30 тыс. руб. Требуйте объяснений и исправления ошибок.

10. Регулярные отчеты для руководителя

Введите ежемесячный или квартальный отчет от бухгалтера: даты сдачи отчетов, суммы и сроки уплаты налогов, остатки по счетам, основные показатели. Также следите за изменениями по дебиторской и кредиторской задолжностью.

Пример
В отчете за месяц бухгалтер указывает: «Сдано 3 отчета, уплачено налогов на 250 тыс. руб., задолженностей нет». Такой отчет помогает быстро понять состояние дел и выявить проблемы заранее.

Расширенный чек-лист для проверки бухгалтера

№	Что проверить	Как проверить	Практический результат
1	Доступ к учетной базе	Запросить логин/пароль, зайти в систему	Доступ есть, база актуальна
2	Экспресс-проверка в 1С	Провести экспресс-проверку	Нет критических ошибок
3	Сдача отчетности	Проверить квитанции, ЛК ФНС	Все отчеты сданы вовремя
4	Расчеты с бюджетом	Запросить справку из ФНС	Нет долгов, пеней, штрафов
5	Первичные документы по крупным контрагентам	Запросить документы, сверить с учётом	Документы оформлены, совпадают с учётом
6	Сравнение показателей в отчетах	Сложить выручку по разным отчетам	Нет необъяснимых расхождений
7	Учетная политика	Запросить документ, проверить актуальность	Соответствует закону
8	Операции по расчетному счету	Сверить выписку с учетом	Все операции отражены, нет подозрительных
9	Кассовые операции	Проверить кассовую книгу, остатки	Нет расхождений
10	Регулярные отчеты для руководителя	Ввести шаблон отчета, получать ежемесячно	Прозрачная информация

Дополнительные советы и лайфхаки

Проводите проверки не реже одного раза в квартал — это дисциплинирует бухгалтера и снижает риски.

Используйте сторонние сервисы для проверки бухгалтера: например, сервисы экспресс-аудита или тестирования профпригодности.

Ведите переписку с бухгалтером по ключевым вопросам — это поможет в случае споров и при смене сотрудника.

Проверяйте отзывы и рекомендации при найме бухгалтера — это снижает риск нарваться на непрофессионала.

Не бойтесь задавать «глупые» вопросы — хороший бухгалтер всегда объяснит непонятные моменты простыми словами.