Шпаргалка по работе с ККТ: когда (не) пробивать чеки и как исправить ошибки - Главбух Ассистент

Шпаргалка по работе с ККТ: когда (не) пробивать чеки и как исправить ошибки

Мои эксперты ответили на частые вопросы о работе ККТ и составили справочник по операциям — скачайте и используйте.

Компании и предприниматели, которые продают товары, выполняют работы или оказывают услуги физлицам, обязаны применять ККТ, а значит, выбивать чеки. Но на практике, у предпринимателей возникает много вопросов. Мы ответили на самые частые. Если у вас есть вопрос — закажите консультацию специалиста.

Если получили оплату от физлица — обязаны пробить чек независимо от того, каким способом покупатель расплатился: наличными, картой, переводом на сайте, через приложение, терминал или операциониста в банке.

Если покупку совершает фирма или ИП, но платит наличными или картой через представителя — пробивайте чек. Если оформили договор, а у представителя есть доверенность, в чеке укажите наименование и ИНН фирмы или ИП-покупателя.

Когда надо пробивать чеки ККТ

Вид расчета

Что нужно сделать

Получили предоплату за товар.

Пробейте два чека.

Первый — когда получили деньги, с признаком способа расчета «Предоплата 100%» или «Предоплата», если получили не всю сумму.

Второй — когда отгрузили товар, с признаком способа расчета «Полный расчет». Укажите общую сумму с учетом ранее полученной предоплаты.

Получили предоплату за маркированный товар — код товара укажите только во втором чеке

Покупатель вернул товар

Оформите чек с признаком «Возврат прихода». В чеке укажите название товара, количество и сумму возврата

Покупатель поменял один товар на другой

Пробейте два чека.

Первый — с признаком «Возврат прихода». Укажите наименование товара, от которого отказался покупатель.

Второй — с признаком расчета «Приход» и названием нового товара. Поскольку передачи денег не происходит, в обоих чеках в реквизите «Сумма по чеку наличными или электронными» проставьте ноль, а стоимость товара укажите в реквизите «Сумма по чеку встречным предоставлением».

Покупатель меняет маркированный товар — в чеках отразите еще код маркировки товара. В первом чеке — код старого, во втором — код нового товара

Покупатель рассчитался за товар бонусами

Подарок за «бонусы» — это расчет иным встречным предоставлением.

В чеке укажите нулевую цену или изначальную цену товара, а в качестве дополнительного реквизита — размер скидки.

Укажите код маркированного товара в чеке, если продаете маркированный товар

Продали подарочную карту или сертификат

Оформите чек на аванс.

Укажите признак способа расчета — «аванс», признак предмета расчета — «платеж», наименование предмета расчета — «подарочная карта» или «подарочный сертификат», поставьте номинал карты

Передали товар в обмен на сертификат или карту

Пробейте чек, даже если покупатель ничего не доплачивает за товар.

В чеке поставьте признак предмета расчета — «товар», укажите названия товаров, которые получил покупатель.

По тегу «Сумма по чеку предоплатой» покажите номинал подарочной карты. Если покупатель доплачивает разницу, сумму доплаты пробейте в том же чеке

Продали товар с отсрочкой платежа

Выбейте несколько чеков.

Первый — в момент передачи товара. В чеке проставьте признак способа расчета «Частичная оплата предмета расчета в момент передачи с последующей оплатой в кредит» или «Передача предмета расчета без оплаты в момент передачи с последующей оплатой в кредит» в зависимости от условий отсрочки.

На каждую сумму, которую покупатель вносит в рассрочку, сформируйте отдельный чек с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)»

Купили товар у физлица для перепродажи

Пробейте чек, если приобретаете товары для перепродажи. Выбейте чек с признаком расчета «расход»

Когда не нужно пробивать чеки

Пробивать чеки нужно не во всех случаях. Все зависит от способа оплаты и вида расчета. Когда не надо выбивать чеки:

  • выдали зарплату сотруднику;
  • выдали подотчет или работник вернул неиспользованные подотчетные;
  • подарили деньги работнику;
  • платили физлицу за работы или услуги;
  • дали работнику деньги в долг или получили в долг;
  • приобрели товар у физлица;
  • заплатили аренду физлицу;
  • удержали с сотрудника стоимость обедов в столовой, сотовой связи;
  • удержали недостачу стоимости спецодежды, имущества, которые испортил сотрудник;
  • провели взаимозачет с фирмой или ИП.

