Шпаргалка по работе с ККТ: когда (не) пробивать чеки и как исправить ошибки

4 года назад

Автор:

Рубрики:

#Деньги и операции #кассовый чек #ККТ #онлайн-кассы #операции #оплата услуг #покупка товара #торговля

Я — Наталья Карасова, руковожу группой экспертов аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент. Каждый день я помогаю компаниям работать безопаснее: проверяю контрагентов, разбираюсь в льготах и господдержке, контролирую маркировку. Буду рада поделиться знаниями и решить ваши задачи! Моя команда ответила на частые вопросы о работе ККТ и составила справочник по операциям — скачайте и используйте.

Таблица операций, когда (не)надо пробивать чеки Скачать

Компании и предприниматели, которые продают товары, выполняют работы или оказывают услуги физлицам, обязаны применять ККТ, а значит, выбивать чеки. Но на практике, у предпринимателей возникает много вопросов. Мы ответили на самые частые.

Если получили оплату от физлица — обязаны пробить чек независимо от того, каким способом покупатель расплатился: наличными, картой, переводом на сайте, через приложение, терминал или операциониста в банке.

Если покупку совершает фирма или ИП, но платит наличными или картой через представителя — пробивайте чек. Если оформили договор, а у представителя есть доверенность, в чеке укажите наименование и ИНН фирмы или ИП-покупателя.

Когда надо пробивать чеки ККТ

Вид расчета	Что нужно сделать
Получили предоплату за товар.	Пробейте два чека. Первый — когда получили деньги, с признаком способа расчета «Предоплата 100%» или «Предоплата», если получили не всю сумму. Второй — когда отгрузили товар, с признаком способа расчета «Полный расчет». Укажите общую сумму с учетом ранее полученной предоплаты. Получили предоплату за маркированный товар — код товара укажите только во втором чеке
Покупатель вернул товар	Оформите чек с признаком «Возврат прихода». В чеке укажите название товара, количество и сумму возврата
Покупатель поменял один товар на другой	Пробейте два чека. Первый — с признаком «Возврат прихода». Укажите наименование товара, от которого отказался покупатель. Второй — с признаком расчета «Приход» и названием нового товара. Поскольку передачи денег не происходит, в обоих чеках в реквизите «Сумма по чеку наличными или электронными» проставьте ноль, а стоимость товара укажите в реквизите «Сумма по чеку встречным предоставлением». Покупатель меняет маркированный товар — в чеках отразите еще код маркировки товара. В первом чеке — код старого, во втором — код нового товара
Покупатель рассчитался за товар бонусами	Подарок за «бонусы» — это расчет иным встречным предоставлением. В чеке укажите нулевую цену или изначальную цену товара, а в качестве дополнительного реквизита — размер скидки. Укажите код маркированного товара в чеке, если продаете маркированный товар
Продали подарочную карту или сертификат	Оформите чек на аванс. Укажите признак способа расчета — «аванс», признак предмета расчета — «платеж», наименование предмета расчета — «подарочная карта» или «подарочный сертификат», поставьте номинал карты
Передали товар в обмен на сертификат или карту	Пробейте чек, даже если покупатель ничего не доплачивает за товар. В чеке поставьте признак предмета расчета — «товар», укажите названия товаров, которые получил покупатель. По тегу «Сумма по чеку предоплатой» покажите номинал подарочной карты. Если покупатель доплачивает разницу, сумму доплаты пробейте в том же чеке
Продали товар с отсрочкой платежа	Выбейте несколько чеков. Первый — в момент передачи товара. В чеке проставьте признак способа расчета «Частичная оплата предмета расчета в момент передачи с последующей оплатой в кредит» или «Передача предмета расчета без оплаты в момент передачи с последующей оплатой в кредит» в зависимости от условий отсрочки. На каждую сумму, которую покупатель вносит в рассрочку, сформируйте отдельный чек с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)»
Купили товар у физлица для перепродажи	Пробейте чек, если приобретаете товары для перепродажи. Выбейте чек с признаком расчета «расход»

Когда не нужно пробивать чеки

Пробивать чеки нужно не во всех случаях. Все зависит от способа оплаты и вида расчета. Когда не надо выбивать чеки:

выдали зарплату сотруднику;
выдали подотчет или работник вернул неиспользованные подотчетные;
подарили деньги работнику;
платили физлицу за работы или услуги;
дали работнику деньги в долг или получили в долг;
приобрели товар у физлица;
заплатили аренду физлицу;
удержали с сотрудника стоимость обедов в столовой, сотовой связи;
удержали недостачу стоимости спецодежды, имущества, которые испортил сотрудник;
провели взаимозачет с фирмой или ИП.

Эксперты Главбух Ассистент напоминают: если получили оплату от организации или ИП с расчетного счета на счет, применять ККТ не надо.

