Внеплановые проверки ККТ: как избежать миллионных штрафов от ФНС

Правительство продлило мораторий на внеплановые проверки по ККТ до конца 2023 года. Однако бизнесу не стоит расслабляться: если ФНС узнает о нарушениях со стороны продавца, проверку всё равно проведут. Просто для этого инспекторам нужно будет получить разрешение руководителя ФНС или согласовать проверку с прокуратурой.

Исключение: проверки мобилизованных. ФНС приостановит проверки мобилизованных граждан на период прохождения военной службы, даже если есть информация о возможных нарушениях обязательных требований законодательства о ККТ. С проверкой инспекторы смогут прийти только после 28-го числа третьего месяца, следующего за месяцем окончания службы.

Читайте также: Проверки бизнеса в 2023 году: какие отменили, а какие нет

С 1 марта 2022 года налоговая перевела все проверки ККТ на внеплановый режим. Процедуры профилактических и контрольно-надзорных мероприятий теперь подробно регламентированы. Изменения также коснулись индикаторов риска, по которым ФНС выбирает претендентов для проверки, и размера штрафов — теперь вместо 30 тысяч компания может заплатить до нескольких миллионов за несоблюдение 54-ФЗ. Эксперты рассказали, как избежать рисков.

Как привлечь внимание налоговой

Перечень индикаторов риска налоговая сократила до одного пункта — отсутствие в течение 60 рабочих дней фискальных данных в системе ФНС при наличии зарегистрированного ККТ. Такая ситуация вызовет у ФНС подозрения, что компания проводит расчет мимо кассы и укрывает часть выручки для снижения налоговой базы.

Несмотря на то, что в перечне не перечислены эти случаи, налоговики могут начать проверку компании, если:

• разница между выручкой в декларации и показателями чеков ККТ составляет больше 5%;
• выручка в декларации значительно ниже, чем у аналогичных торговых точек по региону;
• в налоговую поступила жалоба от покупателя о том, что ему не выдали чек.

Некорректные реквизиты в чеке также могут стать причиной пристального внимания налоговой. Если вам выписали предупреждение из-за неправильного наименования товара или системы налогообложения в чеке, лучше в отведенный срок предоставить чеки коррекции. В противном случае можно попасть на внеплановую проверку и последующие штрафы.

Еще один способ привлечь внимание ФНС — использовать старый формат фискальных данных. Напоминаем, что с 1 февраля компании и ИП, торгующие маркированными товарами, обязаны были перенастроить онлайн-кассы под новый формат — ФФД 1.2. Если ККТ поддерживает новый формат, достаточно просто перерегистрировать кассу. Если нет — нужно поменять накопитель. За работу в старом формате налоговая оштрафует: директора или предпринимателя на 3000 рублей, а организацию — на 5 000–10 000 рублей.

Откуда инспекторы узнают о нарушениях

Благодаря операторам фискальных данных налоговики могут проверить данные ККТ вашей компании дистанционно в автоматическом режиме. Кроме того, ОФД обязаны предоставлять ФНС информацию по их запросам. Так, инспекторы могут заметить, что магазин выдает мало чеков в сравнении с другими днями, и заподозрить, что продавец не пробивает чеки.

Кроме того, налоговики проверяют чеки через специальное приложение «Проверка чека». Если окажется, что чек некорректен, инспекторы могут инициировать проверку и возбудить дело об административном правонарушении.

Как происходит проверка ККТ: 5 этапов

С 1 марта 2022 года инспекторы ФНС имеют право проверить ККТ по адресу регистрации компании или месту установки ККТ, в том числе в жилых помещениях. Изменение в 54-ФЗ связано с имеющейся практикой нарушений: недобросовестные налогоплательщики, чаще всего ИП, устанавливали кассовую технику в жилом помещении, пользуясь тем, что у налоговой не было возможности провести осмотр. Теперь инспекторы смогут проверить таких предпринимателей.  

Остальные изменения сама ФНС называет скорее сменой названия уже существующих методов проверки. Налоговые инспекторы и до этого использовали способы, которые перечислены ниже, однако теперь все их действия подробно регламентированы. 

Чтобы найти нарушителей, налоговые инспекторы проводят тайные кассовые проверки. Они устанавливают скрытое наблюдение за работой торговых точек. Проверить могут любую компанию. Даже малые предприятия и бизнесмены не застрахованы от визита тайных контролеров. Если не хотите рисковать при работе с ККТ, переходите на бухгалтерское обслуживание в Главбух Ассистент. Мы поможем обезопасить ваш бизнес, отследим все изменения и подскажем, какие нужны корректировки в бизнес-процессах. В штате Главбух Ассистент 185 аттестованных специалистов: кадровики, бухгалтеры, юристы, в том числе налоговые, а также более 450 внештатных консультантов, поэтому вы можете быть уверены, что по кассе и в целом в учете не будет ошибок, а налоговая не пристанет с требованиями и претензиями. Подберите подходящий тариф с помощью калькулятора.

Поскольку не все знают, как именно проходит проверка, налоговые консультанты разобрали все методы налоговой и рассказали, каких действий ожидать от инспекторов на каждом из этапов проверки.

1. Наблюдение за компанией 

Итак, вы привлекли внимание ФНС. После этого инспекторы начинают уже знакомый нам мониторинг, в ходе которого используют всю доступную информацию в своей системе. В результате наблюдения могут быть приняты следующие решения:

• проведение внеплановой проверки;
• объявление предупреждения.

