Список обязательных дел по воинскому учету до конца года

Дело 1. Определите ответственного за воинский учет в компании

Ответственный за воинский учет необходим, чтобы вести воинский учет в течении всего года. Ответственный сотрудник должен:

• проверять документы воинского учета при приеме на работу;
• ставить на воинский учет новых сотрудников;
• заполнять и вести карточку учета гражданина;
• уведомлять военкомат о приеме или увольнении военнообязанного;
• выдавать работникам сведения для постановки на учет;
• оповещать сотрудников о вызове в военкомат по повестке;
• разъяснять работникам их обязанности по воинскому учету;
• уведомлять военкомат об изменениях в сведениях о сотрудниках;
• уведомлять военкомат о сотрудниках, которые не встали на воинский учет;
• проводить сверку документов воинского учета;
• снимать сотрудников с воинского учета;
• проводить мероприятия по мобилизационной подготовке;
• сдавать отчетность в военкомат.

Если воинским учетом в организации занимается два работника или больше, их объединяют в военно-учетный стол (п. 19 Методических рекомендаций). Ответственным должны предоставить оборудованное помещение и железные шкафы для хранения учетных документов. Чтобы спокойно заниматься бизнесом, а не разбираться во всех бюрократических тонкостях этого участка и отчетности, передайте ведение воинского учета специалистам аутсорсинга Главбух Ассистент. Оставьте заявку и мы проверим состояние воинского учета в вашей компании, расскажем, по каким сотрудникам какие действия срочно предпринять.

Дело 2. Проведите сверку с сотрудниками и военкоматом

Компании сверяют информацию из учетных карточек с документами воинского учета сотрудников, а также с данными военкоматов. Делать это необходимо минимум раз в год. Если еще не проводили сверку, самое время это сделать. Иначе должностное лицо могут оштрафовать.

Смотрите в статье эксперта аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент, какие штрафы за нарушения правил воинского учета сейчас действуют.

Работники. Прежде чем обращаться в военкомат, сверьте сведения с сотрудниками. Для этого запросите у работников военные билеты или другие документы учета. В карточках учета по форме № 10 проверьте данные о сотрудниках и проставьте отметки о том, что сверили документы. 

Комиссариат. Сверка с военкоматами — задача чуть сложнее. Сверяться нужно с тем комиссариатом, в котором сотрудник состоит на учете. Например, если компания в Москве, а сотрудник прикреплен в Омске, в столице его документы не примут.

В ходе сверки сотрудник комиссариата сопоставит сведения о ваших сотрудниках из карточек № 10 со своими данными, а также проверит другие данные работников.

Если работники прикреплены к неместному военкомату, составьте список таких сотрудников в двух экземплярах. Один экземпляр списка направьте в комиссариат ценным письмом с описью вложения, второй — с указанием регистрационного номера и даты отправки храните в течение года. В карточке отразите номер письма в военкомат со списком для сверки.

Дело 3. Сдайте план работы и отчеты до 31 декабря

До конца года необходимо представить в военкомат несколько документов.

План работы. Работодатели должны ежегодно составлять план работы по воинскому учету. Сформируйте план на 2025 год и согласуйте его с комиссариатом до 31 декабря 2024 года (приложение № 17 к Методическим рекомендациям, утв. Генштабом 11.07.2017). 

Карточка учета. Как правило, до 31 декабря сдают общий отчет о видах деятельности компании и состоянии воинского учета — карточку учета по форме № 18. Конкретный срок и порядок стоит уточнить в своем военкомате. В документ включают сведения об общем количестве работников, а также тех из них, кто пребывает в запасе. Информацию отражают по состоянию на 1 января следующего года.

Отчеты о численности забронированных и обеспеченности трудовыми ресурсами. Организации, которые ведут бронирование сотрудников, ежегодно сдают в военкомат отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма № 6), срок — до 1 января 2025 года. Кроме того, комиссариат ждет от работодателей сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время (форма № 19), срок — также до 1 января.

Эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент отмечает тенденцию — воинский учет становится все сложнее, а нагрузка на штатных кадровиков увеличивается. Если вовремя не разобраться в изменения — можно навлечь на компанию штраф до полумиллиона рублей. Отдайте проблемный участок учета на аутсорс команде Главбух Ассистент, наши специалисты знают этот процесс досконально. Они возьмут на себя общение с военкоматами, а вы можете спокойно заниматься бизнесом. Оставьте заявку — рассчитаем тариф на обслуживание, расскажем, как происходит взаимодействие, какие еще функции можем взять и на чем бизнес может сэкономить за счет аутсорсинга.

Дело 4. Сообщите сотрудникам о правилах для повесток

Военкоматы могут передать повестку через работодателя (постановление Правительства № 1211). Предупредите сотрудников, чтобы это не стало для них неожиданностью. Компания должна сообщить работнику о вызове минимум за три календарных дня до даты явки в комиссариат. Повестку надо вручить сотруднику под подпись, а в отрезной части расписаться и отправить ее обратно в комиссариат.

Работникам стоит напомнить и о новых наказаниях для «физиков». Например, за неявку по повестке без уважительной причины могут оштрафовать на сумму до 30 тыс. руб. (ч. 1 ст. 21.5 КоАП).

Дело 5. Проверьте сведения о молодых специалистах

Подготовьте сведения о работниках, которым в 2026 году предстоит впервые встать на учет, и будьте готовы в следующем году передать информацию в военкомат. Военкомат собирает эти сведения сам, но, если данных недостаточно, запрашивает их у работодателей. В таком случае списки нужно представить до 1 ноября.

Смотрите в статье эксперта аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент, какие сведения необходимо представлять в военкомат.

Дело 6. Подготовьтесь к работе с электронным реестром

Запуск системы подачи сведений в военкомат в электронном виде в полном объеме намечен на 1 ноября 2024 года. Когда систему отладят, все работодатели должны будут через информационный ресурс «Госуслуги» электронно подавать сведения:

• о приеме и увольнении;
• военнообязанных и гражданах, подлежащих постановке на воинский учет;
• актуализации информации в связи с изменениями в жизни, работе и здоровье.

До 1 ноября 2024 года, когда заработает Единый электронный реестр воинского учета, работодателям нужно:

• проверить документы воинского учета;
• назначить ответственного за работу с Единым электронным реестром воинского учета;
• оформить ЭЦП ответственному за воинский учет;
• зарегистрировать компанию  на портале «Госуслуги», если нет учетной записи.