Договоры с физлицами: когда ФНС заподозрит в подрядчиках ваших сотрудников

Компании и ИП часто нанимают сотрудников не по трудовому договору, а по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Это выгодно, особенно если вторая сторона — ИП или самозанятый. Но, в реальности незаконно: нанять сотрудников можно только по трудовому договору, по ГПХ — только подрядчиков. 

Отсюда все проблемы: договор ГПХ фактически регулирует трудовые отношения, и ФНС видит, что подрядчик на самом деле — сотрудник. Дальше налоговая переквалифицирует договор ГПХ в трудовой, и компания получит штрафы и доначисления.

Отличия трудового договора от ГПХ с образцами документов

Сначала разберемся, чем трудовой договор отличается от ГПХ.

Договор ГПХ с ИП и самозанятыми: что нужно учесть

Инспекторы особенно следят за договорами ГПХ с самозанятыми и ИП. В первом случае компании освобождаются от НДФЛ и страховых взносов. Во втором — от НДФЛ, а страховые взносы платят только по определенным видам ГПХ. 

Эксперты Главбух Ассистент напоминают: если заключаете договор подряда или оказания услуг с самозанятыми, убедитесь, что в течение последних двух лет с подрядчиком не было трудовых отношений. Но не заключайте сделки с плательщиками НПД слишком часто — иначе не избежите допроса ФНС. Налоговая решит, что таким способом вы уклоняетесь от уплаты НДФЛ и взносов за штатных работников.

Читайте также: Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицами

Если сотрудничаете с ИП по ГПХ, проследите, чтобы услуги, которые выполняет подрядчик по договору, соответствовали его кодам видов деятельности в ЕГРИП. Иначе ФНС расценит такой договор как заключенный с обычным физлицом — вас обяжут перечислить страховые взносы и удержать НДФЛ с вознаграждения. 

Будьте осторожны, если нанимаете ИП в качестве управляющего. Этот способ часто используют юрлица, чтобы вывести деньги из ООО. Поэтому такие сделки ФНС проверяет чаще всего.

Читайте также: Объясняет адвокат: как можно и как нельзя выводить деньги из ООО

Когда ФНС признает договор ГПХ трудовым

Эксперты Главбух Ассистент составили ТОП ошибок, которые вызывают претензии ФНС. Убедитесь, что ваши договоры с подрядчиками составлены правильно. 

1. Условия договора подряда совпадают с трудовым

Формулировки в договоре подряда не должны указывать на трудовые отношения. Обратите внимание на предмет и стороны договора. 

Предмет договора

В трудовом — трудовая функция, процесс. Например: работа по должности водителя / бухгалтера / секретаря. 

В договоре ГПХ — конкретный результат или услуги. Например: 

• создание одного дизайн-макета рекламных брошюр для компании ООО «Альфа»,
• услуги по уборке снега специализированной техникой для расчистки на территории Заказчика,
• услуги по управлению автомобилем по заданию Заказчика.

Стороны договора

В трудовом — работодатель и работник. 

В договоре ГПХ — заказчик и подрядчик / исполнитель. 

Проверьте остальные пункты договора по нашей таблице:

Не прописывайте в договоре подряда гарантии — у подрядчика их нет. А вот работникам вы обязаны гарантировать отпуск, больничный и соцпособия.

Не забудьте прописать в договоре ГПХ условия, которые не типичны для трудового:

• Приемка работ и услуг: стороны оформляют акты выполненных работ на каждом этапе сотрудничества.
• Возможность привлекать третьих лиц: подрядчик вправе это делать по своему усмотрению.
• Санкции за нарушение сроков: заказчик перечисляет пени за просрочку оплаты, а подрядчик — неустойку за срыв сроков работ.

2. На подрядчика оформили кадровые бумаги

Подрядчик не должен упоминаться в кадровых документах. Исключите его из табелей и зарплатных ведомостей. На выплату вознаграждений оформляйте отдельные расходники или платежки.

Не надо знакомить подрядчика с правилами внутреннего распорядка и проводить инструктажи — они для штатных сотрудников. Исполнитель сам определяет, когда выполнять работу.

3. В штатном расписании есть должность аналогичная функциям подрядчика

Проверьте штатное расписание. Если у вас есть открытая вакансия, но на аналогичную работу вы взяли подрядчика — инспекция заподозрит трудовые отношения.  

Исключите из штатного расписания должности, на которые не планируете нанимать сотрудников. Когда ваши планы изменятся, тогда вернете должность.

4. Ошиблись с выплатами в новой форме 6-НДФЛ

В новой форме 6-НДФЛ в разделе 2 нужно правильно делить выплаты, которые указываете в поле 110. Вознаграждения по ГПХ запишите в поле 113, а выплаты по трудовому договору — в 112. 

Если все выплаты будут в поле 112, ФНС решит, что вы заключили договоры подряда вместо трудовых. За каждый отчет с ошибками в 6-НДФЛ — штраф 500 руб. 

5. Сказали лишнее в пояснении ИФНС

Если поясняете выплаты по договорам подряда, не используйте формулировки из трудовых договоров: «зарплата», «работодатель», «работник», «сотрудник».

Что вас ждет, если договор подряда признают трудовым

1. Штрафы от ГИТ

Для компании — от 50 000 до 100 000 руб.

Для директора — от 10 000 до 20 000 руб.

2. Доначисления и пени от ФНС и фондов

Налоговая и фонды начислят с выплат: 

• социальные взносы,
• пени и штраф 20 % от неуплаченных взносов. 

3. Иск в суд от работника

В суде работник потребует признать договор трудовым и выплатить отпускные, компенсацию за работу в выходные и больничный. Аргумент, который убедит судей: компания обязала выполнять правила внутреннего распорядка и составляла на подрядчика табель учета рабочего времени.

Будьте внимательны, когда заключаете договор подряда. Проверьте, чтобы условия и формулировки договора ГПХ не дублировали трудовой. Не оформляйте на подрядчика кадровые документы и будьте внимательны с полем 112 в форме 6-НДФЛ. Чтобы гарантировано избежать проблем, передайте кадровые вопросы, бухгалтерскую и налоговую отчетность экспертам Главбух Ассистент.