Инспекторы будут по-новому запрашивать документы и информацию

Налоговая служба подготовила и разослала по инспекциям специальную инструкцию, как запрашивать у компаний документы и информацию. Теперь налоговикам нужно действовать осмотрительнее и вдумчивее (письмо от 26.06.2023 № СД-4-2/8096). Мы тоже изучили инструкцию и рассказали, каких изменений ждать от контролеров. Однако расслабляться пока рано, поэтому прочитайте, какие запросы точно незаконны, как проверить налоговое требование на ошибки и как отказать инспекторам, чтобы не обидеть. Чек-лист для проверки и образец «отказного» ответа в ИФНС прилагаются.

Ошибок в общении с налоговой инспекцией и их неприятных последствий помогут избежать эксперты сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы. Оставьте заявку и узнайте насколько это выгодно.

Принципы для инспекторов

В инструкции прописаны принципы, которыми должны руководствоваться налоговики при выставлении требований. Для компаний важно то, что из принципов четко видна тенденция в пользу налогоплательщиков. Налоговая служба учла многочисленные жалобы и сформулировала правила, которые призваны урезонить инспекторов и упростить жизнь бухгалтерам. Судите сами.

Риск-ориентированный подход. Это не что иное, как напоминание контролерам: запрашивайте документы и сведения только при риске нарушений. К примеру, сама по себе льгота или налог к возмещению — не повод для требований к компании или ее контрагентам.

Инспекторам разрешено запрашивать документы по отдельным операциям и сделкам, но никак ни за период или несколько периодов. Так, если у вас требуют всю первичку за полугодие 2022 года без привязки к конкретной сделке — это неправомерно. Но есть нюансы. Если контролеры нашли нарушения, то вправе потребовать бумаги или пояснения за один или несколько периодов, чтобы подтвердить выявленные факты.

Определенность. Проверяющие обязаны использовать в запросах четкие формулировки, чтобы налогоплательщик сразу понял, чего от него хотят.

Именно из-за неясных формулировок зачастую компании не могут исполнить требование инспекции. В деле № А40-73716/2021 контролеры попросили все документы, которые относятся к реестру хозяйственных операций. Как выполнить такой запрос? Организация, естественно, отказала, на что налоговики отреагировали штрафом. Судьи сказали, что инспекторы поступили незаконно (постановление АС Московского округа от 18.05.2022). К реестру хозопераций можно отнести все документы организации, поэтому она не в состоянии выполнить запрос. Если инспекторы хотят получить бумаги, то должны указать их индивидуальные признаки.

Однократность. Инспекторы не должны требовать сведения и документы, которые компания уже представляла в ИФНС. Также запрос неоправдан, если контролеры получили нужные бумаги от контрагентов организации.

пример 1 В ходе выездной проверки инспекторы запросили у компании документы. Та их представила, да не все. За это контролеры насчитали штраф в размере 236 200 руб. — по 200 руб. за 1181 несданный документ. Компания обратилась с жалобой в УФНС, но управление отказало. Тогда организация отправилась в суд и выиграла дело (постановление АС Московского округа от 04.05.2022 № А40-78893/2021). Как оказалось, при прошлых проверках компания уже отдала инспекторам подлинники документов. Кроме того, часть бумаг забрали при выемке. Однако потом организации вернули только копии и то не всех документов. Это подтверждают протоколы налоговиков о передаче копий. Суд разъяснил: поскольку инспекторы не вернули оригиналы документов, то не вправе требовать от компании их копии.

Получение информации из доступных ресурсов. Компанию беспокоят, только если сведения нельзя получить из открытых источников или в других ведомствах — МВД, Росреестре и т. д.

В различных госорганах инспекторы могут запрашивать техническую, юридическую информацию. Например, в деле № А65-17871/2022 проверяющие обратились в ГИБДД, чтобы узнать характеристики автомобилей, на которых компания якобы перевозила грузы. Выяснилось, что автомобили были легковушками с массой до 3,5 тонны. Из документов компании выходило, что транспортные средства перевозили десятки и сотни тонн товаров, что невозможно (постановление АС Поволжского округа от 20.06.2023).

Чтобы не упустить ни одного требования от налоговой, подключитесь к сервису аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты ответят на требования и своевременно передадут в налоговую. Помимо бухгалтерских функций, эксперты выполняют кадровую и юридическую работу. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штат специалистов. 

Срочность. Если компания не успевает вовремя собрать большое количество бумаг, инспекторы должны пойти навстречу и по мотивированному запросу продлить срок на ответ.

Мотивированный запрос оформите в виде уведомления (приложение 1 к приказу ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204). Отправьте его в ИФНС на следующий день после получения требования. Дополнительно в уведомлении сообщите, сколько времени понадобится для представления документов.