Эксперты Главбух Ассистент напоминают: если получили оплату от организации или ИП с расчетного счета на счет, применять ККТ не надо.

Как исправить ошибки в чеке ККТ

При расчетах с физлицом кассовый чек должен быть оформлен без ошибок. Если они присутствуют — в учете возникнут расхождения. Чек с ошибкой исправляют чеком коррекции или возврата.

Какой использовать, зависит от вида ошибки и формата фискальных данных, который поддерживает ваша касса.

Виды ошибок и каким чеком их исправить:

Чек коррекции

Возвратный чек

Кассир не пробил кассовый чек по ошибке, из-за поломки кассы, отсутствия электричества

В чеке обнаружили ошибку. Например, неправильно указаны стоимость товара или ставка НДС

Произошел сбой в передаче данных: кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получили из-за сбоя в соединении

Кассир пробил дважды чек на одну покупку и обнаружил ошибку в присутствии покупателя

Кассир в чеке указал неверный налоговый режим организации или ИП

Покупатель решил вернуть товар

Попросил сотрудник ИФНС

Кассир случайно пробил чек не на ту сумму

Как оформить возвратный чек

Возвратный чек — обычный кассовый, но в признак расчета в нем — «возврат прихода». Эксперты Главбух Ассистент напоминают: чек нужно сформировать и выдать в любом случае, если покупатель возвращает товар в день покупки или в другой день. Всего четыре этапа:

1. Заявление на возврат

Покупатель заполняет заявление на возврат товара с указанием причиной возврата, паспортных данных, названием товара и его цены. К заявлению прикладывает прежний чек. Заявление подписывает руководитель и подтверждает, что деньги возвращены.

2. Чек на возврат

Продавец принимает заявление и на кассе формирует чек с признаком расчета «Возврат прихода» — именно этот признак отличает его от обычного чека.

Покупатель возвращает маркированный товар — сканируйте код маркировки. Если он не сохранился, можно не сканировать.

Различные модели касс по разному формируют возвратные чеки. Найдите в инструкции к вашей технике раздел по этой операции.

3. Накладная на возврат

Продавец заполняет накладную на возврат товара, составляется в двух экземплярах, один отдаете покупателю. Форму накладной используйте типовую или разработайте самостоятельно, закрепив ее в учетной политике.

4. Возврат денег

Покупатель оплатил картой — верните на карту. Если карта не действует, переведите на другую, но не выдавайте наличные деньги.

Покупатель оплатил наличными — возвращайте деньгами из кассы или переведите на карту клиенту покупателя. Если в денежном ящике не хватает наличных, внесите их кассу, а затем выдайте покупателю.

Важно! Выдавать кассовый чек при возврате денег обязательно. За невыдачу грозит штраф. Для директора или ИП 25—50% от суммы чека, минимум 10 000 рублей. Для организации: 75—100% от суммы чека, минимум 30 000 рублей.

Как оформить чек коррекции

Чек коррекции можно оформить «Самостоятельно», если ошибку обнаружил сотрудник магазина до налоговой, либо «По предписанию» — по распоряжению ИФНС.

Делать это можно с любого кассового аппарата организации. Для этого:

1. Оформите служебную записку или акт

В акте укажите причину, почему не применяли ККТ, дату и номер документа, перечень расчетов, без кассы с полной расшифровкой по перечню товаров, дате продажи, цене, количеству.

2. Сформируйте чек коррекции для ОФД

С указанием реквизитов отчетного платежного документа, который необходимо исправить. Дополнительно включите «Самостоятельная операция» — делаете корректировку добровольно, а не по предписанию налоговой. Также укажите дату, в которую не пробили чек, непробитую сумму и способ оплаты.

Избежать штрафа можно, если исправите ошибки до того, как о них узнает налоговая инспекция. В этом вам помогут аттестованные бухгалтеры — оставьте заявку на консультацию со специалистом.

.

Вас заинтересуют статьи