Чтобы найти нарушителей, налоговые инспекторы проводят тайные кассовые проверки. Они устанавливают скрытое наблюдение за работой торговых точек. Проверить могут любую компанию. Даже малые предприятия и бизнесмены не застрахованы от визита тайных контролеров. Если не хотите рисковать при работе с ККТ, переходите на бухгалтерское обслуживание в Главбух Ассистент. Мы поможем обезопасить ваш бизнес, отследим все изменения и подскажем, какие нужны корректировки в бизнес-процессах. В штате Главбух Ассистент 185 аттестованных специалистов: кадровики, бухгалтеры, юристы, в том числе налоговые, а также более 450 внештатных консультантов, поэтому вы можете быть уверены, что по кассе и в целом в учете не будет ошибок, а налоговая не пристанет с требованиями и претензиями. Рассчитайте самую выгодную стоимость аутсорсинга для вашей компании.

Как исправить ошибки в чеке ККТ

При расчетах с физлицом кассовый чек должен быть оформлен без ошибок. Если они присутствуют — в учете возникнут расхождения. Чек с ошибкой исправляют чеком коррекции или возврата.

Какой использовать, зависит от вида ошибки и формата фискальных данных, который поддерживает ваша касса.

Виды ошибок и каким чеком их исправить:

Чек коррекции	Возвратный чек
Кассир не пробил кассовый чек по ошибке, из-за поломки кассы, отсутствия электричества	В чеке обнаружили ошибку. Например, неправильно указаны стоимость товара или ставка НДС
Произошел сбой в передаче данных: кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получили из-за сбоя в соединении	Кассир пробил дважды чек на одну покупку и обнаружил ошибку в присутствии покупателя
Кассир в чеке указал неверный налоговый режим организации или ИП	Покупатель решил вернуть товар
Попросил сотрудник ИФНС	Кассир случайно пробил чек не на ту сумму

Как оформить возвратный чек

Возвратный чек — обычный кассовый, но в признак расчета в нем — «возврат прихода». Эксперты Главбух Ассистент напоминают: чек нужно сформировать и выдать в любом случае, если покупатель возвращает товар в день покупки или в другой день. Всего четыре этапа:

1. Заявление на возврат

Покупатель заполняет заявление на возврат товара с указанием причиной возврата, паспортных данных, названием товара и его цены. К заявлению прикладывает прежний чек. Заявление подписывает руководитель и подтверждает, что деньги возвращены.

Образец заявления на возврат товара Скачать

2. Чек на возврат

Продавец принимает заявление и на кассе формирует чек с признаком расчета «Возврат прихода» — именно этот признак отличает его от обычного чека.

Покупатель возвращает маркированный товар — сканируйте код маркировки. Если он не сохранился, можно не сканировать.

Различные модели касс по разному формируют возвратные чеки. Найдите в инструкции к вашей технике раздел по этой операции.

3. Накладная на возврат

Продавец заполняет накладную на возврат товара, составляется в двух экземплярах, один отдаете покупателю. Форму накладной используйте типовую или разработайте самостоятельно, закрепив ее в учетной политике.

4. Возврат денег

Покупатель оплатил картой — верните на карту. Если карта не действует, переведите на другую, но не выдавайте наличные деньги.

Покупатель оплатил наличными — возвращайте деньгами из кассы или переведите на карту клиенту покупателя. Если в денежном ящике не хватает наличных, внесите их кассу, а затем выдайте покупателю.

Важно! Выдавать кассовый чек при возврате денег обязательно. За невыдачу грозит штраф. Для директора или ИП 25—50% от суммы чека, минимум 10 000 рублей. Для организации: 75—100% от суммы чека, минимум 30 000 рублей.

Как оформить чек коррекции

Чек коррекции можно оформить «Самостоятельно», если ошибку обнаружил сотрудник магазина до налоговой, либо «По предписанию» — по распоряжению ИФНС.

Делать это можно с любого кассового аппарата организации. Для этого:

1. Оформите служебную записку или акт

В акте укажите причину, почему не применяли ККТ, дату и номер документа, перечень расчетов, без кассы с полной расшифровкой по перечню товаров, дате продажи, цене, количеству.

2. Сформируйте чек коррекции для ОФД

С указанием реквизитов отчетного платежного документа, который необходимо исправить. Дополнительно включите «Самостоятельная операция» — делаете корректировку добровольно, а не по предписанию налоговой. Также укажите дату, в которую не пробили чек, непробитую сумму и способ оплаты.

Избежать штрафа можно, если исправите ошибки до того, как о них узнает налоговая инспекция. В этом вам помогут аттестованные бухгалтеры. Оставьте заявку — рассчитаем тариф на обслуживание, расскажем, как происходит взаимодействие, на чем бизнес может сэкономить за счет аутсорсинга бухгалтерии.