Как вести бизнес удалённо: все про ЭЦП, ЭДО, отчёты и сотрудников

Как заключать сделки удаленно

Традиционно существует четыре способа подписать договор удаленно:

• обмен оригиналами;
• обмен сканами;
• подписание pdf;
• электронный документооборот (ЭДО).

Первый способ считается традиционным, но и самым трудоемким. На обмен оригиналами может уйти много времени, кроме того, почта до сих пор может дать сбой и ваши документы могут не дойти до адресата. 

Обмен сканами в свою очередь быстрее, дешевле, но и здесь свои нюансы: бухгалтерия может потребовать оригиналы. И чтобы обмен сканами имел юридическую силу, необходимо включить в договор с контрагентом условие об применении такого способа обменами документами с уточнением, какая именно электронная почта будет использоваться. 

Подписание договора в формате pdf — вариант для тех, кто работает с контрагентами без ЭДО, но с квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Для этого придется купить лицензионную версию ПО, которая позволяет добавлять ЭЦП в документы. К минусам такого способа можно отнести, во-первых, нарушения работы ПО, связанные с санкциями и уходом многих производителей с российского рынка. Во-вторых, документ, отправленный на электронную почту, может случайно попасть в спам и по ошибке его могут удалить.

Таким образом, самый надежный и удобный способ удаленно подписать договор — использовать ЭДО вместе с ЭЦП. Расскажем подробнее, как получить ЭЦП и организовать ЭДО в компании.

Получить квалифицированную ЭЦП

Квалифицированная электронная подпись считается самой защищенной и, в отличие от неквалифицированной, приравнивается к собственноручной на бумажном носителе в любых правоотношениях.

С помощью квалифицированной ЭЦП вы можете оформлять электронные счета-фактуры, подавать документы при регистрации ООО или ИП, представлять отчетность в ФНС и фонды, заверять первичные документы и договоры с поставщиками и покупателями.

Руководители компаний и ИП могут бесплатно получить квалифицированные ЭЦП в удостоверяющем центре налоговой. Для этого нужно записаться на получение подписи:

• подать заявление на сайте ФНС или через мобильное приложение ФНС «Налоги ФЛ»;
• приложить к заявлению паспорт, СНИЛС, ОГРН или ИНН, оригинал или заверенную копию первичного документа, подтверждающего полномочия руководителя;
• принести инспекторам ключевой носитель информации для записи сертификата ЭЦП.

Полученная подпись действует 15 месяцев.

Сотрудники компаний и представители ИП могут получить квалифицированные ЭЦП в аккредитованных удостоверяющих центрах за плату по обычной доверенности. Для этого сотрудники должны пройти идентификацию и предоставить оригиналы или заверенные копии паспорта, СНИЛС и ИНН, выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, свидетельство о постановке на учет в налоговой. Такая подпись будет действовать до 31 декабря 2022 года, после чего сотрудник должен будет получить в аккредитованном центре новую квалифицированную ЭЦП.

Всем сотрудникам, кроме руководителя, нужна доверенность на право использовать ЭЦП. Например, главному бухгалтеру — доверенность на право подписывать отчетность. Электронную (машиночитаемую) доверенность необходимо прикладывать к электронному документу, который сотрудник подписывает от имени компании или ИП.

Подробнее о том, кто и где может получить квалифицированную ЭЦП с 1 января 2022 года — смотрите в таблице.

Порядок использования ЭЦП закрепите в локальном акте, например в положении об учете, хранении и использовании ЭЦП.

Выпустить ЭЦП и наладить удаленную работу с контрагентами помогут эксперты Главбух Ассистент. Квалифицированные бухгалтеры также оформят доверенность, подготовят отчетность и сами отправят в ФНС. Эти услуги уже включены в ежемесячное обслуживание.

Организовать ЭДО

После того, как вы получили электронную подпись, вы можете перейти на электронный документооборот с контрагентами. Для этого выполните несколько шагов:

1. Выберите способ обмена документами: через оператора или напрямую 

Работать через оператора безопаснее: он проверяет исходящие и входящие документы, ЭЦП, фиксирует дату и время отправки, уведомляет об ошибках. Список доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС.