Важно! Штрафов после наблюдения нет, это предварительный этап контроля.

2. Документарная проверка

Если на этапе мониторинга у налоговиков появились вопросы, но им не хватило имеющихся данных, они могут:

• истребовать документы у банка, в том числе выписки по счету;
• запросить письменные объяснения от самой организации;
• провести экспертизу.

Обычно такая проверка занимает не более 10 рабочих дней, в срок не включен период между направлением запроса от налоговой и получением затребованных документов.

3. Выездное обследование

Такое обследование, как правило, назначают дополнительным мероприятием. Оно не требует предварительного уведомления и направлено на то, чтобы уточнить, адрес и наименование организации или ИП. Обычно на обследование выезжают двое инспекторов, чтобы в случае выявления нарушений они сразу могли перейти к этапу контрольной закупки.

4. Контрольная закупка

Многие компании не знают, что налоговики могут притвориться покупателями и приехать в офис или магазин компании. Тем временем именно этот этап проверки обычно приводит к штрафам. 

Этот метод используют, когда в ходе мониторинга или после получения жалобы от покупателя у налоговой возникли подозрения.

Как проводится контрольная закупка

Инспекторы под видом тайных покупателей могут посетить торговую точку, например кафе или магазин одежды. Для такого визита не требуется предварительное уведомление. 

В контрольной закупке должны участвовать двое инспекторов. Налоговики могут провести осмотр и пронаблюдать, получают ли покупатели чеки, опросить продавцов. А могут провести эксперимент и лично совершить какую-то покупку.

При этом сотрудники ФНС имеют право документировать проверку, используя фото-, аудио- и видеозапись.

Только после покупки инспектор предъявляет сотруднику компании служебное удостоверение и копию решения о проведении контрольной закупки.

5. Выездная внеплановая проверка

Если в рамках других контрольных мероприятий у ФНС возникнут сомнения в полноте и достоверности предоставленных документов и пояснений, инспекторы проведут выездную проверку ККТ.

При выездной проверке налоговики могут провести осмотр помещения и ККТ, опросить сотрудников компании, запросить письменные пояснения и документы. Запросить могут любые документы, которые касаются предмета проверки, например, документы о регистрации и перерегистрации кассовой техники, фискальные документы , товарные чеки, квитанции, кассовые книги. Также при необходимости могут быть проведены эксперимент и экспертиза.

О проведении выездной проверки налоговики уведомят компанию не позднее чем за 24 часа до ее начала.

По результатам проверки инспекторы составят акт, и если нарушения есть, то вручат налогоплательщику предписание. Также налоговики могут привлечь компанию к административной ответственности.

Вам не обязательно разбираться в этом самостоятельно — правильно работать с кассой может не каждый штатный бухгалтер, не говоря о собственниках бизнеса без профильного образования. С другой стороны — за нарушение кассовой дисциплины, налоговая может выставить крупный штраф. Безопаснее доверить ведение бухгалтерии экспертам аутсорсинга Главбух Ассистент. Вас будут обслуживать лидеры отрасли. Эксперты возьмут на себя оформление всех необходимых бумаг по ККТ, а также возьмут на себя полностью ведение бухучета, налогов и кадров. Все наши специалисты – аттестованные бухгалтеры, аудиторы, юристы и бывшие налоговики. Узнайте, сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии в вашем случае.

Штрафы за кассовые нарушения

Самые крупные штрафы выписывают за расчеты без ККТ. На практике многие компании уже заплатили миллионные штрафы в результате внеплановых проверок ККТ от ФНС. 

Чтобы снизить риски, лучше исправить ошибки до начала проверки. Для этого следует сформировать чеки коррекции. Поскольку ФНС имеет право штрафовать только за нарушения в течение года, то вам пригодятся чеки именно за этот период. 

Важно! Такая мера не спасет, если налоговая уже выявила нарушение.

Для малого бизнеса налоговая ФНС сделала послабление: за первичное нарушение вместо штрафа может быть выписано предупреждение. Однако только в том случае, если нарушение не будет квалифицировано судом как умышленное уклонение от уплаты налогов в крупном размере. Также решение суда будет не в пользу предприятия, если в ходе проверки будут обнаружены другие административные нарушения, в том числе и не относящиеся к ККТ.

Профилактические мероприятия вместо проверок

Помимо выездных проверок и мониторинга налоговая занимается профилактикой нарушений. К таким мероприятиям относятся:

1. Объявление предостережения
   Выписывается, если у налоговой есть подозрения, но нет уверенности в нарушении, например, если компания внепланово перерегистрировала ККТ. Такое предостережение можно оспорить.
2. Профилактический визит
   Цель такого визита — проинформировать о требованиях к ККТ. Может быть как личным, так и по видео-конференц-связи. Чаще всего уведомление о таком визите приходит недавно открывшимся организациям при первичной регистрации ККТ. При этом компания может от визита отказаться.
3. Консультирование
   ФНС предоставляет устное консультирование по ограниченному кругу вопросов, касающихся соблюдения кассового законодательства.
4. Информирование
   Размещение пояснений на сайте ФНС.

Важно! Профилактические мероприятия не вызывают санкций в отношении компании.