Уведомление не гарантирует, что налоговики продлят срок. Они вправе и отказать (п. 3 ст. 93 НК). Однако принцип срочности настраивает контролеров на то, чтобы они входили в положение компаний и были готовы дать им время.

Требование к самой организации, а не к контрагентам. Запрашивать документы необходимо в первую очередь у проверяемой компании. Направлять требования контрагентам или другим лицам, обладающим информацией, надо, если невозможно получить бумаги у компании или есть сомнения в их достоверности.

Если инспекторам нужны документы по цепочке, начинать надо с непосредственного контрагента и затем последовательно переходить к следующим звеньям.

Как показывает арбитражная практика, компания может не представлять документы, когда в требовании не указана цепочка контрагентов.

пример 2 Инспекторы проверяли завод. В рамках проверки потребовали у его контрагента — ООО «Мечел-Сервис» — документы. Общество отказалось их представить, поскольку перечисленные бумаги касались самого «Мечел-Сервиса» или абсолютно посторонней компании «ЖБИ ЧЕЛНЫ». Проверяющие оштрафовали общество. «Мечел-Сервис» обратился в суд и отменил штраф (постановление АС Московского округа от 10.07.2023 № А40-195835/2022). Как разъяснили судьи, общество не могло предоставить инспекции информацию, так как она никак не связана с проверяемым заводом. При этом в требовании не указано, что завод является контрагентом «ЖБИ ЧЕЛНЫ». То есть цепочка контрагентов в запросе не отражена. Общество не могло установить связь с проверяемым заводом.

Читайте еще:

• Встречная проверка ФНС: как пройти без последствий для себя и партнёров
• Оптимизация налогов для вашего бизнеса
• Что написать про НДС в договоре, чтобы не спорить с партнерами и ФНС
• 25 законных способов снизить налоги: шпаргалка для ООО и ИП

Расслабляться пока не стоит

Если налоговики станут следовать принципам, вероятно, споров будет меньше. Но не стоит слишком надеяться, что с запросами сразу все уладится. Пока арбитражная практика показывает, что инспекторы выписывают штрафы, не особо вникая, имели они право требовать эти бумаги или нет. Правда, суды стараются разобраться и зачастую встают на сторону компаний.

пример 3 Общество попросило продлить срок подачи затребованных бумаг, так как их нужно восстановить. Проверяющие согласились и после истечения нового срока направили очередное требование. В ответ организация опять обратилась с ходатайством о продлении срока, на что получила отказ. Инспекторы оштрафовали общество по пункту 1 статьи 126 НК. Судьи штраф отменили (постановление АС Западно-Сибирского округа от 20.06.2023 № А03-1860/2022). Общество уведомило инспекцию, что не имеет возможности представить документы. Бывший генеральный директор не передал их новому руководителю. Запрошенных бумаг нет и в офисе организации. Документы по сделкам с контрагентами не отражены в их книгах продаж. Инспекторы не предъявили доказательств, что документы у общества на самом деле есть (ч. 1 ст. 65, ч. 5 ст. 200 АПК). Так что организация не виновна.

К вам не должно быть претензий, если письменно сообщили налоговикам об отсутствии запрашиваемых бумаг (абз. 1 п. 5 ст. 93.1 НК). Даже если не уточнили, почему у вас их нет. Доказывать обратное должна ИФНС. Иначе штраф будет неправомерным.

В следующем деле организация заявила, что документы не относятся к налоговым вычетам. Поэтому отказалась их представить.

пример 4 Проверяя декларацию по НДС к возмещению, контролеры запросили у компании документы по контрагентам: счета-фактуры, договоры с дополнительными соглашениями, акты приема-передачи и акты сверок. Компания не представила документы, письменно пояснив, что они не касаются налоговых вычетов. В ответ налоговики назначили штраф. В суде выиграла организация (постановление АС Северо-Кавказского округа от 15.06.2023 № А53-20332/2022). Судьи подтвердили: в требовании перечислены документы на реализацию, которые компания выставила своим контрагентам. Эти бумаги не связаны с налоговыми вычетами, они не указаны в качестве таковых в статье 172 НК. Значит, инспекторы не вправе их требовать.

ИФНС может запросить документы на реализацию только в одном случае: налоговики выявили ошибки или несоответствия в отчетности, о чем должно быть четко сказано в требовании (п. 8.1 ст. 88 НК). Подтверждают это и судьи (постановление АС Северо-Кавказского округа от 03.04.2023 № А53-20394/2022).

В примере дальше обратите внимание, как судьи оценивали, насколько понятно требование.