Чтобы перейти на ЭДО через оператора, нужно заключить с ним соглашение и оплатить его услуги. Зато вам не нужно будет отдельно заключать соглашения с каждым контрагентом. 

Если же вы решили обмениваться документами с контрагентами напрямую через электронную почту, файлообменник или мессенджер, вам нужно заключить соглашение об ЭДО с каждым контрагентом.

2. Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО

Направьте письмо контрагентам в произвольной форме. В письме рекомендуем указать перечень документов, которыми планируете обмениваться в электронном виде и ПО или оператора ЭДО.

3. Издайте приказ о переходе на ЭДО

Разработайте правила создания, получения и хранения документов, а также зафиксируйте, какие документы и кто может подписывать какими ЭЦП. 

Как перевести бухгалтерию на удаленку

Есть несколько вариантов перевести бухгалтерию на удаленку: 

• перевести штатных сотрудников на дистанционный формат работы;
• нанять бухгалтера-фрилансера на дистанте;
• передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Преимущества первого варианта — сохранение штата и продолжение работы с проверенными сотрудниками. Однако здесь нужно учесть затраты: зарплата, ДМС, аренда офиса и оплата 1С. Даже если вы отказались от офиса, обеспечить сотрудника рабочим местом необходимо: техника, ПО — за ваш счет. О порядке перевода сотрудников на дистанционную работу мы написали ниже.

Бухгалтер-фрилансер позволит значительно сэкономить, но и рисков у такого варианта много. Приходящий или, в случае удаленного сотрудничества, внештатный бухгалтер не несет ответственности за ваши риски. Есть много историй о пропавших базах и миллионных доначислениях от ФНС из-за некомпетентности или недобросовестности бухгалтера-фрилансера. Учтите, что дистанционно контролировать работу такого внештатного сотрудника будет еще сложнее.

Аутсорсинг бухгалтерии — наиболее безопасный и выгодный способ вести бухгалтерию компании удаленно. Например, Главбух Ассистент разработал систему работы, благодаря которой данные клиента в безопасности, а финансы под контролем. Специалисты синхронизируют вашу учетную базу с собственной технологической платформой. Приятный бонус — вам больше не нужно самим платить за 1С. А бухгалтеры сервиса могут удаленно вести отчетность и самостоятельно сдавать ее в ФНС. 

Работа в одной программе обеспечивает прозрачность учета — вы всегда видите реальную финансовую картину.

Аутсорсинг — это возможность сократить расходы на бухгалтерию как для начинающего, так и для уже существующего бизнеса. На вас работает команда — главбух, кадровик, налоговый консультант и юрист, — а платите за месяц вы меньше, чем одному штатнику. Например, средний чек в Главбух Ассистент 14 490 рублей в месяц. 

Квалифицированные бухгалтеры также помогают оптимизировать налоги и вернуть переплаты — в некоторых случаях компании переплачивают ФНС больше 2 млн рублей и не знают об этом.

В случае ошибки компания-аутсорсер несет финансовую ответственность и сама выплачивает штрафы от ФНС. За ошибки штатного бухгалтера платите вы.

Вы можете самостоятельно рассчитать, насколько выгоден для вас аутсорсинг: Что выгоднее: своя бухгалтерия или аутсорсинг — расчет расходов

Посмотреть, как работает сервис Главбух Ассистент, вы сможете на онлайн-экскурсии — всего 2 минуты. Рассчитайте выгодный тариф с помощью калькулятора — без доплат за необходимые услуги.

Как оформить дистанционную работу сотрудников

Прием новых сотрудников на удаленку

Если человек постоянно или временно проживает за границей, с ним нельзя заключить трудовой договор. Правило касается как россиян, так и иностранных граждан, и связано с тем, что трудовое законодательство России не действует за ее пределами.

С такими исполнителями стоит заключать гражданско-правовой договор. 

О том, как правильно заключать договоры ГПХ, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств, читайте в статье: Договоры с физлицами: когда ФНС заподозрит в подрядчиках ваших сотрудников

Порядок же действий, когда принимаете в штат нового дистанционного сотрудника, проживающего в России, тот же, что и с обычным сотрудником:

1. Нужно получить от сотрудника пакет документов.
2. Ознакомить сотрудника с локальными актами компании: правилами трудового распорядка, положением о премировании и т.д.
3. Подписать трудовой договор.
4. Издать приказ о приеме на работу.
5. Завести личную карточку.

