Договоры с физлицами: когда ФНС заподозрит в подрядчиках ваших сотрудников

Компании и ИП часто нанимают сотрудников не по трудовому договору, а по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Это выгодно, особенно если вторая сторона — ИП или самозанятый. Но, в реальности незаконно: нанять сотрудников можно только по трудовому договору, по ГПХ — только подрядчиков. 

Отсюда все проблемы: договор ГПХ фактически регулирует трудовые отношения, и ФНС видит, что подрядчик на самом деле — сотрудник. Дальше налоговая переквалифицирует договор ГПХ в трудовой, и компания получит штрафы и доначисления.

Отличия трудового договора от ГПХ с образцами документов

Сначала разберемся, чем трудовой договор отличается от ГПХ.

Договор ГПХ с ИП и самозанятыми: что нужно учесть

Инспекторы особенно следят за договорами ГПХ с самозанятыми и ИП. В первом случае компании освобождаются от НДФЛ и страховых взносов. Во втором — от НДФЛ, а страховые взносы платят только по определенным видам ГПХ. 

Эксперты Главбух Ассистент напоминают: если заключаете договор подряда или оказания услуг с самозанятыми, убедитесь, что в течение последних двух лет с подрядчиком не было трудовых отношений. Но не заключайте сделки с плательщиками НПД слишком часто — иначе не избежите допроса ФНС. Налоговая решит, что таким способом вы уклоняетесь от уплаты НДФЛ и взносов за штатных работников.

Читайте также: Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицами

Если сотрудничаете с ИП по ГПХ, проследите, чтобы услуги, которые выполняет подрядчик по договору, соответствовали его кодам видов деятельности в ЕГРИП. Иначе ФНС расценит такой договор как заключенный с обычным физлицом — вас обяжут перечислить страховые взносы и удержать НДФЛ с вознаграждения. 

Будьте осторожны, если нанимаете ИП в качестве управляющего. Этот способ часто используют юрлица, чтобы вывести деньги из ООО. Поэтому такие сделки ФНС проверяет чаще всего.

Читайте также: Объясняет адвокат: как можно и как нельзя выводить деньги из ООО

Как платить пособия подрядчикам в 2023 году

С 1 января 2023 года исполнители по гражданско-правовым договорам считаются застрахованными на случай временной нетрудоспособности и материнства. 

Подрядчики на ГПД вправе рассчитывать на пособие:

• по больничному листу;
• по беременности и родам;
• на единовременный платеж при рождении ребенка;
• ежемесячные выплаты по уходу за ребенком;
• на погребение. 

Работодатели обязаны подавать в СФР сведения о застрахованном лице, работающим по ГПД, которые имеют право на пособие. 

Кто имеет право на больничные

Не всякий гражданско-правовой договор дает право исполнителю на оплату больничного листа. Все зависит от предмета договора. Посмотрите подробности в таблице выше.

Подрядчики, с которыми заключили эти договоры, получат пособие	Подрядчики, которым не положены пособие
Договор о выполнении работ, об оказании услуг.Договор авторского заказа.Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.Издательский лицензионный договор.	Самозанятые — те, кто применяет специальный налоговый режим «налог на профессиональный доход».Получатели доходов по договору купли-продажи, мены, аренды, найма жилого помещения, займа, дарения.Получатели доходов по договору об осуществлении опеки или попечительства, в том числе по договору о приемной семье

Кроме того, есть еще два важных критерия для получения пособия:

• сотрудник в 2022 году работал по трудовому договору;
• сумма страховых взносов, уплаченных за сотрудника в 2022 году, равна не менее 4833,72 рублей. Если сотрудник трудится в местности с районным коэффициентом, то сумма страховых взносов вырастет.

При расторжение договора ГПХ, за исполнителем сохраняется право в течение 30 календарных дней получить оплату больничного. В этом смысле подрядчики не отличаются от сотрудников с трудовыми договорами. Последние могут требовать оплаты больничного при условии, что заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после увольнения. 

Как оформить другие пособия

Подрядчику полагаются не только больничные, но и пособия по беременности и родам, а также по уходу за ребенком. Пособие по беременности и родам договорникам назначают на основании электронного листка нетрудоспособности. 

Пособие по уходу за ребенком — на основании заявления о назначении пособия. Оформлять отпуск в данном случае не нужно. Сведения для назначения пособия по беременности и родам представьте не позднее трех рабочих дней со дня оформления электронного больничного. Что касается ежемесячного пособия по уходу за ребенком, то срок для подачи сведений аналогичный — три рабочих дня с момента подачи заявления о назначении выплаты.

