Договоры с физлицами: когда ФНС заподозрит в подрядчиках ваших сотрудников - Главбух Ассистент

Договоры с физлицами: когда ФНС заподозрит в подрядчиках ваших сотрудников

В статье расскажем, как правильно заключать договоры с физлицами, чтобы избежать штрафов, доначислений и судебных разбирательств с подрядчиками.

Компании и ИП часто нанимают сотрудников не по трудовому договору, а по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Это выгодно, особенно если вторая сторона — ИП или самозанятый. Но, в реальности незаконно: нанять сотрудников можно только по трудовому договору, по ГПХ — только подрядчиков. 

Отсюда все проблемы: договор ГПХ фактически регулирует трудовые отношения, и ФНС видит, что подрядчик на самом деле — сотрудник. Дальше налоговая переквалифицирует договор ГПХ в трудовой, и компания получит штрафы и доначисления.

Отличия трудового договора от ГПХ с образцами документов

Сначала разберемся, чем трудовой договор отличается от ГПХ.

Когда заключать

За что платить

Какие налоги и взносы перечислять

Как учесть расходы

Трудовой договор с сотрудником

Если нанимаете сотрудников для работы по должности или специальности

За регулярную работу, которая предполагает ежедневные трудовые обязанности

1) НДФЛ

2) Взносы на обязательное соцстрахование

3) Взносы на травматизм

4) Взносы на обязательное  пенсионное и медстрахование

Все выплаты по договору компании на ОСНО и УСН 15% могут включить в состав расходов на оплату труда и уменьшить налог

ГПХ: договор подряда

Если нанимаете подрядчика, чтобы получить конкретный овеществленный результат: 


Например: ремонт фасада офисного здания ООО «Альфа» по адресу г. Москва, ул. Тверская, д. 4.

За разовую работу или услуги,

которая не предполагает ежедневные трудовые обязанности

1) НДФЛ, кроме договоров с ИП, адвокатами, нотариусами и самозанятыми 

2) Взносы на травматизм, если такая обязанность компании есть в договоре ГПХ 

3) Взносы на обязательное пенсионное и медстрахование только по этим договорам ГПХ (кроме договоров с самозанятыми)

  • выполнение работ 

  • оказание услуг

  • выполнение авторского заказа

  • передача авторских прав и прав использования произведений

Учесть вознаграждение подрядчику могут:

  • компании на ОСНО при расчете налога на прибыль

  • компании на УСН 15% при расчете налога УСН

Компании на УСН 6% учесть расходы по ГПХ не могут



ГПХ: договор возмездного оказания услуг

Если нанимаете подрядчика, чтобы получить услуги, а не материальный результат:


Например: консультационные услуги по вопросам оформления экспортных операций

Договор ГПХ с ИП и самозанятыми: что нужно учесть

Инспекторы особенно следят за договорами ГПХ с самозанятыми и ИП. В первом случае компании освобождаются от НДФЛ и страховых взносов. Во втором — от НДФЛ, а страховые взносы платят только по определенным видам ГПХ. 

Эксперты Главбух Ассистент напоминают: если заключаете договор подряда или оказания услуг с самозанятыми, убедитесь, что в течение последних двух лет с подрядчиком не было трудовых отношений. Но не заключайте сделки с плательщиками НПД слишком часто — иначе не избежите допроса ФНС. Налоговая решит, что таким способом вы уклоняетесь от уплаты НДФЛ и взносов за штатных работников.

Читайте также: Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицами

Если сотрудничаете с ИП по ГПХ, проследите, чтобы услуги, которые выполняет подрядчик по договору, соответствовали его кодам видов деятельности в ЕГРИП. Иначе ФНС расценит такой договор как заключенный с обычным физлицом — вас обяжут перечислить страховые взносы и удержать НДФЛ с вознаграждения. 

Будьте осторожны, если нанимаете ИП в качестве управляющего. Этот способ часто используют юрлица, чтобы вывести деньги из ООО. Поэтому такие сделки ФНС проверяет чаще всего.

Читайте также: Объясняет адвокат: как можно и как нельзя выводить деньги из ООО

Когда ФНС признает договор ГПХ трудовым

Эксперты Главбух Ассистент составили ТОП ошибок, которые вызывают претензии ФНС. Убедитесь, что ваши договоры с подрядчиками составлены правильно. 

1. Условия договора подряда совпадают с трудовым

Формулировки в договоре подряда не должны указывать на трудовые отношения. Обратите внимание на предмет и стороны договора. 

Предмет договора

В трудовом — трудовая функция, процесс. Например: работа по должности водителя / бухгалтера / секретаря. 

