Чек-лист для бизнеса с сотрудниками: как избежать штрафов ГИТ и ФСС в 2022 году

Что нужно делать уже сейчас

1. Ориентироваться на МРОТ, когда считаете зарплату, пособия, отпускные и командировочные

С 1 января 2022 года действует новый МРОТ — 13 890 руб. 

Проверьте выплаты сотрудникам с низкими зарплатами. При необходимости поднимите оклады или предусмотрите доплату до МРОТ. Составьте дополнительные соглашения к трудовым договорам и увеличьте зарплату сотрудникам, если она ниже федерального МРОТ и региональной минимальной зарплаты.

Средний заработок для отпускных и командировочных вы обязаны сравнивать с суммой из МРОТ. По-новому считайте пособия за первые три дня больничного.

За неправильное начисление зарплаты или пособия работодателя привлекут к административной или уголовной ответственности, могут назначить штраф до 20 000 руб. 

2. Найти свою компанию в плане проверок ГИТ

Списки компаний находятся в едином реестре проверок на 2022 год. Если обнаружили себя в плане — начинайте готовиться. Эксперты Главбух Ассистент рекомендуют:  

• уточните вид и форму проверки, ознакомьтесь с особенностями их проведения, 
• проработайте локально-нормативные акты по кадрам, 
• проведите самопроверку на сайте ГИТ.

Важно! С 1 марта 2022 года трудовая инспекция снова начнет использовать проверочные листы. При этом туда добавят новые пункты, например: как работодатель ведет, хранит трудовые книжки, соблюдает ли требования в отношении дистанционных сотрудников.

Если считаете, что вас необоснованно включили в ежегодный план проверок, вы вправе подать заявление о том, чтобы вас исключили из плана.

3. Перестроить работу с больничными

С 1 января медучреждения оформляют больничные только в электронном виде. ФСС теперь сам собирает необходимую информацию, в том числе в ПФР, и уведомляет компанию об открытии и закрытии больничного.

Уведомите сотрудников, что в 2022 врачи оформляют только электронные больничные листы, согласие для этого не требуется. Бумажные больничные бухгалтерия принимает к оплате только при условии, что они открыты в 2021 году.

Для расчета пособий ФСС просит работодателей подготовить в начале года отчет «Сведения о застрахованном лице» с актуальными данными сотрудников. Издайте приказ, чтобы работники предоставили в бухгалтерию данные: 

• ФИО;
• реквизиты паспорта;
• способ получения пособий: на карту, на счет в банке, по почте с удержанием комиссии;
• реквизиты банковского счета для перечисления пособий в безналичном порядке. 

Важно! С 1 января ФСС может оштрафовать работодателей на 20% от суммы лишних расходов — за недостоверные сведения, а также на 5 000 руб. за несдачу в срок сведений, необходимых для выплаты пособий. Выяснять, достоверны ли сведения и документы, фонд будет с помощью новых видов камеральных и выездных проверок.

Подготовиться к проверкам и пройти их без рисков помогут кадровые эксперты.

4. Размещать вакансии на портале «Работа в России»

С 1 января работодатели обязаны размещать на портале «Работа в России» информацию о свободных рабочих местах и вакантных должностях. Требования касаются организаций и ИП с численностью работников более 25 человек. 

Остается и прежняя норма: ежемесячно сообщать в службу занятости о свободных должностях, которые есть в компании.

Зарегистрируйте компанию через Госуслуги или в центре занятости населения.

После регистрации разместите вакансию на портале.За непредставление или несвоевременное представление сведений предусмотрены штрафы: для должностных лиц – от 300 до 500 руб., для юрлиц – от 3 000 до 5 000 руб.

5. Перейти на электронный документооборот

С 10 января снижен порог численности сотрудников, когда можно отчитаться в ФСС и ПФР на бумаге, с 25 до 10 человек. Документы нужно сдавать в электронном формате, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью. В электронной форме нужно предоставлять: 

• сведения на работающих у них застрахованных лиц (СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ);
• расчет по страховым взносам по травматизму (4-ФСС);
• заявление о добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (ДСВ-1);
• реестр застрахованных лиц (ДСВ-3).

Скачайте актуальные бланки отчетов на 2022 год:

С 1 февраля поднимите зарплату сотрудникам

С 1 февраля работодатели должны поднять зарплату сотрудникам с учетом роста потребительских цен. Росстат объявил размер индексации — 8,39%. 

Пропишите индексацию зарплаты в локальном нормативном акте. Сам порядок индексации пропишите подробно: как часто она проводится, на какую величину, какая часть зарплаты, например, только оклад или вся сумма с премией.

Индексация зарплаты сотрудников — обязанность, а не право работодателя. Работодателя, которые не проводит индексацию зарплат своим работникам, привлекут к ответственности. Штрафы будут и в том случае, когда документы по индексации есть, но фактически работодатель зарплаты не увеличивает. 

Оперативно рассчитать выплаты и внести корректировки в кадровые документы поможет кадровая служба аутсорсинга. 

Новые обязанности работодателей с 1 марта

1. Вести учет синяков и ссадин сотрудников 

С 1 марта работодатели обязаны вести учет мелких травм сотрудников и других лиц, которые участвуют в производственной деятельности. Утвердите порядок учета микротравм работников локальным нормативным актом. Заведите журнал, куда будут вносится: 

• сведения о пострадавшем;
• дату, время и место получения микротравмы;
• обстоятельства и причину.

Если работник напишет заявление о микротравме, то необходимо провести расследование. Для каждого случая необходимо создать приказом комиссию в составе от трех человек. Комиссия изучит место происшествия и его обстоятельства, определит, не нарушил ли сотрудник требования охраны труда, и составит акт.

2. Вовремя проверять количество СИЗ

С 1 марта изменяются правила оплаты простоя из-за отсутствия СИЗ. Если простой случился из-за того, что работодатель не обеспечил работника средствами защиты, за неотработанное время работнику нужно начислить зарплату в полном размере.Проверьте наличие достаточного количества средств защите, при необходимости закупите. 

Если сотрудник отказывается использовать СИЗ, отстраните его от работы. Такая обязанность появится у работодателей тоже с 1 марта. 

Правило касается тех, кто занят на работах во вредных или опасных условиях труда или в особых температурных условиях. Выдача СИЗ не зависит от профессии.

Уведомите работников о причине отстранения и последствиях. Предупредите, что пока работник не согласится применять спецодежду, он не сможет трудиться и получать зарплату.

3. Снизить класс опасности условий труда

С 1 марта запрещена работа в опасных условиях труда. Если по результатам спецоценки условия труда на рабочем месте признают опасными, то есть отнесут к 4-му классу, работодатель обязан приостановить работу сотрудника с сохранением должности и среднего заработка.

С 1 марта придется проверить, допустим ли на рабочих местах ваших сотрудников 4-й класс опасности, установленный по результатам спецоценки условий труда. Список работ, при которых допустимы опасные условия труда, должно утвердить Правительство. В настоящее время списка еще нет.

Если нет времени разбираться в кадровых вопросах — вам помогут опытные кадровики из моей команды. Вы также можете передать нам все кадровые задачи всего за 11 490 рублей в месяц.