Разница только в том, что дистанционный сотрудник может предоставить документы для оформления трудовых отношений не только лично, но и в электронной форме. Сам трудовой договор тоже можно заключить в электронной форме, подписав усиленными квалифицированными электронными подписями — сотрудника и работодателя.

Скачайте разные варианты трудовых договоров с дистанционным сотрудником — временный, со сдельной формой оплаты труда, с внешним совместителем — одним файлом.

Когда компания принимает на работу дистанционного сотрудника, руководитель должен принять положение о дистанционной работе и прописать в нем:

• режим рабочего времени;
• порядок и условия выхода такого сотрудника на работу;
• порядок предоставления отпусков;
• порядок предоставления отчетов о проделанной работе и т.д.

Перевод действующих сотрудников 

Если вы переводите своих сотрудников на постоянную или временную дистанционную работу по общим правилам, составьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем обязательно укажите:

• дистанционный характер труда сотрудника;
• причину и срок перевода на удаленку; 
• режим рабочего времени;
• способ взаимодействия и обмена документами между работодателем и сотрудником, например ЭДО. 

После того, как подписали допсоглашение, издайте приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу. Ознакомить сотрудника с приказом можно с помощью ЭДО.

Если же причина перевода — исключительный экстренный случай, например катастрофа или эпидемия, достаточно издать локально-нормативный акт. Для такого перевода допсоглашение к трудовому договору не требуется.

Эксперты Главбух Ассистент подготовили рекомендации по работе с сотрудниками на удаленке. 

В шпаргалке вы найдете ответы на частые вопросы работодателей:

— Как оформить ЭЦП сотруднику?

— Как определить время начала и окончания работы?

— Нужно ли выплачивать компенсацию за использование личного имущества?

— Можно ли начислять заработную плату ниже федерального МРОТ?

— Имеет ли сотрудник на удаленке право получать социальные пособия?

— Как оформить поездку в головной офис?

Подготовить приказы и допсоглашения помогут специалисты на аутсорсинге. Аттестованные бухгалтеры и кадровики также наладят ваш кадровый учет, рассчитают зарплаты и уберегут от санкций ГИТ и ФНС — ваш бизнес останется в безопасности при проверке.

Как отчитываться дистанционно в ФНС и фонды

Если у вас есть квалифицированная ЭЦП, вы можете любые отчеты сдавать дистанционно: в налоговую, ПФР, ФСС.

4 способа отправить отчетность в ФНС:

• использовать сервис ФНС;
• подключить ЭДО;
• передать все задачи по подготовке и отпарвке отчетности бухгалтерской компании;
• поручить отправку отчетов представителю по доверенности.

Чтобы сдавать электронную отчётность в ПФР, выберите оператора ЭДО и направьте в ПФР заявление. Чтобы сдавать отчётность в ФСС по ЭДО, ничего дополнительно заключать не нужно.

Чтобы сдавать декларацию за ИП, нужна нотариальная доверенность. При оформлении доверенности, укажите в ней, какие действия может совершать доверенное лицо.

В некоторых случаях, госорган может потребовать личного присутствия ИП или руководителя ООО. Они описаны в статье 31 НК. Например:

• В связи с налоговой проверкой. Но на практике, инспекторам хватает письменного ответа на уведомление. Если ФНС настаивает на личной встрече, можно отправить своего представителя по доверенности.
• Если вас вызывают на допрос как свидетеля. Это происходит, когда ФНС считает, что вам известны обстоятельства, имеющие значение для налогового контроля. На такой допрос нужно явиться обязательно.

Настроить удаленную бухгалтерию и электронную отчетность вам помогут эксперты федеральной бухгалтерской компании Главбух Ассистент. Специалисты сами подготовят бухгалтерскую, кадровую и налоговую отчетность и сами отправят в инспекции и фонды. Если у госорганов появятся вопросы по показателям — эксперты отправят пояснения.