Важно! Если подрядчик работает по нескольким ГПД одновременно у разных страхователей, пособие оформит один из страхователей. Кто именно —выбирает сам подрядчик. Проверять другие места работы страхователю не нужно.

Когда ФНС признает договор ГПХ трудовым

Эксперты Главбух Ассистент составили ТОП ошибок, которые вызывают претензии ФНС. Убедитесь, что ваши договоры с подрядчиками составлены правильно. 

1. Условия договора подряда совпадают с трудовым

Формулировки в договоре подряда не должны указывать на трудовые отношения. Обратите внимание на предмет и стороны договора. 

Предмет договора

В трудовом — трудовая функция, процесс. Например: работа по должности водителя / бухгалтера / секретаря. 

В договоре ГПХ — конкретный результат или услуги. Например: 

• создание одного дизайн-макета рекламных брошюр для компании ООО «Альфа»,
• услуги по уборке снега специализированной техникой для расчистки на территории Заказчика,
• услуги по управлению автомобилем по заданию Заказчика.

Стороны договора

В трудовом — работодатель и работник. 

В договоре ГПХ — заказчик и подрядчик / исполнитель. 

Проверьте остальные пункты договора по нашей таблице:

Не прописывайте в договоре подряда гарантии — у подрядчика их нет. А вот работникам вы обязаны гарантировать отпуск, больничный и соцпособия.

Не забудьте прописать в договоре ГПХ условия, которые не типичны для трудового:

• Приемка работ и услуг: стороны оформляют акты выполненных работ на каждом этапе сотрудничества.
• Возможность привлекать третьих лиц: подрядчик вправе это делать по своему усмотрению.
• Санкции за нарушение сроков: заказчик перечисляет пени за просрочку оплаты, а подрядчик — неустойку за срыв сроков работ.

2. На подрядчика оформили кадровые бумаги

Подрядчик не должен упоминаться в кадровых документах. Исключите его из табелей и зарплатных ведомостей. На выплату вознаграждений оформляйте отдельные расходники или платежки.

Не надо знакомить подрядчика с правилами внутреннего распорядка и проводить инструктажи — они для штатных сотрудников. Исполнитель сам определяет, когда выполнять работу.

3. В штатном расписании есть должность аналогичная функциям подрядчика

Проверьте штатное расписание. Если у вас есть открытая вакансия, но на аналогичную работу вы взяли подрядчика — инспекция заподозрит трудовые отношения.  

Исключите из штатного расписания должности, на которые не планируете нанимать сотрудников. Когда ваши планы изменятся, тогда вернете должность.

4. Ошиблись с выплатами в новой форме 6-НДФЛ

В новой форме 6-НДФЛ в разделе 2 нужно правильно делить выплаты, которые указываете в поле 110. Вознаграждения по ГПХ запишите в поле 113, а выплаты по трудовому договору — в 112. 

Если все выплаты будут в поле 112, ФНС решит, что вы заключили договоры подряда вместо трудовых. За каждый отчет с ошибками в 6-НДФЛ — штраф 500 руб. 

5. Сказали лишнее в пояснении ИФНС

Если поясняете выплаты по договорам подряда, не используйте формулировки из трудовых договоров: «зарплата», «работодатель», «работник», «сотрудник».

Что вас ждет, если договор подряда признают трудовым

1. Штрафы от ГИТ

Для компании — от 50 000 до 100 000 руб.

Для директора — от 10 000 до 20 000 руб.

2. Доначисления и пени от ФНС и фондов

Налоговая и фонды начислят с выплат: 

• социальные взносы,
• пени и штраф 20 % от неуплаченных взносов. 

3. Иск в суд от работника

В суде работник потребует признать договор трудовым и выплатить отпускные, компенсацию за работу в выходные и больничный. Аргумент, который убедит судей: компания обязала выполнять правила внутреннего распорядка и составляла на подрядчика табель учета рабочего времени.

Будьте внимательны, когда заключаете договор подряда. Проверьте, чтобы условия и формулировки договора ГПХ не дублировали трудовой. Не оформляйте на подрядчика кадровые документы и будьте внимательны с полем 112 в форме 6-НДФЛ. Чтобы гарантировано избежать проблем, передайте кадровые вопросы, бухгалтерскую и налоговую отчетность экспертам Главбух Ассистент.