Что нужно сделать предпринимателю в январе 2023 года

1. Подать заявление о смене налогового режима 

Менять налоговый режим или объект налогообложение можно раз в год. Если своевременно не уведомить об этом налоговую, придется применять старый режим ещё один год.

Компании и ИП, которые хотят сменить налоговый режим в 2023 году, должны передать уведомление в ИФНС о переходе до 9 января. 

Подробнее о преимуществах каждой системы налогообложения читайте в статье: Какой налоговый режим выбрать на 2023 год, чтобы сэкономить

Если вы хотите перейти на упрощенку, сообщите об этом инспекторам по форме № 26.2-1. В уведомлении о переходе на УСН проставьте:

• выбранный объект налогообложения, 
• остаточную стоимость основных средств,
• размер доходов по состоянию на 1 октября 2022 года. 

Объект налогообложения на УСН — это «доходы» или «доходы минус расходы». У каждого объекта есть свои преимущества и недостатки. 

Если вы решили поменять объект налогообложения или перейти с упрощенки на АУСН, вам стоит заранее учесть часть расходов. О том, как оптимизировать налоги, читайте в статье: Что делать с доходами и расходами при смене объекта или режима налогообложения

Эксперты Главбух Ассистент напоминают: остаточная стоимость основных средств — это фактическое значение на 1 октября. Доходы действующих организаций считают нарастающим итогом за девять месяцев текущего года. Это все поступления от реализации и внереализационные доходы.

Так что если ваша компания сейчас на общей системе и хочет перейти на упрощенку, проверьте, какой доход вы получили с 1 января по 30 сентября 2022 года. Лимит доходов для перехода на УСН ежегодно растет, в 2023 году он равен 141,4 млн рублей. Если ваш объем прибыли вписывается в лимит, смело подавайте заявление о переходе на УСН. 

Максимальный объем прибыли для сохранения права применять упрощенку тоже увеличился — 188,55 млн рублей для обычных ставок и 251,4 млн рублей для повышенных.

2. Сверить зарплаты сотрудников с новым МРОТ 

С 1 января 2023 года минималка вырастет до 16 242 рублей.

Проверьте выплаты сотрудникам с низкими зарплатами. Когда зарплата сотрудника за полную норму рабочего времени меньше нового МРОТ либо регионального или отраслевого минимума, то ее надо повысить. Доплату установите с той даты, когда стал действовать новый МРОТ или минимальная зарплата. 

Не забудьте издать приказ о повышении зарплаты и внести изменения в трудовые договоры, штатное расписание и другие документы, где упоминается размер окладов.

С 1 января также меняются расчеты по отпускным, больничным и пособиям с учетом нового МРОТ. Заранее привести в порядок расчеты и формулы, пересчитать выплаты сотрудникам и подготовить все необходимые кадровые документы поможет опытный кадровик. 

Если сотрудник получает зарплату ниже МРОТ, работодателя могут привлечь к административной и уголовной ответственности: 

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
• для ИП — штраф от 1000 до 5000 рублей;
• для компаний – штраф от 30 000 до 50 000 рублей. 

3. Проверить, какие формы деклараций применяют с 2023 года  

Если компания сдает отчетность по неустановленной или устаревшей форме, ФНС отчет не примет. За отсутствие отчета инспектор может назначить штраф или заблокировать счет. 

С 1 января 2023 года изменятся многие бланки отчетности. Это связано с переходом на единый налоговый платеж, а также с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России. 

Какие документы изменились:  

• Декларация по налогу на прибыль — Приказ ФНС от 17.08.2022 № СД-7-3/753@.
• Декларация 3-НДФЛ — Приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/880@.
• Декларация 6-НДФЛ — Приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. 
• Декларация по налогу на имущество — Приказ ФНС России от 24.08.2022 № ЕД-7-21/766@. 
• Декларация по НДС — проект приказа ФНС от 22.09.2022 проходит общественное обсуждение портале НПА. 
• Декларация по налогу при УСН — проект приказа опубликован на портале НПА.
• Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам и страховых взносов — Приказ ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@.
• ЕФС-1 — постановление Правления Пенсионного фонда от 31.10.2022 № 245п. Новый отчет заменит 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 с отчетного периода 2023 года.
• РСВ — Приказ ФНС России от 29.09.2022 года № ЕД-7-11/878@.