пример 5 Компания отказалась представить документы по требованию. Основание — из запроса неясно, какие бумаги нужны инспекторам. Налоговики подсчитали количество несданных бумаг и оштрафовали компанию на 740 600 руб. Первые две инстанции поддержали компанию. Судьи пришли к выводу, что в требовании нет признаков, по которым можно идентифицировать документы. В запросе сказано, что перечень бумаг содержится в приложении. Однако приложением оказался не список документов, а две книги учета доходов и расходов компании. То есть ей предлагалось собрать документы в соответствии с записями в этих книгах. По мнению суда, компания права, что отказалась выполнить запрос. Инспекторы не согласились с таким решением, и последующие суды вплоть до Верховного встали на их сторону (определение ВС от 07.07.2023 № 305-ЭС23-8206). Сведения о первичке, которую хотели видеть проверяющие, отражены в книгах учета доходов и расходов. Компания сама представила их в инспекцию. По записям в книгах компания могла самостоятельно определить, какие документы у нее запросили. Так что у организации не было оснований считать формулировку требования неясной.

Хотя ФНС призывает инспекторов составлять понятные требования, точного списка признаков, которые нужно указывать для идентификации документов, нет. Судьи принимают сторону то компаний, то инспекций. Так, в постановлении АС Поволжского округа от 26.11.2018 № А12-48841/2017 суд поддержал налоговую. Довод, что в требовании не отражены количество и реквизиты документов, не освобождает компанию от ответственности.

Конституционный суд сказал, что нельзя отказать в представлении бумаг или информации лишь на том основании, что ИФНС не указала номер, дату или иные реквизиты договоров (определение от 07.04.2022 № 821-О).

Так что опасно отказывать налоговикам из-за того, что они не написали в требовании какие-то реквизиты документов или их количество.

Передайте бухгалтерию на аутсорс. А вместе с тем и все общение с налоговой, контролирующими органами и банками  — специалисты сервиса всегда на связи с ФНС, Минфином и СФР. Убедитесь, насколько это выгодно сейчас. 

Мягкий отказ лучше, чем молчание

Не стоит давать налоговикам лишнюю информацию, которую они могут использовать как компромат. Иначе рискуете оказаться среди виноватых. Анализируйте любое требование по чек‑листу. Он составлен в том числе на основе принципов из новой инструкции для инспекторов. Чек‑лист максимально лаконичный, однако не даст вам пропустить грубые изъяны в требовании.

Компания ранее не представляла документы, которые требуют

Инспекция не нарушила срок выставления требования. Например, запрос по камеральной проверке пришел в течение трех месяцев после сдачи декларации

Требование по пункту 2 статьи 93.1 НК касается конкретной сделки, а не периода

Истребуемые документы относятся к периоду проверки

Компания обязана составлять документы, которые запрашивает инспекция

Наименования документов в требовании соответствуют наименованиям документов, которые составляет компания

В требовании правильные названия контрагентов и их ИНН

Из запроса можно определить, что хочет получить инспекция. Нет формулировок вроде «иные документы», «все документы, которыми оформлялась операция»

К требованию по встречке приложили поручение инспекции, которая проверяет контрагента

Перечень документов, которые требуют по встречке, соответствует поручению

Даже если выявили в требовании нарушения, не оставляйте его без ответа. Выскажите свою позицию. При этом безопаснее хотя бы часть информации, но представить — ту, которая вам не навредит. Полностью незаконные требования бывают не так часто. Поэтому лучше, чтобы частичный отказ сопровождался некоторыми запрошенными бумагами.

В отказе упомяните, что вы не обязаны исполнять незаконные требования (подп. 11 п. 1 ст. 21 НК). Далее объясните, почему запрос незаконный (см. образец). Направив такое пояснение, вы покажете, что не отказываетесь идти на контакт с инспекторами.

Ответ на требование о представлении документов (информации), фрагмент «Истребование документов и информации, относящихся к деятельности Общества в целом и не имеющих связи с конкретными сделками, нарушает пункт 2 статьи 93.1 НК. Документы (информация) как предмет истребования должны относиться именно к сделке, а не ко всей деятельности налогоплательщика, не к ее части или периоду (определение Конституционного суда от 07.04.2022 № 821-О). В силу разъяснений ФНС налоговики не вправе требовать аналитические справки (обобщения), которые не относятся к первичным бухгалтерским документам (письмо ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309). Поэтому инспекция не вправе требовать дополнительно расшифровывать показатели. Несмотря на изложенные выше доводы о частичной необоснованности требования, действуя как добросовестный налогоплательщик, представляем: Договор № <…>; Также сообщаем, что убыток 2022 года вызван тяжелой финансовой ситуацией и высокой конкуренцией в отрасли. Чтобы удержать постоянных клиентов, компания вынуждена была работать с минимальной наценкой. Дополнительно сообщаем, в случае необходимости готовы представить информацию и документы, которые непосредственно касаются вопросов, отраженных в требовании».

Если в вашей компании нет квалифицированного специалиста, поручите ведение налогового, кадрового, бухгалтерского и воинского учета сотруднику на аутсорсе. Эксперты сервиса Главбух Ассистент помогут сэкономить деньги компании, не жертвуя качеством услуг. Узнайте подробнее о тарифах сервиса.