В договоре ГПХ — конкретный результат или услуги. Например: 

  • создание одного дизайн-макета рекламных брошюр для компании ООО «Альфа»,
  • услуги по уборке снега специализированной техникой для расчистки на территории Заказчика,
  • услуги по управлению автомобилем по заданию Заказчика.

Стороны договора

В трудовом — работодатель и работник. 

В договоре ГПХ — заказчик и подрядчик / исполнитель. 

Проверьте остальные пункты договора по нашей таблице:

Договор ГПХ

Трудовой договор



Срок договора

Конкретные сроки для каждой услуги.

Когда подрядчик выполнил работу, а вы — приняли, его обязательства по договору прекращаются

  • Бессрочный 

  • Срочный, где срок не зависит от результата работы



Оплата услуг

  • Поэтапная — за выполненный этап

  • Аванс и остальная часть по факту выполненных работ

Может быть меньше МРОТ


Выплаты два раза в месяц, которые не зависят от результата работы.


Зарплата не может быть меньше МРОТ

Форма выплат

Любая

Денежная. Доля неденежной — не более 20%

Условия для исполнения договора


Свои ресурсы

Ресурсы работодателя: рабочее место, материалы и прочее

Не прописывайте в договоре подряда гарантии — у подрядчика их нет. А вот работникам вы обязаны гарантировать отпуск, больничный и соцпособия.

Не забудьте прописать в договоре ГПХ условия, которые не типичны для трудового:

  • Приемка работ и услуг: стороны оформляют акты выполненных работ на каждом этапе сотрудничества.
  • Возможность привлекать третьих лиц: подрядчик вправе это делать по своему усмотрению.
  • Санкции за нарушение сроков: заказчик перечисляет пени за просрочку оплаты, а подрядчик — неустойку за срыв сроков работ.

2. На подрядчика оформили кадровые бумаги

Подрядчик не должен упоминаться в кадровых документах. Исключите его из табелей и зарплатных ведомостей. На выплату вознаграждений оформляйте отдельные расходники или платежки.

Не надо знакомить подрядчика с правилами внутреннего распорядка и проводить инструктажи — они для штатных сотрудников. Исполнитель сам определяет, когда выполнять работу.

3. В штатном расписании есть должность аналогичная функциям подрядчика

Проверьте штатное расписание. Если у вас есть открытая вакансия, но на аналогичную работу вы взяли подрядчика — инспекция заподозрит трудовые отношения.  

Исключите из штатного расписания должности, на которые не планируете нанимать сотрудников. Когда ваши планы изменятся, тогда вернете должность.

4. Ошиблись с выплатами в новой форме 6-НДФЛ

В новой форме 6-НДФЛ в разделе 2 нужно правильно делить выплаты, которые указываете в поле 110. Вознаграждения по ГПХ запишите в поле 113, а выплаты по трудовому договору — в 112. 

Если все выплаты будут в поле 112, ФНС решит, что вы заключили договоры подряда вместо трудовых. За каждый отчет с ошибками в 6-НДФЛ — штраф 500 руб. 

5. Сказали лишнее в пояснении ИФНС

Если поясняете выплаты по договорам подряда, не используйте формулировки из трудовых договоров: «зарплата», «работодатель», «работник», «сотрудник».

Можно

Нельзя

40 000 рублей — это вознаграждение подрядчика по договору подряда №…

40 000 рублей — это зарплата подрядчика

Деньги подрядчику выплатили 1 апреля

Деньги работнику выплатили 1 апреля

Деньги сотруднику по договору подряда выплатили 1 апреля

Что вас ждет, если договор подряда признают трудовым

1. Штрафы от ГИТ

Для компании — от 50 000 до 100 000 руб.

Для директора — от 10 000 до 20 000 руб.

2. Доначисления и пени от ФНС и фондов

Налоговая и фонды начислят с выплат: 

  • социальные взносы,
  • пени и штраф 20 % от неуплаченных взносов. 

3. Иск в суд от работника

В суде работник потребует признать договор трудовым и выплатить отпускные, компенсацию за работу в выходные и больничный. Аргумент, который убедит судей: компания обязала выполнять правила внутреннего распорядка и составляла на подрядчика табель учета рабочего времени.

Будьте внимательны, когда заключаете договор подряда. Проверьте, чтобы условия и формулировки договора ГПХ не дублировали трудовой. Не оформляйте на подрядчика кадровые документы и будьте внимательны с полем 112 в форме 6-НДФЛ. Чтобы гарантировано избежать проблем, передайте кадровые вопросы, бухгалтерскую и налоговую отчетность экспертам Главбух Ассистент

.

Вас заинтересуют статьи