4. Сверить сроки отчетности и платежей

С 2023 года меняются сроки отчетности. Теперь компании должны сдавать все отчеты в единый сроки — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Срок уплаты большинства налогов и взносов также стал единым — 28-е число месяца, следующего за отчетным периодом. Новые сроки действуют на платежи по страховым взносам, налог при УСН и АУСН, НДФЛ и налог на прибыль.

Напоминаем, что с января 2023 года компании начинают отчитываться за 2022 год. Календарь налогов и отчетности с актуальными бланками и образцами документов вы найдете в статье: Отчеты и платежи в январе 2023 года: шпаргалка с новыми сроками

5. Проверить сальдо по единому налоговому счету

1 января 2023 года на вашем едином налоговом счете формируется сальдо на основании имеющихся у ФНС данных.

Перед переходом на единый налоговый платеж мы рекомендовали провести сверку с налоговой, чтобы гарантированно учесть все переплаты по налогам. Если у вас были переплаты и ваш бухгалтер корректно провел сверку, то на ЕНС должно сформироваться положительное сальдо. Этот остаток на счете вы можете использовать для погашения будущих платежей в бюджет.

Если же у вас сформировалось отрицательное сальдо, это говорит о долгах по налогам и взносам. В таком случае нужно в срочном порядке погасить недоимку, чтобы избежать штрафов и пеней.

Положительное сальдо можно вернуть в течение месяца. О том, как компании получить обратно деньги с единого налогового счета, читайте в статье: Единый налоговый платеж с 2023 года: что надо знать предпринимателю

6. Обновить лимит по кассе  

Лимит по кассе — это максимальная сумма наличных денежных средств, которую компания вправе оставить в кассе на конец дня. Деньги сверх лимита организация обязана в конце дня сдать в банк. Если на конец дня остаток в кассе превысил лимит, вы нарушили кассовый порядок. 

Лимит по кассе обязаны устанавливать все организации. Исключение сделано для ИП и малых предприятий.  

Есть два способа, чтобы определить лимит кассового остатка: исходя из объема поступлений выручки или по сумме расходования наличных. Как рассчитать лимит остатка кассы с примерами для каждого способа — в нашей инструкции.

Если с 1 января 2023 года вы планируете установить новый лимит кассы, то оформите приказ директора. Согласовывать с банком сумму лимита не нужно. К приказу приложите расчет лимита.

Штрафы за несоблюдение лимита для компании составят от 40 000 до 50 000 рублей, а для руководителя — от 4 000 до 5 000 рублей. 

7. Проверить, есть ли компания в плане проверок на 2023 год 

Несмотря на то, что мораторий на проверки продлили на 2023 год, бизнесу не стоит расслабляться. Освобождение касается только плановых неналоговых проверок и не распространяется на компании чрезвычайно высокого и высокого риска. 

К малому и среднему бизнесу до сих пор могут прийти с проверкой налоговая или трудовая инспекция.

Подробности о том, какие проверки отменили, а какие — нет, читайте в статье: Проверки бизнеса в 2023 году

Узнать о проверке вашей компании в 2023 году можно на сайте Генеральной прокуратуры: введите ИНН, ОГРН, название компании, нажмите «Искать» и ждите загрузку данных. Здесь можно узнать о плановых проверках ГИТ и ФНС. 

8. Проверить сроки договоров с контрагентами и оператором ЭДО

Цель — выявить те, которые закончились 31 декабря. 

Если в договоре нет условия об автоматическом продлении на следующий год, его нужно перезаключить или составить допсоглашение. 

Если не продлить договоры на 2023 год, то в первые рабочие дни нового года есть риск остаться без важных сервисов. Налоговая в любой момент может прислать требование или уведомление в электронном виде — если не подтвердить его получение из-за отсутствия доступа к электронным документам, инспектор вправе заблокировать расчетный счет. 

9. Провести инвентаризацию недостающих документов  

Сверка позволит выявить нарушения в соблюдении договорных обязательств и правильно учесть просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженность при налогообложении. 

Проведите инвентаризацию документов и выясните, каких не хватает. По итогу составьте реестр недостающих документов. Свяжитесь с контрагентом и выясните, почему вы не получили подписанные оригиналы.    

Если причина не в халатности, а в том, что контрагент не согласен с суммами по сделке, нужно разбираться, есть ли у вас задолженность или допущена ошибка в учете. Поможет акт сверки взаиморасчетов. Составьте документ в произвольной форме и отправьте его контрагенту. 

10. Проверить подлинность электронной подписи 

С 1 января 2023 года перестанет действовать часть квалифицированных электронных подписей, выданных коммерческими удостоверяющими центрами. 

Если удостоверяющий центр не прошел аккредитацию — подпись будет в 2023 году недействительна. Проверить подлинность электронной подписи можно на портале госуслуг. В поле «Выберите сертификат для проверки» выберите сертификат, подлинность электронной подписи которого хотите подтвердить. Нажмите кнопку «Проверить». На экране будет отображена информация о результатах проверки сертификата. Но учтите, услуга носит информационный характер — эту информацию не получится использовать в качестве доказательств в судах любых инстанций. 

Если вы еще не получили квалифицированный сертификат подписи на директора, обратитесь в ФНС. Сертификат нужно получать лично по предварительной записи. Ваш сертификат будет единственным экземпляром сертификата подписи на компанию. Ключ будет не копируемый — сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста нельзя.  

Главбух Ассистент дарит ЭЦП всем новым клиентам аутсорсинга. И еще 28 плюшек для бизнеса — посмотрите все.

Подписи сотрудников тоже стоит проверить и при необходимости обновить. Сотрудники, которые до 31 декабря 2021 года получили электронную подпись в коммерческом удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию по новым правилам, могли использовать ее до 31 декабря 2022 года при условии, что срок действия сертификата не закончился раньше.

С 1 января 2023 года сотруднику нужно получать в аккредитованном центре новую квалифицированную ЭЦП физлица, а при подписании электронного документа от имени компании или ИП прикладывать к электронному документу машиночитаемую доверенность.

11. Проверить сроки действия приказов и доверенностей  

Новый приказ или доверенность может понадобится уже 9 января 2023 года. Кроме того, если компания сдает отчетность на бумаге, то ИФНС не примет документы, подписанные лицом без действующей доверенности. 

Первичные документы компании без доверенности подписывает ее руководитель. Он же утверждает приказом перечень должностных лиц, которые вправе подписывать документы по доверенности. Как правило, такие приказы действуют один календарный год. Проверьте сроки действия таких приказов доверенностей, которые были выданы сотрудникам компании.  

Если срок действия доверенности заканчивается 31 декабря 2022 года, в начале года нужно оформить новую. Доверенность на имя представителя компании должна быть передана в инспекцию заранее, до сдачи самого отчета. 

12. Отправить в ФНС аудиторское заключение о достоверности годовой бухгалтерской отчетности  

Когда компания составляет бухгалтерскую финансовую отчетность, она должна быть уверена, что информация в отчетности — полная и достоверная. Это подтвердит аудиторская компания, которая даст заключение.   

Если аудит для компании обязателен, то аудиторское заключение по финансовой бухгалтерской отчетности нужно представить в налоговую вместе с годовой отчетностью. Если на момент сдачи бухгалтерской отчетности аудит еще не завершен, то заключение в ФНС нужно дослать не позднее 10 рабочих дней, следующих за датой аудиторского заключения, но не позже 31 декабря.  

Если вы не отправили в ФНС аудиторское заключение о достоверности годовой бухгалтерской отчетности в декабре, то срочно отправьте его в первый рабочий день — 9 января 2023 года. Если это не сделать, то компанию могут привлечь к административной ответственности со штрафом до 5 000 рублей.

Не забудьте также разместить аудиторское заключение на Федресурсе. Сделать это нужно не позднее 3 рабочих дней после подписания.

Разобраться в новых требованиях поможет команда аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты на прямой связи с инспекциями и ведомствами, первыми узнают обо всех изменениях в финансовом, трудовом, налоговом законодательстве. Услуги бухгалтеров, юристов, кадровиков включены в каждый тариф.